Manifest Là Gì? Hướng Dẫn Khai E-Manifest Chi Tiết

30/09/2026 - 15:04

Tóm tắt bài viết bằng AI

Chọn một trợ lý AI để tóm tắt nhanh nội dung bài viết này.

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi ThS. Phan Thị Thương Thương - Thạc sĩ Quản Trị Kinh Doanh, Assistant Logistics Manager Công ty TNHH TATA Coffee Việt Nam, giảng viên Khóa học Xuất nhập khẩu, Khóa học Khai báo Hải quan & Báo Cáo Quyết toán Hải quan Chuyên sâu tại Lê Ánh.

Manifest là bản khai thông tin hàng hóa được vận chuyển trên phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh. Hiện nay, dữ liệu này được khai bằng phương thức điện tử nên người làm xuất nhập khẩu thường gặp thuật ngữ E-Manifest (Electronic Manifest).

Tuy thao tác khai không quá phức tạp, Manifest lại là nghiệp vụ dễ phát sinh sai sót nếu người thực hiện chưa hiểu rõ mối quan hệ giữa Master Bill, House Bill và dữ liệu khai báo. Sai số vận đơn, consignee, số kiện, trọng lượng hoặc khai thiếu House Bill đều có thể khiến doanh nghiệp phải kiểm tra, sửa đổi và mất thêm thời gian xử lý lô hàng.

Vậy Manifest là gì? Cách khai E-Manifest như thế nào? Ở bài viết này chúng tôi sẽ có phân tích, chia sẻ cụ thể.

Điểm Cần Ghi Nhớ Về Manifest

Manifest là bản khai dữ liệu hàng hóa trên phương tiện vận tải, còn E-Manifest là hình thức khai và tiếp nhận dữ liệu bằng phương thức điện tử. Tại Việt Nam, thủ tục liên quan được thực hiện qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) theo phạm vi và quy định áp dụng.

Người làm chứng từ cần đặc biệt kiểm tra số vận đơn, Shipper, Consignee, Notify Party, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa và thông tin container trước khi gửi dữ liệu. Với lô hàng có cả Master Bill và House Bill, cần xác định rõ trách nhiệm khai ở từng tầng vận đơn.

Manifest cũng không phải tờ khai hải quan. Đây là hai nghiệp vụ có mục đích, chủ thể khai và hệ thống chỉ tiêu khác nhau.

>>>>>> Xem thêm: Các ký hiệu trên container cần biết

Nội dung bài viết

1. Manifest Là Gì? E-Manifest Là Gì?
2. Ai Là Người Khai Manifest?
3. Manifest được khai khi nào và ở đâu? Cần Chuẩn Bị Thông Tin Gì?
3. Hướng dẫn khai manifest chi tiết
4. Những Lỗi Khai Manifest Thường Gặp
4. Các bước chỉnh sửa Manifest

1. Manifest Là Gì? E-Manifest Là Gì?

Manifest có thể hiểu là bản khai cung cấp thông tin về hàng hóa được chuyên chở trên phương tiện vận tải xuất nhập cảnh. Cơ quan Hải quan sử dụng dữ liệu này để phục vụ quản lý phương tiện, hàng hóa và quá trình thực hiện thủ tục liên quan.

Tùy loại hình vận tải và hồ sơ cụ thể, Manifest có thể thể hiện các dữ liệu về phương tiện, hành trình, số vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo, số lượng kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa, container và các thông tin vận chuyển khác.

E-Manifest (Electronic Manifest) là hình thức khai Manifest bằng phương thức điện tử. Thay vì chuẩn bị bản khai giấy và nộp thủ công, doanh nghiệp truyền dữ liệu qua hệ thống điện tử để cơ quan Hải quan tiếp nhận và xử lý.

Một điểm người mới thường nhầm là Manifest và tờ khai hải quan không phải cùng một loại khai báo.

Manifest tập trung vào thông tin hàng hóa được chuyên chở trên phương tiện vận tải và dữ liệu vận đơn. Tờ khai hải quan lại phục vụ thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, với những chỉ tiêu như loại hình, mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ, thuế và chính sách quản lý hàng hóa.

Có thể phân biệt nhanh như sau:

Tiêu chí	E-Manifest	Tờ khai hải quan
Bản chất	Bản khai dữ liệu hàng hóa trên phương tiện vận tải	Khai báo hải quan đối với hàng hóa XNK
Dữ liệu chính	Vận đơn, Shipper, Consignee, số kiện, trọng lượng, hành trình…	Loại hình, HS Code, trị giá, xuất xứ, thuế…
Người thực hiện	Hãng vận tải, đại lý, forwarder và chủ thể liên quan theo quy định	Người khai hải quan
Mục đích	Quản lý phương tiện và hàng hóa chuyên chở	Thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa

Vì vậy, đã khai Manifest không có nghĩa lô hàng đã hoàn thành khai báo hải quan.

Tại sao khai Manifest đặc biệt quan trọng?

Manifest rất quan trọng vì sau khi nhận A/N, consignee sẽ cầm lệnh giao hàng D/O đến hải quan để lấy hàng, nếu thông tin trên D/O giống với thông tin đã khai trên Manifest thì hải quan mới giao hàng cho consignee (người nhận hàng).

2. Ai Là Người Khai Manifest?

Để hiểu ai khai Manifest, trước hết cần xác định vai trò của từng bên trong chuỗi vận chuyển. Đây cũng là phần khiến nhiều người mới làm chứng từ dễ nhầm, nhất là các lô hàng đi qua forwarder.

Đối với hàng đường biển, doanh nghiệp thường gặp hai loại vận đơn là Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL).

Master Bill thường do hãng tàu phát hành cho bên đứng tên đặt chỗ với hãng tàu. House Bill thường do forwarder hoặc NVOCC phát hành cho khách hàng của mình. Một lô hàng consol có thể có một Master Bill nhưng đi kèm nhiều House Bill.

Ví dụ, Công ty A tại Trung Quốc bán hàng cho Công ty B tại Việt Nam. Công ty A thuê Forwarder X vận chuyển và Forwarder X tiếp tục đặt chỗ với hãng tàu Y.

Ở tầng House Bill, Shipper có thể là Công ty A và Consignee là Công ty B. Tuy nhiên, ở tầng Master Bill, Shipper và Consignee có thể là các forwarder hoặc đại lý tương ứng tại hai đầu.

Do đó, người làm chứng từ phải hiểu doanh nghiệp mình đang đứng ở vị trí nào và chịu trách nhiệm với tầng vận đơn nào. Nếu lấy dữ liệu House Bill để xử lý nhầm cho Master Bill hoặc ngược lại, Manifest có thể phát sinh sai lệch.

Đây cũng là lý do nhân viên chứng từ không nên học khai Manifest theo kiểu “Bill ghi gì thì copy sang hệ thống”. Người thực hiện cần hiểu bản chất của vận đơn, mối quan hệ giữa các bên và luồng vận chuyển của lô hàng.

3. Manifest được khai khi nào và ở đâu? Cần Chuẩn Bị Thông Tin Gì?

- Thông thường hãng tàu phải khai manifest trước ngày cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày. Nhưng ngày nay, hải quan nhiều nước bắt buộc khai Manifest ngay khi tàu đã chạy được 12h để tránh tình trạng buôn lậu. Việc thời gian khai được rút ngắn là do ngày nay các nước đều áp dụng hệ thống E- Manifest tức là hệ thống khai manifest điện tử hay khai manifest online
Hiện nay các doanh nghiệp khai e-manifest trên cổng thông tin một cửa quốc gia tại Link: https://vnsw.gov.vn/

Trước khi khai, nhân viên chứng từ nên tập hợp đầy đủ dữ liệu thay vì vừa mở hệ thống vừa tìm từng thông tin. Cách làm này hạn chế đáng kể tình trạng nhập nhầm hoặc bỏ sót chỉ tiêu.

Trước hết là thông tin chuyến vận chuyển, chẳng hạn tên phương tiện, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và các thông tin hành trình liên quan.

Tiếp theo là dữ liệu vận đơn. Người khai cần xác định chính xác số Master Bill, House Bill nếu có, Shipper, Consignee, Notify Party và các thông tin tương ứng trên vận đơn.

Nhóm dữ liệu thứ ba liên quan trực tiếp đến hàng hóa, đặc biệt là tên hoặc mô tả hàng, số lượng kiện, loại bao bì, Gross Weight, container, seal và những chỉ tiêu khác thuộc trường hợp phải khai.

Nguồn dữ liệu cũng cần được kiểm soát. Với một lô hàng thông thường, nhân viên chứng từ nên kiểm tra theo chuỗi: Shipping Instruction → Draft Bill → Final Bill → Manifest

Nếu lô hàng phát hành House Bill, cần kiểm tra thêm: Master Bill ↔ House Bill ↔ Manifest

Không nên lấy Invoice làm nguồn duy nhất để khai Manifest. Invoice phục vụ mục đích thương mại và không thay thế vận đơn trong quá trình xác định toàn bộ dữ liệu vận chuyển.

3. Hướng dẫn khai manifest chi tiết

Để tránh việc chỉnh sửa manifest gây tốn kém và tốn thời gian, việc khai manifest cần được tiến hành hết sức cẩn thận và tỉ mỉ. Việt Nam chúng ta đã chính thức áp dụng hệ thống khai manifest online hay còn gọi là manifest điện tử.
Để tiến hành khai manifest, các doanh nghiệp có thể truy cập vào website cổng thông tin một cửa quốc gia như đã đề cập ở trên.

Giao diện hệ thống có thể được cập nhật theo từng thời kỳ, vì vậy người làm nghiệp vụ không nên chỉ ghi nhớ vị trí nút bấm. Quan trọng hơn là hiểu luồng xử lý dữ liệu từ lúc tiếp nhận bộ chứng từ đến khi Manifest được gửi và phản hồi.

Bước 1: Kiểm tra bộ chứng từ trước khi khai

Trước khi đăng nhập hệ thống, người khai nên kiểm tra Final Bill và xác định lô hàng có Master Bill, House Bill hay cả hai.

Đây cũng là lúc rà lại số vận đơn, Shipper, Consignee, Notify Party, cảng đi, cảng đến, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng hóa. Nếu Final Bill vẫn chưa chốt hoặc dữ liệu giữa các chứng từ còn mâu thuẫn, nên xác minh trước khi gửi Manifest.

Bước 2: Tạo hồ sơ và khai thông tin chuyến

Sau khi đăng nhập hệ thống bằng tài khoản phù hợp, người khai lựa chọn thủ tục tương ứng và tạo hồ sơ.

Các dữ liệu về phương tiện, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và hành trình cần được nhập đúng theo thông tin thực tế. Sai dữ liệu chuyến có thể khiến Manifest gắn với hồ sơ không phù hợp và phát sinh thêm thao tác xử lý sau đó.

Bước 3: Khai thông tin vận đơn và hàng hóa

Đây là phần cần độ chính xác cao nhất. Các trường như Bill Number, Shipper, Consignee, Notify Party, Port of Loading, Port of Discharge, Package, Gross Weight và Description of Goods phải được kiểm tra với vận đơn tương ứng.

Người khai nên hạn chế nhập dữ liệu dựa trên trí nhớ hoặc lấy lại thông tin từ một lô hàng cũ rồi chỉnh sửa. Đây là nguyên nhân khá phổ biến dẫn đến sót tên khách hàng, số Bill hoặc thông tin chuyến trước.

Bước 4: Khai House Bill nếu có

Lô hàng consol thường cần kiểm soát dữ liệu House Bill cẩn thận hơn vì một Master Bill có thể chứa nhiều HBL.

Ví dụ, một MBL có 5 House Bill thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra đủ cả 5 HBL, thay vì chỉ kiểm tra tổng số kiện và trọng lượng trên Master Bill. Số HBL trên file theo dõi nội bộ cần khớp với số HBL phải khai và số HBL thực tế đã gửi.

Các sai sót thường xuất hiện ở bước này là thiếu House Bill, sai số HBL, nhầm Shipper – Consignee hoặc số kiện và trọng lượng không hợp lý khi đối chiếu giữa House và Master.

Bước 5: Kiểm tra chéo trước khi gửi

Một quy trình tốt nên có bước kiểm tra lần cuối trước khi truyền dữ liệu.

Thay vì đọc lại toàn bộ Manifest từ đầu đến cuối một cách dàn trải, nhân viên chứng từ có thể tập trung vào các trường có rủi ro cao:

Bill Number → Shipper → Consignee → Notify Party → POL/POD → Package → Gross Weight → Description → Container/Seal

Doanh nghiệp có lượng lô hàng lớn nên áp dụng nguyên tắc “người khai – người kiểm tra”. Nhân viên thứ nhất chuẩn bị dữ liệu, nhân viên thứ hai đối chiếu lại các trường trọng yếu trước khi gửi.

Bước 6: Gửi Manifest và theo dõi phản hồi

Gửi dữ liệu thành công chưa phải là bước cuối cùng. Nhân viên phụ trách cần theo dõi trạng thái hồ sơ, kiểm tra phản hồi từ hệ thống và xử lý yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu phát sinh.
Thông tin hồ sơ cũng nên được lưu lại cùng bộ chứng từ của lô hàng để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Chú ý, sẽ không được thay đổi tên các sheet trong file excel này, không được phép xoá file hay có bất cứ hành động nào khiến các ô sẵn có bị thay đổi. Cụ thể sẽ có các mục sau:

Declaration list: đây là mục chứa các dữ liệu chuẩn của hệ thống, tuyệt đối không được động chạm, xoá hay sửa các nội dung ở mục này.

House bill of Lading: Đây là nơi dùng để các đơn vị giao nhận tức Forwarder khai báo vận đơn gom hàng.

Goods Declaration: đây là mục dùng để khai báo khải khai hàng hoá.

General Declaration: Đây là mục dùng để khai báo bản khai chung.

Passenger List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách khách hàng.

Empty Container: Đây là mục dùng để khai báo bảng kê danh sách các container rỗng.

Crew List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách thuyền viên.

Dangerous goods manifest: Đây là mục dùng để khai báo các mặt hàng có trong danh mục hàng hoá nguy hiểm.

4. Những Lỗi Khai Manifest Thường Gặp

Thao tác khai E-Manifest không phải phần khó nhất. Rủi ro thường nằm ở chất lượng dữ liệu đầu vào và quá trình kiểm tra chứng từ.

Sai số vận đơn

Bill Number là trường cần kiểm tra đặc biệt cẩn thận. Chỉ cần thiếu hoặc sai một ký tự, quá trình tra cứu và đối chiếu dữ liệu đã có thể phát sinh vấn đề.

Nếu có nguồn dữ liệu điện tử đã được kiểm tra, nên hạn chế gõ lại Bill Number thủ công.

Sai thông tin Consignee

Consignee liên quan trực tiếp đến thông tin bên nhận hàng. Khi phát hiện tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc thông tin nhận diện không khớp với vận đơn, nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại nguồn dữ liệu trước khi tiếp tục xử lý.
Đặc biệt cần tránh lấy thông tin Consignee từ lô hàng trước rồi quên cập nhật đầy đủ.

Nhầm Master Bill và House Bill

Đây là lỗi thường gặp ở người mới. Trước khi khai, nhân viên nên xác định rõ ai phát hành Master Bill, ai phát hành House Bill và doanh nghiệp mình đang đứng ở vị trí nào trong chuỗi vận chuyển. Nếu chưa trả lời được các câu hỏi này, cần kiểm tra lại bộ chứng từ trước khi gửi dữ liệu.

Sai số kiện hoặc trọng lượng

Các lỗi số liệu đôi khi rất nhỏ nhưng ảnh hưởng đáng kể đến tính thống nhất của hồ sơ.

Ví dụ Final Bill thể hiện 250 CARTONS – 5,860 KGS, nhưng Manifest lại khai 25 CARTONS – 5,860 KGS. Trọng lượng vẫn đúng nên lỗi số kiện có thể bị bỏ qua nếu người kiểm tra chỉ nhìn tổng thể.

Bởi vậy, Package và Gross Weight nên được kiểm tra thành hai chỉ tiêu độc lập.

Khai thiếu House Bill

Lô consol có nhiều HBL là trường hợp dễ bỏ sót nhất. Doanh nghiệp nên có file theo dõi riêng để kiểm soát số House Bill nhận được, số phải khai và số đã hoàn thành.

Cách kiểm tra rất đơn giản: Số HBL theo bộ chứng từ = Số HBL cần khai = Số HBL đã gửi

4. Các bước chỉnh sửa Manifest

Nếu xảy ra sai sót khi khai Manifest, phải tiến hành chỉnh sửa manifest như thế nào?

Chỉnh sửa Manifest:

Bước 1: Chỉnh sửa bản khai trên https://vnsw.gov.vn/

Sau khi chỉnh sửa bản khai theo thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng này. Sau khi hoàn thành thì nhấn vào yêu cầu chỉnh sửa, rồi đẩy hồ sơ đi.

Bước 2: Người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau đến cơ quan Hải quan. Để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa.

- Công văn xin chỉnh sửa.

- Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh manifest

- Master bill of lading (MBL) (hoặc house bill of lading - HBL) của lô hàng

Sau khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, coi như đã hoàn thành công việc chỉnh manifest. Vì thủ tục chỉnh sửa manifest khá mất thời gian và nhiều công sức nên tốt nhất người khai nên khai cẩn thận. Hạn chế trường hợp chỉnh sửa do khai sai để tiết kiệm chi phí chỉnh sửa.

Mong rằng bài viết của xuất nhập khẩu Lê Ánh hữu ích với bạn.

>>>>> Bài viết tham khảo: học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như:

Khóa học Khai báo Hải quan
Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
Khóa học Thanh toán Quốc tế
Khóa học Mua hàng Thực chiến
Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
Khóa học Tra mã HS
Khóa học Sale Logistics
Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM

Câu hỏi thường gặp về khai Manifest

Manifest là gì?

Manifest là bản khai thông tin hàng hóa được chuyên chở trên phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh. Dữ liệu thường liên quan đến vận đơn, Shipper, Consignee, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa và hành trình vận chuyển.
E-Manifest là gì?

E-Manifest là hình thức khai và tiếp nhận Manifest bằng phương thức điện tử. Người khai truyền dữ liệu qua hệ thống thay vì thực hiện toàn bộ thủ tục bằng bản giấy.
Forwarder có phải khai Manifest không?

Tùy vai trò của forwarder trong chuỗi vận chuyển và cấu trúc vận đơn, forwarder/NVOCC có thể phát sinh trách nhiệm khai dữ liệu liên quan, đặc biệt đối với House Bill. Người phụ trách cần xác định đúng mô hình của lô hàng và quy định áp dụng.
Khai sai Manifest có sửa được không?

Có thể phát sinh thủ tục sửa đổi khi dữ liệu Manifest bị sai. Cách xử lý phụ thuộc trường thông tin cần sửa, trạng thái hồ sơ và quy trình đang được áp dụng. Nên phát hiện và xử lý sai sót càng sớm càng tốt để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ lô hàng.
Có nên khai Manifest dựa hoàn toàn vào Invoice không?

Không nên. Invoice là chứng từ thương mại, còn dữ liệu Manifest gắn chặt với vận đơn và thông tin vận chuyển. Người khai cần lấy Bill và hồ sơ vận tải tương ứng làm căn cứ đối chiếu, đồng thời kiểm tra các chứng từ liên quan khi cần thiết.