Doanh nghiệp nên cử những bộ phận nào cùng học BCQT?

Chào Linh Anh,

Doanh nghiệp nên cử ba bộ phận XNK, kế toán và kho cùng học BCQT, vì mỗi bộ phận nắm một nguồn dữ liệu: tờ khai Ecus, sổ kế toán, sổ kho. Nếu doanh nghiệp có bộ phận kế hoạch hoặc kỹ thuật xây dựng định mức, nên cử thêm một người; quản lý, trưởng phòng nên tham gia các buổi tổng quan và xử lý sai lệch để kiểm soát quy trình.

Quyết định cử cả kế toán, kho và XNK đi học là hướng đi đúng, vì sai lệch BCQT hiếm khi do một bộ phận gây ra. Khi mỗi bên dùng một hệ mã, một đơn vị tính và một thời điểm ghi nhận khác nhau, người tổng hợp cuối năm rất khó làm khớp số liệu. Bài viết dưới đây, Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh phân tích vai trò từng bộ phận, nội dung mỗi bên cần nắm và cách tổ chức học hiệu quả.

1. Mỗi Bộ Phận Nắm Phần Dữ Liệu Nào Của BCQT?

BCQT gồm mẫu 15 (nguyên vật liệu), 15a (thành phẩm), 16 (định mức thực tế), được lập từ ba nguồn dữ liệu chính và một nguồn định mức:

Thiếu bất kỳ bộ phận nào, người lập BCQT phải tự đi "xin" và tự đoán ý nghĩa số liệu, dẫn tới mất thời gian và dễ sai.

2. Vì Sao Các Bộ Phận Nên Học Cùng Nhau?

Học riêng từng người, mỗi bộ phận sẽ hiểu BCQT theo góc nhìn công việc của mình. Học cùng nhau tạo ra ba lợi ích rõ rệt:

• Chung một ngôn ngữ: Kế toán hiểu vì sao hải quan cần số liệu theo lượng; kho hiểu vì sao phải ghi đúng mã đã đăng ký; XNK hiểu dữ liệu kế toán được hạch toán thế nào.
• Phát hiện điểm lệch ngay trong lớp: Khi cùng làm bài thực hành lên mẫu 15, các bộ phận thấy ngay chỗ dữ liệu của mình khác nhau.
• Thống nhất quy trình sau khóa: Ba bộ phận có cùng nền kiến thức để xây dựng quy trình đối chiếu số liệu, không phải một người thuyết phục hai bộ phận còn lại.

Ví dụ: kho ghi xuất 500 cuộn chỉ cho sản xuất, kế toán ghi 2.500.000 m, tờ khai đăng ký đơn vị "mét". Nếu ba bộ phận không thống nhất hệ số 1 cuộn = 5.000 m, báo cáo cuối năm sẽ có ba con số khác nhau cho cùng một nguyên liệu.

3. Nội Dung Mỗi Bộ Phận Cần Tập Trung

Khóa học BCQT cho doanh nghiệp gia công, SXXK, chế xuất gồm 10 buổi. Tất cả học viên học trọn chương trình, nhưng mỗi bộ phận nên tập trung vào các buổi sau:

Khóa học yêu cầu học viên tham gia tối thiểu trên 80% thời lượng và hoàn thành bài thực hành để được cấp chứng chỉ, nên doanh nghiệp cần sắp xếp lịch làm việc để nhân sự tham gia đầy đủ.

4. Sau Khóa: Xây Dựng Quy Trình Phối Hợp Hằng Tháng

Giá trị lớn nhất của hình thức học chung thể hiện sau khóa, khi doanh nghiệp đưa kiến thức vào quy trình. Gợi ý phân công:

5. Chọn Lớp Chung Hay Đào Tạo Riêng Tại Doanh Nghiệp?

Doanh nghiệp có hai lựa chọn:

• Cử nhân sự học lớp BCQT online: Phù hợp khi số người cần học ít (2 – 4 người), lịch linh hoạt; học viên được trao đổi cùng học viên doanh nghiệp khác, có thêm góc nhìn từ nhiều ngành hàng. Đăng ký theo nhóm từ 2 người có ưu đãi học phí.
• Đào tạo Inhouse: Phù hợp khi số người nhiều, muốn bài thực hành dùng chính dữ liệu và vướng mắc của doanh nghiệp. Chương trình được khảo sát và thiết kế riêng, học tại doanh nghiệp hoặc online.

Trường hợp cử cả kế toán, kho và XNK, nếu mỗi bộ phận chỉ 1 – 2 người, lớp online là lựa chọn tiết kiệm. Nếu dữ liệu nhiều năm có vấn đề, cần xử lý ngay trong khóa, hình thức Inhouse sẽ sát nhu cầu hơn.

6. Câu Hỏi Thường Gặp

Nhân viên kho chưa biết gì về hải quan có theo kịp lớp BCQT không?

Nhân viên kho đã quen nhập – xuất – tồn là một trong ba nhóm nền tảng phù hợp của khóa BCQT. Phần thủ tục hải quan cần thiết được giới thiệu từ buổi tổng quan.

Có cần cử người học cả khóa Khai báo Hải quan không?

Người lập và truyền BCQT tại bộ phận XNK nên nắm thêm khai báo hải quan. Kế toán và kho không bắt buộc học khóa Khai báo, chỉ cần hiểu loại hình và tờ khai ở mức được giới thiệu trong khóa BCQT.

Doanh nghiệp chế xuất có học chung lớp được không?

Khóa BCQT có buổi thực hành riêng cho loại hình gia công, chế xuất bên cạnh buổi thực hành SXXK, nên nhân sự doanh nghiệp chế xuất học chung lớp được.

Xem thêm: Nguyên nhân sai lệch dữ liệu báo cáo quyết toán hải quan

Xem thêm: Đào tạo xuất nhập khẩu Inhouse dành cho doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu

Kết luận

Khi xác định doanh nghiệp nên cử những bộ phận nào cùng học BCQT, hãy ưu tiên đủ ba bộ phận XNK, kế toán, kho, cử thêm người phụ trách định mức và để quản lý nắm các buổi quan trọng. Học chung giúp các bộ phận có cùng ngôn ngữ số liệu, từ đó xây dựng quy trình đối chiếu hằng tháng và nộp BCQT đúng hạn, đúng số liệu.

Nếu doanh nghiệp hoặc bạn cần tự lập và kiểm soát báo cáo quyết toán, có thể tham khảo Khóa học Báo cáo Quyết toán Hải quan tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh: 10 buổi thực hành từ bóc tách dữ liệu kho, kế toán, Ecus đến lập và truyền mẫu 15, 15a, 16.

Hotline liên hệ tư vấn nghiệp vụ và khóa học: 0904.84.8855

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM