Nhân viên hiện trường, chứng từ muốn chuyển sang khai báo hải quan cần học gì?

Chào Nam,

Nhân viên chứng từ, hiện trường muốn chuyển sang khai báo hải quan cần học thêm ba nhóm kiến thức: nghiệp vụ hỗ trợ khai báo (biểu thuế, mã HS, xuất xứ, chính sách mặt hàng, trị giá hải quan), cách đọc chứng từ để lên tờ khai và thao tác truyền tờ khai trên phần mềm ECUS5VNACCS theo từng loại hình.

Kinh nghiệm hiện trường là lợi thế lớn khi chuyển sang khai báo. Bạn đã quen quy trình nhận hàng, kiểm hóa, lấy D/O, làm việc tại cảng, nghĩa là đã hiểu "phần cuối" của thủ tục. Phần còn thiếu nằm ở "phần đầu": khai các chỉ tiêu trên tờ khai sao cho đúng ngay từ đầu. Bài viết dưới đây, Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh chỉ ra những gì cần chuẩn bị, nội dung cần học và cách chuyển vị trí từng bước.

1. Hiện Trường Và Khai Báo Hải Quan Khác Nhau Thế Nào?

Nhân viên hiện trường (Ops) làm việc tại cảng, kho, sân bay: nhận chứng từ, làm thủ tục tại chỗ, phối hợp kiểm hóa, lấy hàng và giao hàng. Nhân viên khai báo làm việc chủ yếu trên phần mềm: tiếp nhận bộ chứng từ, xác định mã loại hình, mã HS, thuế suất, chính sách mặt hàng, rồi truyền tờ khai và theo dõi kết quả phân luồng.

Nói cách khác, hiện trường xử lý hậu quả của tờ khai, còn khai báo quyết định chất lượng của tờ khai. Ví dụ, khi tờ khai bị phân luồng đỏ và phát hiện tên hàng khai chưa đủ chi tiết, người hiện trường là người phải giải trình tại chỗ, còn người khai báo là người đã ghi tên hàng ấy. Hiểu cả hai phía giúp bạn khai báo chặt chẽ hơn người chỉ làm trên máy.

2. Những Gì Nên Chuẩn Bị Trước Khi Học

Trước khi đăng ký khóa học, bạn có thể tận dụng công việc hiện tại để chuẩn bị:

• Thu thập bộ chứng từ các lô hàng đã làm: Invoice, Packing List, B/L, C/O, tờ khai đã thông quan. Đây là tài liệu thực hành quý giá khi đối chiếu cùng bài học.
• Ghi lại tình huống từng gặp tại cảng: Lô hàng bị luồng đỏ vì lý do gì, phải bổ sung giấy tờ gì, sửa tờ khai ra sao. Mỗi tình huống là một câu hỏi bạn sẽ hiểu rõ hơn khi học khai báo.
• Đọc lại tờ khai đã thông quan: Tìm hiểu ý nghĩa các chỉ tiêu như mã loại hình, mã HS, thuế suất, trị giá, mã miễn giảm.
• Ôn Incoterms và trị giá hải quan: Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp tới số thuế phải nộp trên tờ khai.

Ví dụ, khi đọc lại một tờ khai nhập khẩu theo điều kiện FOB, trị giá hóa đơn 15.000 USD, bạn sẽ thấy trị giá tính thuế đã cộng thêm cước 600 USD và bảo hiểm 30 USD, tổng 15.630 USD. Hiểu được vì sao như vậy là bước đầu tiên để khai đúng.

3. Nội Dung Cần Học Để Khai Báo Thành Thạo

Chương trình khai báo hải quan thực hành trên ECUS5VNACCS tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh gồm 14 buổi, chia 6 phần. Người đã làm hiện trường nên tập trung vào các nội dung sau:

• Nghiệp vụ hỗ trợ: Biểu thuế xuất nhập khẩu, cách đánh thuế một mặt hàng; mã HS và quy tắc phân loại; xuất xứ hàng hóa, FTA, C/O ba bên, C/O ủy quyền; chính sách mặt hàng như kiểm tra chuyên ngành, chống bán phá giá, hợp quy, hạn ngạch; xác định trị giá hải quan.
• Lập kế hoạch khai báo: Đọc hiểu chứng từ phục vụ khai báo, booking hàng xuất, Arrival Notice, tối ưu thời gian lấy rỗng, hạ hàng, khai báo để tránh phí DEM/DET.
• Loại hình tờ khai: 4 nhóm loại hình kinh doanh – đầu tư, gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất và các mã loại hình theo từng nhóm.
• Thực hành truyền tờ khai: Lên tờ khai nháp, truyền tờ khai có thuế, tờ khai chính thức, xử lý phân luồng xanh – vàng – đỏ, sửa, hủy tờ khai, khai bổ sung sau thông quan.

Phần lập kế hoạch khai báo là nơi kinh nghiệm hiện trường của bạn phát huy rõ nhất, vì bạn đã trực tiếp chịu các chi phí lưu container, lưu bãi khi thủ tục chậm.

4. Kế Hoạch Chuyển Vị Trí Từng Bước

Chuyển từ hiện trường sang khai báo thường thuận lợi nhất khi làm ngay tại công ty hiện tại, vì bạn đã quen khách hàng và mặt hàng. Bạn có thể tham khảo kế hoạch 3 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (trong khóa học, khoảng 1 – 1,5 tháng): Học khai báo, đối chiếu từng bài học cùng bộ chứng từ đã thu thập.
• Giai đoạn 2: Đề xuất cấp quản lý cho tham gia lên tờ khai nháp cho một số lô hàng, nhờ người khai báo chính kiểm tra lại.
• Giai đoạn 3: Đảm nhận khai báo chính cho các lô hàng loại hình kinh doanh, sau đó mở rộng sang loại hình khác.

Học viên khóa Khai báo Hải quan được hỗ trợ nghiệp vụ sau khóa và học lại miễn phí trong 6 tháng nếu chưa nắm vững kiến thức, phù hợp giai đoạn bạn bắt đầu tự khai báo và cần hỏi thêm.

5. Câu Hỏi Thường Gặp

Nhân viên hiện trường có cần học lại nghiệp vụ XNK cơ bản không?

Nhân viên hiện trường đã quen quy trình lô hàng thường không cần học lại toàn bộ nghiệp vụ cơ bản. Bạn chỉ nên ôn những phần còn yếu như Incoterms, trị giá hải quan, đọc hợp đồng trước khi học khai báo.

Có cần chữ ký số riêng để thực hành khai báo không?

Khóa học có nội dung kiểm tra thông tin VNACCS và chuẩn bị chữ ký số cho khai báo, giảng viên hướng dẫn cách cài đặt ECUS5VNACCS trên máy tính cá nhân để thực hành.

Nên luyện loại hình nào trước?

Người mới khai báo nên luyện loại hình kinh doanh trước vì phổ biến và ít chỉ tiêu đặc thù, sau đó mới chuyển sang gia công, sản xuất xuất khẩu và chế xuất.

Xem thêm: Người mới nên luyện ECUS/VNACCS bằng loại hình nào trước?

Xem thêm: Những vị trí nào cần giỏi khai báo hải quan?

Kết luận

Để chuyển từ chứng từ, hiện trường sang khai báo hải quan, bạn cần bổ sung nghiệp vụ hỗ trợ khai báo, kỹ năng đọc chứng từ để lên tờ khai và thao tác truyền tờ khai theo loại hình. Kinh nghiệm hiện trường là lợi thế, hãy tận dụng bộ chứng từ và tình huống đã gặp để học nhanh hơn và chuyển vị trí ngay tại công ty hiện tại.

Nếu bạn muốn thành thạo khai báo hải quan trên ECUS5VNACCS cho đủ 4 nhóm loại hình, có thể tham khảo Khóa học Khai báo Hải quan tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh: 14 buổi thực hành trên bộ chứng từ thực tế, khai báo phần mềm và hỗ trợ học lại miễn phí trong 6 tháng.

Hotline liên hệ tư vấn nghiệp vụ và khóa học: 0904.84.8855

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM