Trái ngành muốn chuyển sang XNK nên bắt đầu từ đâu?

Chào em, việc chuyển từ Chăm sóc khách hàng (CS) sang công ty giao nhận (Forwarder/Logistics) là một bước đi cực kỳ thuận lợi vì em đã sở hữu sẵn tư duy dịch vụ, sự điềm tĩnh và kỹ năng giao tiếp – những "vũ khí" quan trọng nhất giúp một nhân viên Logistics thành công.

Để em hình dung thật rõ ràng, thực tế và tự tin chuyển ngành, thầy/cô xin phân tích chi tiết công việc hằng ngày cũng như lộ trình từng bước dành cho người mới ngay dưới đây:

1. Công việc hằng ngày & Lộ trình chuyển ngành

Chi tiết các chuỗi công việc trong ngày của nhân viên XNK tại công ty giao nhận (Forwarder)

Công việc hằng ngày của một nhân viên giao nhận (thường ở vị trí Customer Service Logistics hoặc Chứng từ Forwarder) diễn ra rất năng động, kết nối liên tục giữa Khách hàng – Hãng tàu – Hải quan – Đội xe vận tải. Các nhiệm vụ chính trong ngày thường được triển khai theo tiến trình mạch lạc như sau:

Rà soát thông tin & Lên kế hoạch công việc:

• Mở email rà soát toàn bộ lịch trình các lô hàng đang chạy (Tracing/Tracking).
• Kiểm tra xem tàu có bị chậm (delay) hay cập cảng đúng giờ (ETA) không để chủ động gửi email thông báo trạng thái cho khách hàng.
• Phân loại công việc ưu tiên trong ngày: Lô hàng nào cần phát hành chứng từ gấp, lô hàng nào cần giải phóng tại cảng trước giờ hạ bãi.

Xử lý chứng từ & Làm việc với Hãng tàu:

• Tạo Booking: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ khách hàng, liên hệ các Hãng tàu (Ocean Carrier) hoặc Hãng hàng không (Airline) để check giá cước (Freight), lấy chỗ và phát hành Lệnh đặt chỗ (Booking Confirmation).
• Phát hành chứng từ: Nhận thông tin chi tiết lô hàng (SI - Shipping Instruction) từ khách để đối chiếu và yêu cầu hãng tàu phát hành B/L - Bill of Lading (Vận đơn đường biển/hàng không).
• Đăng ký thủ tục chuyên ngành: Hướng dẫn hoặc hỗ trợ khách làm các chứng từ liên quan như C/O (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế) hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Ví dụ đây là booking em nhé.

Điều phối vận tải & Làm việc với cơ quan chức năng:

• Liên hệ với các nhà xe, đội xe container nội địa để điều xe đến kho khách đóng hàng (Pick-up) hoặc chở hàng từ cảng về kho.
• Gửi bộ chứng từ gồm Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói) cho bộ phận Hiện trường (OPS) hoặc Hải quan để chuẩn bị truyền Tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Xử lý các thủ tục nộp thuế, lệ phí cảng, phát hành Lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) cho lô hàng nhập khẩu.

Xử lý phát sinh & Đóng hồ sơ lô hàng:

• Giải quyết các sự cố phát sinh tại cảng như: Lệch trọng lượng container (VGM), hàng bị giữ lại kiểm hóa, bãi container quá tải, hoặc các khoản phí lưu container/lưu bãi (DEM/DET).
• Tập hợp toàn bộ chứng từ, kiểm tra chi phí phát sinh để phát hành Hóa đơn (Debit Note) gửi cho khách hàng và lưu trữ hồ sơ lô hàng.

Trái ngành nên chuẩn bị những gì và bắt đầu từ đâu?

• Tận dụng và chuyển hóa kỹ năng sẵn có: Hãy đưa kinh nghiệm Chăm sóc khách hàng vào CV. Khả năng giao tiếp khéo léo, xử lý phàn nàn và chịu được áp lực tiến độ là điểm cộng rất lớn đối với các nhà tuyển dụng Logistics.
• Trang bị khối kiến thức chuyên môn cốt lõi:

• Incoterms (Các điều kiện thương mại quốc tế như FOB, CIF, EXW, DDP... quy định nghĩa vụ, chi phí và rủi ro giữa bên bán và bên mua).
• Bộ chứng từ XNK chuẩn: Nắm vững cấu trúc và mục đích của Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Arrival Notice (Thông báo hàng đến).
• Cơ sở pháp lý & Quy trình Hải quan: Nắm được quy trình thông quan cơ bản theo Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC; biết cách tra cứu mã HS Code (mã phân loại hàng hóa để xác định thuế suất).
• Chọn vị trí đầu vào phù hợp: Người từ CS chuyển sang nên tập trung ứng tuyển vào các vị trí như Customer Service Logistics (CS Forwarder), Nhân viên Chứng từ Forwarder (Docs) hoặc Sales Logistics.

2. Tình huống thực tế minh họa

Giả sử công ty em nhận giao nhận trọn gói lô hàng 2 container linh kiện điện tử xuất khẩu từ Hải Phòng đi Busan (Hàn Quốc) theo điều kiện FOB (Giao hàng lên tàu tại cảng đi):

• Giai đoạn chuẩn bị: Em gửi Booking Confirmation cho khách, dặn họ hoàn thiện Invoice, Packing List và chốt giờ lấy vỏ container rỗng tại bãi.
• Giai đoạn thực thi: Em nhận thông tin khai báo từ khách để lập SI gửi hãng tàu làm Bill of Lading (Vận đơn). Đồng thời, em phối hợp với bộ phận Hiện trường để thông quan tờ khai hải quan xuất khẩu kịp giờ chốt sổ (Cut-off time).
• Hoàn tất lô hàng: Em kiểm tra tàu đã xếp xong container lên chưa, phát hành vận đơn bản thảo cho khách duyệt và cập nhật mã tracking để khách hàng hoàn toàn yên tâm.

3. Lời khuyên & Rủi ro thực tế cần tránh

• Tư duy tỉ mỉ là số 1: Trong nghề XNK, chỉ cần sai một chữ số trên Vận đơn (B/L) hoặc nhầm lẫn giữa tên Shipper/Consignee có thể khiến hàng bị giữ tại cảng nước ngoài, phát sinh chi phí phạt hàng nghìn USD. Sự cẩn thận của người làm CS sẽ giúp em hạn chế tối đa rủi ro này.
• Chủ động học hỏi thuật ngữ: Đừng ngần ngại lập một cuốn sổ tay nhỏ để ghi chép các thuật ngữ viết tắt trong ngành (như DEM, DET, Storage, Local Charges, VGM, Closing time...).
• Học tập có hệ thống: Đừng mất thời gian tự đọc tài liệu rời rạc trên mạng dễ gây hoang mang. Một khóa học thực chiến ngắn hạn sẽ giúp em xâu chuỗi toàn bộ quy trình chỉ trong 1.5 - 2 tháng.

Nếu em muốn nhanh chóng làm chủ quy trình làm việc thực tế và sở hữu bộ hồ sơ ứng tuyển ấn tượng, em có thể tham khảo Khóa học Xuất nhập khẩu & Logistics Thực chiến cho người mới bắt đầu / Trái ngành tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Khóa học sẽ giúp em thực hành 100% trên bộ chứng từ thật, đóng vai trò như một nhân viên CS/Chứng từ Logistics thực thụ dưới sự hướng dẫn cầm tay chỉ việc từ các Giám đốc/Trưởng phòng Logistics giàu kinh nghiệm. Đồng thời, trung tâm cũng hỗ trợ sửa CV và kết nối tuyển dụng trực tiếp cho em sau khi tốt nghiệp.

Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ tư vấn của Xuất nhập khẩu Lê Ánh để được hướng dẫn lộ trình học và làm việc phù hợp nhất nhé!