Học xong có thể tự xử lý hồ sơ C/O cơ bản không?

Chào Hùng,

Học xong khóa C/O chuyên sâu, bạn có thể tự xử lý hồ sơ C/O cơ bản cho các mặt hàng ổn định của công ty: xác định tiêu chí xuất xứ, lập bảng kê, chuẩn bị hồ sơ thương nhân, tạo đơn và truyền C/O trên eCoSys. Các trường hợp phức tạp như mặt hàng mới nhiều nguyên liệu nhập khẩu, C/O ba bên, xác minh xuất xứ từ nước nhập khẩu vẫn nên có người kinh nghiệm kiểm tra trong giai đoạn đầu.

Chuyển từ thuê dịch vụ sang tự làm C/O là xu hướng của nhiều doanh nghiệp, vì công ty nắm rõ nguyên vật liệu và quy trình sản xuất của mình hơn bất kỳ đơn vị bên ngoài nào. Điều sếp cần là một người hiểu căn cứ của từng ô trên C/O, thay vì chỉ biết điền theo mẫu. Bài viết dưới đây, Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh làm rõ hồ sơ C/O cơ bản gồm những gì, phần nào bạn tự làm được sau khóa và kế hoạch chuyển giao an toàn.

1. Hồ Sơ C/O Cơ Bản Gồm Những Gì?

Theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP về xuất xứ hàng hóa và các văn bản hướng dẫn, hồ sơ C/O chia làm hai phần:

Hồ sơ được nộp điện tử trên hệ thống eCoSys. Từ ngày 05/05/2025, theo Quyết định 1103/QĐ-BCT, Bộ Công Thương trực tiếp tổ chức cấp C/O thông qua Cục Xuất nhập khẩu và các phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực, nên doanh nghiệp làm việc cùng một đầu mối thống nhất cho cả C/O ưu đãi và không ưu đãi.

2. Sau Khóa Học, Bạn Tự Làm Được Những Phần Việc Nào?

Khóa đào tạo C/O thực hành trên eCoSys tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh gồm 10 buổi, tập trung vào các kỹ năng nghề cụ thể:

• Xác định tiêu chí xuất xứ: Tra quy tắc theo mã HS, áp dụng WO, CTC, RVC; nhận diện công đoạn gia công đơn giản bị loại trừ.
• Lập bảng kê và bảng định mức: Xây dựng BOM, bảng kê theo từng tiêu chí theo quy định mới nhất; định mức C/O theo báo cáo quyết toán.
• Hoàn thiện hồ sơ thương nhân: Tạo tài khoản, chữ ký số trên eCoSys; tạo và truyền bộ hồ sơ thương nhân.
• Khai báo C/O: Tạo đơn điện tử, khai và truyền C/O; quy trình cấp lại C/O.
• Xử lý trường hợp đặc biệt: C/O ba bên, lưu ý C/O ủy quyền, C/O giáp lưng; lỗi sai được chấp nhận; thời hạn nộp, bổ sung C/O.

Phần V của khóa là thực hành trọn quy trình: xác định tiêu chí, lập hồ sơ, truyền và khai C/O trên eCoSys. Nếu bạn dùng mặt hàng của công ty làm bài thực hành, kết thúc khóa học bạn đã có một bộ hồ sơ mẫu áp dụng được ngay.

3. Phần Nào Nên Tự Làm, Phần Nào Vẫn Cần Hỗ Trợ?

Như vậy, "hồ sơ C/O thông thường" mà sếp mong muốn, tức các lô hàng lặp lại của mặt hàng quen thuộc, hoàn toàn nằm trong khả năng của bạn sau khóa học. Những trường hợp đặc biệt chiếm tỷ lệ nhỏ và có thể xử lý dần khi bạn có thêm kinh nghiệm.

4. Kế Hoạch Chuyển Từ Thuê Dịch Vụ Sang Tự Làm

Để không gián đoạn lô hàng, bạn có thể đề xuất sếp kế hoạch 4 bước:

• Bước 1 – Nhận bàn giao: Xin lại từ đơn vị dịch vụ toàn bộ hồ sơ thương nhân, thông tin tài khoản eCoSys, bảng kê, BOM và các bộ C/O đã cấp; kiểm tra chữ ký số đã đăng ký đúng người ký.
• Bước 2 – Làm song song: 1 – 2 lô đầu tiên, bạn tự lập hồ sơ, đơn vị dịch vụ hoặc người có kinh nghiệm kiểm tra trước khi truyền.
• Bước 3 – Tự làm hoàn toàn: Áp dụng cho mặt hàng ổn định; xây dựng danh mục kiểm tra trước khi nộp (mô tả hàng, mã HS, số và ngày hóa đơn, tiêu chí xuất xứ, trọng lượng, số kiện).
• Bước 4 – Lưu trữ và rà soát: Lưu đầy đủ hồ sơ từng bộ C/O để sẵn sàng khi bị kiểm tra, xác minh; rà soát bảng kê mỗi khi thay đổi nguyên vật liệu.

Ví dụ: công ty xuất trung bình 6 lô hàng mỗi tháng sang các nước ASEAN, cùng một nhóm sản phẩm. Sau bước 2, bạn có sẵn bộ bảng kê, BOM chuẩn; mỗi lô tiếp theo chủ yếu cập nhật số hóa đơn, tờ khai, vận đơn và số lượng, thời gian xử lý ngắn hơn hẳn lô đầu tiên.

5. Lợi Ích Khi Doanh Nghiệp Tự Làm C/O

• Chủ động thời gian: Không phụ thuộc lịch của đơn vị dịch vụ, nộp hồ sơ ngay khi có tờ khai, vận đơn.
• Kiểm soát rủi ro xuất xứ: Người trong công ty nắm rõ nguyên vật liệu, phát hiện sớm khi đổi nhà cung cấp làm thay đổi tiêu chí.
• Giảm chi phí dài hạn: Chi phí học một lần, trong khi phí dịch vụ phát sinh theo từng lô hàng.
• Hỗ trợ bộ phận bán hàng: Tư vấn khách hàng nước ngoài về khả năng hưởng ưu đãi thuế theo từng hiệp định.

6. Câu Hỏi Thường Gặp

Chưa từng làm C/O có học được khóa chuyên sâu không?

Khóa học không yêu cầu kinh nghiệm làm C/O trước đó; người đã có nền tảng nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản sẽ tiếp thu phần tiêu chí xuất xứ thuận lợi hơn.

Hồ sơ C/O cần lưu trữ bao lâu?

Theo quy định về xuất xứ hàng hóa, thương nhân lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O và chứng từ liên quan tối thiểu 5 năm kể từ ngày cấp, để phục vụ kiểm tra, xác minh khi cần.

Sau khóa có được hỗ trợ khi làm hồ sơ thật không?

Học viên được giảng viên và trung tâm hỗ trợ giải đáp nghiệp vụ trong quá trình làm việc thực tế, đồng thời tham gia cộng đồng Gia đình Xuất nhập khẩu – Logistics để trao đổi kinh nghiệm.

Xem thêm: Học C/O và quy tắc xuất xứ xong cần đạt được đầu ra nào?

Xem thêm: Các form C/O và FTA khác nhau thế nào?

Kết luận

Câu trả lời cho học xong có thể tự xử lý hồ sơ C/O cơ bản không là có thể, áp dụng cho các mặt hàng ổn định và thị trường quen thuộc của công ty. Hãy nhận bàn giao đầy đủ từ đơn vị dịch vụ, làm song song vài lô đầu, xây dựng bộ hồ sơ mẫu và danh mục kiểm tra; các trường hợp phức tạp nên có người kinh nghiệm hỗ trợ trong giai đoạn đầu.

Nếu bạn muốn tự xác định tiêu chí xuất xứ và chủ động làm hồ sơ C/O, có thể tham khảo Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa C/O tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh: 10 buổi thực hành từ tiêu chí xuất xứ, bảng kê, định mức đến khai và truyền C/O trên eCoSys.

Hotline liên hệ tư vấn nghiệp vụ và khóa học: 0904.84.8855

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM