Vận Đơn Gốc (Original Bill Of Lading) Là Gì? Kèm Chứng Từ Mẫu Thực Tế

Có rất nhiều cách phân chia vận đơn khác nhau trong đó OBL - Original Bill Of Lading là một loại vận đơn rất phổ biến và có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động logistics. Hãy cùng tìm hiểu xem điểm đặc biệt của loại vận đơn gốc OBL là gì?

>>>>> Xem thêm: Phân biệt vận đơn gốc và vận đơn copy

1. OBL Original Bill Of Lading Là Gì?

Vận đơn gốc Original Bill (OBL) là vận đơn được phát hành bởi hãng tàu hoặc Forwarder. Nội dung trên vận đơn cần phải có chữ ký tươi của người phát hành để xác nhận tính chính thức của vận đơn. Chữ kỹ tươi chính là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy đó là vận đơn gốc.

Mặt sau vận đơn gốc hay các loại vận đơn khác cũng vậy, sẽ luôn có in rất chi tiết các điều kiện vận tải và điều khoản của hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận tải, tuân theo quy định của luật pháp và công ước quốc tế.
Thông thường một bộ vận đơn sẽ bao gồm ba bản gốc. Số lượng bản gốc được ghi rõ trên Bill Lading, trong ô “No. of Original Bill of Lading”.

Ba bản gốc có cùng hình thức và nội dung nhưng một số hãng tàu hoặc Doanh nghiệp Forwarder muốn phân biệt rõ ràng hơn bằng cách in các chữ trên vận đơn như “First Original”, “Second Original” và “Third Original” trên vận đơn.

Ngoài ra, một số hãng tàu lại sử dụng các thuật ngữ khác như: “Original”, “Duplicate” và “Triplicate” (“Vận đơn bản gốc 1”, “Vận đơn bản gốc 2” và “Vận đơn bản gốc 3”) để đánh dấu phân biệt các bản gốc với nhau. Tất cả các bản gốc này đều có giá trị pháp lý như nhau.

2. Nội dung & thuật ngữ trên Original Bill Of Lading

Trên Bill of lading thường bao gồm các mục nội dung dưới đây:

Shipper là người gửi hàng, người xuất khẩu hoặc là người bán hàng, thường là người sẽ phải chịu tiền cước vận chuyển (tùy vào điều kiện giao hàng)

Consignee là người nhận hàng, người nhập khẩu hoặc là người mua hàng, là người có quyền sở hữu, định đoạt hàng hóa. Đôi khi trên mục consignee có ghi là “To order of ….bank….Mr/Ms…” điều này đồng nghĩa với việc vận đơn này là vận đơn theo lệnh (vận đơn ký hậu) và hàng chỉ được giao khi cá nhân/tổ chức được thể hiện lên ô này ký vào mặt sau của vận đơn hoặc làm thư cam kết bảo lãnh cho nhà nhập khẩu nhận hàng khi chưa có vận đơn gốc

Notify address/Notify party là nơi, địa điểm/người nhận được thông báo khi hàng cập bến, nội dung trong mục này sẽ nhận được thông báo hàng đến “Arrival notice”. Tuy nhiên đối tượng thể hiện trên mục này không có quyền định đoạt đối với lô hàng.

Booking no (số booking) là một dãy số hoặc chữ số mà hãng vận tải có phương tiện/công ty vận chuyển không có phương tiện “carrier/forwarder” theo dõi số lượng hàng hóa đặt chỗ trên tàu/máy bay.

Vessel name: tên tàu vận chuyển hàng hóa, thường trong vận chuyển đường biển

Place of receipt: Nơi nhận hàng đầu xuất khẩu

B/L no (Bill of lading no) là số vận đơn được đặt bởi nhà vận tải để tiện theo dõi các lô hàng trong năm, thường là các ký hiệu riêng.

Export references là mã số người xuất khẩu (mã khách hàng)

Forwarding Agent references là mã đại lí, nghĩa là nơi mà consignee sẽ mang bill gốc đến nhận lệnh giao hàng (D/O)

Point and Country of Origin: Nơi phát hành vận đơn

Also Notify/Domestic Routing/ Export instructions: Người được thông báo khác/ tuyến vận chuyển nội địa/ chỉ dẫn của người xuất khẩu.

Pre-Carriage by: Là có những phương tiện chuyển tải hàng từ cảng phụ đến cảng chính để xuất phát.

Port of loading (POL): Cảng xếp hàng

Port of discharge (POD): Cảng dỡ hàng

Place of delivery: Nơi giao hàng (ở những cửa khẩu, depot ở sâu trong đất liền hoặc là những quốc gia không có biển, khi gửi hàng thì shipper yêu cầu hãng vận tải giao hàng đến những địa điểm ghi trong mục này).

Marks and number: Ký mã hiệu đóng gói và số hiệu (đối với những lô hàng rời (LCL), không đi nguyên container thì khi giao hàng, người gửi hàng – shipper sẽ đánh số và ký mã hiệu nhận dạng hàng tại cảng đích).

Kind of package hoặc Packages of Goods: Loại kiện hàng (ví dụ drum – thùng đựng rượu hoặc những loại kiện hàng khác như: pallet, cartons,…

No of packages: Số kiện hàng

Description of Packages of Goods (Description of goods): Mô tả về kiện đóng gói hàng hóa.

Shipper’s load, count and seal: Nghĩa là người gửi hàng tự xếp hàng, kiểm đếm và bấm seal (điều này có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà vận tải khi xảy ra sự cố về hàng hóa như có hàng cấm trong container, hàng bị mất khi container còn nguyên và seal còn nguyên).

Container said to contain: Hàng hóa được kê khai trong container

Gross weight: Tổng trọng lượng hàng hóa bao gồm cả bao bì, đai, kiện để đóng gói (đơn vị là Ki-lô-gam)

Measurement: Thể tích của toàn bộ đơn hàng (đơn vị tính là CBM – tính bằng mét khối)

Freight amount: Tiền cước

Freight payable at: Tiền cước phải trả tại

Freight & charges: Cước vận chuyển và phí (người vận chuyển ghi số tiền cước và phí vận chuyển vào mục này)

Rate: Số tiền cước

Units/per: Đơn giá cước

Prepaid: Cước trả trước

Collect: Cước trả sau (nhờ thu trong một số trường hợp)

Exchange rate: Tỷ giá

Prepaid at: Cước được trả trước tại…

Number of Original B/L (Number of Original): Số bản vận đơn gốc được cấp tại đầu xuất khẩu

3. Đặc điểm của vận đơn gốc

- Chữ ký trên vận đơn được viết tay hoàn toàn, không phải bản photocopy, bản chụp, bản sao hay bản đánh máy.

- Trên vận đơn, ngoài chữ ký bằng tay thì có đóng dấu kèm chữ Original. Với những vận đơn có con dấu, nhưng không có chữ ký bằng tay thì đều không có giá trị như vận đơn gốc.

- Mặt trước của vận đơn được đóng dấu chữ Original, mặt sau sẽ in các điều khoản và điều kiện đi kèm.

Việc sử dụng vận đơn gốc thay cho vận đơn copy trong quá trình vận chuyển chắc chắn giúp giữa các bên sẽ tin tưởng nhau hơn. Người nhập khẩu cũng sẽ có lòng tin nhiều hơn vào người xuất khẩu và yên tâm thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo đúng quy định.

Ưu điểm

- Vì là vận đơn gốc nên sẽ tạo được sự tin tưởng với nhà nhập khẩu

- Đáp ứng được yêu cầu về chứng từ trong thanh toán L/C

- Cho phép kiểm soát việc di chuyển và giao hàng. Vì hàng hóa không thể được giao nếu không có vận đơn gốc được xác nhận hợp lệ, người gửi hàng có thể duy trì quyền kiểm soát lô hàng và có thể chuyển quyền sở hữu của mình tại thời điểm lựa chọn.

Nhược điểm

- Việc làm Vận đơn gốc tốn kém & mất thời gian

- Có thể bị thất lạc và hậu quả là rất nghiêm trọng; tốn kém chi phí chuyển phát nhanh.

- Có thể phát sinh những chi phí không mong muốn như phí DEM/DET hoặc Storage
Surrender Bill do thời gian và sự cần thiết phải đợi bản gốc được xác nhận hợp lệ đến nơi.

Để khắc phục nhược điểm của Original Bill thì ra đời loại vận đơn được gọi là “Surrender Bill”. Nó y hệt như bill gốc bình thường nhưng có thêm dòng chữ “SURRENDER” và không có dòng chữ “ORIGINAL” trên mặt trước của vận đơn.

Khi người gửi yêu cầu Surrendered B/L, điều đó có nghĩa là họ đã yêu cầu hãng tàu hoặc forwarder trả hàng (release cargo) cho người nhận mà không cần B/L gốc. Trong trường hợp này, bill gốc sẽ được thu hồi nếu đã phát hành (nghĩa là hãng tàu phải thu lại và hủy Bill gốc trước khi in bộ Bill mới với dấu surrender).

=> Hãng tàu/forwarder sau đó sẽ gửi một thông điệp giao hàng qua Telex Release yêu cầu văn phòng/đại lý của họ tại cảng để trả hàng cho người nhận.

Ưu điểm của Surrender Bill

Sử dụng Surrender bill rất tiện lợi và nhanh chóng, thủ tục đơn giản, chỉ với bản email hoặc fax cũng có thể nhận được hàng.

Người nào có surrender bill coi như người đó có quyền nhận hàng hóa. Do đó, phương pháp này chỉ nên được áp dụng khi có nhu cầu gấp và hai bên mua và bán tin tưởng lẫn nhau.

Nhược điểm của Surrender Bill

Khi sử dụng surrender bill, người nhập khẩu sẽ mất thêm chi phí telex release, thường sẽ từ $35 – $40/Bill

Việc sử dụng loại bill này thường chỉ áp dụng cho những đối tác đã quen thuộc, vì có thể gây rủi ro khi đã thanh toán tiền hàng nhưng không nhận được điện giao hàng.
Lưu ý cho bên xuất khẩu khi sử dụng Surrendered B/L:

Trước khi thả hàng, bên xuất khẩu phải kiểm tra việc thanh toán của bên nhập khẩu. Ngược lại, bên nhập khẩu phải tiến hành thanh toán đúng hẹn cho bên xuất khẩu, phòng trường hợp hàng đến rồi, mà việc thanh toán chưa hoàn thành.
Bên xuất khẩu sẽ không thả hàng, người nhập khẩu sẽ không lấy được hàng, phát sinh phí DEM, Storage…

XNK Lê Ánh là đơn vị đi đầu trong đào tạo Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu online, bạn có thể tham khảo chi tiết khóa học tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu,... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM