6 Điểm Của Bộ hồ Sơ Hải Quan Chưa Chuẩn Khiến Hàng Bị Chậm
Trong thực tế thông quan, rất nhiều lô hàng bị kéo dài thời gian xử lý không phải vì có vi phạm nghiêm trọng, mà vì hồ sơ khai báo chưa đạt mức rõ ràng và nhất quán theo yêu cầu quản lý. Dưới đây là 6 điểm của bộ hồ sơ hải quan chưa chuẩn khiến hàng bị chậm.
Những vướng mắc này hoàn toàn có cơ sở thực tế và đã được quy định rõ trong quy trình nghiệp vụ hải quan.
>>>> Xem thêm: Thông Tư 121/2025/TT-BTC Sửa Đổi Các Thông Tư Quy Định Về Thủ Tục Hải Quan, Giám Sát Hải Quan, Thuế Xuất Nhập Khẩu Và Quản Lý Thuế
I. 6 "Điểm Nghẽn" Trong Bộ Hồ Sơ Hải Quan Khiến Tiến Độ Thông Quan Bị Trì Trệ
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ được ví như "giấy thông hành" của hàng hóa. Một bộ hồ sơ không chuẩn chỉnh là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc hàng bị treo tại cảng. Dưới đây là 6 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
1. Sự “bất nhất” giữa các chứng từ thương mại
Cơ quan Hải quan luôn thực hiện đối chiếu chéo giữa: Tờ khai hải quan– Invoice – Packing List – Bill of Lading. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng có thể khiến lô hàng bị dừng lại để xác minh:
- Tên hàng hóa diễn giải không đồng nhất giữa các chứng từ.
- Trọng lượng (Gross Weight/Net Weight) và số lượng kiện không khớp.
- Quy cách đóng gói trên thực tế khác với thông tin thể hiện trên Packing List.
2. Mô tả hàng hóa hời hợt, thiếu chi tiết
Việc sử dụng các danh từ chung chung như "phụ kiện", "máy móc", "thiết bị công nghiệp" mà không đi kèm đặc tính kỹ thuật cụ thể là một sai lầm lớn.
Hệ quả: Hải quan sẽ yêu cầu cung cấp thêm Catalogue, tài liệu kỹ thuật hoặc bản giải trình công dụng.
Lời khuyên: Mô tả cần thể hiện rõ: Tên hàng + Thành phần/Cấu tạo + Công dụng + Model/Nhãn hiệu.
3. Thiếu cơ sở pháp lý khi áp mã HS Code
Nhiều doanh nghiệp chỉ tra cứu biểu thuế một cách cảm tính mà thiếu đi sự lập luận. Khi có sự tranh chấp về mã thuế, nếu doanh nghiệp không đưa ra được:
- Căn cứ dựa trên 6 quy tắc tổng quát giải thích bộ luật HS.
- Sự so sánh đặc tính hàng hóa với chú giải chương (Chapter Notes). ... thì thời gian xử lý hồ sơ sẽ bị kéo dài đáng kể để chờ kết quả phân tích phân loại.
4. Bỏ sót hồ sơ quản lý chuyên ngành
Đây là "hố đen" khiến nhiều lô hàng bị kẹt lại cảng dù tờ khai đã truyền thành công. Các mặt hàng thuộc diện sau cần được chuẩn bị hồ sơ từ sớm:
- Kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm dịch thực vật/động vật.
- Công bố hợp quy hoặc kiểm tra hiệu suất năng lượng. Nếu thiếu các chứng nhận này ngay tại thời điểm đăng ký tờ khai, hàng hóa chắc chắn không đủ điều kiện để thông quan.
5. Thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ sai thời điểm
Việc phát hiện sai sót và xin sửa đổi sau khi tờ khai đã được phân vào Luồng Vàng hoặc Luồng Đỏ sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
Lúc này, mọi thay đổi đều phải qua các bước xét duyệt thủ công, giải trình và xác nhận lại từ lãnh đạo chi cục, gây mất thời gian và có thể phát sinh chi phí phạt chậm khai báo.
6. Thông tin không nhất quán về bản chất hàng hóa
Một bộ hồ sơ "yếu" là hồ sơ không chứng minh được bản chất thực tế của mặt hàng. Khi thông tin giữa thực tế kiểm hóa và chứng từ có sự vênh nhau, hệ thống sẽ đánh giá doanh nghiệp có chỉ số rủi ro cao.
Ghi nhớ từ chuyên gia Xuất nhập khẩu Lê Ánh: Hải quan không dừng hàng dựa trên cảm tính. Mọi sự chậm trễ đều xuất phát từ việc hồ sơ chưa đủ cơ sở pháp lý hoặc thông tin chưa rõ ràng.
Lời khuyên cho doanh nghiệp: Đầu tư thời gian để kiểm tra tính Đúng – Đủ – Rõ của hồ sơ ngay từ đầu là cách tiết kiệm chi phí nhất. Điều này không chỉ giúp thông quan nhanh mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng "Hồ sơ năng lực tuân thủ" tốt trong hệ thống dữ liệu của ngành Hải quan.
II. Các sai sót thường gặp trong quy trình làm thủ tục hải quan & cách khắc phục
Việc nắm vững các lỗi phổ biến không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thông quan mà còn xây dựng hồ sơ uy tín tốt trong mắt cơ quan Hải quan. Dưới đây là 5 nhóm lỗi "điển hình" mà các nhà xuất nhập khẩu cần đặc biệt lưu ý:
1. Sai lệch thông tin trên tờ khai hải quan
Đây là lỗi sơ đẳng nhưng có tần suất xuất hiện cao nhất, gây ra nhiều hệ lụy về pháp lý.
Nhầm lẫn mã HS Code: Áp sai mã HS dẫn đến áp sai thuế suất, khiến doanh nghiệp đối mặt với việc bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính.
Khai sai trị giá: Việc khai báo giá trị hàng hóa thấp hơn thực tế nhằm giảm thuế thường bị hệ thống quản lý rủi ro "quét" trúng, dẫn đến việc phải tham vấn giá hoặc kiểm tra sau thông quan.
Sai sót thông tin xuất xứ (C/O): Một lỗi nhỏ về địa chỉ, tên hàng trên C/O không khớp với tờ khai có thể làm mất quyền hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt.
Giải pháp tối ưu: Rà soát kỹ danh mục hàng hóa và đối chiếu với Biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất. Đồng thời, Sử dụng các phần mềm khai báo uy tín và thực hiện bước "Double-check" (kiểm tra chéo) giữa bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường.
2. Hồ sơ chứng từ thiếu tính đồng nhất hoặc thiếu sót
Một bộ hồ sơ hải quan "sạch" phải đảm bảo sự khớp nối giữa tất cả các chứng từ đi kèm (Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, Giấy phép chuyên ngành...).
Hệ quả: Hàng hóa bị đình trệ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) ngoài ý muốn.
Giải pháp: Xây dựng Checklist chứng từ chuẩn cho từng loại hình hàng hóa. Đặc biệt, hãy chủ động chuẩn bị các loại giấy phép nhập khẩu/kiểm tra chuyên ngành từ trước khi hàng về đến cảng.
3. Bất cập trong việc kê khai trị giá hải quan
Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi xác định trị giá tính thuế, đặc biệt là các khoản điều chỉnh cộng hoặc điều chỉnh trừ.
Rủi ro: Khi trị giá khai báo không phù hợp với cơ sở dữ liệu của cơ quan hải quan, doanh nghiệp sẽ bị đưa vào diện nghi vấn gian lận thuế, làm kéo dài thời gian thông quan từ vài ngày đến vài tuần.
Giải pháp: Doanh nghiệp cần hiểu rõ 6 phương pháp xác định trị giá hải quan và đảm bảo tính trung thực, khách quan dựa trên hợp đồng ngoại thương.
4. Lỗi về thời điểm truyền tờ khai và đăng ký kiểm hóa
Thời gian là vàng bạc trong logistics, nhưng việc quản lý thời gian kém thường dẫn đến các tình huống:
- Khai quá muộn: Sát giờ tàu chạy (closing time) mới truyền tờ khai dẫn đến không kịp xử lý các phát sinh kỹ thuật.
- Khai quá sớm khi hàng chưa về: Dẫn đến sai lệch thông tin về phương tiện vận tải hoặc cảng đích.
- Hàng chưa sẵn sàng nhưng đã đăng ký kiểm hóa: Khi cán bộ hải quan xuống hiện trường mà hàng chưa được hạ bãi hoặc chưa tìm thấy container, doanh nghiệp sẽ bị đánh giá rủi ro cao cho các lô hàng kế tiếp.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hotline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
: Theo dõi sát sao lịch trình (ETA) từ Forwarder. Nên thực hiện khai báo trước 1–3 ngày và đảm bảo hàng hóa đã sẵn sàng tại vị trí kiểm hóa trước khi đăng ký với cán bộ tiếp nhận.
5. Chậm trễ trong việc hoàn thành nghĩa vụ thuế
Nguyên tắc "có thuế mới có hàng" (trừ một số trường hợp ưu tiên hoặc bảo lãnh) luôn được áp dụng nghiêm ngặt.
Vấn đề: Quên nộp thuế hoặc nộp thuế sai tài khoản kho bạc khiến lệnh giải phóng hàng không được thực thi.
Giải pháp: Tận dụng tối đa phương thức nộp thuế điện tử 24/7. Đồng thời, bộ phận kế toán cần dự phòng sẵn ngân sách thuế ngay khi có số thuế dự kiến trên tờ khai nháp.
Như vậy, những sai sót trên hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ hoặc lựa chọn các đối tác dịch vụ hải quan chuyên nghiệp. Việc tuân thủ quy trình không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên thương trường quốc tế.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hotline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
