Phiếu EIR Là Gì? Vai Trò Của EIR Trong Giao Nhận Container
Bạn từng nghe đến phiếu EIR nhưng chưa rõ nó đóng vai trò gì trong quy trình giao nhận container? Dù chỉ là một tờ giấy nhỏ, EIR lại là “tấm vé thông hành” không thể thiếu để xác nhận tình trạng và quyền sở hữu container tại cảng – đặc biệt quan trọng trong vận tải quốc tế.
>>>>> Xem thêm: NVOCC Là Gì? Khác Gì Với Freight Forwarder?
1. Phiếu EIR Là Gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là biên bản ghi nhận tình trạng thực tế của container tại thời điểm bàn giao giữa các bên trong chuỗi logistics, bao gồm: người vận chuyển, người thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe, kho bãi,…
Tuy chỉ là một tờ phiếu, nhưng EIR lại giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là căn cứ pháp lý để xác định tình trạng container trước và sau khi giao nhận – đặc biệt hữu ích trong trường hợp phát sinh tranh chấp về hư hỏng như móp méo, rách, thủng,… Chủ sở hữu container có thể dựa vào nội dung trên EIR để quy trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên có liên quan.
Ví dụ đơn giản để hiểu về phiếu EIR như sau:
Khi chủ hàng lấy container rỗng từ depot về kho riêng để đóng hàng, họ sẽ nhận được một phiếu EIR ghi rõ tình trạng container tại thời điểm nhận: có bị móp, thủng, rách hay không – đây là căn cứ xác nhận container còn tốt hay đã hư hỏng trước khi sử dụng.
Ngoài phần mô tả tình trạng, EIR còn chứa các thông tin quan trọng khác như: số container, tên chủ hàng, biển số xe đầu kéo, thời gian giao – nhận,... Khi chủ hàng hoàn tất việc đóng hàng và trả lại container về bãi để chờ xuất khẩu, sẽ có thêm một phiếu EIR khác được lập để kiểm tra lại tình trạng container sau quá trình sử dụng. Hai phiếu này sẽ là cơ sở đối chiếu nếu xảy ra tranh chấp về hư hỏng.
2. Phiếu EIR Ghi Nhận Những Thông Tin Gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) đóng vai trò như “biên bản bàn giao” container, ghi lại chi tiết tình trạng và thông tin liên quan tại thời điểm giao – nhận. Các nội dung chính thường có trên một phiếu EIR bao gồm:
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container (20ft, 40ft, HC, RF, v.v.)
- Tình trạng container: sạch hay bẩn, có bị móp, thủng, rách, gỉ sét,…
- Phụ kiện đi kèm: niêm phong (seal), kẹp chì, ổ khóa, dây đai,…
- Thời gian giao nhận: ngày, giờ, địa điểm cụ thể
- Tên và chữ ký của người giao – người nhận: để xác nhận thông tin và trách nhiệm
Phiếu EIR hiện nay có thể được lập bằng giấy hoặc điện tử.
EIR giấy thường được in làm 2 bản: một bản cho bên giao và một bản cho bên nhận giữ làm chứng từ lưu trữ.
EIR điện tử ngày càng phổ biến, được gửi qua email hoặc ứng dụng di động, giúp tra cứu và lưu trữ dễ dàng hơn trong môi trường làm việc hiện đại.
3. Chức năng của phiếu EIR trong giao nhận container
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) không chỉ là tờ biên bản ghi nhận tình trạng container mà còn đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Các chức năng chính của phiếu EIR bao gồm:
Làm bằng chứng cho việc giao – nhận container giữa các bên:
Xác nhận thời điểm và tình trạng container khi chuyển giao giữa cảng, depot, nhà xe, kho bãi hoặc chủ hàng.
Cơ sở kiểm tra và đánh giá tình trạng container:
Nhờ thông tin ghi nhận chi tiết trên phiếu EIR, các bên có thể đối chiếu container khi trả về để xác định có phát sinh hư hỏng hay không.
Căn cứ xử lý tranh chấp và khiếu nại:
Nếu container hư hại, mất phụ kiện hay sai sót trong quá trình vận chuyển, EIR là tài liệu quan trọng để truy cứu trách nhiệm và bồi thường.
Cơ sở tính chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại (nếu có):
Các khoản chi phí phát sinh như phạt trả container trễ, hư hỏng container, hoặc mất phụ kiện đều dựa trên thông tin ghi nhận trong EIR.
Ví dụ minh họa:
Với hàng nhập khẩu: Khi chủ hàng đến cảng lấy container đang nằm trong bãi, họ phải đóng phí nâng container lên xe. Phiếu EIR được cảng cấp để xác nhận việc này đã hoàn tất, đồng thời thể hiện thời điểm container được giao đi.
Với hàng xuất khẩu: Khi chủ hàng mang container đã đóng hàng đến cảng để giao nhận, họ cần nộp phí hạ container từ xe xuống bãi. Sau khi thanh toán, cảng sẽ cấp phiếu EIR như một chứng từ xác nhận hoàn thành thủ tục và thanh toán.
Như vậy, phiếu EIR không chỉ là tờ giấy đi kèm container, mà còn là chứng từ pháp lý – tài chính – kỹ thuật, đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho quá trình giao nhận container trong vận tải quốc tế.
4. Thuật ngữ phôi phiếu EIR đối với hàng xuất và nhập khẩu
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) không chỉ là biên bản xác nhận tình trạng container, mà còn gắn liền với các thao tác nghiệp vụ cụ thể trong quy trình xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa. Trong thực tế, “phôi phiếu EIR” là cách gọi quen thuộc của người trong ngành khi đề cập đến các loại phiếu này tại cảng hoặc depot, thường được chia theo từng công đoạn nghiệp vụ như sau:
Đối với hàng xuất khẩu
- Cấp rỗng (Empty Pick-up). Áp dụng khi cảng cấp container rỗng cho Forwarder (FWD) hoặc doanh nghiệp xuất khẩu để đem về kho đóng hàng.
→ FWD phải đóng phí nâng container rỗng từ bãi cảng lên xe đầu kéo. Phiếu EIR lúc này ghi nhận thời điểm nhận container và tình trạng container rỗng.
- Hạ bãi (CY Drop-off). Áp dụng khi FWD hoặc doanh nghiệp đưa container đã đóng hàng quay trở lại cảng.
→ FWD phải đóng phí hạ container từ xe xuống bãi CY. Phiếu EIR dùng để xác nhận container đã được bàn giao lại cho cảng để tiếp tục làm thủ tục hải quan.
Đối với hàng nhập khẩu
- Lấy nguyên (Full Pick-up). Là bước nhận container hàng nguyên từ cảng để chở về kho của doanh nghiệp nhập khẩu.
→ Phát sinh phí nâng container đầy từ bãi lên xe, và phiếu EIR ghi lại việc giao nhận container hàng.
- Trả rỗng (Empty Return)
Sau khi dỡ hàng xong, người nhận hàng trả lại container rỗng về cảng hoặc depot.
→ Cần đóng phí hạ container rỗng từ xe xuống bãi. Phiếu EIR ở bước này xác nhận việc trả vỏ cont, đồng thời ghi nhận tình trạng container sau khi sử dụng.
Lưu ý quan trọng đối với hàng nhập khẩu
Với một số hãng tàu, khi lấy container từ cảng, doanh nghiệp nhập khẩu phải đặt cọc tiền container (tiền cược cont).
→ Nếu container được trả lại đúng thời hạn, không móp méo, không hư hại hay mất phụ kiện, doanh nghiệp sẽ được hoàn lại tiền cược. Và phiếu EIR sẽ là căn cứ quan trọng trong việc đánh giá tình trạng container lúc hoàn trả.
5. Hướng Dẫn Khai Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt)
Phiếu EIR là tài liệu quan trọng nhằm xác nhận tình trạng container tại thời điểm giao – nhận. Để khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra thực tế container trước khi khai phiếu
Xác nhận số hiệu container, kích thước, loại container (20DC, 40HC, RF, v.v.)
Kiểm tra tình trạng vật lý: có sạch sẽ, móp méo, thủng, rách, gỉ sét… hay không
Ghi nhận trạng thái các phụ kiện đi kèm: niêm phong (seal), kẹp chì, ổ khóa, dây đai
Bước 2: Ghi nhận thông tin vào phiếu EIR
Điền đầy đủ các thông tin kiểm tra vào phiếu EIR (bản giấy hoặc bản điện tử)
Nếu phát hiện hư hỏng hoặc sai lệch so với phiếu EIR trước đó, cần mô tả rõ vị trí và mức độ hư hại
Đối với EIR điện tử, đảm bảo nhập liệu đúng định dạng hệ thống yêu cầu
Bước 3: Xác nhận và ký phiếu
Ký tên và ghi rõ ngày – giờ giao nhận
Nếu là phiếu EIR giấy: in 2 bản – 1 bản lưu tại bên giao, 1 bản giao cho bên nhận
Nếu là phiếu EIR điện tử: gửi bản sao qua email hoặc ứng dụng quản lý vận tải cho các bên liên quan
Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR để đối chiếu khi cần
Lưu trữ phiếu EIR theo hồ sơ chứng từ vận chuyển, tối thiểu đến khi container được hoàn trả và không phát sinh khiếu nại
Đây là cơ sở quan trọng để xử lý tranh chấp, xác định trách nhiệm bồi thường, và đánh giá mức độ tuân thủ quy trình giao nhận
Lưu ý quan trọng:
Phiếu EIR không chỉ giúp xác định tình trạng container, mà còn là công cụ pháp lý bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên tham gia vận chuyển. Việc khai báo chính xác và lưu trữ đầy đủ sẽ giúp bạn:
Tránh bị quy trách nhiệm khi container bị hư hại
Dễ dàng khi làm việc với hãng tàu, cảng biển hoặc bảo hiểm
Tăng uy tín chuyên nghiệp trong chuỗi cung ứng
Trong môi trường vận tải quốc tế ngày càng số hóa, nên ưu tiên sử dụng phiếu EIR điện tử nếu hệ thống hỗ trợ, nhằm đảm bảo tốc độ, minh bạch và dễ truy xuất thông tin khi cần.
Việc hiểu rõ các thuật ngữ và vai trò của phiếu EIR trong từng công đoạn giao nhận sẽ giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu chủ động hơn trong quản lý chứng từ, tránh phát sinh tranh chấp và kiểm soát tốt chi phí liên quan đến container.
Để tìm và làm nghiệp vụ sales của Freight Forwarder, bạn có thể tham khảo: Khóa Học Sale Logistics Chuyên Sâu - THỰC CHIẾN Ngay Từ Buổi Học Đầu Tiên
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0966.199.878
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
