Phân tích chuyên sâu về Sea Way Bill (Giấy gửi hàng đường biển)

Bài viết dưới đây sẽ được chuyên gia xuất nhập khẩu và Logistics tại XNK Lê Ánh phân tích kĩ hơn về Giấy gửi hàng đường biển (Sea Way bill), về chức năng, quy trình nghiệp vụ khi dùng Sea way bill, những lưu ý khi dùng chứng từ vận tải này,...

>>>>> Xem thêm: Vận đơn là gì ? Những thông tin liên quan đến vận đơn trong xuất nhập khẩu

Sea Way bill cũng là một chứng từ vận tải mà hãng tàu cấp cho shipper sau khi người này hoàn thành việc giao hàng. Nội dung cơ bản của một Sea Way bill cũng giống một vận đơn. Nhưng điểm khác nhau lớn nhất của hai chứng từ này nằm ở chỗ chức năng của nó.

Nếu vận đơn đường biển có đủ 03 chức năng: chứng từ sở hữu hàng hoá, bằng chứng của hợp đồng thuê tàu và là một biên nhận giao hàng; thì Sea Way bill không có chức năng chứng từ sở hữu hàng hoá. Do vậy một SWB gốc cũng không chuyển nhượng được. Sea Way bill ghi tên đích danh người nhận hàng và chỉ có người này mới được nhận hàng bất chấp người này có xuất trình được SWB bản gốc hay không, chỉ cần chứng minh mình là consignee đích thực bằng cách xuất trình thông báo hàng đến.

Chính vì tính chất này mà khi thanh toán bằng L/C, rất ít ngân hàng chấp nhận chứng từ vận tải là một Sea Way bill. Bản chất của SWB là thường ghi đích danh tên người nhận hàng là người NK, người NK không cần sự xác nhận/uỷ quyền của ngân hàng/không cần bộ chứng từ lô hàng mà ngân hàng đang giữ trong tay cũng có thể lấy hàng ở hãng tàu. Ngân hàng không có cách nào khống chế người NK/không cho người NK lấy hàng nếu người này lúc trước chưa ký quỹ đủ 100% để mở L/C. Tình huống này, rất rủi ro cho ngân hàng, nên họ không chấp nhận dùng Sea Way bill.

Tuy nhiên cũng có một vài L/C cho phép sử dụng Sea Way bill nhưng thường là khi đó người NK phải ký quỹ được 100% tiền hàng khi đề nghị mở L/C.

Surrundered B/L có hai trường hợp sử dụng như đã phân tích: một là ra B/L gốc rồi nhưng sau đó vì chứng từ đến chậm nên sẽ surrender để lấy hàng nhanh; hai là quyết định sử dụng Surrendered B/L ngay từ lúc đầu, không phát hành B/L gốc. Còn Sea Way bill không dùng cho trường hợp thứ nhất, mà chỉ dụng cho trường hợp thứ hai. Có nghĩa là:

• Nếu ban đầu dùng B/L gốc. Sau đó muốn nhận hàng nhanh thì chỉ có thể yêu cầu surrender B/L gốc đó. Không xuất hiện Sea Way bill.
• Nếu ban đầu đã quyết định không dùng B/L gốc, thì có thể chọn dùng giữa B/L Surrendered B/L hay Sea Way bill.

Quy trình nghiệp vụ nếu dùng Sea Way bill:

• Người XK giao hàng cho hãng tàu và yêu cầu sử dụng Sea Way bill, không phát hành B/L gốc;
• Hãng tàu sẽ phát hành ra SWB giao cho người XK để chứng minh đã nhận hàng của người XK.
• Ngay sau khi tàu chạy, hãng tàu đầu xuất báo cho hãng tàu đầu nhập biết về việc sử dụng SWB. Lô hàng khi ấy coi như đã được thả ra sẵn. Hành động này được văn phòng hãng tàu hai đầu thực hiện trên cùng một hệ thống điện tử nội bộ.

Việc thả hàng này diễn ra trên hệ thống điện tử nên người ta còn gọi đây là hình thức E-B/L (Electronic B/L). Việc thả hàng diễn ra rất nhanh nên còn gọi là Express Bill (Thả hàng tốc hành).

• Hãng tàu cho hàng đi. Hàng đến cảng đích.
• Dù người XK gửi/hoặc không cần gửi bản SWB này cho người NK khi gửi bộ chứng từ lô hàng. (Chỉ cần gửi bản mềm để người NK yên tâm là hàng đã được giao lên tàu)
• Người NK đến Văn phòng hãng tàu đầu nhập xuất trình Thông báo hàng đến + và giấy giới thiệu công ty là lấy được hàng. (không cần có SWB bản cứng)

Nếu vậy thì quá rủi ro cho người XK nếu người NK chưa trả/trả đủ tiền hàng. Vì nếu dùng Sea Way bill thì theo đúng nguyên tắc, hãng tàu sẽ tự động thả hàng ra mà không cần đợi xác nhận của người XK.

Do vậy, người XK phải làm việc rõ với hãng tàu đầu xuất: chỉ được thả hàng khi có xác nhận của người XK. Một vài hãng tàu đồng ý chấp nhận đề nghị này. Nhưng một vài hãng tàu rất cứng nhắc và làm đúng nguyên tắc “thả hàng không cần ai xác nhận” nêu trên. Lúc này, người XK rất rủi ro. Nếu gặp trường hợp như vậy, người XK nên chuyển sang dùng Surrendered B/L (hãng tàu chỉ thả hàng khi có lệnh/xác nhận Release của người XK).

Đặc biệt, trong trường hợp người NK là người thuê tàu (theo Incoterms nhóm E, F), cho dù người XK đã thoả thuận trước với hãng tàu “Khi nào người XK xác nhận/ra lệnh mới được thả hãng” + “Hãng tàu đồng ý việc này”, thì người NK sẽ ép hãng tàu/dùng quyền lực mềm/quan hệ của mình với hãng tàu để đề nghị hãng tàu làm đúng nguyên tắc theo Sea Way bill mà thả hàng ra cho người NK nếu người NK xuất trình đúng giấy tờ chứng minh người NK là Consignee (mặc dù chưa thanh toán tiền hàng cho người XK). Người NK hoàn toàn đúng đắn trong việc này. Như vậy, rủi ro nghiêng về người XK. Để giảm thiểu rủi ro này, người XK nên giành được quyền thuê tàu, để tiếng nói của họ trước hãng tàu có trọng lượng hơn.

Nhưng dù ai thuê tàu và bằng cách nào đi nữa, người viết muốn nhắc lại, dùng Sea Way bill nghĩa là sau khi người XK đã giao hàng cho hãng tàu, hàng đã được thả ra cho người NK - người XK không thể đòi lại được hàng – không thể giam hàng lại khi hàng đến cảng đích - hàng hoá đó nằm trong quyền đoạt của hãng tàu - hàng đã được chuyển quyền sở hữu sang cho người NK ngay khi hàng được giao cho hãng tàu.

Vì những rủi ro vừa nêu mà Sea Way bill chỉ dùng khi:

• Người NK với người XK có quan hệ là công ty mẹ/con hoặc khách hàng thân thiết, tin cậy; người NK đã trả trước tiền hàng; Người XK cho trả tiền chậm; số tiền trong hợp đồng là nhỏ…
• Hai bên muốn tiết kiệm chi phí, không cần phát hành B/L gốc;
• Người NK thường không có nhu cầu chuyển nhượng lại lô hàng bằng chứng từ (SWB không chuyển nhượng được)

Chi phí sử dụng Sea Way bill là rẻ (có hãng tàu không thu phí) vì việc in các điều khoản bằng chữ rất nhỏ ở mặt sau (như kiểu của B/L) được thay thế bằng việc dẫn chiếu đến các điều kiện, quy định liên quan đến vận chuyển ở mặt trước bằng một điều khoản ngắn gọn. Hãng tàu chỉ phát hành một bản gốc SWB trong khi phải phát hành tối thiểu một bộ 3 bản gốc nếu sử dụng B/L.

Một số quốc gia ở Trung Đông, Nam Á... có tập quán không cho dùng Sea Way bill.

SWB là một loại chứng từ đích danh, nó chỉ cho phép giao hàng cho một người duy nhất khi họ chứng minh họ là người nhận hàng hợp pháp. Nó cho các bên liên quan giảm thiểu được rủi ro trong việc giao nhận hàng, và, vì Sea Way bill không phải là chứng từ sở hữu/có giá nên bị thất lạc thì không gây rủi ro.

Hy vọng những phân tích trên sẽ hữu ích với những bạn đang làm về Sea Way bill, và vận dụng hiệu quả hơn. Bài viết được phân tích dưới sự tư vấn của các chuyên gia tại trung tâm đào tạo các khóa học xuất nhập khẩu thực tế Lê Ánh.

Bạn cần tìm hiểu kĩ hơn về các loại vận đơn để phục vụ cho công việc của bạn tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu và Logistics, bạn có thể tham gia Khóa học xuất nhập khẩu cho người chưa biết gì tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Khóa học được giảng dạy bởi đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics đang làm việc tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics lớn trong nước và quốc tế. học nghề kế toán

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam!