Giấy Báo Hàng Đến (Arrival Notice) Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) là một chứng từ quan trọng, giúp doanh nghiệp có cơ sở để nhận hàng và thực hiện các thủ tục hải quan

Đối với nhân viên xuất nhập khẩu, nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) không đơn thuần là biết “hàng sắp về”. Đây là thời điểm cần đối chiếu thông tin lô hàng, kiểm tra ETA, chuẩn bị hồ sơ hải quan, theo dõi yêu cầu cargo release, kiểm tra các khoản phí và bố trí kế hoạch nhận hàng.

Bài viết dưới đây của Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách đọc và xử lý Arrival Notice theo góc nhìn nghiệp vụ thực tế, đặc biệt dành cho người mới làm hàng nhập khẩu.

1. Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) là gì?

Thông báo hàng đến hay Arrival Notice là một thông báo mà đại lý, hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải đường biển gửi cho người nhận lô hàng để thông báo cho họ về ngày lô hàng đến địa điểm đích.

Thông thường, thông báo hàng đến sẽ bao gồm thông tin liên hệ, mô tả hàng hóa đã nhận, số lượng đơn vị hàng đã đến và mọi khoản phí phải trả khi nhận hàng. Cấu trúc của thông báo hàng đến phụ thuộc vào các yêu cầu do cảng nơi nhận hàng đưa ra

Xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online thực tế cho người mới

2. Đặc điểm của giấy báo hàng đến là gì?

Một số lưu ý về đặc điểm của giấy báo hàng đến như sau:

• Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) không có trong bộ chứng từ hàng xuất, chỉ có trong bộ chứng từ hàng nhập khẩu.
• Giấy báo hàng đến sẽ thông tin cho người nhận hàng về tình trạng hàng về, thông tin lô hàng, số lượng và chi phí vận tải tại đầu nhập sau khi hãng tàu hoặc các đại lý, công ty vận tải phát hành.
• Khi nhận được thông báo hàng đến, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hàng hóa, thời điểm nhận hàng, vị trí hàng tại thời điểm đến, đồng thời thực hiện thanh toán, khai báo hải quan, và mang hàng về kho.

3. Chức năng của giấy thông báo hàng đến

Chức năng thông báo hàng đến là thông báo cho tất cả các bên liên quan rằng hàng hóa đã đến cảng và đang chờ nhận hàng. Điều này dùng để cho người nhận biết rằng container đã đến cảng đích và chuẩn bị nhận hàng. 

Các bên nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) thường được liệt kê là người nhận hàng trong vận đơn. 

Ngoài ra, thông báo hàng đến cho người nhận hàng cơ hội bắt đầu sắp xếp tất cả các thủ tục thông quan và nhận hàng cần thiết sau khi hàng đến.

Bài viết liên quan: 

• Invoice là gì? Cách soạn invoice - hóa đơn thương mại như thế nào?
• Nội dung chi tiết của một Vận đơn (Bill of lading)
• Quy Trình Thông Quan Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

4. Ai là người phát hành arrival notice (A/N)

Thông báo hàng đến là một chứng từ vận chuyển hàng hóa được phát hành bởi hãng tàu hoặc các đại lý hãng tàu, công ty vận tải, được thực hiện 3-5 ngày trước khi hàng hóa dự kiến đến. 

Hãng tàu phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng trực tiếp thuê dịch vụ vận chuyển của hãng tàu đối với hàng FCL.

Đại lý hãng tàu, công ty vận tải phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng thuê dịch vụ vận chuyển từ bên thứ 3 là Đại lý hãng tàu, công ty vận tải đang giao kết với hãng tàu. Hãng tàu phát hành A/N tới đại lý hoặc đơn vị vận tải, sau đó, đơn vị này sẽ phát hành giấy báo hàng đến lại tới khách hàng, áp dụng cho hàng FCL và LCL.

Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu tại Hà Nội

5. Nội dung cần có trong giấy báo hàng đến - Cách đọc Arrival Notice

Vì các hoạt động ở cảng đích thường liên quan đến nhiều bên liên quan như đại lý hải quan, giao nhận vận tải, tài xế xe tải và người nhận hàng, thông báo hàng đến chứa tất cả các thông tin liên quan về hàng hóa.

Mẫu thông báo hàng đến phải cung cấp mô tả chi tiết về các điều khoản Incoterms, cảng đến và thuế hải quan liên quan, cũng như các tài liệu cần thiết cho thủ tục hải quan và nhận hàng hóa quốc tế. Thông báo hàng đến phải phù hợp với chứng từ của đại lý khai hải quan (nếu lô hàng muốn đến cảng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào).

Thường bao gồm các nội dung sau:

Shipper - Người gửi hàng - Tên, địa chỉ liên lạc của người xuất khẩu. Nhà xuất khẩu cũng thường là người bán.

Consignee - Người nhận hàng - Tên, địa chỉ liên lạc của người nhập khẩu hoặc người mua.

Notify Party - Thông tin chi tiết bên thông báo - liên hệ thay thế cho người nhận hàng. Ở đâu có thể là đại lý hải quan hoặc giao nhận vận chuyển được chỉ định bởi người nhận hàng. Trường này cũng chứa tên, địa chỉ và chi tiết liên lạc của bên thông báo.

B/L, SWB hoặc AWB Number - Số vận đơn cho hợp đồng vận chuyển (vận đơn, vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường hàng không). Thông tin này thường được chỉ định bởi người vận chuyển.

Vessel/Flight Information - Thông tin tàu/chuyến bay - Tên của tàu hoặc máy bay vận chuyển hàng hóa và số hiệu chuyến bay hoặc chuyến bay.

Cargo Information - Thông tin hàng hóa - Mô tả chung về loại và số lượng hàng hóa được khai báo bởi người gửi hàng.

Container hoặc ULD Number - Số container được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc ULD Number trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Estimated Arrival Time (ETA) - Ngày mà hàng hóa dự kiến sẽ đến cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích.

Actual Arrival Time (ATA) - Thời gian thực tế khi tàu neo đậu tại cảng dỡ hàng hoặc khi máy bay thực sự đến sân bay đích.

Port of Loading / Origin Airport: Cảng xuất phát hoặc sân bay xuất phát nơi hàng hóa được xếp.

Port of Discharge / Destination Airport - Cảng dỡ hàng/sân bay đích - Cảng đích hoặc sân bay đích nơi dỡ hàng.

Place of Delivery - Địa điểm giao hàng - Điểm đến cuối cùng của lô hàng. Thường là điểm giao hàng cuối cùng tại cảng đích, sân bay đích hoặc cơ sở của người nhận hàng.

Địa điểm nhận hàng - nơi bạn có thể nhận hàng sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu. Ở đây thường là cảng container bằng đường biển hoặc cảng sân bay bằng đường hàng không.

Freight Terms - Điều khoản vận chuyển - Điều khoản vận chuyển hoặc Incoterms được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người nhận hàng.

Freight Charges - Số tiền phải trả cho người vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển.

Remark - Ghi chú thêm của hãng tàu.

Xem thêm: Khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics chuyên sâu

6. Mẫu arrival notice

Nhận Arrival Notice Xong Cần Làm Gì?

Đây là phần người mới cần quan tâm nhiều hơn cả định nghĩa.

Khi nhận giấy báo hàng đến, nhân viên XNK có thể thực hiện checklist sau:

• Kiểm tra đúng shipment: Đối chiếu số B/L, shipper, consignee và thông tin hàng hóa.
• Kiểm tra hành trình: Vessel/Voyage, POL, POD và Place of Delivery nếu có.
• Kiểm tra ETA: Xác định lịch dự kiến và tiếp tục theo dõi các thay đổi.
• Đối chiếu container/hàng hóa: Kiểm tra Container No., số kiện và mô tả hàng.
• Chuẩn bị thủ tục hải quan: Rà soát Invoice, Packing List, B/L, C/O, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu lô hàng yêu cầu.
• Kiểm tra phí và điều kiện cargo release: Xác định các khoản phải thanh toán hoặc thủ tục cần hoàn thành với carrier/forwarder.
• Chuẩn bị nhận hàng: Phối hợp forwarder, đơn vị vận tải, kho và các bộ phận liên quan theo lịch thực tế.

Có thể ghi nhớ theo quy trình:

Nhận A/N → Check → Đối chiếu B/L → Theo dõi ETA → Chuẩn bị Customs → Cargo Release → Nhận hàng

7. So sánh Arrival Notice và Delivery Order

Arrival Notice là thông báo được phát hành cho người nhận hàng để biết thông tin về hàng hóa và thời gian nhận hàng.

Delivery Order là lệnh giao hàng, là chứng từ nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trình cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,… 

Để lấy được lệnh giao hàng, trong bộ chứng từ đi lấy lệnh phải có Arrival Notice.

Ngoài ra, còn có Giấy giới thiệu, CMT & Vận đơn của lô hàng

Về quy trình, khi nhận được giấy báo hàng đến thì sẽ tiến hành khai báo hải quan lô hàng nhập, khai E Manifest cho hàng hóa, sau đó đến cảng để lấy lệnh giao hàng D/O.

Sau khi hoàn thành thủ tục và đóng tiền, người đó mang lệnh giao hàng D/O đi nhận hàng.

8. Những Lỗi Thường Gặp Khi Xử Lý Arrival Notice

Arrival Notice nhìn khá đơn giản nhưng người mới dễ bỏ qua những chi tiết ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhận hàng.

Chỉ nhìn ETA mà không tiếp tục track shipment. ETA có thể thay đổi, vì vậy lịch trên A/N không nên được xem là lịch cố định tuyệt đối.

Không đối chiếu số B/L và container. Nếu doanh nghiệp có nhiều shipment cùng lúc, nhầm một số vận đơn hoặc container có thể khiến nhân viên xử lý sai lô.

Nhầm POD với Place of Delivery. Hai địa điểm có thể giống nhau ở một số shipment nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Hiểu A/N là D/O. Hai chứng từ có chức năng khác nhau; nhận Arrival Notice chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành các điều kiện cargo release.

Chờ hàng đến mới chuẩn bị hồ sơ. Giá trị lớn nhất của Arrival Notice nằm ở khả năng cho doanh nghiệp thời gian chuẩn bị trước.

Bỏ sót thông tin về chi phí và yêu cầu xử lý lô hàng. Khi nhận Arrival Notice, nhân viên XNK nên đọc kỹ phần phí, thời hạn thanh toán và các chỉ dẫn liên quan từ hãng tàu hoặc forwarder. Đây là những thông tin cần thiết để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho các bước tiếp theo như hoàn tất nghĩa vụ thanh toán, làm thủ tục thông quan và sắp xếp kế hoạch nhận, vận chuyển hàng về kho.

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) là một tài liệu quen thuộc trong quá trình xử lý hàng nhập khẩu, cung cấp cho consignee các thông tin quan trọng về shipment như B/L, Vessel/Voyage, ETA, POD, container, hàng hóa và các hướng dẫn/phí liên quan tùy trường hợp.

Nếu mới học XNK – Logistics, bạn nên thực hành Arrival Notice cùng Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List, C/O và tờ khai hải quan trên cùng một case. Khi đặt các chứng từ vào toàn bộ quy trình của một lô hàng, bạn sẽ hiểu rõ hơn chúng liên kết và được sử dụng như thế nào trong công việc thực tế.

Tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh, nội dung chứng từ, vận tải và khai báo hải quan được đưa vào các chương trình đào tạo theo hướng thực hành để học viên hiểu quy trình và từng bước hình thành kỹ năng xử lý nghiệp vụ.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

• Khóa học Khai báo Hải quan
• Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
• Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
• Khóa học Thanh toán Quốc tế
• Khóa học Mua hàng Thực chiến
• Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
• Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
• Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
• Khóa học Tra mã HS
• Khóa học Sale Logistics
• Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
• Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM

Từ khóa liên quan: arrival notice, arrival notice là gì, mẫu arrival notice, thông báo hàng đến notice of arrival, cách làm arrival notice, giấy báo hàng đến, giấy thông báo hàng đến, Cách đọc Arrival Notice