Doanh Nghiệp Lần Đầu Nhập Khẩu Cần Chuẩn Bị Gì?

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần chuẩn bị gì? Tìm hiểu hồ sơ pháp lý, quy trình nhập khẩu, chứng từ và những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa qua bài viết dưới đây của Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần chuẩn bị 5 bước cốt lõi để đảm bảo thông quan thuận lợi và tối ưu chi phí: (1) Thiết lập hồ sơ pháp lý và đăng ký tài khoản hải quan điện tử VNACCS/VCIS; (2) Xác định chính xác mã HS và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành; (3) Lập dự toán chi phí trọn gói (Landed Cost) để quản trị dòng tiền; (4) Đàm phán hợp đồng ngoại thương, Incoterms và phương thức thanh toán; (5) Lựa chọn đối tác đại lý hải quan uy tín. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro lưu bãi, phạt vi phạm hành chính và tối ưu nghĩa vụ thuế.

√ Hoạt động nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ về chứng từ, hiểu rõ quy định hải quan và quản lý chi phí chặt chẽ. Nếu thiếu kinh nghiệm hoặc chuẩn bị chưa đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như hàng bị chậm thông quan, phát sinh phí lưu container/lưu bãi (Demurrage, Detention) hoặc bị xử phạt hành chính.

√ Bài viết dưới đây, Xuất nhập khẩu Lê Ánh tổng hợp những nội dung quan trọng nhất để giúp doanh nghiệp trả lời rõ câu hỏi: Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần chuẩn bị gì?

• Giai Đoạn 1: Nền Tảng Pháp Lý Căn Bản Và Phân Loại Hàng Hóa

Giai đoạn này quyết định tính hợp pháp của lô hàng và là cơ sở để thực hiện mọi nghiệp vụ tiếp theo. Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng (Purchasing) và pháp chế là điều bắt buộc.

1. Thẩm định quyền nhập khẩu và thiết lập hệ thống khai báo

Theo quy định hiện hành, mọi doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại Việt Nam đều có quyền xuất nhập khẩu hàng hóa, ngoại trừ các mặt hàng thuộc Danh mục cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu (như vũ khí, hóa chất độc hại, phế liệu không đạt chuẩn...). Ngành nghề kinh doanh trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không giới hạn quyền nhập khẩu, miễn là hàng hóa đó phục vụ cho hoạt động thương mại hoặc sản xuất hợp pháp của đơn vị.

Về mặt hạ tầng kỹ thuật, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Chữ ký số (Token): Đảm bảo chữ ký số đang trong tình trạng hoạt động và có giá trị pháp lý.

Đăng ký tài khoản VNACCS/VCIS: Doanh nghiệp phải đăng ký thông tin người sử dụng trên hệ thống một cửa quốc gia và hệ thống thông quan điện tử tự động của Tổng cục Hải quan. Quá trình xét duyệt có thể mất từ 1 đến 3 ngày làm việc, do đó cần thực hiện trước khi hàng hóa cập cảng để tránh độ trễ trong khâu truyền tờ khai.

2. Xác định Mã HS (HS Code) – Yếu tố then chốt về Thuế và Pháp lý

Mã HS (Harmonized System Code) là ngôn ngữ chung của thương mại quốc tế dùng để phân loại hàng hóa. Việc định danh sai mã HS là lỗi phổ biến nhất và gây ra hậu quả nghiêm trọng nhất đối với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu.

Mã HS quyết định hai yếu tố sinh tử của lô hàng:

Chính sách quản lý mặt hàng: Hàng hóa có chịu sự quản lý rủi ro đặc thù nào không? Có cần xin giấy phép trước khi nhập khẩu không?

Nghĩa vụ thuế: Bao gồm Thuế nhập khẩu (thông thường, ưu đãi, hoặc ưu đãi đặc biệt), Thuế Giá trị gia tăng (VAT), Thuế Tiêu thụ đặc biệt, Thuế Bảo vệ môi trường, hoặc các biện pháp phòng vệ thương mại (thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp).

Khuyến nghị chuyên môn: Việc áp mã HS cần tuân thủ nghiêm ngặt 6 Quy tắc chú giải phân loại hàng hóa của WCO. Trong trường hợp mặt hàng có cấu tạo phức tạp, bộ phận nghiệp vụ cần tra cứu các hệ thống cơ sở dữ liệu của hải quan hoặc làm thủ tục xin Xác định trước mã số (Advance Ruling) bằng văn bản gửi Tổng cục Hải quan trước khi ký kết hợp đồng mua bán.

3. Rà soát yêu cầu Kiểm tra chuyên ngành

Không ít lô hàng phải nằm lưu bãi hàng tháng trời vì doanh nghiệp không biết mặt hàng đó thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành. Tùy thuộc vào bản chất sản phẩm, doanh nghiệp phải xin giấy phép hoặc chứng nhận từ các Bộ ban ngành liên quan:

Bộ Y tế: Công bố mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, thực phẩm chức năng.

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Kiểm dịch động vật, thực vật, thức ăn chăn nuôi.

Bộ Khoa học và Công nghệ: Kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy các thiết bị điện, điện tử.

Bộ Thông tin và Truyền thông: Giấy phép nhập khẩu thiết bị phát sóng, viễn thông.

Doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, bảng thành phần (COA, MSDS) để tiến hành làm thủ tục công bố hợp quy hoặc xin giấy phép trước khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải.

• Giai Đoạn 2: Quản Trị Tài Chính Và Dự Toán Chi Phí Nhập Khẩu (Landed Cost)

Dưới góc độ kế toán và tài chính doanh nghiệp, việc lập dự toán chính xác chi phí cấu thành giá vốn hàng nhập (Landed Cost) là bước không thể bỏ qua để quyết định biên lợi nhuận và kế hoạch dòng tiền. Nhập khẩu không chỉ có giá trị ghi trên hóa đơn (Invoice Value).

4. Lập bảng dự toán chi phí toàn diện

Một bảng tính chi phí chuẩn mực cho hàng nhập khẩu cần bao gồm các hạng mục sau:

Trị giá tiền hàng (FOB/EXW Value): Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

Chi phí vận tải quốc tế (International Freight): Cước vận tải đường biển (Ocean Freight) hoặc đường hàng không (Air Freight) và phí bảo hiểm hàng hóa (Marine Insurance).

Nghĩa vụ Thuế nhà nước: Tổng các khoản thuế phải nộp tại khâu nhập khẩu. Lưu ý, thuế VAT hàng nhập khẩu sẽ được khấu trừ đầu vào nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ chứng từ hợp lệ theo luật thuế.

Phí phụ trợ tại cảng (Local Charges): Phí xếp dỡ tại cảng (THC), phí lệnh giao hàng (D/O), phí vệ sinh container, phí cân bằng container (CIC). Các loại phí này do hãng tàu thu và thường không được báo trước chi tiết trong hợp đồng mua hàng.

Chi phí thông quan & Vận tải nội địa: Phí dịch vụ đại lý hải quan, cước vận tải xe tải/xe đầu kéo từ cảng về kho doanh nghiệp, phí nâng hạ container.

Chi phí tuân thủ & ESG (nếu có): Chi phí kiểm định, thử nghiệm mẫu, chi phí hun trùng, hoặc các phí liên quan đến báo cáo phát thải carbon nếu xuất khẩu ngược lại sang các thị trường yêu cầu tiêu chuẩn xanh (như EU).

Việc dự trù một khoản ngân sách dự phòng (Contingency budget) khoảng 5-10% là cần thiết để ứng phó với biến động tỷ giá hối đoái hoặc phát sinh lưu bãi do chậm trễ chứng từ.

5. Thẩm định rủi ro đối tác nước ngoài

Thương vụ quốc tế tiềm ẩn rủi ro lừa đảo rất cao. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình thẩm định nhà cung cấp (Vendor Evaluation SOP) thông qua việc yêu cầu đối tác cung cấp giấy phép kinh doanh, hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính hoặc các chứng nhận quốc tế (ISO). Việc sử dụng dịch vụ báo cáo tín dụng quốc tế hoặc thông qua hệ thống ngân hàng thương mại để kiểm tra "sức khỏe" tài chính của đối tác là một biện pháp nghiệp vụ an toàn.

• Giai Đoạn 3: Đàm Phán Hợp Đồng, Vận Tải Và Tối Ưu Ưu Đãi Cước/Thuế

Giai đoạn này đòi hỏi kỹ năng đàm phán thương mại quốc tế, sự am hiểu về Incoterms và năng lực lựa chọn đối tác cung ứng dịch vụ.

6. Đàm phán Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) & Incoterms 2020

Hợp đồng thương mại quốc tế cần quy định chặt chẽ các điều khoản về: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức đóng gói, giao hàng, thanh toán và giải quyết tranh chấp (trọng tài quốc tế).

Về điều kiện giao hàng (Incoterms 2020):

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu thường có xu hướng mua giá CIF, CFR hoặc DAP, giao toàn bộ rủi ro vận tải cho người bán. Tuy nhiên, điều này đi kèm rủi ro mất kiểm soát về thời gian hàng cập cảng và rủi ro bị đại lý của người bán tại Việt Nam áp đặt các mức phí Local Charges rất cao.

Để tối ưu và chủ động, nếu doanh nghiệp có năng lực quản lý hoặc thuê được đại lý logistics tốt, hãy đàm phán mua điều kiện FCA hoặc FOB. Khi đó, bạn sẽ chủ động chỉ định hãng tàu, kiểm soát được chi phí cước biển và lịch trình.

Về phương thức thanh toán:

Ưu tiên sử dụng Thư tín dụng (L/C) không hủy ngang cho các lô hàng có giá trị lớn để đảm bảo an toàn, vì ngân hàng sẽ chỉ thanh toán khi bộ chứng từ hoàn toàn tuân thủ các điều khoản.

Nếu dùng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T), chỉ nên tạm ứng một tỷ lệ nhỏ (20-30%) và thanh toán phần còn lại sau khi nhận được bản sao vận đơn (Copy B/L) và các chứng từ thể hiện hàng đã xếp lên tàu.

7. Tối ưu hóa Thuế qua Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Việt Nam đã tham gia hàng loạt Hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương và đa phương. Tận dụng các FTA này là cách hợp pháp để giảm chi phí thuế.
Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp phát hành Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) chuẩn xác để hưởng thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Ví dụ: C/O Form E (từ Trung Quốc), Form D (ASEAN), Form VK (Hàn Quốc), Form EUR.1 (Châu Âu).

Tuy nhiên, cơ quan hải quan kiểm tra C/O cực kỳ khắt khe. Bất kỳ sự sai lệch nhỏ nào về định dạng, sai lỗi chính tả, sai mã HS giữa C/O và tờ khai, hoặc tiêu chí xuất xứ không hợp lệ đều dẫn đến việc C/O bị bác, và doanh nghiệp phải nộp thuế suất thông thường (Mức chênh lệch có thể lên tới hàng chục phần trăm).

8. Tuyển chọn Đối tác Logistics và Đại lý Khai thuê Hải quan

Nghiệp vụ hải quan là một lĩnh vực chuyên sâu, đòi hỏi sự cọ xát thực tế liên tục để xử lý các vướng mắc phát sinh tại chi cục. Việc doanh nghiệp mới tự cử nhân sự đi làm thủ tục trực tiếp thường dẫn đến sai sót chứng từ và chậm trễ tiến độ.

Giải pháp tối ưu là sử dụng dịch vụ từ các Forwarder hoặc Đại lý khai thuê hải quan chuyên nghiệp. Nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị được đánh giá rất cao về chất lượng từ cộng đồng doanh nghiệp, có giấy phép đại lý hải quan do Tổng cục Hải quan cấp.

Việc ủy thác này không chỉ đảm bảo tốc độ thông quan nhanh chóng mà còn giúp nhân sự của bạn (đặc biệt là kế toán, mua hàng) có thời gian tập trung vào công tác chuyên môn, quản lý chứng từ và đối soát dòng tiền.

• Giai Đoạn 4: Thông Quan Khai Báo Hải Quan Và Quản Trị Hậu Thông Quan

Khi hàng cập cảng, bộ phận chứng từ (Docs) cần đẩy nhanh tốc độ xử lý để tránh phí lưu bãi.

9. Rà soát Bộ chứng từ nhập khẩu (Clean Documents)

Một bộ hồ sơ hải quan hoàn chỉnh thông thường yêu cầu bản chụp (scan) hoặc bản gốc của:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract).

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Lưu ý: Hải quan không chấp nhận Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) cho việc khai báo.

Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List).

Vận đơn vận tải (Bill of Lading / Airway Bill).

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) - Nếu có.

Giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu mặt hàng yêu cầu).

10. Truyền tờ khai điện tử và Xử lý phân luồng

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm (phổ biến là ECUS/VNACCS) để nhập liệu bộ chứng từ lên hệ thống. Hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng:

Luồng Xanh (Green Channel): Hệ thống miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng hóa được thông quan ngay sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Luồng Vàng (Yellow Channel): Cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy hoặc qua hệ thống điện tử. Doanh nghiệp cần xuất trình đầy đủ chứng từ chứng minh tính hợp lệ của lô hàng.

Luồng Đỏ (Red Channel): Mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan vừa kiểm tra chứng từ, vừa mở container để kiểm tra thực tế hàng hóa (Kiểm hóa). Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải điều động nhân công và đóng phí nâng hạ, cắt chì.

Lưu ý về rủi ro Tham vấn giá: Nếu trị giá khai báo của doanh nghiệp thấp hơn mức giá rủi ro trên cơ sở dữ liệu của hải quan, lô hàng có thể bị đưa vào diện tham vấn giá. Doanh nghiệp phải chứng minh được mức giá giao dịch là trung thực, khách quan thông qua chứng từ thanh toán ngân hàng, sổ sách kế toán và thư điện tử giao dịch.

11. Lưu trữ chứng từ, báo cáo thuế và Kiểm tra sau thông quan

Trách nhiệm của doanh nghiệp chưa kết thúc khi hàng đã đưa về kho.
Theo quy định của Luật Hải quan và Luật Kế toán, toàn bộ hồ sơ hải quan, chứng từ thương mại, chứng từ kế toán liên quan đến lô hàng nhập khẩu phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.

Cơ quan hải quan có quyền thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp trong thời hạn này. Đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu tờ khai hải quan với số liệu trên phần mềm kế toán, sổ kho, chứng từ thanh toán quốc tế và tình hình sử dụng hàng hóa.

Việc lưu trữ không khoa học, mất mát chứng từ gốc, hoặc số liệu kế toán không khớp với số liệu khai báo hải quan sẽ dẫn đến các khung hình phạt hành chính rất nặng và truy thu thuế. Việc tham gia các khóa đào tạo bài bản về kế toán tổng hợp, kế toán thuế thực hành hoặc nghiệp vụ xuất nhập khẩu chuyên sâu sẽ giúp bộ máy nhân sự nội bộ vận hành trơn tru và tuân thủ tuyệt đối pháp luật.

• Câu Hỏi Thường Gặp Của Doanh Nghiệp Lần Đầu Nhập Khẩu (FAQ)

Có thể nhập khẩu ủy thác qua một pháp nhân khác được không?
Hoàn toàn có thể. Nếu doanh nghiệp chưa tự tin về mặt nghiệp vụ chứng từ, chưa có tài khoản thanh toán ngoại tệ, hoặc chưa nắm vững luật thuế thương mại quốc tế, bạn có thể ký hợp đồng "Ủy thác nhập khẩu" với một công ty dịch vụ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp. Công ty nhận ủy thác sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan, chịu trách nhiệm nhập hàng, nộp thuế và sau đó xuất hóa đơn VAT trả lại hàng cho doanh nghiệp bạn.

Thời hạn phải mở tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu là bao lâu?

Theo quy định của Luật Hải quan, tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu phải được đăng ký trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Việc chậm trễ mở tờ khai quá thời hạn này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời doanh nghiệp phải chịu chi phí lưu bãi của cảng.

Hàng hóa bị sai sót nhỏ trên C/O có được hải quan chấp nhận để hưởng ưu đãi thuế không?

Cơ quan hải quan Việt Nam kiểm tra C/O rất nghiêm ngặt. Những sai sót như sai lỗi chính tả nhỏ không làm thay đổi bản chất hàng hóa có thể được xem xét chấp nhận tùy chi cục. Tuy nhiên, nếu sai lệch về mã HS, sai thông tin hành trình tàu, mô tả hàng hóa không khớp với Invoice/Bill, hoặc sai lệch trọng lượng lớn, C/O chắc chắn sẽ bị từ chối. Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác gửi bản nháp (Draft C/O) để kiểm tra kỹ trước khi cấp bản gốc.

Doanh Nghiệp Lần Đầu Nhập Khẩu Cần Chuẩn Bị Gì?", chìa khóa nằm ở sự tuân thủ pháp luật, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thủ tục chuyên ngành và khả năng thiết lập mạng lưới đối tác hỗ trợ (ngân hàng, đại lý hải quan, nhà vận tải) đáng tin cậy.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM