6 Mẹo Tra Cứu Mã HS Code Online Nhanh Gọn

Khám phá ngay 6 mẹo tra cứu mã HS code online chuyên sâu được các chuyên gia logistics sử dụng. Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách phân tích sản phẩm, đối chiếu tài liệu, áp dụng quy tắc phân loại để đảm bảo kết quả tra cứu mã HS chính xác nhất.

Bạn có biết, một chuyên gia xuất nhập khẩu dày dạn kinh nghiệm sẽ không bao giờ chỉ dừng lại ở việc tra cứu mã HS theo tên gọi hàng hóa? Thực tế, họ áp dụng một hệ thống nhiều phương pháp kết hợp, nhằm đảm bảo tính chính xác gần như tuyệt đối trong việc phân loại hàng.

Trong bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ “giải mã” 6 cách tra cứu mã HS code mà các chuyên gia trong ngành thường sử dụng. Bạn sẽ được hướng dẫn cách phối hợp từng phương pháp để có thể tự tin xác định mã HS cho mọi loại hàng hóa, từ những mặt hàng thông dụng nhất cho đến những lô hàng đặc thù, phức tạp.

1. Cách 1: Sử Dụng Mã HS Do Đối Tác Cung Cấp Để Tham Khảo Để Tra Cứu Mã HS

– Đây là bước khởi đầu thông minh và tiết kiệm thời gian trong quy trình tra cứu mã HS code.

– Mục đích là giúp bạn có một định hướng ban đầu, một “ứng viên” tiềm năng để thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong biểu thuế.

– Thay vì phải dò tìm trong toàn bộ 97 chương, bạn có thể nhanh chóng tập trung vào một chương hoặc một nhóm cụ thể.

– Để áp dụng cách này khi tra cứu mã HS, bạn có thể thực hiện như sau:

• Trước khi hàng về, hãy chủ động yêu cầu người bán (shipper/supplier) hoặc người mua (buyer) cung cấp mã HS họ đang sử dụng cho sản phẩm tại nước của họ.

• Thông tin này thường xuất hiện trong Proforma Invoice, Commercial Invoice hoặc Packing List.

– Tuy nhiên bạn không nên sao chép và sử dụng mã HS đối tác đưa ra một cách máy móc. Hãy coi đó là tài liệu tham khảo, không phải là mã HS Code của lô hàng của bạn.

• Vì mã HS có sự khác biệt giữa các quốc gia, theo Công ước HS của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), chỉ 6 số đầu tiên của mã HS có tính thống nhất toàn cầu.

• Từ số thứ 7 trở đi, mỗi quốc gia sẽ tự quy định chi tiết cho biểu thuế của mình. Do đó, mã HS 10 số tại Mỹ có thể khác hoàn toàn so với mã HS 8 số tại Việt Nam.

Người khai báo hải quan trong doanh nghiệp nhập khẩu phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của mã HS trước pháp luật Việt Nam chứ không phải nhà cung cấp ở nước ngoài vì thế cần phải tra cứu và xác định mã HS một cách chính xác nhất để tránh những rắc rối về chậm thông quan, bị phạt tiền, ... gây tổn thất cho doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

2. Cách 2: Phân Tích Bản Chất Hàng Hóa (Thành Phần, Cấu Tạo, Công Dụng) Để Tra Cứu Mã HS

√ Đây là cách tra cứu mã HS mà bạn cần "tự mình xem xét", là phương pháp cốt lõi và quan trọng nhất, quyết định đến 80% việc phân loại mã HS Code chính xác.

√ Phân tích bản chất hàng hóa giúp bạn hiểu sâu về sản phẩm của chính mình để có thể tra cứu mã HS Code trong Biểu thuế xuất nhập khẩu. Biểu thuế không phân loại hàng hóa theo tên thương mại, mà theo bản chất của chúng.

√ Hãy trả lời cho 3 câu hỏi vàng về sản phẩm của bạn:

• Nó được làm từ chất liệu gì là chính? (gỗ, nhựa, kim loại, vải, điện tử, hóa chất…)

+ Yếu tố này thường quyết định Chương (Chapter).

