HS code là gì? Cách tra mã HS code chính xác nhất

HS Code là gì? Tra mã HS code chính xác là nghiệp vụ nền tảng nhưng cũng là thách thức lớn nhất trong ngành xuất nhập khẩu, quyết định trực tiếp đến số thuế phải nộp và tính pháp lý của lô hàng. Với kinh nghiệm đào tạo thực chiến cho hàng nghìn học viên, Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện, từ khái niệm cơ bản đến các quy tắc và kinh nghiệm áp mã chuyên sâu theo quy định mới nhất.

1. HS Code Là Gì? 

HS Code (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu được quy chuẩn hóa toàn cầu theo "Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa" do Tổ chức Hải quan thế giới (WCO) ban hành. HS code dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa. Tại Việt Nam, mã HS thường gồm 8 số, giúp xác định thuế suất, chính sách mặt hàng và thống kê thương mại một cách thống nhất.

• Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để cơ quan hải quan xác định chính sách thuế, các biện pháp quản lý mặt hàng (cấm xuất/nhập khẩu, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành) và thống kê thương mại.

• Việc áp mã HS chính xác không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

• Một sai sót nhỏ trong việc áp mã có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế hàng trăm triệu đồng, phạt hành chính, và làm chậm trễ quá trình thông quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng và uy tín của doanh nghiệp. Ngay cả hàng hóa vô hình như phần mềm cũng được áp mã HS dựa trên vật chứa đựng nó, ví dụ, mã HS của phần mềm được ghi trong USB sẽ được xác định theo mã HS của USB.

Tham khảo: Khóa học tra cứu mã HS Code chuyên sâu 

2. Cấu Trúc Mã HS Code Tại Việt Nam

- Cấu trúc mã HS Code của Việt Nam tuân thủ hoàn toàn theo chuẩn quốc tế cho 6 chữ số đầu tiên và được chi tiết hóa ở các cấp độ sau.

- Để tra cứu mã HS, người làm XNK sử dụng Biểu thuế xuất nhập khẩu, một tài liệu pháp quy đồ sộ bao gồm 21 phần và 98 chương.

- Trong đó:

• 97 chương đầu mô tả hầu hết các loại hàng hóa thương mại
• Chương 98 quy định các ưu đãi đặc biệt.

- Hiện tại, mã HS Code tại Việt Nam gồm 8 chữ số, một số quốc gia khác có thể sử dụng mã 10 hoặc 12 số để phân loại chi tiết hơn.

Cấu trúc này được chia nhỏ như sau:

• Phần: Gồm 21 phần, là cấp độ phân loại rộng nhất (ví dụ: Phần I: Động vật sống; các sản phẩm từ động vật).
• Chương (2 số đầu): Mô tả một nhóm ngành hàng cụ thể trong Phần (ví dụ: Chương 01: Động vật sống).
• Nhóm (4 số đầu): Phân loại chi tiết hơn trong một Chương (ví dụ: Nhóm 01.01: Ngựa, lừa, la sống).
• Phân nhóm (6 số đầu): Đây là cấp độ được chuẩn hóa quốc tế. Mọi quốc gia thành viên WCO đều sử dụng chung 6 số này cho cùng một mặt hàng.
• Phân nhóm phụ (8 số tại Việt Nam): Hai số cuối được mỗi quốc gia quy định riêng để phục vụ mục đích quản lý thuế và thống kê chi tiết.

• Ví dụ: Nếu một mã HS có dạng 8471.30.20

Mã HS của nhà cung cấp nước ngoài chỉ nên dùng để tham khảo. Khi khai báo tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đối chiếu lại với Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và quy định hiện hành.

Việc hiểu rõ cấu trúc này giúp bạn định vị sản phẩm một cách logic trong biểu thuế, thay vì tìm kiếm một cách mò mẫm. Để tìm hiểu sâu hơn về cách thức học và tra cứu, bạn nên biết học xuất nhập khẩu ở đâu tốt để được định hướng một lộ trình bài bản.

3. Vì Sao Tra Sai Mã HS Lại Rủi Ro?

Tra sai mã HS là một trong những lỗi phổ biến nhất trong xuất nhập khẩu. Sai mã có thể kéo theo sai thuế, sai chính sách, sai ưu đãi C/O và sai hồ sơ hải quan.

Các rủi ro thường gặp gồm:

• Áp sai thuế nhập khẩu hoặc thuế xuất khẩu.
• Bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.
• Phải sửa tờ khai, chậm thông quan.
• Không được hưởng ưu đãi thuế theo C/O.
• Bị yêu cầu bổ sung giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi, lưu kho.
• Bị kiểm tra sau thông quan nếu mã HS có dấu hiệu khai chưa phù hợp.

Ví dụ: Một lô hàng “máy lọc nước” nếu không xác định đúng là thiết bị gia dụng, thiết bị công nghiệp, lõi lọc, bộ phận thay thế hay máy lọc đồng bộ thì mã HS và chính sách đi kèm có thể khác nhau.

4. 6 Quy Tắc Tra Cứu Mã HS Code 

Để tra cứu mã HS một cách chính xác, Tổ chức Hải quan Thế giới đã ban hành 6 quy tắc tổng quát, được áp dụng tuần tự từ 1 đến 6.

- Bạn chỉ chuyển sang quy tắc sau khi quy tắc trước không thể áp dụng. Đây là kiến thức pháp lý bắt buộc mà bất kỳ nhân viên XNK nào cũng phải nắm vững, bởi nó là nền tảng để bảo vệ quan điểm phân loại của doanh nghiệp trước cơ quan Hải quan.

- Tại các khóa học chuyên sâu của xuất nhập khẩu Lê Ánh, học viên được thực hành từng quy tắc trên các case study thực tế phức tạp nhất để đảm bảo hiểu sâu và áp dụng đúng.

♦ Quy tắc 1: Chú giải chương & Tên định danh

- Đây là quy tắc quan trọng nhất, khẳng định rằng tên của các Phần, Chương chỉ có giá trị tham khảo. Giá trị pháp lý nằm ở nội dung của các Nhóm và các Chú giải của Phần hoặc Chương đó.

- Trước khi áp mã cho một sản phẩm, bạn phải đọc kỹ Chú giải của Chương mà bạn định phân loại. Chú giải có thể bao gồm (định nghĩa một thuật ngữ), loại trừ (nêu rõ các sản phẩm không thuộc chương) hoặc bao gồm (nêu rõ các sản phẩm thuộc chương dù có thể phân loại ở nơi khác).

• Ví dụ thực tế: Bạn muốn nhập khẩu "voi làm xiếc"

+ Về mặt logic, bạn có thể nghĩ đến Chương 1 "Động vật sống".

+ Tuy nhiên, Chú giải 1(c) của Chương 1 lại nêu rõ: "Chương này không bao gồm: ... (c) Động vật thuộc nhóm 95.08".

+ Khi kiểm tra Chương 95, bạn sẽ thấy nhóm 95.08 dành cho "Rạp xiếc lưu động, vườn thú lưu động...".

Do đó, "voi làm xiếc" phải được phân loại vào mã 9508.10.00.

Tìm hiểu chi tiết về Quy Tắc 1 Trong Phân Loại Mã HS giúp bạn tránh được những sai lầm cơ bản nhưng nghiêm trọng này.

♦ Quy tắc 2: Sản phẩm chưa hoàn thiện & Hỗn hợp

Quy tắc này gồm hai phần, xử lý các trường hợp hàng hóa không ở dạng nguyên bản hoặc là sự kết hợp của nhiều chất.

• Quy tắc 2a (Sản phẩm chưa hoàn thiện/chưa lắp ráp): Một sản phẩm chưa hoàn chỉnh nhưng đã có đặc tính cơ bản của sản phẩm hoàn chỉnh sẽ được phân loại theo mã của sản phẩm hoàn chỉnh. Điều này cũng áp dụng cho các sản phẩm ở dạng tháo rời.

- Ví dụ, một chiếc ô tô nhập khẩu ở dạng tháo rời các bộ phận (để tiện vận chuyển) vẫn được áp mã như một chiếc ô tô hoàn chỉnh.

• Quy tắc 2b (Hỗn hợp/hợp chất): Một hỗn hợp gồm nhiều nguyên liệu thuộc các nhóm khác nhau sẽ được phân loại theo nguyên liệu tạo nên đặc tính cơ bản của hỗn hợp đó.

- Ví dụ, một gói cà phê hòa tan 3 trong 1 bao gồm cà phê, đường và sữa.

Đặc tính cơ bản của sản phẩm là "cà phê", do đó, nó sẽ được phân loại vào nhóm của cà phê (Chương 09 hoặc 21 tùy trạng thái), chứ không phải nhóm của đường hay sữa.

Việc nắm vững Quy Tắc 2 Trong Phân Loại Mã HS là rất quan trọng đối với các ngành hàng chế biến.

♦ Quy tắc 3: Hàng hóa thoạt nhìn nằm ở nhiều nhóm

Khi một mặt hàng có thể được phân loại vào hai hay nhiều nhóm khác nhau, quy tắc này sẽ giúp xác định ưu tiên.

• Quy tắc 3a: Nhóm có mô tả cụ thể nhất sẽ được ưu tiên hơn nhóm có mô tả chung.

∗ Ví dụ: "Máy cạo râu chạy điện" sẽ được xếp vào nhóm 85.10 ("Máy cạo râu, tông đơ... có lắp động cơ điện") thay vì nhóm 85.09 ("Thiết bị cơ điện gia dụng có lắp động cơ điện") vì nhóm 85.10 mô tả nó một cách cụ thể, định danh.

• Quy tắc 3b: Đối với hàng hóa dạng bộ (bộ sản phẩm), sẽ được phân loại theo cấu thành mang lại đặc tính cơ bản cho bộ đó.

∗ Ví dụ: Một bộ quà tặng gồm dao cạo râu, kem cạo râu và nước hoa. Dao cạo râu thường được xem là thành phần chính, do đó bộ sản phẩm có thể được phân loại theo mã HS của dao cạo râu.

• Quy tắc 3c: Nếu không thể áp dụng 3a và 3b, hàng hóa sẽ được phân loại vào nhóm có số thứ tự sau cùng trong các nhóm được xem xét.

∗ Ví dụ: một sản phẩm vừa là đèn (Chương 94) vừa là đồng hồ (Chương 91), nếu không xác định được tính năng chính, sẽ áp theo mã của Chương 94 vì có thứ tự sau.

Hiểu rõ về Quy Tắc 3 Trong Phân Loại Hàng Mã HS giúp bạn xử lý các mặt hàng hỗn hợp một cách tự tin.

♦ Quy tắc 4: Phân loại theo hàng hóa giống chúng nhất

- Quy tắc này được áp dụng cho những mặt hàng rất mới, chưa được mô tả trong biểu thuế. Trong trường hợp này, bạn phải tìm một sản phẩm tương tự nhất đã có mã HS để áp mã.

- Sự tương tự được xét trên các yếu tố như mô tả, thành phần, công dụng, và mục đích sử dụng. Đây là quy tắc đòi hỏi kinh nghiệm và khả năng phân tích sâu sắc.

- Ví dụ: khi một loại thực phẩm chức năng mới ra đời chưa có tên trong danh mục, người ta sẽ phân loại nó vào nhóm các "chế phẩm thực phẩm" tương tự nhất thuộc Chương 21. Quy Tắc 4 Trong Phân Loại Hàng Hóa thường được sử dụng cho các sản phẩm công nghệ cao hoặc sản phẩm lai tạo mới.

♦ Quy tắc 5: Hộp đựng, bao bì

Quy tắc này quy định cách phân loại bao bì đi kèm sản phẩm.

• Quy tắc 5a: Hộp đựng, túi đựng có hình dạng đặc biệt, dùng lâu dài và được bán cùng sản phẩm (ví dụ: hộp đựng violin, bao đựng máy ảnh) sẽ được phân loại cùng sản phẩm chính. Tuy nhiên, nếu hộp đựng có giá trị nổi trội hơn hẳn (ví dụ: hộp đàn bằng bạc), nó phải được phân loại riêng.
• Quy tắc 5b: Bao bì thông thường dùng để đóng gói (thùng carton, túi nylon) sẽ được phân loại cùng sản phẩm bên trong. Quy tắc này không áp dụng cho các loại bao bì có thể tái sử dụng nhiều lần (ví dụ: bình chứa gas bằng kim loại phải được áp mã riêng, không đi theo mã của gas).

♦ Quy tắc 6: Giải thích cách phân loại và so sánh cho đúng

Quy tắc cuối cùng này mang tính pháp lý, khẳng định rằng việc phân loại hàng hóa vào các Phân nhóm (cấp độ 6 số trở xuống) của một Nhóm phải tuân thủ theo nội dung và chú giải của chính các Phân nhóm đó.

Quan trọng nhất, khi so sánh các sản phẩm để phân loại, bạn phải so sánh ở cùng một cấp độ. Tức là, bạn chỉ có thể so sánh giữa các Phân nhóm 1 gạch ("-") với nhau, hoặc các Phân nhóm 2 gạch ("--") với nhau, không thể so sánh một Phân nhóm 1 gạch với một Phân nhóm 2 gạch.

Đây là lỗi kỹ thuật phổ biến mà nhiều người mới vào nghề mắc phải, dẫn đến việc lựa chọn sai mã HS ở cấp độ chi tiết.

5. Kinh Nghiệm Tra Cứu Mã HS Code Chính Xác 

- Lý thuyết là nền tảng, nhưng kinh nghiệm thực tế mới là chìa khóa để tra mã HS nhanh và chuẩn.

- Theo các chuyên gia tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh, để giảm thiểu sai sót, bạn nên kết hợp nhiều phương pháp kiểm tra chéo thông tin. Đừng chỉ dựa vào một nguồn duy nhất.

- Hãy thu thập càng nhiều dữ liệu về sản phẩm càng tốt: tài liệu kỹ thuật, thành phần hóa học, catalogue, mục đích sử dụng.

- Sau đó, áp dụng các kinh nghiệm sau đây:

• Tham khảo nhà cung cấp (Supplier): Họ là người sản xuất và thường có kinh nghiệm xuất khẩu mặt hàng đó sang nhiều nước, họ có thể cung cấp mã HS tham khảo. Tuy nhiên, mã này chỉ để tham khảo vì mỗi quốc gia có thể chi tiết hóa khác nhau ở 2-4 số cuối.
• Sử dụng các công cụ online: Trang web của Tổng cục Hải quan Việt Nam, bieuthue.net, hssearch.net là những công cụ hữu ích. Bạn nên tìm hiểu về 6 Mẹo Tra Cứu Mã HS Code online để tối ưu hóa thời gian.
• Kiểm tra chứng từ cũ: Nếu công ty bạn đã từng nhập mặt hàng tương tự, hãy kiểm tra các tờ khai hải quan cũ đã được thông quan. Đây là nguồn tham khảo đáng tin cậy.
• Thủ tục xác định trước mã số: Đối với các mặt hàng phức tạp, giá trị cao, hoặc lần đầu nhập khẩu, doanh nghiệp nên làm thủ tục Xác định trước mã số với Tổng cục Hải quan. Kết quả này có giá trị pháp lý trong vòng 3 năm, giúp doanh nghiệp yên tâm thông quan.

6. Cách Tra Mã HS Code Chính Xác Theo 7 Bước

Để tra mã HS chính xác, người làm xuất nhập khẩu cần đi theo quy trình rõ ràng, có căn cứ và đối chiếu đầy đủ trước khi khai báo hải quan.

• Bước 1: Mô tả đúng bản chất hàng hóa

Trước khi tra mã, cần xác định rõ: tên hàng, công dụng, chất liệu, cấu tạo, model, thông số kỹ thuật, tình trạng hàng hóa, catalogue, hình ảnh và quy cách đóng gói.

Ví dụ, thay vì ghi chung là “vải”, nên mô tả cụ thể: vải dệt kim, thành phần 95% polyester, 5% spandex, khổ 1,6m, dùng may áo thể thao.

• Bước 2: Khoanh vùng chương và nhóm hàng

Sau khi có thông tin hàng hóa, cần xác định hàng thuộc nhóm ngành nào trong biểu thuế như thực phẩm, hóa chất, nhựa, dệt may, máy móc, thiết bị điện, phương tiện vận tải hoặc dụng cụ y tế. Không nên chỉ dùng Ctrl + F theo tên hàng và chọn mã một cách máy móc.

• Bước 3: Đọc chú giải phần, chương, nhóm

Chú giải giúp xác định hàng hóa có thuộc chương/nhóm đó hay bị loại trừ sang nhóm khác. Đây là bước quan trọng vì nhiều mặt hàng nhìn giống nhau nhưng cách phân loại lại khác nhau.

Ví dụ, một sản phẩm bằng nhựa chưa chắc thuộc chương nhựa nếu nó là bộ phận chuyên dùng của máy móc hoặc thiết bị điện.

• Bước 4: Áp dụng quy tắc phân loại hàng hóa

Cần vận dụng 6 quy tắc tổng quát phân loại hàng hóa để xử lý các trường hợp hàng chưa hoàn thiện, hàng hỗn hợp, bộ hàng, bao bì hoặc hàng có thể thuộc nhiều nhóm. Đây là điểm khác biệt giữa tra mã theo từ khóa và phân loại hàng hóa theo căn cứ.

• Bước 5: Đối chiếu các mã HS gần giống nhau

Nhiều mặt hàng có thể có 2–3 mã HS gần giống. Khi đó, nên lập bảng so sánh ngắn gồm: mã dự kiến, mô tả, lý do phù hợp, lý do loại trừ, thuế suất và chính sách đi kèm để chọn mã có căn cứ nhất.

• Bước 6: Kiểm tra thuế và chính sách mặt hàng

Sau khi có mã HS dự kiến, cần kiểm tra các yếu tố liên quan như thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế phòng vệ thương mại nếu có, giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hợp quy và khả năng hưởng ưu đãi C/O.

• Bước 7: Lưu hồ sơ giải trình mã HS

Với hàng hóa giá trị lớn, mặt hàng nhạy cảm hoặc dễ tranh chấp mã, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ gồm catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật, thành phần/chất liệu, mã HS nhà cung cấp đề xuất, các mã đã so sánh, chú giải áp dụng và ý kiến tư vấn nếu có.

Việc lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp có căn cứ giải trình khi làm việc với hải quan hoặc khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

7. Lợi Ích Của Việc Áp Mã HS Chuẩn Xác

Việc đầu tư thời gian và kiến thức để tra mã HS chính xác mang lại lợi ích to lớn và lâu dài cho doanh nghiệp, không chỉ là việc tuân thủ pháp luật. Theo thống kê từ các chuyên gia tại Lê Ánh, 90% các tranh chấp với hải quan sau thông quan đều liên quan đến mã HS và trị giá. Áp mã đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa chi phí thuế: Áp đúng mã HS giúp hưởng đúng thuế suất ưu đãi theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA), có thể giảm thuế suất từ vài chục phần trăm xuống 0%.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Tránh được các khoản phạt hành chính nặng nề, truy thu thuế và tiền chậm nộp. Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai mã HS dẫn đến thiếu thuế có thể bị phạt 20% số thuế thiếu.
• Tăng hiệu quả thông quan: Tờ khai chính xác sẽ dễ dàng được phân luồng Xanh, giải phóng hàng hóa nhanh chóng, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và đảm bảo tiến độ giao hàng.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định sẽ được hải quan đánh giá là doanh nghiệp ưu tiên, tạo thuận lợi cho các lô hàng sau này.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết và tải về BIỂU THUẾ XUẤT NHẬP KHẨU MỚI NHẤT để phục vụ cho công việc tra cứu hàng ngày.

8. Khi Nào Nên Học Chuyên Sâu Về Tra Cứu HS Code?

Bạn nên học chuyên sâu nếu:

• Đang làm chứng từ, khai báo hải quan nhưng còn lúng túng khi gặp mặt hàng mới.
• Là sinh viên logistics, ngoại thương, hải quan muốn có kỹ năng thực tế.
• Là chủ doanh nghiệp nhập khẩu muốn kiểm soát thuế và rủi ro.
• Thường phụ thuộc hoàn toàn vào forwarder hoặc dịch vụ khai thuê.
• Đã từng bị sửa mã, tham vấn, truy thu thuế hoặc chậm thông quan.
• Muốn biết cách lập căn cứ giải trình mã HS thay vì chỉ hỏi người khác.

Tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh, khóa học tra cứu mã HS Code và tính thuế xuất nhập khẩu diễn ra trong 5 buổi học. Khóa học được thiết kế theo phương pháp thực chiến, phân tích bản chất hàng hóa, đọc biểu thuế, áp dụng quy tắc phân loại, kiểm tra chính sách mặt hàng và luyện case thực tế. Sau khóa học bạn giúp bạn tự tin tra cứu mã HS và tính thuế xuất nhập khẩu chính xác.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM