Học Purchasing xong có thể ứng tuyển vị trí nào?

Sau khi hoàn thành khóa học Purchasing – Mua hàng quốc tế, em có thể định hướng ứng tuyển các vị trí như Purchasing Assistant, Purchasing Staff, Junior Buyer, Procurement Assistant hoặc nhân viên theo dõi đơn hàng tại doanh nghiệp sản xuất, thương mại và doanh nghiệp FDI. Tuy nhiên, vị trí phù hợp còn phụ thuộc vào khả năng thực hành nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ và yêu cầu tuyển dụng của từng doanh nghiệp.

Với trường hợp em đã có kinh nghiệm hành chính nhưng chưa từng làm mua hàng, hướng đi phù hợp là bắt đầu từ các vị trí nhân viên hoặc trợ lý mua hàng, sau đó tích lũy kinh nghiệm để phát triển lên Buyer chuyên trách.

1. Học Purchasing xong có thể ứng tuyển những vị trí công việc nào?

Tùy theo kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm hiện có, em có thể cân nhắc một số vị trí sau:

Đối với doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài), một số vị trí còn yêu cầu khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Trung để trao đổi với nhà cung cấp và làm việc trên hệ thống quản lý mua hàng.

Nếu chưa có kinh nghiệm Purchasing thực tế, em nên ưu tiên các tin tuyển dụng dành cho Fresher, Junior hoặc vị trí chấp nhận ứng viên chuyển ngành. Đây là hướng tiếp cận phù hợp hơn so với ứng tuyển ngay các vị trí Senior Buyer hoặc Purchasing Specialist yêu cầu nhiều năm kinh nghiệm.

2. Kinh nghiệm hành chính có lợi thế gì khi chuyển sang nghề Purchasing?

Kinh nghiệm hành chính không hoàn toàn tách biệt với công việc mua hàng. Nếu trước đây em từng quản lý hồ sơ, làm đề nghị thanh toán, liên hệ nhà cung cấp, theo dõi hợp đồng hoặc phối hợp giữa các phòng ban, đây đều là những kỹ năng có thể chuyển đổi sang nghiệp vụ Purchasing.

Cụ thể:

• Quản lý hồ sơ, chứng từ: Có lợi thế khi kiểm tra báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng và hồ sơ thanh toán.
• Làm việc với các phòng ban: Hỗ trợ quá trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phối hợp với kho, kế toán và bộ phận sử dụng hàng hóa.
• Theo dõi tiến độ công việc: Có thể vận dụng khi kiểm soát thời hạn giao hàng và nhắc nhà cung cấp thực hiện đúng cam kết.
• Sử dụng Excel và tổng hợp dữ liệu: Hữu ích khi lập bảng so sánh báo giá, theo dõi đơn hàng và quản lý danh sách nhà cung cấp.

Tuy nhiên, để chuyển sang vị trí Buyer tại doanh nghiệp FDI, em cần bổ sung kiến thức chuyên môn về quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp, phân tích báo giá, đàm phán và quản lý đơn hàng.

3. Sau khóa học Purchasing, cần có những kỹ năng gì để tự tin ứng tuyển?

Thay vì chỉ đánh giá qua chứng nhận hoàn thành khóa học, em nên kiểm tra khả năng thực hiện những nghiệp vụ cơ bản mà nhà tuyển dụng thường yêu cầu.

3.1. Hiểu và thực hiện được quy trình mua hàng

Em cần nắm được các bước từ tiếp nhận yêu cầu mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, gửi yêu cầu báo giá đến lựa chọn phương án mua hàng, phát hành đơn đặt hàng và theo dõi giao nhận.

Đặc biệt, cần phân biệt được:

• PR (Purchase Requisition): Phiếu đề nghị mua hàng từ bộ phận có nhu cầu.
• RFQ (Request for Quotation): Yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá.
• PO (Purchase Order): Đơn đặt hàng xác nhận các điều kiện mua bán.
• Lead Time: Khoảng thời gian cần thiết để nhà cung cấp hoàn thành đơn hàng hoặc giao hàng theo thỏa thuận.

3.2. Biết so sánh báo giá và đánh giá nhà cung cấp

Một Buyer không nên lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào giá thấp nhất.

Ví dụ, khi nhận ba báo giá cho cùng một loại nguyên vật liệu, em cần biết so sánh giá mua, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chi phí vận chuyển và khả năng đáp ứng của từng nhà cung cấp.