+ Ví dụ: Sản phẩm từ nhựa (Chương 39), từ Gỗ (Chương 44), từ Sắt thép (Chương 72, 73).

• Công dụng chính của nó để làm gì? (dùng trong ngành nào, cho mục đích gì)

+ Yếu tố này thường quyết định Nhóm (Heading - 4 số).

+ Ví dụ: Cùng là nhựa, nhưng dùng làm "Tấm, phiến, màng" (Nhóm 39.20) hay dùng làm "Đồ dùng nhà bếp" (Nhóm 39.24)?

• Nó có đặc tính riêng biệt nào không? (Specific characteristics?):

+ Yếu tố này giúp xác định Phân nhóm (Sub-heading - 6 số trở đi).

+ Ví dụ: Cùng là "Ghế ngồi" (Nhóm 94.01), nhưng là "Ghế có thể quay, điều chỉnh độ cao" (Phân nhóm 9401.30) hay "Ghế bằng gỗ" (Phân nhóm 9401.61)?

→ Việc trả lời đầy đủ bộ 3 câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng định vị được chương – nhóm – phân nhóm phù hợp trong biểu thuế, thay vì bị rối bởi hàng trăm tên gọi thương mại khác nhau.

Đừng chỉ nhìn vào tên thương mại. Một sản phẩm tên là "Máy lọc không khí diệt khuẩn cao cấp XYZ" nghe rất phức tạp, nhưng khi phân tích, bản chất của nó có thể chỉ là "Máy có quạt và màng lọc" và được phân loại vào nhóm 84.21. Hãy tập trung vào bản chất, không phải cái tên marketing.

>> Xem thêm: Học Tra Mã HS Có Dễ Không? Đánh Giá Từ Học Viên Thực Tế

3. Cách 3: Tra mã HS Bằng Cách Đối Chiếu Thông Tin Trên Tài Liệu Kỹ Thuật

Ở cách tra cứu mã HS này, không dựa vào suy đoán hay mô tả chung chung, mà lấy thông tin trực tiếp từ tài liệu kỹ thuật để làm căn cứ xác định mã HS.

• Mục đích: Có được dữ liệu cụ thể, rõ ràng về thành phần, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của sản phẩm. Đây là cơ sở quan trọng giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác, tránh tình trạng áp sai mã vì thông tin không đầy đủ.

• Cách thực hiện: Hãy thu thập và xem xét kỹ các loại giấy tờ đi kèm lô hàng, bao gồm:

+ Catalogue/Brochure: Thường mô tả chi tiết tính năng và vật liệu.

+ C/Q (Certificate of Quality): Ghi rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật và đôi khi là tỷ lệ thành phần.

+ MSDS (Material Safety Data Sheet): Bắt buộc đối với hóa chất, dung dịch. Nó cung cấp chính xác thành phần hóa học, tỷ lệ phần trăm - thông tin vàng để tra cứu Chương 28, 29, 38.

+ Bản vẽ kỹ thuật (Technical Drawing): Giúp hình dung cấu tạo của máy móc, linh kiện phức tạp.

Các tài liệu này thường được viết bằng tiếng Anh với các thuật ngữ kỹ thuật chuẩn. Đây chính là những từ khóa cốt lõi giúp bạn tra cứu mã HS code trên các công cụ online quốc tế (như WCO Trade Tools) hiệu quả hơn rất nhiều so với việc dịch tên sản phẩm từ tiếng Việt sang tiếng Anh một cách chung chung.

4. Cách 4: Kiểm Tra Chú Giải - "Bộ Luật" Của Biểu Thuế

Nếu Biểu thuế là một cuốn sách, thì Chú giải chính là phần "hướng dẫn sử dụng trước khi dùng". Bỏ qua chú giải là sai lầm nghiêm trọng và phổ biến nhất của những người chưa có kinh nghiệm.

• Mục đích: Đảm bảo mã HS bạn dự định chọn không nằm trong nhóm bị loại trừ, hoặc được định nghĩa, hướng dẫn phân loại một cách đặc biệt bởi các quy định pháp lý đi kèm.

• Cách thực hiện: Quá trình này có 2 cấp độ:

- Chú giải Phần và Chú giải Chương: Nằm ở ngay đầu mỗi Phần và mỗi Chương của Biểu thuế. Chúng đưa ra các định nghĩa (ví dụ: thế nào được coi là "nhựa"), các quy định chung và quan trọng nhất là liệt kê các sản phẩm KHÔNG ĐƯỢC PHÂN LOẠI vào chương đó.

- Chú giải Nhóm và Phân nhóm: Một số nhóm/phân nhóm cũng có các chú giải riêng để làm rõ hơn phạm vi của mình.

• Ví dụ thực tế:

Bạn nhập khẩu một chiếc ghế chuyên dụng cho nha sĩ. Về mặt logic, bạn nghĩ nó là "Ghế ngồi" thuộc Chương 94. Nhưng khi đọc Chú giải Chương 94, bạn sẽ thấy mục 1(e) ghi rõ: "Chương này không bao gồm: ... ghế nha khoa (nhóm 90.18)". Như vậy, Chú giải đã "bác bỏ" suy luận của bạn và chỉ đường cho bạn đến đúng mã HS tại Chương 90.

→ Trước khi quyết định một mã HS, hãy đọc Chú giải Chương của nó.

5. Cách 5: Áp Dụng 6 Quy Tắc Tổng Quát Khi Gặp Tình Huống Khó Để Tra Mã HS Chính Xác

- Khi mọi phương pháp trên vẫn khiến bạn phân vân giữa hai hoặc nhiều mã HS, hoặc khi bạn gặp một mặt hàng quá phức tạp, thì 6 Quy tắc Tổng quát về Phân loại hàng hóa (General Interpretative Rules - GIRs) là cách hiệu quả.

- 6 quy tắc tổng quát là cơ sở pháp lý cao nhất, mang tính ràng buộc để lựa chọn mã HS trong những trường hợp không rõ ràng, đảm bảo việc phân loại được thống nhất trên toàn thế giới.

Áp dụng các quy tắc khi nào?

+ Khi nào dùng Quy tắc 1? Luôn luôn! Quy tắc này khẳng định việc phân loại phải dựa vào nội dung nhóm hàng và chú giải, chứ không phải tên chương, phần.

+ Khi nào dùng Quy tắc 2a? Khi bạn nhập hàng hóa chưa hoàn chỉnh hoặc tháo rời. Ví dụ: Một chiếc xe đạp tháo rời các bộ phận để đóng gói vẫn được phân loại như một chiếc xe đạp hoàn chỉnh.

+ Khi nào dùng Quy tắc 3? Khi hàng hóa có thể thuộc nhiều nhóm. Quy tắc này có 3 thứ tự ưu tiên:

3a (Mô tả cụ thể nhất): Ghế ngồi dùng cho ô tô sẽ được ưu tiên vào nhóm 94.01 (ghế ngồi) thay vì nhóm 87.08 (bộ phận của xe ô tô).

3b (Bản chất cơ bản): Một bộ quà tặng gồm chai rượu vang và 2 ly thủy tinh. Bản chất cơ bản của bộ quà là "rượu vang", do đó nó sẽ được áp mã HS của rượu vang.

3c (Thứ tự cuối cùng): Nếu không thể áp dụng 3a, 3b, hãy chọn mã HS ở nhóm có thứ tự sau cùng trong Biểu thuế.

+ Khi nào dùng Quy tắc 4? Khi gặp một sản phẩm quá mới, chưa từng được mô tả trong Biểu thuế. Quy tắc này cho phép phân loại nó vào nhóm của sản phẩm "giống nó nhất".

6 Quy tắc này chính là căn cứ để giải trình và thuyết phục cơ quan hải quan. Hiểu chúng chứng tỏ bạn là một người làm nghề thực sự chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Chú giải HS code trong Biểu thuế xuất nhập khẩu

6. Cách 6: Rà Soát Chính Sách Liên Quan Đến Mã HS Đã Chọn

• Chọn đúng mã HS bạn còn cần hiểu được mã HS đó sẽ dẫn đến những hệ quả gì về mặt chính sách và chi phí. Đây là bước đi của một chuyên gia thực thụ - nhìn xa hơn việc khai báo.

• Việc rà soát các chính sách liên quan đến mã HS sẽ giúp đảm bảo mã HS không chỉ đúng về mặt kỹ thuật phân loại mà còn tối ưu và lường trước được các tác động về mặt thương mại, thuế và các thủ tục pháp lý khác.

• Cách thực hiện: Sau khi đã tạm chốt được mã HS, hãy dùng mã đó để tra cứu các thông tin sau:

• Biểu thuế chi tiết: Kiểm tra các loại thuế suất phải chịu: thuế nhập khẩu (ưu đãi, ưu đãi đặc biệt theo các FTA), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế GTGT.

• Chính sách mặt hàng: Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc các văn bản pháp luật chuyên ngành để kiểm tra xem mã HS đó có thuộc danh mục:

+ Hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu?

+ Hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm...)?

+ Hàng hóa thuộc diện quản lý rủi ro về giá hoặc xuất xứ?

+ Chú giải bổ sung SEN (AHTN): Đối với hàng hóa trong khối ASEAN, cần kiểm tra thêm chú giải bổ sung SEN. Đây là các giải thích chi tiết hơn, có thể làm rõ thêm cách phân loại cho một số mặt hàng đặc thù trong khu vực.

Đôi khi, một sản phẩm có thể phân loại vào hai mã HS đều có lý. Việc rà soát chính sách sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn cuối cùng.

• Ví dụ: Mã A có thuế 0% nhưng phải làm kiểm tra chuyên ngành rất phức tạp. Mã B có thuế 5% nhưng được thông quan ngay. Tùy vào ưu tiên của doanh nghiệp (thời gian hay chi phí), bạn có thể đưa ra quyết định chiến lược.

7. Tại Sao Cần Kết Hợp Nhiều Phương Pháp Tra Cứu Mã HS Code?

Áp mã HS là quá trình phân tích và lập luận. Dựa vào một nguồn duy nhất (dù đáng tin) dễ dẫn tới sai mã, phát sinh thuế và chậm thông quan. Kết hợp nhiều phương pháp giúp bạn:

√ Bù trừ ưu/nhược điểm từng phương pháp

Mã HS do đối tác cung cấp cho bạn hướng đi ban đầu; tài liệu kỹ thuật cho biết thành phần, cấu tạo, nguyên lý hoạt động; chú giải chương/nhóm và Quy tắc diễn giải tổng quát (GRI) xác định tiêu chí pháp lý. Ghép lại, bạn có bức tranh đầy đủ để chọn đúng mã.

√ Tăng độ chính xác, loại bỏ “điểm mù”

Tên thương mại có thể gây nhiễu; kỹ thuật tập trung vào tính năng; biểu thuế dựa trên vật liệu và công dụng. Đối chiếu đa nguồn giúp phát hiện mâu thuẫn và thu hẹp mã đến mức phù hợp nhất.

√ Xây dựng hồ sơ lập luận vững chắc để giải trình

Khi Hải quan yêu cầu chứng minh, bạn có thể trình bày theo trình tự: phân tích bản chất hàng hóa (thành phần/cấu tạo/công dụng); viện dẫn tài liệu kỹ thuật; đối chiếu chú giải chương/nhóm và GRI và kết luận mã HS được chọn. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý bảo vệ doanh nghiệp.

Hãy kết hợp tối thiểu kết hợp 3 cách tra cứu mã HS cho mỗi lô hàng: (1) mã HS tham khảo từ đối tác, (2) tài liệu kỹ thuật/cert/chứng nhận thành phần, (3) chú giải biểu thuế + GRI (và, khi có, ý kiến phân loại/ruling liên quan).

Tra cứu mã HS code không phải là một công việc đơn giản chỉ cần sự nhanh nhạy với công cụ tìm kiếm. Nó là một bộ môn khoa học đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của kỹ năng phân tích, kiến thức chuyên môn và tư duy logic, kinh nghiệm thực tế. Tham gia thêm khóa học tra cứu mã HS để nhanh chóng trang bị kiến thức và kỹ năng tra cứu mã HS chính xác, nhanh gọn.

Hy vọng 6 mẹo tra cứu mã HS code online nhanh gọn trên sẽ giúp bạn phân loại hàng hóa chủ động, tự tin và đưa ra mã HS chính xác nhất.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM