Sourcing Là Gì? Quy Trình Sourcing Và Công Việc Của Nhân Viên Sourcing

Sourcing là gì? Sourcing là quá trình tìm kiếm, sàng lọc, đánh giá và lựa chọn nguồn cung hoặc nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Người làm Sourcing không đơn thuần đi “tìm chỗ mua hàng” mà còn phải nghiên cứu thị trường, thu thập và phân tích báo giá, đánh giá năng lực nhà cung cấp, đàm phán các điều kiện thương mại và góp phần kiểm soát chi phí, chất lượng, tiến độ cũng như rủi ro nguồn cung.

Có thể hiểu ngắn gọn:

Sourcing = Tìm đúng nguồn cung + chọn đúng nhà cung cấp + xây dựng phương án mua phù hợp cho doanh nghiệp.

Sourcing vì thế là một mắt xích quan trọng của hoạt động mua hàng và Procurement, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu hoặc có mạng lưới nhà cung cấp lớn.

>>>> Xem thêm: Purchasing là gì? Đặc thù công việc vị trí purchasing

1. Sourcing Là Gì?

Sourcing có thể dịch theo ngữ cảnh là tìm nguồn cung, tìm kiếm nguồn hàng hoặc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Theo cách tiếp cận của Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), Strategic Sourcing gắn với hoạt động phân tích thị trường và xác định các tuyến/nguồn cung quan trọng nhằm hỗ trợ chiến lược của tổ chức và chiến lược Procurement.

Sourcing vì vậy rộng hơn thao tác “search supplier”.

Một quy trình Sourcing có thể bao gồm:

Xác định nhu cầu → Nghiên cứu thị trường → Tìm NCC → Sàng lọc → RFQ/RFP → Phân tích báo giá → Đánh giá NCC → Đàm phán → Lựa chọn nguồn cung → Theo dõi và đánh giá

Tùy từng doanh nghiệp, một số bước như ký hợp đồng, onboarding nhà cung cấp hay quản trị quan hệ nhà cung cấp có thể thuộc Sourcing, Procurement hoặc bộ phận chuyên trách khác.

Ví dụ về Sourcing:

Một nhà máy cần mua 10.000 linh kiện mỗi tháng.

Nếu chỉ tìm trên Internet vài công ty đang bán linh kiện và xin báo giá, đó mới là một phần rất nhỏ của Sourcing.

Người phụ trách Sourcing bài bản cần tiếp tục xem xét:

• NCC có đáp ứng công suất 10.000 sản phẩm/tháng không?
• Tiêu chuẩn kỹ thuật có phù hợp không?
• MOQ là bao nhiêu?
• Lead time thế nào?
• Giá có cạnh tranh so với mặt bằng thị trường?
• Điều kiện thanh toán ra sao?
• Nhà cung cấp có lịch sử giao hàng ổn định không?
• Nếu NCC chính gặp sự cố thì có nguồn thay thế không?
• Tổng chi phí thực tế để doanh nghiệp sở hữu và sử dụng hàng hóa là bao nhiêu?

Đó mới là lý do Sourcing ngày càng mang tính phân tích và chiến lược.

2. Vì Sao Sourcing Quan Trọng Với Doanh Nghiệp?

Để hiểu đầy đủ Sourcing là gì, cần nhìn vào tác động của nguồn cung đối với hoạt động kinh doanh.

McKinsey nhận định chi tiêu bên ngoài doanh nghiệp thường chiếm khoảng 50–80% cơ sở chi phí của một công ty. Khi tỷ trọng mua từ bên ngoài lớn như vậy, lựa chọn nhà cung cấp và quản trị nguồn cung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận, khả năng đáp ứng sản xuất và sức cạnh tranh.

Nguồn: McKinsey – A new era for procurement: Value creation across the supply chain.

Rủi ro nguồn cung cũng ngày càng được chú ý. Khảo sát Global CPO Survey của Deloitte với gần 350 lãnh đạo Procurement tại hơn 40 quốc gia ghi nhận hơn 70% cho biết rủi ro liên quan Procurement/gián đoạn chuỗi cung ứng đã tăng lên. 43% cho rằng rủi ro Procurement tổng thể đã tăng đáng kể, so với 20% ở khảo sát năm 2021.

Nguồn: Deloitte – 2023 Global Chief Procurement Officer Survey.

Hai vấn đề có tác động cao hoặc trung bình được Deloitte ghi nhận là:

89%: rủi ro về chi phí/chi tiêu, bao gồm lạm phát;

79%: thiếu hụt nguồn cung.

Đáng chú ý, chỉ 25% doanh nghiệp trong khảo sát cho biết họ có khả năng nhận diện và dự báo gián đoạn nguồn cung kịp thời ở mức độ lớn.

Đến khảo sát của Gartner công bố năm 2024, 42% lãnh đạo Procurement được khảo sát xếp gián đoạn nguồn cung, như thiên tai và vấn đề vận tải, là rủi ro hàng đầu đối với thành công tương lai của Procurement.

Nguồn: Gartner – Survey Shows Supply Disruption is Top Risk to Procurement’s Future Success, 2024.

Những con số trên cho thấy Sourcing không nên được hiểu đơn giản là “tìm NCC nào báo giá rẻ”.

Một quyết định lựa chọn nguồn cung tốt có thể tác động tới: Chi phí → Chất lượng → Lead time → Khả năng cung ứng → Rủi ro → Biên lợi nhuận → Khả năng cạnh tranh.

3. Công Việc Của Nhân Viên Sourcing Là Gì?

Tùy ngành và quy mô doanh nghiệp, Sourcing Executive, Sourcing Specialist, Sourcing Officer hay Sourcing Manager có phạm vi công việc khác nhau.

Một số nhiệm vụ phổ biến gồm:

3.1. Tiếp nhận và làm rõ nhu cầu mua hàng

Người làm Sourcing cần hiểu doanh nghiệp thực sự cần mua gì:

• Thông số kỹ thuật
• Số lượng
• Chất lượng
• Ngân sách
• Thời gian cần hàng
• Tiêu chuẩn bắt buộc
• Điều kiện giao nhận
• Yêu cầu pháp lý hoặc chứng nhận

Nếu yêu cầu đầu vào chưa rõ, tìm được nhiều NCC cũng chưa chắc tạo ra phương án mua tốt.

3.2. Nghiên cứu thị trường cung ứng

Sourcing cần xác định:

• Thị trường có bao nhiêu nhóm NCC?
• Nguồn cung tập trung ở đâu?
• Mặt bằng giá như thế nào?
• Năng lực sản xuất của thị trường ra sao?
• Có yếu tố mùa vụ không?
• Có nguồn cung thay thế không?
• Những rủi ro nào có thể tác động đến giá và tiến độ?

3.3. Tìm kiếm nhà cung cấp

Nguồn tìm kiếm có thể đến từ:

• Dữ liệu nhà cung cấp hiện hữu
• Công cụ tìm kiếm
• Sàn B2B
• Hiệp hội ngành nghề
• Hội chợ, triển lãm
• Danh bạ doanh nghiệp
• Mạng lưới đối tác
• Referral
• Các nền tảng dữ liệu thương mại

Với Global Sourcing, phạm vi tìm kiếm có thể mở rộng sang nhiều quốc gia và khu vực.

3.4. Sàng lọc và đánh giá nhà cung cấp

Không phải NCC tìm thấy nào cũng nên đưa vào danh sách báo giá.

Một Supplier Evaluation thường xem xét nhiều nhóm tiêu chí: Price – Quality – Capacity – Delivery – Financial Stability – Compliance – Service – Risk.

Doanh nghiệp có thể xây Supplier Scorecard và quy định trọng số riêng cho từng nhóm.

3.5. RFQ/RFP và phân tích báo giá

RFQ – Request for Quotation thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn yêu cầu NCC báo giá cho một nhu cầu tương đối rõ.

RFP – Request for Proposal phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần NCC đề xuất cả giải pháp.

Sau khi nhận phản hồi, Sourcing cần đưa các phương án về cùng mặt bằng để so sánh thay vì chỉ nhìn vào con số trên cột “Unit Price”.

3.6. Đàm phán với nhà cung cấp

Đàm phán Sourcing có thể xoay quanh:

• Giá
• MOQ - Số lượng đặt hàng tối thiểu
• Lead time - Thời gian giao hàng
• Payment term - Điều kiện thanh toán
• Incoterms nếu có giao dịch quốc tế
• Chất lượng
• Bảo hành
• Điều kiện giao hàng
• Phạt vi phạm
• Chiết khấu
• Cam kết sản lượng
• Điều kiện điều chỉnh giá

3.7. Đề xuất và lựa chọn nhà cung cấp

Nhà cung cấp rẻ nhất chưa chắc là nhà cung cấp tốt nhất.

Một NCC giá thấp hơn 5% nhưng thường xuyên giao trễ, tỷ lệ lỗi cao hoặc yêu cầu thanh toán bất lợi có thể khiến Total Cost of Ownership – TCO cao hơn phương án có đơn giá ban đầu nhỉnh hơn.

4. Quy Trình 7 Bước Sourcing Chiến Lược

Để xây dựng hệ thống Sourcing chuẩn mực, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình 7 bước tiêu chuẩn quốc tế:

[Bước 1: Phân tích danh mục]

[Bước 2: Nghiên cứu thị trường]

[Bước 3: Phát triển chiến lược]

[Bước 4: Mời thầu (RFP/RFQ)]

[Bước 5: Thương lượng & Chọn NCC]

[Bước 6: Ký kết hợp đồng]

[Bước 7: Đánh giá liên tục]

Bước 1: Phân tích danh mục chi tiêu (Spend Analysis)

Thống kê toàn bộ dữ liệu chi tiêu nội bộ: Doanh nghiệp đang mua cái gì? Chi bao nhiêu tiền? Mua từ ai?

Bước 2: Nghiên cứu thị trường nhà cung cấp (Supplier Market Research)

Đánh giá xu hướng thị trường, năng lực cung ứng, phân tích rủi ro địa chính trị và mô hình giá của các đối tác tiềm năng.

Bước 3: Phát triển chiến lược Sourcing

Quyết định hình thức Sourcing (In-sourcing, Offshoring, Single hay Multi-Sourcing) dựa trên ma trận Kraljic (phân loại hàng hóa theo rủi ro và giá trị).

Bước 4: Phát hành yêu cầu báo giá/chào thầu (RFP/RFQ)

Gửi hồ sơ mời thầu (Request for Proposal - RFP) hoặc Request for Quotation (RFQ) đến danh sách các nhà cung cấp đã qua sàng lọc.

Bước 5: Thương lượng và lựa chọn nhà cung cấp

Đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên tiêu chí: Giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng (Lead time), tiêu chuẩn ESG (Môi trường - Xã hội - Quản trị) và năng lực tài chính.

Bước 6: Ký kết hợp đồng và tích hợp hệ thống

Chính thức hóa hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về SLA (Cam kết chất lượng dịch vụ), KPI và tiến hành kết nối chuỗi cung ứng.

Bước 7: Đo lường hiệu quả và cải tiến liên tục (SRM)

Thường xuyên đánh giá hiệu suất nhà cung cấp (Supplier Relationship Management) dựa trên các KPI định kỳ để đưa ra điều chỉnh kịp thời.

5. Sourcing Khác Purchasing Và Procurement Như Thế Nào?

Đây là phần người mới rất dễ nhầm khi tìm hiểu Sourcing là gì.

Có thể ghi nhớ:

Purchasing = Thực hiện mua

Sourcing = Tìm và chọn nguồn cung

Procurement = Quản trị toàn bộ quá trình mua hàng

Tuy nhiên, đây là cách phân biệt theo chức năng. Tên chức danh thực tế không hoàn toàn giống nhau giữa các doanh nghiệp.

Một “Purchasing Executive” tại công ty A hoàn toàn có thể đảm nhiệm cả Sourcing, trong khi doanh nghiệp B lại tách riêng Sourcing và Purchasing thành hai team.

Vì vậy, khi tìm việc, hãy đọc JD thay vì chỉ nhìn Job Title.

6. Xu Hướng Sourcing Hiện Đại

Trong thời đại số, câu hỏi Sourcing là gì không chỉ dừng lại ở các phương pháp truyền thống mà đã gắn liền với công nghệ:

AI & Machine Learning trong Sourcing: Tự động dự báo nhu cầu, phân tích biến động giá nguyên vật liệu và đề xuất nhà cung cấp tối ưu.

Sourcing Bền Vững (Green / Sustainable Sourcing): Ưu tiên các nhà cung cấp đạt chứng nhận ESG, giảm dấu chân carbon trong quá trình sản xuất và vận chuyển.

