Shipping Instruction Là Gì? Hướng Dẫn Lập SI Gửi Hãng Tàu

Shipping Instruction là gì? Tuy chỉ là một biểu mẫu ngắn gọn, nhưng nếu khai sai SI có thể khiến lô hàng bị chậm trễ, vận đơn sai lệch. Vậy lập SI như thế nào cho đúng? Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách lập và gửi SI chuẩn chỉnh, dễ hiểu ngay cả khi bạn mới vào nghề qua bài viết dưới đây.

1. Shipping Instruction là gì?

Shipping Instruction viết tắt là SI là thông tin vận chuyển của lô hàng mà chủ hàng (shipper) cung cấp cho công ty vận tải (Forwarder hoặc hãng tàu) để quá trình vận chuyển hàng hóa đúng theo yêu cầu của chủ hàng.

SI là thông tin để Forwarder/hãng tàu căn cứ vào đó lập bill of lading (B/L) và tổ chức việc chuyên chở hàng hóa theo đúng thông tin đã được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

1.1 Vai trò quan trọng của SI trong chuỗi xuất khẩu – vận tải – khai hải quan

Dựa trên thông tin từ SI, hãng tàu mới có thể:

• Là căn cứ để lập vận đơn chính xác theo yêu cầu của người xuất khẩu;
• Bố trí container, tàu vận chuyển và sắp xếp lịch trình phù hợp;
• Hỗ trợ khai báo manifest điện tử đúng thời hạn với cơ quan hải quan.

Nếu SI thiếu hoặc sai thông tin, không chỉ vận đơn bị lập sai, mà còn có nguy cơ bị phạt manifest, không được dỡ hàng tại cảng đích, hoặc bị từ chối thanh toán bởi ngân hàng nếu L/C liên quan đến B/L.

1.2 Ai là người lập Shipping Instruction SI và khi nào cần lập?

- Thông thường, người xuất khẩu hoặc đại diện của họ (forwarder) là người chịu trách nhiệm lập SI.

- Shipper lập SI thường là ngay sau khi nhận được xác nhận booking (BC) từ hãng tàu, và phải được gửi trước thời hạn cut-off SI trên Booking, do hãng tàu quy định (thường là 24–48h trước ETD – Estimated Time of Departure). Việc lập SI sớm và đúng hạn giúp đảm bảo quyền lợi cho shipper, tránh phát sinh chi phí chỉnh sửa B/L và rủi ro về pháp lý – tài chính.

>> Tham khảo: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt

2. Hướng dẫn lập SI - Shipping Instruction chi tiết

Lập SI không chỉ là điền form theo mẫu, mà còn cần hiểu rõ logic nghiệp vụ và tính chính xác tuyệt đối của từng thông tin. Dưới đây là các nội dung chính cần khai báo khi lập SI gửi hãng tàu:

+ Tên người gửi hàng (Shipper)

+ Tên người nhận hàng (consignee), người được nhận thông tin (Notify Party)

+ Mã số đặt hàng (Số Booking)

+ Thông tin hàng hóa (mô tả hàng hóa): tên hàng, tổng lượng hàng hóa tính cả bao bì, thể tích, số lượng, tính chất và đặc trưng của hàng hóa.

+ Số container – số seal (nếu có): Với hàng nguyên container (FCL), cần khai chính xác container và số niêm phong. Với hàng lẻ (LCL), phần này có thể để forwarder điền.

+ SI phải có thông tin liên quan đến cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of discharge), thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm giao hàng.

+ Loại vận đơn mong muốn:

• Original B/L: vận đơn gốc, cần để thanh toán
• Surrendered B/L: giao hàng không cần vận đơn gốc
• Seaway Bill: vận đơn điện tử, chỉ áp dụng khi tin tưởng cao

+ Các giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu.

SI nên được lập theo form mẫu của từng hãng tàu hoặc forwarder, và gửi trước thời hạn cut-off SI để kịp kiểm tra, chỉnh sửa nếu cần.

>> Tham khảo: Hướng dẫn làm booking hàng hóa xuất nhập khẩu

Mẫu SI - Shipping Instruction

3. Quy trình khai báo SI và gửi cho hãng tàu

3.1 Cách khai báo SI theo từng hình thức

- Khai báo Shipping Instruction qua email

Người xuất khẩu hoặc forwarder thường tải mẫu SI (do hãng tàu cung cấp), điền đầy đủ thông tin và gửi qua email kèm Booking Number. Cần trình bày rõ ràng, không viết tắt, và đính kèm chứng từ liên quan (Packing List, Invoice nếu cần).

- Khai báo SI qua hệ thống điện tử

Một số hãng tàu hỗ trợ khai SI trực tuyến qua các nền tảng số hoặc website riêng của hãng tàu. Người dùng đăng nhập tài khoản, chọn booking, điền thông tin theo mẫu có sẵn và gửi trực tiếp.

Lưu ý: cần kiểm tra kỹ vì sai sót trên hệ thống sẽ khó sửa hơn, và một số hệ thống có thể lỗi định dạng tiếng Việt hoặc không lưu được bản nháp.

3.2 Quy trình khai báo Shipping Instruction đến khi xác nhận vận đơn (B/L)

Bước 1: Sau khi đặt chỗ thành công, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi Booking Confirmation – văn bản xác nhận giữ chỗ cho lô hàng. Lúc này, người gửi hàng cần bắt đầu lập Shipping Instruction theo các bước:

Bước 2: Chuẩn bị nội dung SI: dựa vào bộ chứng từ như hợp đồng, Invoice, Packing List để khai đầy đủ thông tin hàng hóa, hành trình vận chuyển, người nhận, điều kiện giao hàng.

Bước 3: Gửi SI đúng thời hạn cut-off, nếu gửi trễ, có thể bị từ chối phát hành vận đơn hoặc phát sinh phụ phí.

Bước 4: Nhận bản nháp vận đơn (Draft B/L): hãng tàu sẽ phản hồi bản nháp dựa trên SI. Người gửi hàng có trách nhiệm kiểm tra từng chi tiết: tên hàng, số lượng, thông tin consignee, cảng đích...

Bước 5: Xác nhận bản nháp để phát hành vận đơn chính thức: nếu chính xác, phản hồi xác nhận để hãng tàu phát hành vận đơn gốc (Original B/L) hoặc dạng khác theo yêu cầu.

>> Xem thêm: Bill of Lading là gì?

4. Xử lý sai sót khi khai SI

Trong thực tế, các lỗi thường gặp khi lập SI bao gồm: sai tên hàng, nhầm cảng đích, điền sai số container hoặc thông tin người nhận. Khi phát hiện:

Nếu hàng chưa lên tàu: có thể chỉnh sửa SI và gửi lại cho hãng tàu trước cut-off. Hãng sẽ cập nhật lại Draft B/L và phát hành mới.

Nếu hàng đã lên tàu: mọi chỉnh sửa lúc này buộc phải thực hiện trên vận đơn đã phát hành. Việc sửa vận đơn thường phát sinh phí chỉnh sửa, mất thời gian xử lý và cần xác nhận bằng văn bản. Đặc biệt, nếu vận đơn đã được gửi đi nước ngoài, việc sửa chữa có thể bị từ chối hoặc kéo dài nhiều ngày.

Nếu bạn đang mới vào nghề, hãy bắt đầu từ việc luyện tập điền SI trên mẫu thật, tham khảo các booking thực tế và cân nhắc tham gia khóa học xuất nhập khẩu logistics thực tế để tránh lỗi cơ bản và tiết kiệm thời gian xử lý sự cố.

SI giúp đảm bảo thông tin vận đơn chính xác, tránh sai sót trong giao nhận, khai báo hải quan và thanh toán quốc tế. Để lập SI hiệu quả, người làm xuất nhập khẩu cần nắm rõ quy trình lập, khai báo SI. Hy vọng bài viết trên đây của Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn nắm rõ Shipping Instruction là gì và ứng dụng hiệu quả vào trong công việc hiện tại của bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM