Purchasing khác nhân viên xuất nhập khẩu ở điểm nào?

Chào em, ranh giới giữa Mua hàng (Purchasing) và Xuất nhập khẩu (XNK) rất rõ ràng: Purchasing chịu trách nhiệm "Mua cái gì, của ai, giá nào và điều khoản ra sao", còn Nhân viên XNK chịu trách nhiệm "Đưa lô hàng đó về kho an toàn, đúng tiến độ và hợp pháp".

Tuy hai vị trí này đều giao tiếp với nhà cung cấp nước ngoài và phối hợp chặt chẽ trong chuỗi cung ứng, nhưng chức năng, mục tiêu công việc cũng như phạm vi trách nhiệm hoàn toàn khác nhau. Để giúp em hình dung bức tranh toàn cảnh và nắm bắt tâm lý tuyển dụng của các doanh nghiệp, thầy/cô xin phân tích chi tiết sự khác biệt giữa hai vị trí này ngay dưới đây:

So sánh & Ranh giới trách nhiệm thực tế

So sánh tổng quan giữa Purchasing và Nhân viên Xuất nhập khẩu

Ranh giới công việc chi tiết theo chuỗi vận hành

1. Trách nhiệm của Nhân viên Mua hàng (Purchasing)

• Tìm kiếm & Thẩm định nhà cung cấp: Tìm kiếm đối tác quốc tế qua các kênh B2B (Alibaba, Triển lãm thương mại...), đánh giá năng lực sản xuất, xin báo giá (Quotation) và gửi mẫu thử (Sample).
• Đàm phán thương mại: Thương lượng về giá mua (Target Price), điều kiện giao hàng Incoterms (như chọn giá FOB - giao hàng lên tàu tại nước xuất khẩu hay CIF - giá hàng bao gồm cước biển và bảo hiểm), và phương thức thanh toán an toàn như T/T (chuyển tiền điện tử) hoặc L/C (Thư tín dụng do ngân hàng cam kết thanh toán).
• Phát hành đơn hàng & Ký hợp đồng: Chốt Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) và phát hành Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO).

2. Trách nhiệm của Nhân viên Xuất nhập khẩu (Import/Export Staff)

• Quản lý & Kiểm tra chứng từ: Tiếp nhận PO từ Purchasing để kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading - B/L), và Chứng nhận xuất xứ (C/O - chứng từ giúp giảm thuế nhập khẩu).
• Điều phối Vận tải & Thông quan Hải quan: Thuê tàu/máy bay, làm việc với hãng vận chuyển (Forwarder), tra cứu mã HS Code (mã phân loại hàng hóa để tính thuế), truyền Tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS theo quy định của Luật Hải quan và Thông tư 38/2015/TT-BTC.
• Giải quyết sự cố vận hành: Xử lý các phát sinh tại cảng như lưu container/lưu bãi (DEM/DET), kiểm hóa hải quan, hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Ví dụ như này cho em dễ hiểu nhé.

Giả sử công ty em cần nhập khẩu 10 tấn hóa chất sản xuất từ Hàn Quốc:

• Nhân viên Purchasing sẽ làm: Liên hệ 3 nhà cung cấp Hàn Quốc, đàm phán giảm 3% giá mua, yêu cầu cấp C/O Form AK để hưởng thuế ưu đãi 0%, chốt mua theo điều kiện FOB Busan và mở L/C at sight tại ngân hàng. Sau khi ký hợp đồng, Purchasing chuyển toàn bộ thông tin cho bộ phận XNK.
• Nhân viên XNK sẽ làm: Căn cứ vào thông tin từ Purchasing, nhân viên XNK liên hệ hãng tàu lấy giá cước biển từ Busan về Cát Lái, nhận bộ chứng từ gốc, khai tờ khai hải quan nhập khẩu, làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho mặt hàng hóa chất và điều xe container đưa hàng từ cảng về nhà máy an toàn.

Lời khuyên và rủi ro thực tế trong phối hợp công việc

• Tránh tình trạng "trống đánh xuôi, kèn thổi ngược": Rất nhiều rủi ro phát sinh khi Purchasing đàm phán hợp đồng nhưng không tham vấn bộ phận XNK. Ví dụ: Purchasing chốt điều kiện giao hàng hoặc mã HS Code không phù hợp, dẫn đến khi hàng về cảng bị Hải quan bác C/O, phát sinh tiền thuế hàng trăm triệu đồng hoặc bị phạt lưu bãi (DEM/DET).
• Quy trình bàn giao thông tin chặt chẽ: Ngay khi Purchasing phát hành PO, bộ phận XNK cần được nhận thông tin để chủ động theo dõi thời gian hàng xong (Ready date) và lên kế hoạch book tàu, tránh bị động về tiến độ.
• Sở hữu cả 2 kỹ năng là lợi thế bứt phá: Nếu em làm Purchasing nhưng hiểu sâu về nghiệp vụ XNK (hoặc ngược lại), em sẽ trở thành nhân sự cực kỳ đắt giá, dễ dàng thăng tiến lên các vị trí Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager).

Định hướng nâng cao kỹ năng cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh

Nếu em muốn làm chủ trọn vẹn quy trình mua hàng quốc tế, từ khâu tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng cho đến phối hợp thông quan mượt mà, em có thể tham khảo Khóa học Purchasing Mua hàng Quốc tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Chương trình được thiết kế chuẩn thực chiến 100%, giảng dạy trực tiếp bởi các Giám đốc/Trưởng phòng Mua hàng và Chuỗi cung ứng giàu kinh nghiệm tại các Tập đoàn đa quốc gia. Khóa học sẽ giúp em phân định rõ ràng quy trình, thành thạo kỹ năng đàm phán, quản trị nhà cung cấp và tối ưu chi phí thu mua cho doanh nghiệp.

Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ tư vấn của Xuất nhập khẩu Lê Ánh để được hướng dẫn lộ trình học tập và hỗ trợ định hướng nghề nghiệp tối ưu nhất cho em nhé!