Hướng Dẫn Cách Kiểm Tra (Check Draft) Vận Đơn Bill Of Lading Chuẩn Xác 100%

Check Draft Bill of Lading (kiểm tra vận đơn nháp) là bước tưởng đơn giản nhưng rất dễ phát sinh sai sót. Chỉ một ký tự sai trong tên Consignee, nhầm Port of Discharge, thiếu Seal No., lệch số kiện hoặc Gross Weight cũng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa vận đơn, phát sinh phí, chậm bộ chứng từ, thậm chí ảnh hưởng đến khai báo tại nước nhập khẩu và quá trình nhận hàng.

Điểm khó là người làm chứng từ không thể kiểm tra Draft B/L bằng cách đọc riêng từng dòng trên vận đơn. Muốn check chính xác, cần biết thông tin nào đối chiếu với Booking, thông tin nào lấy theo Shipping Instruction (SI), Invoice/Packing List, hợp đồng hoặc L/C và trường nào cần kiểm tra theo yêu cầu riêng của từng thị trường.

Dưới đây, Xuất nhập khẩu Lê Ánh hướng dẫn cách kiểm tra Draft Bill of Lading theo quy trình thực tế của một lô hàng xuất khẩu đường biển.

1. Draft Bill Of Lading Là Gì? Vì Sao Phải Check Draft B/L?

Draft Bill of Lading hay Draft B/L là bản nháp vận đơn được hãng tàu hoặc Forwarder phát hành để bên gửi hàng kiểm tra thông tin trước khi vận đơn chính thức được phát hành.

Thông thường, doanh nghiệp gửi Shipping Instruction (SI) cho hãng tàu/Forwarder. Từ các thông tin được cung cấp, đơn vị phát hành vận đơn lập Draft B/L và gửi lại để khách hàng kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận.

Chẳng hạn, Hapag-Lloyd hiện cho phép khách hàng xem Draft B/L sau khi gửi Shipping Instructions, sau đó có thể approve nếu thông tin chính xác hoặc yêu cầu chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống.

Về nghiệp vụ, người check Draft B/L cần trả lời được 3 câu hỏi:

• Thông tin trên Draft B/L có đúng với Booking và Shipping Instruction đã gửi không?
• Các thông tin thương mại có thống nhất với Commercial Invoice, Packing List, Contract/L/C và yêu cầu bộ chứng từ không?
• Có thông tin nào cần bổ sung hoặc thể hiện theo quy định của nước nhập khẩu/hãng tàu hay không?

Đừng đợi đến khi vận đơn chính thức đã phát hành mới phát hiện sai. Một số hãng tàu quy định việc sửa đổi sau các mốc nhất định có thể phát sinh phí; yêu cầu sửa cũng có thể phụ thuộc vào documentation cut-off và việc phê duyệt của cảng đi, cảng đến hoặc cơ quan hải quan.

2. Check Draft Bill Of Lading Cần Đối Chiếu Với Chứng Từ Nào?

Một lỗi khá phổ biến của người mới là mở Draft B/L lên rồi tự kiểm tra từng dòng mà không đặt các chứng từ liên quan bên cạnh.

Cách làm thực tế nên là: Draft B/L ↔ Booking Confirmation ↔ Shipping Instruction ↔ Commercial Invoice ↔ Packing List ↔ Contract/L/C (nếu có).

Trong đó:

Các trường phổ biến trên Shipping Instruction của hãng tàu cũng bao gồm Shipper, Consignee, Notify Party, Vessel/Voyage, POL, POD, Place of Delivery, HS Code, Container/Seal No., Shipping Marks, Description, Packages, Gross Weight và CBM.

Kinh nghiệm thực tế: Đừng áp dụng máy móc nguyên tắc “mọi thông tin trên Bill phải giống Invoice”. Có những trường phải theo SI hoặc Booking, trong khi một số thông tin thương mại lại phải kiểm tra theo Invoice, Packing List hay L/C.

Quan trọng là xác định nguồn dữ liệu chuẩn của từng trường.

3. Hướng Dẫn Cách Kiểm Tra Draft Bill Of Lading Từng Bước

Bước 1: Kiểm tra số Booking và số Bill Of Lading
Đầu tiên cần xác định Draft B/L đang check có đúng lô hàng hay không.
Kiểm tra:
Booking Number
B/L Number
Reference Number nếu có
Loại vận đơn được yêu cầu
Với nhân viên chứng từ xử lý nhiều shipment cùng lúc, việc mở nhầm Draft của một booking khác hoàn toàn có thể xảy ra.
Sau đó xác định doanh nghiệp đang yêu cầu loại chứng từ nào, chẳng hạn Original Bill of Lading hay Sea Waybill, đồng thời kiểm tra yêu cầu release phù hợp với thỏa thuận của lô hàng.
Bước 2: Check Shipper – Người gửi hàng
Kiểm tra kỹ:
Tên doanh nghiệp
Địa chỉ
Quốc gia
Mã số/định danh nếu tuyến hàng yêu cầu
Cách viết tên và địa chỉ theo Shipping Instruction
Một lỗi thường gặp là tên công ty đúng nhưng địa chỉ cũ, thiếu tầng/tòa nhà hoặc sai một phần thông tin do hệ thống lấy dữ liệu từ shipment trước.
Nếu thanh toán bằng L/C, cần kiểm tra thêm yêu cầu thể hiện Shipper trên vận đơn theo L/C.
Bước 3: Check Consignee – Người nhận hàng
Đây là một trong những mục cần kiểm tra cẩn thận nhất.
Kiểm tra:
Tên Consignee
Địa chỉ
Quốc gia
Contact/Tax ID hoặc mã định danh nếu được yêu cầu
Cách thể hiện Consignee theo phương thức giao nhận/chứng từ
Đặc biệt, nếu lô hàng thanh toán bằng L/C và vận đơn được yêu cầu thể hiện theo dạng “To Order”, “To Order of...”, người làm chứng từ phải bám đúng yêu cầu của L/C và Shipping Instruction, không tự ý thay đổi cách thể hiện.
Lỗi thực tế: Nhân viên copy Consignee từ Invoice sang B/L nhưng L/C lại yêu cầu vận đơn consigned “To order of issuing bank”. Khi đó, tên người mua đúng về mặt thương mại nhưng bộ chứng từ vẫn có thể không đáp ứng yêu cầu của L/C.
Bước 4: Check Notify Party
Notify Party là bên được thông báo liên quan đến việc hàng đến.
Cần check:
Tên
Địa chỉ
Thông tin liên hệ nếu có
Mã số/định danh theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu
Trường hợp ghi “Same as Consignee” có đúng yêu cầu hay không
Không nên mặc định Notify Party luôn chính là Consignee. Tùy giao dịch, Notify Party có thể là buyer, agent, customs broker hoặc một bên khác được chỉ định.
Bước 5: Check Vessel/Voyage và hành trình vận chuyển
Tiếp theo cần đối chiếu:
Vessel Name
Voyage Number
Place of Receipt
Port of Loading – POL
Port of Discharge – POD
Place of Delivery
Nguồn đối chiếu quan trọng là Booking Confirmation mới nhất.
Ví dụ:
Booking thể hiện:
POL: Cat Lai, Ho Chi Minh City, Vietnam
POD: Busan, Korea
Place of Delivery: Busan, Korea
Nếu Draft B/L lại hiển thị một POD khác, cần kiểm tra ngay với hãng tàu/Forwarder thay vì approve theo thói quen.
Đặc biệt với lô hàng có transshipment – chuyển tải, cần phân biệt cảng chuyển tải với Port of Discharge/Place of Delivery để tránh check nhầm.
Bước 6: Check Description Of Goods
Description of Goods là khu vực rất dễ phát sinh lỗi do dữ liệu thường được nhập từ Shipping Instruction.
Cần kiểm tra:
Tên hàng
Quy cách/mô tả cần thiết
HS Code nếu được thể hiện
Shipping Marks
Số kiện và loại bao bì
Các reference hoặc thông tin bắt buộc khác
Không nên hiểu rằng mô tả trên B/L bắt buộc phải copy toàn bộ nội dung dài trên Commercial Invoice. Mức độ thể hiện cần phù hợp với Shipping Instruction, yêu cầu chứng từ, yêu cầu của hãng tàu và quy định liên quan.
Bước 7: Check số kiện – Gross Weight – Measurement
Đây là nhóm thông tin nên đặt Packing List và Draft B/L cạnh nhau để check chéo.
Ví dụ Packing List:
520 CARTONS
Gross Weight: 8,650 KGS
Measurement: 28.50 CBM
Draft B/L phải được kiểm tra tương ứng với dữ liệu Shipping Instruction đã chốt.
Một lỗi nhỏ nhưng khá thường xuyên là:
520 CARTONS → nhập thành 502 CARTONS
hoặc:
8,650 KGS → nhập thành 8,560 KGS
Khi check nhanh bằng mắt, các con số gần giống nhau rất dễ bị bỏ qua.
Mẹo: Không đọc số liệu theo trí nhớ. Hãy đặt hai chứng từ cạnh nhau và đánh dấu lần lượt Quantity → Package → Gross Weight → CBM.
Bước 8: Check Container No. và Seal No.
Với hàng FCL, cần kiểm tra:
Container Number
Container Size/Type nếu thể hiện
Seal Number
Ví dụ:
Container: MSKU1234567
Seal: ML-VN123456
Sai một ký tự ở Container No. hoặc Seal No. cũng cần được xử lý.
Biểu mẫu Shipping Instruction của Maersk cũng thể hiện riêng các trường Container/Seal No., Size/Type, Shipping Marks, Description, Package, Gross Weight và Measurement.
Bước 9: Check Freight Prepaid hay Freight Collect
Kiểm tra vận đơn đang thể hiện:
FREIGHT PREPAID
hay
FREIGHT COLLECT
Sau đó đối chiếu với Booking, Shipping Instruction và thỏa thuận vận chuyển/thương mại của lô hàng.
Không nên chỉ nhìn Incoterms rồi suy luận máy móc Freight phải Prepaid hay Collect. Incoterms xác định phân chia chi phí, rủi ro và nghĩa vụ giữa người mua – người bán; cách hãng tàu thu cước còn phụ thuộc booking và thỏa thuận với đơn vị vận chuyển.
Các hướng dẫn Shipping Instruction của hãng tàu cũng có trường riêng để xác định các khoản cước/charges thuộc Prepaid hay Collect.
4. Ví Dụ Thực Tế Cách Check Draft Bill Of Lading
Giả sử doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu một lô hàng sang Hàn Quốc.
Invoice/Packing List:
Commodity: Wooden Furniture
Quantity: 520 Cartons
Gross Weight: 8,650 KGS
Measurement: 28.50 CBM
Booking/SI:
POL: Cat Lai, Ho Chi Minh City
POD: Busan, Korea
Freight: Prepaid
Draft B/L nhận được thể hiện:
Commodity: Wooden Furniture
Quantity: 502 Cartons
Gross Weight: 8,650 KGS
Measurement: 28.50 CBM
POD: Busan
Freight: Prepaid
Nếu chỉ nhìn tổng thể, Draft có vẻ gần như đúng hoàn toàn. Nhưng số kiện đã bị đảo từ 520 thành 502 cartons.
Nhân viên chứng từ cần đánh dấu lỗi, gửi yêu cầu amendment và chờ Draft mới để kiểm tra lại.
Một nguyên tắc nên nhớ:
Draft sửa lần 2 không có nghĩa chỉ cần kiểm tra đúng trường vừa sửa.
Sau khi nhận bản Draft mới, nên rà lại toàn bộ các trường quan trọng. Trong thực tế xử lý chứng từ, không nên giả định rằng những dữ liệu khác chắc chắn không thay đổi.
5. Những Lỗi Thường Gặp Khi Check Draft Bill Of Lading
Các lỗi chúng tôi thường gặp khi hướng dẫn học viên xử lý bộ chứng từ thực tế gồm:
Sai hoặc thiếu tên Shipper/Consignee/Notify Party.
Dùng địa chỉ cũ của khách hàng.
Nhầm Consignee với Notify Party.
Sai Vessel/Voyage.
Nhầm POL, POD hoặc Place of Delivery.
Sai Container No./Seal No.
Sai số lượng package.
Sai Gross Weight hoặc CBM.
Mô tả hàng hóa không đúng Shipping Instruction.
Sai Freight Prepaid/Collect.
Thiếu thông tin bắt buộc riêng của thị trường nhập khẩu.
Không kiểm tra điều kiện của L/C trước khi approve B/L.
Nhận Draft sửa đổi nhưng chỉ kiểm tra trường vừa yêu cầu sửa.
Đặc biệt, với các tuyến có yêu cầu khai báo trước như Mỹ, Canada, EU hoặc những thị trường có yêu cầu manifest/định danh riêng, người làm chứng từ cần cập nhật yêu cầu của tuyến hàng tại thời điểm shipment, thay vì dùng nguyên mẫu của một lô cũ.
6. Checklist Check Draft Bill Of Lading Trước Khi Approve
Trước khi bấm Approve Draft B/L, có thể rà lại theo checklist sau:
Nhóm 1 – Parties
□ Shipper
□ Consignee
□ Notify Party
□ Address/Contact/ID nếu yêu cầu
Nhóm 2 – Routing
□ Vessel/Voyage
□ Place of Receipt
□ Port of Loading
□ Port of Discharge
□ Place of Delivery
Nhóm 3 – Cargo
□ Description of Goods
□ Marks & Numbers
□ Number/Kind of Packages
□ Gross Weight
□ Measurement/CBM
□ HS Code nếu cần thể hiện
Nhóm 4 – Container
□ Container No.
□ Seal No.
□ Size/Type nếu có
Nhóm 5 – Documentation
□ B/L Type
□ Freight Prepaid/Collect
□ Số bản Original nếu áp dụng
□ Yêu cầu Contract/L/C
□ Yêu cầu đặc thù của nước nhập khẩu
Cuối cùng, hãy check lại Draft B/L ↔ SI ↔ Booking ↔ Invoice ↔ Packing List ↔ Contract/L/C trước khi xác nhận.
7. Phát Hiện Draft Bill Of Lading Sai Thì Xử Lý Thế Nào?
Nếu phát hiện lỗi, không nên approve rồi mới yêu cầu sửa.
Quy trình nên thực hiện:
Đánh dấu chính xác trường sai.
Ghi rõ Old information → Correct information.
Gửi amendment qua hệ thống hoặc kênh mà hãng tàu/Forwarder quy định.
Kiểm tra documentation cut-off và khả năng phát sinh amendment fee.
Nhận Draft B/L mới.
Check lại toàn bộ các trường quan trọng.
Chỉ approve khi thông tin đã phù hợp.
Hapag-Lloyd hiện hướng dẫn khách hàng có thể chỉnh sửa Draft B/L trên hệ thống và gửi yêu cầu amendment; một số thay đổi có thể cần sự chấp thuận liên quan của POL, POD hoặc Customs.
Tương tự, Maersk Việt Nam lưu ý Shipping Instruction phải được gửi đúng quy trình và deadline; Draft Bill được lập trên cơ sở SI phù hợp, đồng thời việc sửa Draft cũng có quy trình và điều kiện riêng.
Vì vậy, check Draft sớm và check đúng ngay từ đầu luôn ít rủi ro hơn sửa B/L muộn.
8. Kinh Nghiệm Check Draft B/L Nhanh Nhưng Không Bỏ Sót
Người mới thường check từ trên xuống dưới. Người làm chứng từ lâu năm thường check theo từng nhóm dữ liệu.
Một trình tự khá hiệu quả là:
Parties → Routing → Cargo → Container → Freight → Special Requirements.
Đồng thời áp dụng nguyên tắc:
Một trường thông tin – một nguồn đối chiếu chính.
Ví dụ Vessel/Voyage ưu tiên Booking mới nhất; Cargo Quantity/Gross Weight đối chiếu Packing List và SI; Parties kiểm tra SI cùng yêu cầu Contract/L/C.
Cách làm này giúp hạn chế tình trạng thấy thông tin “có vẻ đúng” rồi bỏ qua.
Kết Luận
Kiểm tra Draft Bill of Lading không đơn thuần là dò lỗi chính tả trên một tờ vận đơn. Người làm xuất nhập khẩu phải hiểu mối liên hệ giữa Booking – Shipping Instruction – Invoice – Packing List – Bill of Lading – Contract/L/C, đồng thời biết yêu cầu riêng của từng tuyến hàng.
Đó cũng là lý do nghiệp vụ chứng từ nên được học trên bộ hồ sơ và tình huống thực tế, thay vì chỉ học thuộc khái niệm Shipper, Consignee, Notify Party hay POL/POD.
Nếu bạn đang học hoặc làm công việc Xuất nhập khẩu – Logistics, Purchasing, Sales Logistics, Chứng từ, có thể tham khảo các chương trình đào tạo nghiệp vụ thực tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Chương trình tập trung vào quy trình xử lý lô hàng và chứng từ thực tế, giúp học viên hiểu bản chất để biết kiểm tra – phát hiện sai – xử lý tình huống, thay vì chỉ ghi nhớ mẫu chứng từ.