Có học quy trình mua hàng quốc tế từ yêu cầu mua đến nhận hàng không?

Chào em, khi đăng ký học tại Lê Ánh, em chắc chắn sẽ được học trọn vẹn quy trình mua hàng quốc tế thực chiến từ khâu tiếp nhận yêu cầu mua hàng (PR) đến khi hàng về kho an toàn, bao gồm cả phương pháp lập kế hoạch mua và kỹ năng quản lý tiến độ đơn hàng (Expediting) để giải quyết triệt để tình trạng "mua gấp" từ phòng Sản xuất.

Tình trạng phòng Sản xuất gửi yêu cầu mua hàng dồn dập, quá gấp là "nỗi đau" rất phổ biến của nhân viên Purchasing. Nguyên nhân cốt lõi thường do thiếu quy trình phối hợp, chưa xác định rõ thời gian mua hàng (Lead time) và chưa xây dựng được mức tồn kho an toàn (Safety Stock).

Để giúp em hiểu rõ cách giải quyết bài toán này, thầy/cô xin phân tích chi tiết quy trình mua hàng quốc tế chuẩn chỉnh ngay dưới đây:

Quy trình Mua hàng Quốc tế từ A - Z & Cách xử lý đơn hàng gấp

1. Trọn vẹn 7 bước trong Quy trình Mua hàng Quốc tế thực chiến

Trong khóa học, em sẽ được cầm tay chỉ việc qua từng công đoạn của một chuỗi cung ứng chuẩn:

Bước 1: Tiếp nhận & Kiểm tra Yêu cầu mua hàng (PR - Purchase Requisition): Chuẩn hóa form mẫu PR, xác định rõ thông số kỹ thuật (Specification), số lượng và thời gian cần hàng (Required Date).

Bước 2: Lập kế hoạch thu mua & Tính toán thời gian (Lead time): Xác định tổng thời gian từ lúc phát hành đơn hàng đến khi hàng về kho, bao gồm: thời gian sản xuất (Production time), thời gian vận chuyển quốc tế (Transit time) và thời gian thông quan hải quan.

Bước 3: Tìm kiếm, Đánh giá & Báo giá (Sourcing & RFQ): Gửi yêu cầu báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp, so sánh điều kiện Incoterms (như giá FOB - giao hàng lên tàu tại nước xuất khẩu, giá CIF - giá hàng bao gồm cước biển và bảo hiểm).

Bước 4: Đàm phán & Phát hành Đơn đặt hàng (PO - Purchase Order): Chốt giá mua, phương thức thanh toán an toàn (T/T - chuyển tiền điện tử hay L/C - Thư tín dụng do ngân hàng cam kết thanh toán) và ký Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

Bước 5: Theo dõi tiến độ đơn hàng (Expediting): Chủ động kiểm tra tiến độ sản xuất tại nhà máy đối tác, đôn đốc lịch xuất hàng để không bị chậm trễ.

Bước 6: Phối hợp vận chuyển & Thông quan Hải quan: Kết phối hợp với bộ phận Xuất nhập khẩu/Forwarder tra cứu mã HS Code (mã phân loại hàng hóa để tính thuế), chuẩn bị bộ chứng từ gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Chứng nhận xuất xứ (C/O - để giảm thuế nhập khẩu) và làm thủ tục thông quan theo quy định.

Bước 7: Nhập kho, Kiểm tra chất lượng (GRN/QC) & Đánh giá nhà cung cấp: Phối hợp với Kho và QC nghiệm thu hàng hóa (Good Receipt Note), hoàn tất thủ tục thanh toán và lưu hồ sơ.

2. Giải pháp khắc phục tình trạng "mua hàng gấp" từ phòng Sản xuất

• Thống nhất bộ Quy chuẩn thời gian mua hàng (Lead Time matrix): Công khai thời gian mua hàng tiêu chuẩn cho từng nhóm nguyên vật liệu nhập khẩu để phòng Sản xuất nắm được và chủ động gửi PR sớm.
• Thiết lập Mức tồn kho an toàn (Safety Stock) & Điểm đặt hàng lại (ROP): Phối hợp với bộ phận Kế hoạch (PMC) để luôn duy trì một lượng hàng dự phòng tối thiểu trong kho cho các mặt hàng thiết yếu.
• Xây dựng danh sách Nhà cung cấp dự phòng (Backup Suppliers): Sẵn sàng phương án mua hàng từ các nhà cung cấp có sẵn kho tại Việt Nam hoặc các nước lân cận (như Trung Quốc, Thái Lan) khi có lệnh mua gấp cấp bách.

Giả sử phòng Sản xuất đột xuất yêu cầu mua 200kg hóa chất phụ gia nhập khẩu từ Nhật Bản và yêu cầu phải có tại nhà máy sau 7 ngày:

• Nếu chưa nắm quy trình: Em sẽ cuống quýt đặt hàng ngay, nhưng thực tế thời gian vận chuyển biển (Ocean freight) mất 10 ngày, chưa kể 3 ngày làm thủ tục Hải quan và kiểm tra chuyên ngành. Kết quả là hàng về trễ, dây chuyền sản xuất bị dừng và em bị khiển trách.
• Khi đã nắm vững nghiệp vụ: Em đối chiếu ngay bảng Lead time tiêu chuẩn (Nhật Bản đi đường biển mất 14 ngày, đường hàng không Air freight mất 3-4 ngày). Em chủ động đề xuất sếp chuyển sang phương án đi đường hàng không (Air), chấp nhận cước phí cao hơn một chút nhưng đảm bảo nguyên liệu về đúng 5 ngày, cứu nguy cho tiến độ nhà máy.

Lời khuyên & Rủi ro thực tế cần tránh

• Luôn quy định rõ chế tài phạt chậm giao hàng trong hợp đồng: Đưa điều khoản phạt (Penalty clause) vào hợp đồng ngoại thương đối với các đơn hàng quan trọng để nhà cung cấp nước ngoài nghiêm túc tuân thủ tiến độ (Delivery schedule).
• Không "hứa suông" với phòng Sản xuất: Khi nhận PR gấp, hãy lập tức kiểm tra với nhà cung cấp và bên Logistics để ra được lịch hàng về chính xác (ETA) trước khi xác nhận thời gian với phòng Sản xuất.
• Quản lý đơn hàng bằng File theo dõi tiến độ (Purchase Order Tracking Sheet): Chuẩn hóa việc quản lý trạng thái từng PO trên Excel hoặc phần mềm ERP giúp em kiểm soát tiến độ từng lô hàng chỉ trong vài phút.

Định hướng nâng cao kỹ năng Mua hàng cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh

Để loại bỏ hoàn toàn sự bị động, làm chủ kỹ năng lập kế hoạch thu mua, theo dõi đơn hàng và quy trình Mua hàng Quốc tế một cách chuyên nghiệp nhất, em có thể tham khảo Khóa học Mua hàng Quốc tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Khóa học được thiết kế chuẩn thực chiến 100%, giảng dạy trực tiếp bởi các Giám đốc/Trưởng phòng Mua hàng & Chuỗi cung ứng giàu kinh nghiệm tại các Tập đoàn đa quốc gia và Doanh nghiệp sản xuất lớn. Ngoài việc cung cấp kiến thức toàn diện từ PR đến khi nhận hàng, giảng viên còn chia sẻ các file mẫu quản lý tiến độ PO, công thức tính Safety Stock/ROP và trực tiếp hướng dẫn em gỡ khó cho các bài toán thực tế tại công ty em.

Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ tư vấn của Xuất nhập khẩu Lê Ánh để được hướng dẫn chi tiết lộ trình học và hỗ trợ nghiệp vụ tốt nhất cho em nhé!