Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate) Là Gì?

Hoạt động mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu luôn tồn tại những rủi ro trong quá trình vận tải, đặc biệt là vận tải biển. Để bảo vệ lợi ích và giảm thiểu tổn thất, Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) trở thành một chứng từ không thể thiếu. Vậy, chính xác thì Giấy Chứng nhận Bảo hiểm Insurance Certificate là gì và vai trò của nó quan trọng đến mức nào trong các giao dịch xuất nhập khẩu?

>>>> Xem thêm: Shipping Instruction Là Gì? Hướng Dẫn Lập SI Gửi Hãng Tàu

1. Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate) Là Gì?

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.

Các loại giấy chứng nhận bảo hiểm phổ biến

Tùy theo phương thức và phạm vi vận chuyển, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các loại Insurance Certificate dưới đây:

• Bảo hiểm vận tải đường bộ: Áp dụng cho hàng hóa di chuyển bằng xe tải, container nội địa.
• Bảo hiểm hàng hải (Marine Cargo Insurance): Dành cho hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, từ nội địa đến quốc tế.
• Bảo hiểm hàng không: Đảm bảo quyền lợi khi hàng hóa di chuyển bằng đường hàng không.
• Bảo hiểm trách nhiệm người vận chuyển (Carrier’s Liability Insurance): Bảo hiểm cho trách nhiệm pháp lý nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Bảo hiểm rủi ro toàn diện (All Risks): Gói bảo hiểm bao phủ hầu hết rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa.

Nội Dung Chính Trên Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate)

Một Insurance Certificate tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin bên bảo hiểm: Tên, địa chỉ của công ty bảo hiểm.
• Thông tin bên được bảo hiểm: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng.
• Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, loại hình và đối tượng được bảo hiểm.
• Chi tiết hàng hóa: Tên hàng, giá trị ước tính, số tiền bảo hiểm.
• Phạm vi và thời hạn bảo hiểm: Bao gồm tuyến đường, phương thức vận chuyển và thời gian hiệu lực.
• Chi phí và bồi thường: Phí bảo hiểm, địa điểm và điều kiện thanh toán bồi thường.
• Xác nhận: Ngày cấp, chữ ký bên được bảo hiểm hoặc đại diện hợp pháp

2. Khi Nào Bạn Cần Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate)?

Giấy chứng nhận bảo hiểm không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng trong các trường hợp dưới đây, nó trở thành yếu tố không thể thiếu:

Khi điều kiện giao dịch yêu cầu: Với điều kiện CIF hoặc CIP, người bán bắt buộc phải mua bảo hiểm cho hàng hóa và cung cấp giấy chứng nhận cho người mua. 

Khi mở thư tín dụng (L/C): Ngân hàng thường yêu cầu chứng từ bảo hiểm như một phần trong bộ chứng từ thanh toán, nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch.

Khi hàng hóa có giá trị cao hoặc rủi ro lớn: Chủ hàng chủ động mua bảo hiểm để giảm thiểu thiệt hại khi gặp sự cố như mất mát, hư hỏng hoặc tai nạn trong quá trình vận chuyển.

Việc chuẩn bị đầy đủ Insurance Certificate không chỉ là tuân thủ quy định thương mại, mà còn là bước chủ động quản trị rủi ro, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp.

3. Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm Có Phải Là Bắt Buộc?

Việc có bắt buộc phải xuất trình Insurance Certificate hay không phụ thuộc vào thỏa thuận thương mại giữa bên mua và bên bán – thường được thể hiện qua điều kiện giao hàng (Incoterms):

Với điều kiện CIF hoặc CIP: Người bán bắt buộc phải mua bảo hiểm cho hàng hóa và cung cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho người mua.

Với điều kiện CFR, FOB hoặc EXW: Việc mua bảo hiểm không bắt buộc. Khi đó, người mua cần chủ động quyết định có nên mua bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro hay không.

Nếu bạn là bên nhập khẩu, hãy xem kỹ hợp đồng ngoại thương và chủ động yêu cầu bảo hiểm trong các trường hợp rủi ro cao. Nếu không có thỏa thuận từ bên bán, bạn hoàn toàn có thể liên hệ công ty bảo hiểm tại Việt Nam để tự mua bảo hiểm cho lô hàng của mình.

4. Vai Trò Và Ý Nghĩa Của Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm

Sau khi hiểu Insurance Certificate là gì, nhiều người vẫn băn khoăn: “Giấy này có thực sự quan trọng không?” Câu trả lời là: Rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải, logistics và xuất nhập khẩu, nơi rủi ro có thể đến bất ngờ và gây thiệt hại hàng trăm nghìn – thậm chí hàng triệu đô la.

Trong xuất nhập khẩu và logistics, Insurance Certificate (giấy chứng nhận bảo hiểm) không đơn thuần là một chứng từ kèm theo bộ hồ sơ vận chuyển – mà còn là “lá chắn tài chính” giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, củng cố uy tín và đảm bảo quyền lợi khi có sự cố xảy ra.

Bằng chứng xác nhận quyền lợi bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm là văn bản pháp lý do công ty bảo hiểm phát hành, xác nhận rằng một lô hàng, tài sản hay phương tiện đã được mua bảo hiểm. Nó thể hiện rõ:

• Ai là người được bảo hiểm, 
• Đối tượng được bảo hiểm là gì,
• Phạm vi và thời hạn bảo hiểm ra sao.

Chính nhờ tài liệu này, chủ hàng hoặc bên liên quan mới có cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường nếu xảy ra sự cố như mất mát, hư hỏng, tai nạn trong quá trình vận chuyển. Thiếu giấy này, quyền yêu cầu bồi thường có thể bị từ chối hoặc trì hoãn.

Gia tăng uy tín trong giao dịch quốc tế

Trong các hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt với điều kiện CIF, CIP…, bên mua thường yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm là một phần bắt buộc trong bộ chứng từ thanh toán. Việc cung cấp đầy đủ và đúng mẫu Insurance Certificate sẽ giúp:

• Khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của người bán,
• Gia tăng mức độ tin cậy khi hợp tác với đối tác nước ngoài,
• Thậm chí hỗ trợ đàm phán điều kiện thanh toán có lợi như được ứng trước hoặc thanh toán khi xuất hàng, thay vì đợi đến khi hàng cập bến

Cơ sở giải quyết tranh chấp thương mại

Trên thực tế, hàng hóa đến nơi không nguyên vẹn là chuyện xảy ra thường xuyên trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Khi có khiếu nại xảy ra về hư hỏng, thất lạc, hay giao hàng trễ hạn, giấy chứng nhận bảo hiểm trở thành căn cứ quan trọng để:

• Gửi yêu cầu bồi thường cho công ty bảo hiểm,
• Làm rõ trách nhiệm giữa các bên (người bán, người mua, hãng tàu…),
• Rút ngắn thời gian xử lý tranh chấp, đặc biệt trong các giao dịch có ràng buộc L/C.

Tuy nhiên, bất kỳ sai sót nhỏ nào trong chứng từ cũng có thể khiến bạn mất quyền đòi bồi thường, vì vậy việc kiểm tra nội dung Insurance Certificate kỹ lưỡng và lưu trữ bản gốc là điều rất cần thiết.

Giảm thiểu tổn thất tài chính cho doanh nghiệp

Rủi ro trong vận tải không chỉ đến từ sự cố kỹ thuật – mà còn đến từ yếu tố khách quan như:

• Tai nạn, thiên tai,
• Đình công cảng biển, bất ổn chính trị,
• Trễ lịch, hủy chuyến hoặc giao hàng sai nơi.

Nhiều loại bảo hiểm vận chuyển hiện nay đã mở rộng phạm vi bồi thường cho các rủi ro phi truyền thống kể trên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Duy trì dòng tiền ổn định ngay cả khi xảy ra sự cố,
• Bảo vệ uy tín thương hiệu khi có vấn đề phát sinh với khách hàng,
• Không bị gánh nặng chi phí đột xuất phá vỡ kế hoạch kinh doanh.

Như vậy, bảo hiểm là chi phí phòng ngừa, không phải chi phí thừa. Giấy chứng nhận bảo hiểm không chỉ là một thủ tục – nó là bằng chứng của sự chuẩn bị chuyên nghiệp và trách nhiệm tài chính. Trong môi trường thương mại toàn cầu nhiều biến động, có bảo hiểm là bạn đang mua sự an tâm cho cả chính mình lẫn đối tác.

 Hi vọng bài chia sẻ của xuất nhập khẩu Lê Ánh về chứng nhận bảo hiểm Insurance Certificate đã hữu ích với bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Sale Logistics Chuyên Sâu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu: 0966.199.878

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM