Sai Sót Thường Gặp Khi Tra Mã HS Code Và Cách Xử Lý

Sai sót thường gặp khi tra mã HS Code gồm bỏ qua Chú giải Phần và Chương, áp dụng sai Quy tắc 3(b) về đặc trưng cơ bản, sao chép mã HS của nhà cung cấp nước ngoài, phân loại theo tên thương mại và sử dụng biểu thuế không cập nhật. Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp khai sai thuế suất, bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, chậm thông quan hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế và xử phạt.

1. Ba Sai Sót Thường Gặp Nhất Khi Tra Mã HS Code

1.1. Lỗi thứ nhất: Bỏ qua Chú giải Phần và Chương

Đây là lỗi phổ biến khi nhân viên chứng từ chỉ tìm tên hàng trong biểu thuế bằng Ctrl + F rồi lựa chọn mã có mô tả gần giống nhất.

Theo Quy tắc 1 (GRI 1) tên Phần và Chương chỉ có giá trị tham khảo. Việc phân loại hàng hóa phải căn cứ vào nội dung nhóm và Chú giải Phần, Chương có liên quan; nếu chưa phân loại được mới tiếp tục áp dụng các quy tắc phù hợp.

Cách khắc phục:

• Đọc mô tả hàng hóa, công dụng và thông số kỹ thuật trên catalogue.
• Xác định các nhóm HS có khả năng áp dụng.
• Kiểm tra Chú giải Phần, Chương và nội dung nhóm.
• Loại trừ những nhóm không phù hợp trước khi lựa chọn mã 8 số.

Như vậy tìm thấy tên hàng trong biểu thuế chưa có nghĩa đã xác định đúng mã HS.

1.2. Lỗi thứ hai: Lạm dụng Quy tắc 3(b) về đặc trưng cơ bản

Quy tắc GRI 3(b) được sử dụng trong những trường hợp hàng hóa hỗn hợp, hàng làm từ nhiều vật liệu hoặc bộ hàng hóa bán lẻ đáp ứng điều kiện áp dụng.

Sai lầm thường gặp là mặc định phân loại theo vật liệu có tỷ trọng lớn nhất, giá trị cao nhất hoặc bộ phận dễ nhận diện nhất.

Trên thực tế, đặc trưng cơ bản cần được đánh giá dựa vào bản chất hàng hóa. Tùy trường hợp, có thể xem xét vai trò của từng thành phần, công dụng, tính chất, khối lượng, số lượng hoặc giá trị.

Cách khắc phục: Không áp dụng GRI 3(b) một cách máy móc. Hãy kiểm tra GRI 1, GRI 2 và GRI 3(a) cùng các Chú giải liên quan trước khi kết luận.

1.3. Lỗi thứ ba: Sao chép nguyên mã HS Code của nhà cung cấp

Nhiều nhà cung cấp nước ngoài ghi mã HS 8–10 số trên commercial invoice hoặc cung cấp mã qua email. Nhân viên nhập khẩu đôi khi sử dụng nguyên mã này để khai báo tại Việt Nam.

Đây là sai sót đáng lưu ý vì hệ thống HS quốc tế được hài hòa ở cấp độ 6 số, còn các cấp mã chi tiết có thể khác nhau giữa quốc gia và khu vực.

Việt Nam sử dụng Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ở cấp mã 8 số theo Thông tư 31/2022/TT-BTC và các quy định có liên quan.

Cách khắc phục:

• Chỉ sử dụng mã HS nhà cung cấp như thông tin tham khảo.
• Kiểm tra lại đặc tính kỹ thuật và công dụng hàng hóa.
• Tra cứu độc lập theo Danh mục Việt Nam.
• Đối chiếu Chú giải, quy tắc GRI và mô tả mã 8 số.

Nguyên tắc: Không sao chép hoặc cắt ghép mã HS nước ngoài để sử dụng trực tiếp trên tờ khai Việt Nam.

Tham khảo: 

2. Những Lỗi Tra Mã HS Khác Khiến Doanh Nghiệp Gặp Rủi Ro

Ngoài ba lỗi trên, doanh nghiệp còn thường gặp những sai sót sau:

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập khẩu hóa chất có cùng tên thương mại nhưng thay đổi nồng độ thành phần. Nếu tiếp tục sử dụng mã HS của lô hàng trước mà không kiểm tra tài liệu kỹ thuật mới, kết quả phân loại có thể không còn phù hợp.

Vì vậy, với mặt hàng thường xuyên nhập khẩu, doanh nghiệp nên xây dựng bảng quản lý mã HS theo model, thành phần, công dụng và phiên bản tài liệu kỹ thuật.

3. Bị Hải Quan Bác Mã HS Đã Khai: Doanh Nghiệp Cần Phản Biện Như Thế Nào?

Khi cơ quan hải quan không đồng ý với mã HS doanh nghiệp khai báo, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do và căn cứ phân loại trước khi quyết định điều chỉnh.

Doanh nghiệp có quyền yêu cầu cơ quan hải quan giải thích và cung cấp văn bản liên quan thực chất nằm ở điểm a khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 2014 (Quyền của người khai hải quan). Cụ thể, doanh nghiệp có quyền: “Được cơ quan hải quan cung cấp thông tin liên quan đến việc khai hải quan đối với hàng hóa....”

Đồng thời, nếu cơ quan hải quan bác mã HS và áp lại mã khác, họ buộc phải ra văn bản chính thức (Thông báo kết quả phân loại) nêu rõ căn cứ. Nếu doanh nghiệp không đồng ý với căn cứ đó thì có quyền khiếu nại theo khoản 5 Điều 26 Luật Hải quan 2014.

Không nên mặc nhiên chấp nhận mã mới khi chưa hiểu cơ sở phân loại, nhưng cũng không nên từ chối điều chỉnh chỉ vì doanh nghiệp đã sử dụng mã cũ trong nhiều năm.

• Bước 1: Yêu cầu làm rõ căn cứ phân loại

Doanh nghiệp cần xác định cơ quan hải quan đang nghi vấn yếu tố nào: tên hàng, thành phần, công dụng, cấu tạo hay việc áp dụng Chú giải và GRI.

Người khai hải quan có quyền được cung cấp thông tin liên quan đến việc khai hải quan đối với hàng hóa theo Điều 18 Luật Hải quan 2014.

Tùy giai đoạn và hình thức xử lý, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan hải quan làm rõ căn cứ, tài liệu và kết quả kiểm tra liên quan. Không phải mọi ý kiến khác nhau về mã HS đều mặc nhiên phải có ngay một thông báo phân loại riêng.

• Bước 2: Tập hợp hồ sơ kỹ thuật chứng minh mã HS

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh bản chất hàng hóa, gồm:

• Catalogue: Thông tin về cấu tạo, công dụng, nguyên lý hoạt động và thông số kỹ thuật.
• C/Q (Giấy chứng nhận chất lượng), nếu có liên quan.
• Test Report (Báo cáo thử nghiệm, kiểm nghiệm), nếu cần.
• Danh mục HS, Chú giải và căn cứ áp dụng GRI.
• Bảng so sánh giữa mã doanh nghiệp khai và mã cơ quan hải quan đề xuất.
• Các tài liệu kỹ thuật và chứng từ khác phục vụ việc xác định mã HS.

Lưu ý: C/Q không phải lúc nào cũng là tài liệu quyết định mã HS. Với hàng hóa phức tạp, hồ sơ kỹ thuật và kết quả phân tích chuyên ngành có thể có giá trị chứng minh trực tiếp hơn.

• Bước 3: Kiểm tra căn cứ pháp lý và quy tắc phân loại

Doanh nghiệp đối chiếu hồ sơ với Thông tư 14/2015/TT-BTC về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.

Đồng thời, tham khảo Chú giải chi tiết HS của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) để làm rõ đặc tính hàng hóa, so sánh các nhóm mã HS có khả năng áp dụng và xây dựng căn cứ giải trình.

Kết quả phân loại của hàng tương tự chỉ là căn cứ tham khảo nếu chưa chứng minh được sự tương đồng về đặc tính kỹ thuật và điều kiện áp dụng.

• Bước 4: Đề nghị trao đổi, giải trình và thực hiện thủ tục phù hợp

Sau khi hoàn thiện hồ sơ và căn cứ phân loại, doanh nghiệp chủ động đề nghị trao đổi với cơ quan hải quan về mã HS đang có ý kiến khác nhau.

Trong quá trình giải trình, doanh nghiệp cần trình bày rõ đặc tính hàng hóa, mã HS đề xuất, căn cứ pháp lý và tài liệu chứng minh. Trường hợp cần thiết, thực hiện các thủ tục kiểm tra, phân tích hoặc giám định theo yêu cầu.

Nếu phát sinh kiểm tra thực tế, lấy mẫu phân tích hoặc giám định, doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý và kết quả chính thức.

Lưu ý: Hàng hóa đang chờ kết quả phân tích, giám định

Nếu cơ quan hải quan lấy mẫu hàng hóa để phân tích hoặc giám định, trong thời gian chờ kết quả, doanh nghiệp có thể xem xét đề nghị đưa hàng về bảo quản hoặc giải phóng hàng khi đáp ứng điều kiện pháp luật nhằm hạn chế chi phí lưu kho, lưu bãi theo Điều 32 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Sai sót thường gặp khi tra mã HS Code chủ yếu xuất phát từ việc thiếu thông tin kỹ thuật, bỏ qua Chú giải Phần và Chương, áp dụng sai quy tắc GRI hoặc sử dụng mã HS của nhà cung cấp mà không kiểm tra lại.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra mã HS trước khi khai báo, lưu hồ sơ phân loại và cập nhật các quy định liên quan.

Đối với nhân viên xuất nhập khẩu, logistics và người làm chứng từ, việc tham gia khóa học tra cứu mã HS Code chuyên sâu có thực hành trên catalogue, invoice và biểu thuế thật là một cách nâng cao năng lực phân loại hàng hóa, nhận diện sai sót và xử lý tình huống nghiệp vụ phát sinh.