Đây là kỹ năng quan trọng vì doanh nghiệp FDI thường chú trọng tính ổn định của nguồn cung, chất lượng sản phẩm và khả năng kiểm soát chi phí.

3.3. Có khả năng theo dõi và xử lý đơn hàng

Em cần biết cách lập bảng theo dõi PO, kiểm tra thời hạn giao hàng, cập nhật tình trạng đơn hàng và phối hợp xử lý khi nhà cung cấp giao thiếu, giao chậm hoặc hàng không đạt yêu cầu.

Nếu định hướng làm mua hàng quốc tế, em nên bổ sung kiến thức về Incoterms (điều kiện thương mại quốc tế), thanh toán quốc tế và chứng từ xuất nhập khẩu.

Một lưu ý thực tế: Doanh nghiệp thường đánh giá cao ứng viên có thể giải thích rõ cách xử lý tình huống mua hàng, thay vì chỉ liệt kê các thuật ngữ chuyên ngành trong CV.

4. Người chuyển từ hành chính sang Purchasing nên chuẩn bị CV như thế nào?

Với trường hợp của em, không nên cố thể hiện kinh nghiệm hành chính thành kinh nghiệm Buyer nếu thực tế chưa từng đảm nhiệm vị trí này.

Thay vào đó, em có thể xây dựng CV theo hướng ứng viên chuyển ngành đã có kinh nghiệm làm việc văn phòng, có kỹ năng phối hợp và đã được đào tạo nghiệp vụ Purchasing.

Một số nội dung nên làm nổi bật:

• Kinh nghiệm quản lý hồ sơ, hợp đồng, chứng từ và dữ liệu.
• Khả năng sử dụng Excel, tổng hợp thông tin và theo dõi tiến độ.
• Kỹ năng liên hệ, trao đổi và phối hợp với các bộ phận hoặc nhà cung cấp.
• Kiến thức Purchasing đã học và những bài tập thực hành có thể trình bày khi phỏng vấn.
• Khả năng ngoại ngữ thực tế, đặc biệt là đọc hiểu báo giá và email thương mại nếu ứng tuyển doanh nghiệp FDI.

Chẳng hạn, nếu đã thực hành lập bảng so sánh báo giá và theo dõi đơn đặt hàng, em có thể chuẩn bị một bộ hồ sơ mẫu để trình bày cách thực hiện khi phỏng vấn. Cần ghi rõ đây là bài tập thực hành, không phải kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp.

5. Có nên ứng tuyển Buyer tại doanh nghiệp FDI ngay sau khóa học không?

Em có thể bắt đầu ứng tuyển sau khóa học nếu đã nắm được các nghiệp vụ nền tảng và đáp ứng yêu cầu cơ bản của vị trí tuyển dụng. Tuy nhiên, hoàn thành khóa học không đồng nghĩa với việc chắc chắn được tuyển dụng.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu Buyer có 2–3 năm kinh nghiệm mua hàng, khả năng đàm phán độc lập hoặc sử dụng thành thạo hệ thống ERP (phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp), em cần cân nhắc mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển.

Với nền tảng hành chính hiện tại, lộ trình nên ưu tiên là Purchasing Assistant hoặc Junior Buyer → Purchasing Staff → Buyer chuyên trách khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm.

Để chuẩn bị bài bản hơn, em có thể tham khảo Khóa học Purchasing – Mua hàng quốc tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Chương trình hướng đến phát triển kiến thức và kỹ năng mua hàng thực tế, giúp người học có nền tảng để tiếp cận công việc Purchasing.

Nếu em đang muốn chuyển từ hành chính sang Buyer tại doanh nghiệp FDI, Xuất nhập khẩu Lê Ánh có thể hỗ trợ tư vấn lộ trình học phù hợp với kinh nghiệm, khả năng ngoại ngữ và vị trí mục tiêu.

Lời khuyên dành cho em: Đừng chỉ đặt mục tiêu có thêm một chứng chỉ trong CV. Hãy tập trung vào khả năng tự thực hiện quy trình mua hàng cơ bản, giải thích được cách lựa chọn nhà cung cấp và xử lý các tình huống thường gặp. Đây mới là những năng lực giúp em tự tin hơn khi ứng tuyển và bắt đầu công việc Purchasing thực tế.