Nên làm Purchasing hay chứng từ xuất nhập khẩu?

Chào My, nên làm Purchasing hay chứng từ xuất nhập khẩu phụ thuộc vào sở thích công việc và thế mạnh của từng người. Purchasing thiên về tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá, theo dõi đơn hàng và kiểm soát hoạt động mua hàng. Chứng từ xuất nhập khẩu tập trung vào hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, khai báo và kiểm tra hồ sơ lô hàng.

Người thích giao tiếp, thương lượng và làm việc với nhà cung cấp thường hợp Purchasing; người cẩn thận, thích hồ sơ, quy trình và kiểm tra dữ liệu thường hợp chứng từ. Bài viết phân tích hai hướng theo công việc thực tế để người mới dễ lựa chọn.

1. Purchasing và chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau thế nào?

Purchasing và chứng từ xuất nhập khẩu đều liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa nhưng có trọng tâm khác nhau. Purchasing tập trung vào mua hàng và quan hệ với nhà cung cấp, còn chứng từ xuất nhập khẩu tập trung vào hồ sơ, thủ tục và sự chính xác của giao dịch hàng hóa quốc tế.

Có thể hình dung đơn giản:

Ranh giới giữa hai vị trí không hoàn toàn cố định. Ở doanh nghiệp nhỏ, nhân viên Purchasing có thể kiêm theo dõi chứng từ nhập khẩu; ngược lại, nhân viên xuất nhập khẩu đôi khi phải phối hợp với nhà cung cấp để xử lý đơn hàng và lịch giao.

1.1. Purchasing thực tế làm những công việc gì?

Purchasing chủ yếu chịu trách nhiệm đưa hàng hóa hoặc nguyên vật liệu cần thiết về cho doanh nghiệp với điều kiện mua phù hợp về giá, chất lượng và thời gian giao. Công việc thường bắt đầu từ nhu cầu mua hàng và kết thúc khi đơn hàng được giao, kiểm nhận và xử lý các vấn đề phát sinh.

Một Purchasing Executive hoặc Purchasing Staff thường thực hiện:

• Tiếp nhận nhu cầu mua hàng từ các bộ phận.
• Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp.
• Gửi yêu cầu báo giá và so sánh báo giá.
• Trao đổi về giá, số lượng, điều kiện thanh toán và giao hàng.
• Lập hoặc theo dõi Purchase Order (PO).
• Theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng.
• Phối hợp với kho, kế toán, logistics và các bộ phận liên quan.
• Xử lý trường hợp giao thiếu, giao trễ, hàng lỗi hoặc sai quy cách.

Với Purchasing quốc tế, công việc còn liên quan đến Incoterms, phương thức vận chuyển, thanh toán quốc tế, chứng từ và tiến độ nhập khẩu. Vì vậy, hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu giúp Purchasing xử lý đơn hàng quốc tế tốt hơn.

1.2. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm gì?

Nhân viên chứng từ tập trung vào việc đảm bảo bộ hồ sơ của lô hàng được lập, kiểm tra và luân chuyển đúng yêu cầu. Công việc đòi hỏi khả năng đối chiếu thông tin giữa hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, chứng từ xuất xứ và các tài liệu liên quan.

Một số đầu việc thường gặp gồm:

• Kiểm tra hợp đồng ngoại thương.
• Kiểm tra Commercial Invoice và Packing List.
• Theo dõi và kiểm tra vận đơn.
• Chuẩn bị hoặc kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu.
• Phối hợp với forwarder, hãng tàu, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Chuẩn bị thông tin phục vụ khai báo hải quan.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ và lô hàng.
• Xử lý sai lệch thông tin giữa các chứng từ.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ.

ICC cũng xác định chứng từ vận tải, thủ tục xuất nhập khẩu và phân bổ trách nhiệm giữa người bán – người mua là những nội dung quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Incoterms 2020 quy định trách nhiệm liên quan đến giao hàng, chi phí, rủi ro và một số nghĩa vụ về thủ tục xuất nhập khẩu giữa các bên.

Vì vậy, nhân viên chứng từ không đơn thuần là người “đánh giấy tờ”. Người làm cần hiểu lô hàng đang đi theo điều kiện nào, ai chịu trách nhiệm ở từng khâu và chứng từ nào cần xuất hiện trong quy trình.

2. Purchasing và chứng từ xuất nhập khẩu, công việc nào áp lực hơn?

Không có vị trí nào luôn áp lực hơn vị trí còn lại. Purchasing thường chịu áp lực từ giá mua, chất lượng, tiến độ giao hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp; chứng từ xuất nhập khẩu chịu áp lực lớn từ độ chính xác hồ sơ, thời hạn xử lý và các vấn đề liên quan đến lô hàng.

Ví dụ, Purchasing nhập một lô nguyên vật liệu từ Trung Quốc có thể phải xử lý tình huống nhà cung cấp báo tăng giá hoặc giao hàng chậm. Người làm phải thương lượng lại và tìm phương án thay thế.

Ở vị trí chứng từ, cùng lô hàng đó, nhân viên phải kiểm tra thông tin trên invoice, packing list, vận đơn và hồ sơ hải quan. Chỉ một sai lệch về tên hàng, số lượng, trọng lượng hoặc thông tin doanh nghiệp cũng có thể khiến quy trình phải điều chỉnh.

Áp lực vì vậy khác về bản chất:

• Purchasing: áp lực thương mại và tiến độ.
• Chứng từ: áp lực chính xác và quy trình.

3. Người mới nên chọn Purchasing hay chứng từ xuất nhập khẩu?

Nếu chưa có kinh nghiệm, chứng từ xuất nhập khẩu thường là hướng dễ xác định nội dung cần học hơn vì công việc có phạm vi nghiệp vụ tương đối rõ: chứng từ, quy trình lô hàng, Incoterms, vận tải, hải quan và phối hợp giao nhận.

Tuy nhiên, người có thiên hướng giao tiếp và đã có kinh nghiệm mua hàng, kinh doanh hoặc làm việc với nhà cung cấp không nhất thiết phải bắt đầu từ chứng từ. Purchasing sẽ phù hợp hơn nếu mục tiêu nghề nghiệp hướng về procurement hoặc supply chain.

Có thể lựa chọn theo bảng sau:

Điểm quan trọng là không nên chọn nghề chỉ dựa vào tên vị trí. Cùng là “Purchasing” nhưng Purchasing nội địa, Purchasing quốc tế và Procurement Strategic có phạm vi công việc khác nhau. Tương tự, “nhân viên chứng từ” tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu và “documentation staff” tại công ty logistics cũng có thể có nhiệm vụ khác nhau.

Người mới không nhất thiết phải chọn chuyên môn ngay từ đầu. Việc nắm nền tảng xuất nhập khẩu, quy trình giao dịch, chứng từ, Incoterms và vận tải trước sẽ giúp xác định hướng phù hợp rõ hơn.

Khóa Xuất nhập khẩu & Logistics cho người mới Lê Ánh là một lựa chọn để xây dựng kiến thức nền trước khi đi sâu vào Purchasing, chứng từ hoặc các nghiệp vụ khác

4. Nên học gì nếu đang phân vân hai hướng?

Người chưa xác định Purchasing hay chứng từ nên học nền tảng xuất nhập khẩu trước, sau đó chọn một hướng chuyên sâu. Cách này giúp người học hiểu mối liên hệ giữa mua hàng, hợp đồng, chứng từ, vận chuyển và hải quan trước khi đi sâu vào một vị trí.

Nền tảng nên gồm:

• Quy trình xuất nhập khẩu cơ bản.
• Incoterms.
• Hợp đồng ngoại thương.
• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
• Phương thức thanh toán quốc tế.
• Vận tải và giao nhận.
• Kiến thức cơ bản về hải quan.
• Excel và tiếng Anh chuyên ngành.
• Sau giai đoạn này, người học có thể thực hành theo hướng đã chọn.

Nếu chọn Purchasing, nên tăng thời lượng cho sourcing, RFQ, so sánh báo giá, PO, đàm phán, theo dõi nhà cung cấp và quản lý đơn hàng.

Nếu chọn chứng từ, nên tập trung vào invoice, packing list, bill of lading, C/O, hợp đồng, quy trình chứng từ và cách đối chiếu hồ sơ.

5. Có thể chuyển từ chứng từ sang Purchasing không?

Có. Kinh nghiệm chứng từ giúp người chuyển sang Purchasing hiểu tốt hơn về hợp đồng, điều kiện giao hàng, lịch vận chuyển và hồ sơ nhập khẩu. Tuy nhiên, người chuyển hướng vẫn cần bổ sung kỹ năng thương mại vì Purchasing yêu cầu tương tác với nhà cung cấp và xử lý điều kiện mua.

Ngược lại, người đã làm Purchasing quốc tế chuyển sang chứng từ cũng có lợi thế về hiểu đơn hàng và nhà cung cấp. Phần cần bổ sung thường là kỹ năng kiểm tra hồ sơ, quy trình chứng từ và nghiệp vụ khai báo.

Hai hướng có điểm giao nhau nhưng không nên xem là một nghề.

6. Purchasing hay chứng từ xuất nhập khẩu có hướng phát triển tốt hơn?

Không có câu trả lời chung rằng Purchasing hay chứng từ có hướng phát triển tốt hơn. Hai nghề phát triển theo những năng lực khác nhau. Purchasing thiên về thương mại, nguồn cung và quản trị nhà cung cấp; chứng từ thiên về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, logistics và kiểm soát hồ sơ.

Có thể định hướng như sau:

Purchasing → Procurement → Senior Buyer → Sourcing/Procurement Specialist → Procurement Manager

Chứng từ → Senior Documentation → Export/Import Executive → Logistics/Operations → Supervisor/Manager

Lộ trình thực tế còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành hàng, quy mô hoạt động và phạm vi công việc. Vì vậy, khi đọc tin tuyển dụng, người tìm việc nên xem kỹ mô tả công việc thay vì chỉ dựa vào chức danh.

Kết luận

Purchasing phù hợp hơn với người thích giao tiếp, tìm kiếm nhà cung cấp, phân tích báo giá và đàm phán. Chứng từ xuất nhập khẩu phù hợp với người cẩn thận, thích hồ sơ, dữ liệu và quy trình nghiệp vụ. Với người mới chưa xác định rõ hướng nghề, học nền tảng xuất nhập khẩu trước rồi trải nghiệm cả hai nhóm công việc là lựa chọn thực tế. Sau đó, người học có thể chuyên sâu theo Purchasing hoặc chứng từ dựa trên năng lực và mục tiêu nghề nghiệp.