Đi làm xuất nhập khẩu có cần biết Incoterms không?

Chào Khoa, Người làm xuất nhập khẩu nên biết Incoterms trước khi đi làm, nhưng chưa cần học thuộc toàn bộ 11 điều kiện ngay từ đầu. Mức cần thiết đối với người mới là hiểu Incoterms dùng để xác định trách nhiệm của bên bán, bên mua, điểm chuyển giao rủi ro và cách phân chia chi phí trong giao dịch hàng hóa.

Đây là kiến thức xuất hiện trực tiếp khi đọc hợp đồng, báo giá, kiểm tra chứng từ hoặc phối hợp với hãng tàu, forwarder và khách hàng. Bài viết giúp người mới xác định cần học Incoterms đến đâu, nên ưu tiên điều kiện nào và cách đưa kiến thức này vào tình huống nghiệp vụ thực tế. 

1. Có cần biết Incoterms trước khi đi làm xuất nhập khẩu?

Có, người mới cần hiểu bản chất và biết cách tra cứu, chưa cần ghi nhớ máy móc toàn bộ 11 điều kiện. Mục tiêu trước khi đi làm là đọc được một điều khoản Incoterms, xác định bên nào thuê vận chuyển, bên nào chịu chi phí, rủi ro chuyển giao tại đâu và trách nhiệm thông quan thuộc về bên nào.

Theo Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), Incoterms® là bộ quy tắc gồm 11 điều kiện thương mại dùng trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Incoterms làm rõ nghĩa vụ, chi phí và thời điểm chuyển rủi ro giữa người bán với người mua. Incoterms® 2020 hiện vẫn là phiên bản mới nhất của ICC.

Đây là lý do Incoterms nên nằm trong nhóm kiến thức nền tảng của người muốn làm xuất nhập khẩu. Một nhân viên nhận được hợp đồng ghi:

FCA Hanoi, Vietnam – Incoterms® 2020 hoặc CIF Hai Phong Port, Vietnam – Incoterms® 2020

Nhân viên không nên chỉ biết FCA, CIF viết tắt của cụm từ nào. Người xử lý nghiệp vụ phải đọc tiếp được ý nghĩa thực tế: giao hàng ở đâu, ai bố trí chặng vận chuyển, ai chịu rủi ro tại từng thời điểm và những khoản chi phí nào thuộc trách nhiệm của mỗi bên.

2. Incoterms liên quan đến công việc xuất nhập khẩu như thế nào?

Incoterms xuất hiện ở nhiều điểm của một giao dịch xuất nhập khẩu, từ báo giá, đàm phán hợp đồng đến vận chuyển và kiểm tra chứng từ. Hiểu sai điều kiện giao hàng dễ dẫn đến báo giá thiếu chi phí, đặt sai dịch vụ vận chuyển hoặc nhầm trách nhiệm giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và forwarder.

ICC xác định ba nhóm nội dung cốt lõi mà Incoterms phân chia giữa người bán và người mua:

• Nghĩa vụ: bên nào tổ chức vận chuyển, bảo hiểm, thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu theo từng điều kiện.
• Rủi ro: hàng được coi là giao tại đâu và rủi ro chuyển từ người bán sang người mua khi nào.
• Chi phí: bên nào chịu vận tải, đóng gói, bốc dỡ và các chi phí liên quan theo từng điều kiện.

Ví dụ, một nhân viên purchasing nhận báo giá EXW từ nhà cung cấp nước ngoài sẽ phải nhìn bài toán khác với báo giá DAP đến địa điểm của người mua. Giá thấp hơn trên quotation chưa chắc đồng nghĩa tổng chi phí nhập hàng thấp hơn, bởi phạm vi chi phí mà người bán chịu ở mỗi điều kiện khác nhau.

Tương tự, nhân viên sales xuất khẩu báo giá cho khách theo FOB, FCA hoặc CIF cần hiểu doanh nghiệp đang nhận trách nhiệm đến đâu trước khi xác định mức giá bán.

Đó là cách Incoterms gắn với công việc thực tế: không phải một bảng thuật ngữ để học thuộc, mà là cơ sở để đọc trách nhiệm của các bên trong một giao dịch hàng hóa.

3. Người mới cần biết những kiến thức nào về Incoterms?

Người mới chưa cần trở thành chuyên gia Incoterms trước ngày đầu đi làm. Mức tối thiểu nên đạt là hiểu cấu trúc của bộ quy tắc, phân biệt phạm vi trách nhiệm và biết phân tích một tình huống cụ thể. Học thuộc tên 11 điều kiện nhưng không xác định được điểm giao hàng và điểm chuyển rủi ro vẫn chưa đủ để xử lý nghiệp vụ.

Trước khi ứng tuyển hoặc bắt đầu công việc, người mới nên làm được năm nội dung sau:

• Hiểu Incoterms giải quyết vấn đề gì trong hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Biết Incoterms® 2020 gồm 7 điều kiện dùng cho mọi phương thức vận tải và 4 điều kiện dành cho vận tải biển, đường thủy nội địa.
• Phân biệt được địa điểm giao hàng, địa điểm đến và thời điểm chuyển rủi ro.
• Xác định được trách nhiệm chính về vận chuyển, bảo hiểm và thủ tục xuất nhập khẩu theo điều kiện đang sử dụng.
• Biết ghi và đọc điều kiện theo cấu trúc: [Điều kiện] + [địa điểm/cảng cụ thể] + Incoterms® 2020.

ICC cũng khuyến nghị các bên ghi rõ địa điểm hoặc cảng cụ thể và phiên bản Incoterms áp dụng, bởi cùng một ký hiệu nhưng địa điểm đi kèm ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi giao hàng và trách nhiệm của các bên.

Người mới vì vậy nên chuyển câu hỏi từ “đã thuộc bao nhiêu điều kiện?” sang “gặp một điều kiện cụ thể có phân tích được giao hàng, chi phí và rủi ro hay không?”

4. Có phải học thuộc cả 11 điều kiện Incoterms?

Không. Học thuộc tên và trách nhiệm của 11 điều kiện theo từng dòng thường khó nhớ và dễ nhầm. Cách hiệu quả hơn là hiểu nguyên tắc phân chia trách nhiệm, sau đó luyện một số điều kiện đại diện trên tình huống mua bán, vận chuyển và giao nhận thực tế.

Người mới có thể bắt đầu bằng các tình huống sử dụng những điều kiện như:

EXW → FCA → FOB → CIF → CPT/CIP → DAP → DDP

Mục tiêu không phải mặc định đây là những điều kiện phải dùng cho mọi lô hàng. Mỗi điều kiện phù hợp với phương thức vận tải và thỏa thuận thương mại khác nhau.

Chẳng hạn, ICC phân biệt rõ:

• FAS, FOB, CFR, CIF: dành cho vận tải biển và đường thủy nội địa.
• EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP: dùng cho mọi phương thức hoặc kết hợp nhiều phương thức vận tải.

Vì vậy, học Incoterms theo kiểu “FOB là xuất khẩu, CIF là nhập khẩu” hoặc lấy một vài điều kiện quen thuộc áp dụng cho mọi tình huống sẽ dẫn đến hiểu sai bản chất.

Ví dụ, Cùng một lô hàng nhưng thay đổi điều kiện Incoterms sẽ làm thay đổi phạm vi công việc và chi phí mà doanh nghiệp phải chịu. Người xử lý nghiệp vụ phải nhìn toàn bộ hành trình hàng hóa thay vì chỉ so sánh con số trên báo giá.

Giả sử một doanh nghiệp Việt Nam mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài và nhận hai phương án:

• Phương án A: EXW – giá hàng 20.000 USD
• Phương án B: FCA – giá hàng 20.800 USD

Nếu chỉ nhìn giá hàng, EXW có vẻ rẻ hơn 800 USD.

Nhưng nhân viên purchasing chưa thể kết luận phương án nào có lợi hơn. Người mua còn phải xác định:

• hàng được giao tại điểm nào;
• ai chịu trách nhiệm đưa hàng tới đơn vị vận tải;
• ai thực hiện thủ tục xuất khẩu;
• những chi phí phát sinh trước khi hàng bắt đầu hành trình quốc tế thuộc về bên nào;
• tổng chi phí đưa hàng về doanh nghiệp là bao nhiêu.

Chỉ sau khi đưa toàn bộ chi phí liên quan về cùng một mặt bằng so sánh, purchasing mới có cơ sở đánh giá hai phương án.

Đây cũng là lý do người đi làm cần hiểu logic Incoterms, thay vì chỉ nhớ EXW nghĩa là “giao tại xưởng”.

5. Nên học Incoterms thế nào trước khi đi làm?

Người mới nên học Incoterms theo tuyến hàng và tình huống, không nên bắt đầu bằng một bảng 11 điều kiện để học thuộc. Mỗi bài tập nên buộc người học trả lời bốn câu hỏi: hàng giao ở đâu, rủi ro chuyển khi nào, ai thuê vận chuyển và mỗi bên chịu những nhóm chi phí nào.

Một lộ trình phù hợp có thể đi theo thứ tự:

Bước 1: Hiểu bản chất

Nắm ba trục: trách nhiệm – chi phí – rủi ro.

Bước 2: Hiểu phương thức vận tải

Phân biệt nhóm điều kiện dùng cho mọi phương thức vận tải với nhóm dành riêng cho đường biển và đường thủy nội địa.

Bước 3: Vẽ hành trình của một lô hàng

Ví dụ:

Kho người bán → vận chuyển nội địa → cảng đi → vận tải quốc tế → cảng đến → vận chuyển nội địa → kho người mua

Sau đó đặt EXW, FCA, FOB, CIF hoặc DAP vào hành trình để xác định điểm giao hàng.

Bước 4: Liên hệ với báo giá và hợp đồng

So sánh cùng một lô hàng dưới hai hoặc ba điều kiện giao hàng khác nhau.

Bước 5: Ghép Incoterms với các nghiệp vụ khác

Incoterms nên được học cùng hợp đồng ngoại thương, vận tải quốc tế, bảo hiểm, chứng từ và tính chi phí logistics. Khi đó người học mới thấy được một điều kiện giao hàng tác động tới toàn bộ giao dịch ra sao.

Kết luận

Người làm xuất nhập khẩu nên biết Incoterms trước khi đi làm, nhưng không cần học thuộc toàn bộ 11 điều kiện. Người mới cần hiểu Incoterms phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro ra sao; biết đọc điều kiện gắn với địa điểm cụ thể; đồng thời phân biệt được nhóm điều kiện theo phương thức vận tải. Sau phần nền tảng, nên luyện bằng báo giá, hợp đồng và tình huống giao nhận thực tế. Cách học này phù hợp hơn với yêu cầu công việc so với ghi nhớ bảng lý thuyết đơn thuần.