Người chưa có kinh nghiệm nên xin việc xuất nhập khẩu bằng cách nào?

Chào Dương, người chưa có kinh nghiệm vẫn có hướng để bắt đầu xin việc xuất nhập khẩu, nhưng không nên ứng tuyển dàn trải ngay từ đầu. Cách thực tế là chọn một nhóm vị trí phù hợp với nền tảng, bổ sung kiến thức nghiệp vụ, thực hành trên chứng từ hoặc phần mềm, sau đó chuẩn bị CV theo đúng công việc muốn ứng tuyển.

Với người mới cần học từ đầu, Lê Ánh xây dựng chương trình Xuất nhập khẩu & Logistics cho người mới theo hướng từ nền tảng đến nghiệp vụ thực tế và có hỗ trợ giới thiệu việc làm, nơi thực tập. Bài viết hướng dẫn từng bước để người chưa có kinh nghiệm biết nên bắt đầu từ đâu và sử dụng những hỗ trợ này như thế nào.

1. Lê Ánh gợi ý cách người chưa có kinh nghiệm xin việc xuất nhập khẩu

Người chưa có kinh nghiệm nên bắt đầu bằng một vị trí entry-level phù hợp, chuẩn bị kiến thức nghiệp vụ và CV theo đúng vị trí đó, sau đó chủ động ứng tuyển qua các kênh tuyển dụng và cơ hội thực tập. Không cần chờ đến khi có kinh nghiệm mới bắt đầu tìm việc; quan trọng là chứng minh được mình đã chuẩn bị những kiến thức và kỹ năng liên quan.

Với người chưa từng làm ngành này, nên đi theo trình tự:

Chọn vị trí → học nghiệp vụ cần thiết → thực hành → chuẩn bị CV → tìm tin tuyển dụng → ứng tuyển → bổ sung chuyên môn theo JD.

Sai lầm thường gặp là học rất nhiều kiến thức nhưng không xác định mình đang chuẩn bị cho công việc nào. Nhà tuyển dụng không tuyển một ứng viên “biết xuất nhập khẩu nói chung”; họ tuyển nhân viên chứng từ, nhân viên XNK, khai báo hải quan, sales logistics… với yêu cầu cụ thể.

Vì vậy, bước đầu tiên không phải là tìm càng nhiều tin tuyển dụng càng tốt, mà là xác định vị trí phù hợp.

2. Người mới nên bắt đầu với ngành xuất nhập khẩu từ vị trí nào?

Ba hướng dễ xác định yêu cầu nghiệp vụ để bắt đầu là nhân viên xuất nhập khẩu, chứng từ và khai báo hải quan. Mỗi vị trí sử dụng một nhóm kiến thức khác nhau, vì vậy người mới nên chọn một hướng chính để chuẩn bị hồ sơ thay vì cùng lúc ứng tuyển mọi công việc.

Lê Ánh xây dựng Khóa học Xuất nhập khẩu & Logistics thực tế cho người mới bắt đầu theo hướng cung cấp nền tảng trước khi đi vào nghiệp vụ. Nội dung chương trình bao gồm quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms, hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, chứng từ, HS Code, C/O, thuế và thủ tục hải quan; chương trình cũng có phần thực hành khai báo trên ECUS5/VNACCS.

Điểm này phù hợp với người chưa có kinh nghiệm vì họ thường chưa biết mình mạnh ở khâu nào. Sau khi tiếp cận nhiều nghiệp vụ, người học có cơ sở chọn hướng phù hợp hơn.

Ví dụ, người cẩn thận và thích kiểm tra hồ sơ thường dễ bắt đầu với chứng từ. Người thích quy trình, dữ liệu và thao tác phần mềm có thể tìm hiểu khai báo hải quan. Người muốn theo dõi tổng thể lô hàng có thể bắt đầu với nhân viên XNK.

Không cần chọn vị trí “dễ xin nhất”; nên chọn vị trí mà kiến thức hiện có đáp ứng được phần lớn yêu cầu cơ bản của JD.

3. Học gì để không bị đánh giá là “chưa biết nghiệp vụ”?

Người chưa có kinh nghiệm cần chứng minh mình đã có nền tảng nghiệp vụ thay vì chỉ ghi “chưa có kinh nghiệm” trong CV. Với xuất nhập khẩu, nền tảng đó nên gắn trực tiếp với công việc muốn ứng tuyển: chứng từ nếu tìm việc Docs, quy trình XNK nếu ứng tuyển nhân viên XNK, HS Code và khai báo nếu theo hải quan.

Đây cũng là lý do Lê Ánh không chỉ dạy lý thuyết tổng quan. Chương trình người mới có các phần về bộ chứng từ, Incoterms, hợp đồng, thanh toán, HS Code, C/O, thuế, hàng Air, hàng Sea và khai báo hải quan. Người học được thực hành trên chứng từ và phần mềm theo nội dung chương trình.

Lê Ánh cũng định hướng đào tạo theo công việc thực tế và hỗ trợ học viên đến khi nắm vững nghiệp vụ.

Trang chính thức của trung tâm nêu rõ học viên được hỗ trợ học lại khi chưa vững và có kênh hỗ trợ nghiệp vụ sau khóa.

Với người mới, mục tiêu trước khi ứng tuyển không phải biến mình thành người đã có nhiều năm kinh nghiệm. Mục tiêu là tạo được ba lớp bằng chứng:

Đã học → đã thực hành → hiểu mình đang ứng tuyển công việc gì.

Đó là nền tảng để bước vào vị trí đầu tiên.

4. CV của người chưa có kinh nghiệm nên viết thế nào?

CV của người mới nên tập trung vào nghiệp vụ đã học, bài thực hành, kỹ năng liên quan và vị trí muốn ứng tuyển thay vì cố làm cho mình giống một người đã có kinh nghiệm. CV càng sát JD, nhà tuyển dụng càng dễ xác định ứng viên có nền tảng phù hợp hay không.

Một CV cho vị trí chứng từ chẳng hạn nên làm rõ:

• Kiến thức về bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
• Invoice, Packing List, B/L, C/O.
• Incoterms.
• Khả năng Excel và xử lý dữ liệu nếu JD yêu cầu.
• Khóa đào tạo đã hoàn thành.
• Bài thực hành hoặc nghiệp vụ đã tiếp cận.

CV cho vị trí khai báo hải quan nên nhấn mạnh kiến thức về HS Code, thuế, hồ sơ hải quan và ECUS5/VNACCS nếu đó là những nội dung ứng viên đã thực hành. Đây đều là các nội dung Lê Ánh đưa vào chương trình người mới.

Không nên liệt kê toàn bộ kiến thức đã học vào mọi CV. Ví dụ, ứng tuyển chứng từ nhưng CV dành quá nhiều diện tích cho kỹ năng bán hàng sẽ làm loãng thông tin nhà tuyển dụng cần.

Lê Ánh hiện có hoạt động hỗ trợ tuyển dụng cho học viên; trang chính thức cũng nêu Lê Ánh HR hỗ trợ giới thiệu việc làm và nơi thực tập.

Người học nên tận dụng kênh này để tham khảo yêu cầu tuyển dụng thực tế, nhưng vẫn cần tự điều chỉnh CV theo từng vị trí. Một CV dùng chung cho mọi công việc thường kém hiệu quả hơn CV được viết riêng theo JD.

5. Người mới tìm việc xuất nhập khẩu ở đâu?

Người chưa có kinh nghiệm nên chủ động theo dõi tin tuyển dụng từ doanh nghiệp và các website tuyển dụng thay vì chỉ chờ được giới thiệu việc làm. Cách hiệu quả là lập danh sách những công ty thường tuyển nhân sự xuất nhập khẩu – logistics, theo dõi trang tuyển dụng của doanh nghiệp và tìm kiếm vị trí phù hợp trên các nền tảng việc làm.

Người mới nên ưu tiên các JD có những cụm như “không yêu cầu kinh nghiệm”, “fresher”, “junior”, “thực tập sinh” hoặc “nhân viên mới”. Sau đó đọc kỹ yêu cầu để xác định mình đang phù hợp với vị trí nào.

Các nguồn nên theo dõi gồm:

• Website tuyển dụng của doanh nghiệp: đặc biệt là công ty xuất nhập khẩu, forwarder, logistics, sản xuất có hoạt động XNK.
• Website tuyển dụng: VietnamWorks, TopCV, CareerViet, Indeed và các nền tảng việc làm phù hợp.
• LinkedIn và fanpage doanh nghiệp: nhiều công ty đăng tuyển trực tiếp tại đây.
• Kênh tuyển dụng của Lê Ánh: Lê Ánh HR và cộng đồng nghề nghiệp cũng là nguồn để tham khảo các vị trí thực tập, việc làm được chia sẻ cho học viên.

Với người mới, nên theo dõi một nhóm doanh nghiệp cố định thay vì tìm tin tuyển dụng một cách ngẫu nhiên. Khi một công ty thường xuyên tuyển nhân viên chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu hoặc khai báo hải quan, người học sẽ dễ nhận ra yêu cầu lặp lại và biết mình cần bổ sung kỹ năng nào.

Ví dụ, nếu nhiều JD cùng yêu cầu kiểm tra Invoice, Packing List, Bill of Lading và C/O, người định hướng chứng từ nên tập trung vào nhóm nghiệp vụ này. Nếu các JD yêu cầu HS Code, thuế và khai báo trên phần mềm, người muốn theo hải quan cần củng cố đúng phần đó.

Tìm việc hiệu quả là theo dõi đúng doanh nghiệp, đúng website tuyển dụng và đúng nhóm vị trí; sau đó điều chỉnh CV theo từng JD thay vì gửi một CV cho mọi công việc.

6. Thực tập có phải bước đi phù hợp khi chưa có kinh nghiệm?

Có. Thực tập là một hướng đáng cân nhắc với người chưa có kinh nghiệm vì giúp chuyển kiến thức từ lớp học sang môi trường doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những hình thức hỗ trợ Lê Ánh đang triển khai cho học viên thông qua giới thiệu nơi thực tập và kết nối với doanh nghiệp.

Người mới thường gặp vòng lặp:

Chưa có kinh nghiệm → doanh nghiệp yêu cầu kinh nghiệm → khó có công việc đầu tiên.

Thực tập giúp phá vòng lặp này ở mức hợp lý. Người học có cơ hội làm quen với quy trình, cách phối hợp giữa các bộ phận và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thực tập không nên chỉ được xem là “một dòng trong CV”. Người học cần chủ động ghi lại những nghiệp vụ đã tiếp xúc để sử dụng cho lần ứng tuyển tiếp theo.

Ví dụ, nếu thực tập tại bộ phận chứng từ, nên ghi nhận:

• Đã tiếp xúc với loại chứng từ nào.
• Đã tham gia khâu nào.
• Đã sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào.
• Đã xử lý những tình huống đơn giản nào.

Sau vài tháng, CV sẽ không còn chỉ có “đã học khóa XNK”, mà bắt đầu xuất hiện kinh nghiệm thực tế ở một vị trí cụ thể.

Lê Ánh hiện giới thiệu cơ hội thực tập bên cạnh việc làm và tổ chức các hoạt động tư vấn tuyển dụng. Trung tâm cũng kết nối học viên với doanh nghiệp thông qua các kênh tuyển dụng của mình.

Với người mới, đây là hướng nên chủ động khai thác ngay sau hoặc trong quá trình hoàn thành chương trình.

7. Người chưa có kinh nghiệm nên chuẩn bị gì trước buổi phỏng vấn?

Trước phỏng vấn, người mới nên ôn đúng nghiệp vụ của vị trí ứng tuyển thay vì học lại toàn bộ ngành xuất nhập khẩu. Nhà tuyển dụng thường quan tâm ứng viên có hiểu công việc mình đang ứng tuyển hay không và có nền tảng để tiếp tục đào tạo hay không.

• Nếu ứng tuyển chứng từ, nên ôn bộ chứng từ, chức năng từng loại giấy tờ và cách kiểm tra thông tin.
• Nếu ứng tuyển nhân viên XNK, nên nắm quy trình cơ bản, Incoterms, hợp đồng, chứng từ, phương thức thanh toán và các bước phối hợp lô hàng.
• Nếu ứng tuyển khai báo hải quan, nên ôn HS Code, thuế, hồ sơ hải quan và thao tác khai báo đã được thực hành.

Đây cũng là những nhóm nội dung Lê Ánh đưa vào chương trình người mới. Chương trình được xây dựng theo hướng thực hành trên chứng từ và phần mềm, giúp người học có nội dung cụ thể để tiếp tục ôn tập trước khi ứng tuyển.

Ngoài nghiệp vụ, nên chuẩn bị câu trả lời cho một câu hỏi gần như chắc chắn xuất hiện: “Bạn chưa có kinh nghiệm, tại sao công ty nên tuyển bạn?”

Người mới không nên trả lời bằng cách phóng đại kinh nghiệm. Cách hợp lý hơn là nói rõ:

• Đã học gì.
• Đã thực hành gì.
• Đang hướng tới vị trí nào.
• Sẵn sàng bắt đầu từ công việc phù hợp với cấp độ hiện tại.
• Có kế hoạch tiếp tục bổ sung nghiệp vụ.

Câu trả lời cụ thể đáng tin hơn việc khẳng định mình “am hiểu toàn bộ xuất nhập khẩu” dù chưa từng làm việc thực tế.

Kết luận

Người chưa có kinh nghiệm nên xin việc xuất nhập khẩu bằng cách chọn một vị trí entry-level, học đúng nghiệp vụ, thực hành, chuẩn bị CV sát JD và chủ động tìm cơ hội thực tập hoặc tuyển dụng. Với người bắt đầu từ con số 0, Khóa học Xuất nhập khẩu & Logistics cho người mới bắt đầu Lê Ánh cung cấp nền tảng về quy trình XNK, hợp đồng, Incoterms, chứng từ, HS Code, C/O, thuế và khai báo hải quan; Lê Ánh đồng thời hỗ trợ giới thiệu việc làm, nơi thực tập và kết nối doanh nghiệp. Người học nên chọn một vị trí cụ thể, chuẩn bị hồ sơ theo vị trí đó và tiếp tục bổ sung chuyên môn sau khi bắt đầu làm việc.