Minh bạch hóa bằng Blockchain: Trích xuất nguồn gốc xuất xứ sản phẩm một cách chính xác và chống gian lận thương mại.

7. Sourcing Đang Thay Đổi Như Thế Nào Khi AI Phát Triển?

AI đang làm thay đổi cách các bộ phận mua hàng tìm kiếm, phân tích và quản trị nguồn cung.

Các ứng dụng có thể bao gồm:

• Phân tích spend
• Tìm kiếm NCC
• Supplier intelligence
• Phân tích báo giá
• Phát hiện rủi ro
• Chuẩn bị đàm phán
• Phân tích hợp đồng
• Theo dõi biến động giá và nguồn cung

Theo Deloitte, 55% nhóm Procurement hiệu suất cao trong khảo sát 2023 xem chuyển đổi số là một trong ba chiến lược hàng đầu, so với 36% ở nhóm còn lại.

Một phân tích của BCG công bố năm 2026 cho biết ở các trường hợp triển khai AI agent trong Procurement mà BCG quan sát, mức tiết kiệm chi phí đạt khoảng 8–15%, OTIF cải thiện 5–15 điểm phần trăm và thời gian chu kỳ Sourcing giảm khoảng 30–60%. Đây là kết quả từ các trường hợp BCG ghi nhận, không nên hiểu là mức hiệu quả mặc định cho mọi doanh nghiệp.

Nguồn: BCG – How AI in Procurement Drives Competitive Advantage, 2026.

AI có thể rút ngắn nhiều thao tác, nhưng người làm Sourcing vẫn cần hiểu thị trường, thương mại, NCC và rủi ro để đánh giá chất lượng đầu ra và đưa ra quyết định.

8. Strategic Sourcing Là Gì? Khác Sourcing Thông Thường Ra Sao?

Strategic Sourcing là phương pháp tìm nguồn cung mang tính chiến lược, dựa trên dữ liệu, phân tích chi tiêu, thị trường cung ứng, tổng chi phí, rủi ro và quan hệ với nhà cung cấp để tạo giá trị dài hạn.

Nếu Sourcing đặt câu hỏi: “Chúng ta nên mua từ NCC nào?” thì Strategic Sourcing đi xa hơn: “Doanh nghiệp nên xây dựng chiến lược nguồn cung như thế nào để đạt mục tiêu chi phí, chất lượng, khả năng cung ứng và rủi ro trong dài hạn?”

Đây cũng là lý do Procurement hiện đại ngày càng dịch chuyển từ tác nghiệp sang tạo giá trị.

Deloitte ghi nhận mức độ tập trung hóa các năng lực như business engagement, sourcing, contracting, risk management và data & analytics đã tăng khoảng 15% so với khảo sát năm 2021.

Về nhân lực, hơn 70% CPO trong khảo sát của Deloitte gặp khó khăn khi thu hút nhân tài. Trong khi đó, 90% nhóm Procurement hiệu suất cao (“Orchestrators of Value”) tin rằng đội ngũ của họ hoàn toàn hoặc phần lớn có đủ kỹ năng và năng lực để triển khai chiến lược Procurement.

Nguồn: Deloitte 2023 Global CPO Survey.

Đây là tín hiệu đáng chú ý với những người muốn phát triển từ Purchasing lên Sourcing và Procurement: doanh nghiệp ngày càng cần năng lực phân tích và tư duy thương mại thay vì chỉ biết xử lý PO.

9. Làm Sourcing Cần Những Kỹ Năng Gì?

Kỹ năng tìm kiếm và nghiên cứu thị trường

Biết tìm NCC là bước đầu. Quan trọng hơn là biết tìm đúng nơi, kiểm tra thông tin và đọc được cấu trúc thị trường cung ứng.

Kỹ năng phân tích

Sourcing thường phải làm việc với:

• Báo giá
• Cơ cấu chi phí
• Supplier Scorecard
• Lead time
• MOQ
• Payment terms
• Chất lượng
• Logistics cost
• TCO

Kỹ năng đánh giá nhà cung cấp

Người làm Sourcing cần phân biệt được: NCC báo giá tốt và NCC thực sự phù hợp. Hai khái niệm này không phải lúc nào cũng giống nhau.

Kỹ năng đàm phán

Đàm phán mua hàng không đơn giản là: “Giảm thêm cho em 5% được không?”

Người mua chuyên nghiệp cần biết mình có leverage gì, NCC quan tâm điều gì, đâu là BATNA và những biến số nào có thể trao đổi ngoài giá.

Kỹ năng quản trị rủi ro

Rủi ro có thể đến từ:

• Single sourcing
• Địa chính trị
• Tỷ giá
• Logistics
• Nguyên liệu
• Năng lực NCC
• Chất lượng
• Tuân thủ
• Tài chính
• Thiên tai

World Bank cho biết Logistics Performance Index 2023 đánh giá 139 quốc gia và sử dụng 6 nhóm tiêu chí, gồm hải quan, hạ tầng, khả năng bố trí vận chuyển với mức giá cạnh tranh, chất lượng dịch vụ logistics, tracking & tracing và tính đúng hạn. Đây cũng là những yếu tố đáng tham khảo khi đánh giá bối cảnh nguồn cung quốc tế.

Nguồn: World Bank – Logistics Performance Index 2023.

10. Người Mới Muốn Làm Sourcing Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

Nếu muốn theo nghề Sourcing, đừng bắt đầu bằng cách học thuộc một danh sách thuật ngữ.

Nên xây nền tảng theo trình tự: Quy trình mua hàng → Tìm kiếm NCC → RFQ/RFP → Phân tích báo giá → Đánh giá NCC → Đàm phán → Hợp đồng → Quản lý đơn hàng → Supplier Management → Risk Management.

Người mới cũng nên thực hành các tình huống như:

• Nhận một Purchase Requisition và xác định yêu cầu
• Tìm 3–5 NCC cho một mặt hàng
• Xây Supplier Evaluation Criteria
• Làm bảng Bid Comparison
• Phân tích báo giá
• Chuẩn bị phương án đàm phán
• Đề xuất lựa chọn NCC và giải thích lý do

Nếu làm được các bài toán trên, bạn sẽ hiểu Sourcing thực tế hơn nhiều so với chỉ học định nghĩa.

11. Học Sourcing Và Nghiệp Vụ Mua Hàng Ở Đâu?

Nếu bạn đang tìm hiểu Sourcing là gì vì muốn bước vào nghề mua hàng hoặc đã làm Purchasing nhưng muốn phát triển thêm về Sourcing – Procurement, có thể tham khảo Khóa học Mua hàng tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Chương trình hướng tới nghiệp vụ thực tế của người làm mua hàng, tập trung vào các nội dung quan trọng như quy trình mua hàng, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, hỏi giá – phân tích báo giá, đàm phán, hợp đồng, quản lý đơn hàng và xử lý các tình huống phát sinh.

Thay vì chỉ biết “tìm NCC – hỏi giá – lên đơn”, mục tiêu của người học là hình thành tư duy mua hàng bài bản hơn:
Mua gì? → Mua từ ai? → Tại sao chọn NCC này? → Điều kiện nào có lợi? → Rủi ro ở đâu? → Quản trị nguồn cung thế nào?

Đây cũng là nền tảng cần thiết nếu muốn phát triển theo lộ trình:

Purchasing → Sourcing → Procurement → Procurement/Sourcing Management.

Nếu muốn theo nghề Sourcing hoặc Purchasing một cách bài bản, người học nên ưu tiên chương trình có tính thực hành cao, đi xuyên suốt từ tìm kiếm và sàng lọc nhà cung cấp, đánh giá năng lực nhà cung cấp, đàm phán, quản lý đơn hàng đến các nghiệp vụ mua hàng quốc tế.

Bạn có thể tham khảo Khóa học Mua hàng thực chiến (Purchasing, Sourcing & Procurement) tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh. Chương trình được xây dựng theo hướng nghiệp vụ thực tế, phù hợp với người mới muốn theo nghề mua hàng, nhân viên Purchasing/Sourcing cần củng cố nghiệp vụ hoặc người đang làm xuất nhập khẩu muốn phát triển chuyên sâu sang mảng thu mua.

Liên hệ Hotline: 0966.199.878 để được tư vấn nội dung đào tạo, hình thức học và lịch khai giảng phù hợp

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

• Khóa học Khai báo Hải quan
• Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
• Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
• Khóa học Thanh toán Quốc tế
• Khóa học Mua hàng Thực chiến
• Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
• Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
• Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
• Khóa học Tra mã HS
• Khóa học Sale Logistics
• Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
• Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM