Kỹ năng xin giá dịch vụ và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín
Kỹ năng xin giá dịch vụ xuất nhập khẩu và lựa chọn nhà cung cấp (Forwarder) uy tín là yếu tố cốt lõi quyết định đến 50% chi phí và 80% sự thành công của một lô hàng.
Tuy nhiên, nhiều nhân sự do thiếu kinh nghiệm thực chiến nên thường không tự tin khi đọc báo giá, không biết cách đàm phán và dễ gặp phải các chi phí ẩn. Với kinh nghiệm đào tạo thực tế, Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh sẽ hệ thống hóa toàn bộ quy trình, kỹ năng và bí quyết để bạn làm chủ chi phí logistics. hàm sumif trong excel
MỤC LỤC BÀI VIẾT
- I. Tại Sao Kỹ Năng Xin Giá và Chọn Forwarder Lại Quan Trọng?
- II. 7 Bước Xin Báo Giá (RFQ) và Lựa Chọn Forwarder Chuyên Nghiệp
- III. 5 Bí Quyết Vàng Để Đàm Phán Được Giá Cước Tốt Nhất
- IV. Cách Đọc Hiểu và Phân Tích Báo Giá Vận Chuyển Quốc Tế
- V. Những Sai Lầm "Chết Người" Khi Làm Việc Với Forwarder
- VI. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
I. Tại Sao Kỹ Năng Xin Giá và Chọn Forwarder Lại Quan Trọng?
Kỹ năng xin giá và chọn Forwarder là năng lực cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo tiến độ và giảm thiểu rủi ro cho lô hàng. Một nhân viên xuất nhập khẩu thiếu kỹ năng này có thể khiến chi phí logistics của doanh nghiệp tăng từ 15% đến 30% do chọn sai nhà cung cấp hoặc không phát hiện được các chi phí ẩn.
Theo kinh nghiệm làm hàng thực tế của các chuyên gia tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh, việc lựa chọn một Forwarder uy tín không chỉ mang lại giá cước tốt mà còn giúp xử lý các vấn đề phát sinh tại cảng, sân bay một cách nhanh chóng, tránh được phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) không đáng có.
Việc nắm vững quy trình này giúp bạn chủ động trong việc lập kế hoạch chi phí, tăng tính cạnh tranh cho giá bán sản phẩm và xây dựng chuỗi cung ứng ổn định. Hơn nữa, một Forwarder tốt sẽ đóng vai trò như một nhà tư vấn, giúp doanh nghiệp cập nhật các quy định mới về hải quan, thuế và chính sách mặt hàng, từ đó tránh được các vi phạm pháp lý tiềm ẩn.
II. 7 Bước Xin Báo Giá (RFQ) và Lựa Chọn Forwarder Chuyên Nghiệp
Để có được báo giá chính xác và lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, bạn cần tuân theo một quy trình chuyên nghiệp gồm 7 bước, từ chuẩn bị thông tin đến chốt đơn vị vận chuyển. Quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp bạn nhận được sự hỗ trợ tốt hơn từ các Forwarder.
Bước 1: Chuẩn Bị Thông Tin Lô Hàng Đầy Đủ (Checklist Chi Tiết)
Việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác ngay từ đầu là yếu tố quan trọng nhất để nhận được báo giá nhanh và đúng. Một email hỏi giá thiếu thông tin sẽ làm mất thời gian cho cả hai bên và cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp. Trước khi gửi yêu cầu, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hàng hóa: Ghi rõ tên hàng bằng tiếng Việt và tiếng Anh (ví dụ: Gạch men ốp lát / Ceramic Tiles).
- Mã HS Code (dự kiến): Cung cấp mã HS giúp Forwarder kiểm tra chính sách mặt hàng và các loại thuế liên quan.
- Số lượng và quy cách đóng gói: Ví dụ: 10 pallets, 50 cartons, 5 drums...
- Trọng lượng (Gross Weight) và Thể tích (Measurement - CBM): Đây là hai yếu tố quyết định đến cước vận chuyển.
- Cảng đi (Port of Loading - POL) và Cảng đến (Port of Destination - POD).
- Điều kiện Incoterms: Ví dụ: EXW, FOB, CIF... để Forwarder biết phạm vi công việc cần báo giá.
- Yêu cầu đặc biệt: Hàng cần kiểm dịch, hun trùng, làm C/O, yêu cầu container đặc biệt (Reefer, Open Top...).
Bước 2: Lựa Chọn Kênh và Đối Tượng Forwarder Phù Hợp
Không phải Forwarder nào cũng có thế mạnh trên mọi tuyến. Một số công ty mạnh tuyến châu Á, số khác lại mạnh tuyến châu Âu, Mỹ. Bạn nên phân loại và lựa chọn đúng đối tượng để hỏi giá. Chỉ nên xin giá của tối đa 3-4 nhà cung cấp cho một lô hàng để tránh bị loãng thông tin và tiết kiệm thời gian.
Việc xin giá quá nhiều có thể khiến các Forwarder nhìn nhau để báo giá. Bạn có thể tìm kiếm Forwarder qua các kênh sau: các hội nhóm chuyên ngành trên mạng xã hội, qua giới thiệu của đối tác, hoặc các danh bạ logistics uy tín. Đánh giá sơ bộ Forwarder dựa trên website, thâm niên hoạt động và các phản hồi từ khách hàng cũ.
Bước 3: Soạn Thảo Email Yêu Cầu Báo Giá (RFQ) Chuyên Nghiệp
Email hỏi giá cần có tiêu đề rõ ràng và nội dung đầy đủ. Khi viết mail xin giá, bạn nên gửi riêng cho từng nhà cung cấp, tuyệt đối không CC nhiều Forwarder trong cùng một email. Điều này thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn nhận được sự hỗ-trợ-tốt-nhất. Nội dung email nên trình bày mạch lạc, sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành chính xác.
Cuối email, nên nêu rõ thời hạn cần nhận được báo giá để Forwarder sắp xếp công việc. Một email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn nhận được báo giá nhanh mà còn tạo ấn tượng tốt với đối tác, là tiền đề cho sự hợp tác lâu dài sau này.
Bước 4: Phân Tích & So Sánh Báo Giá - Đọc Vị Chi Phí Ẩn
Đây là bước quan trọng nhất. Khi nhận được báo giá từ các Forwarder, đừng chỉ nhìn vào con số tổng cuối cùng. Bạn cần tạo một file Excel để so sánh chi tiết từng hạng mục chi phí. Hãy chú ý đến các khoản local charges tại cả hai đầu cảng, các phụ phí có thể phát sinh.
Một số Forwarder có thể báo giá cước biển (Ocean Freight) rất thấp nhưng lại tính các khoản phí khác rất cao. Hãy đặt câu hỏi nếu có bất kỳ khoản phí nào bạn chưa hiểu rõ. Chủ động hỏi về lịch tàu (transit time), hãng tàu dự kiến và các điều khoản thanh toán để có cái nhìn tổng thể. Việc này sẽ được thực hành rất kỹ trong các khóa học tại Lê Ánh, nơi học viên được bóc tách trên các báo giá thực tế.
Việc tìm hiểu về Một số thuật ngữ cơ bản trong các báo giá dịch vụ từ hãng tàu hoặc công ty vận chuyển sẽ giúp bạn nắm rõ các chi phí cấu thành.
Bước 5: Đàm Phán (Negotiation) Để Có Giá Tốt
Sau khi đã có bảng so sánh chi tiết, hãy chọn ra 2 nhà cung cấp có báo giá tốt và dịch vụ tiềm năng nhất để đàm phán. Bạn có thể sử dụng báo giá của bên này để thương lượng với bên kia, nhưng hãy làm một cách khéo léo và chuyên nghiệp. Đừng chỉ tập trung vào việc giảm giá cước, bạn có thể đàm phán về các điều khoản khác như thời gian miễn phí lưu cont, lưu bãi (free time DEM/DET) hoặc công nợ.
Hãy cho Forwarder thấy tiềm năng hợp tác lâu dài của công ty bạn (dựa trên khối lượng và tần suất hàng hóa) để nhận được mức giá ưu đãi hơn. Mối quan hệ tốt với sales của Forwarder cũng là một lợi thế lớn trong việc đàm phán.
Bước 6: Yêu Cầu Hợp Đồng Dịch Vụ (Nếu Cần)
Đối với các lô hàng giá trị cao hoặc hợp tác lần đầu, việc ký kết hợp đồng dịch vụ là cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Hợp đồng cần quy định rõ ràng về phạm vi công việc, bảng giá chi tiết, trách nhiệm của mỗi bên khi có sự cố xảy ra (mất hàng, hỏng hàng, chậm trễ), và các điều khoản phạt vi phạm.
Hợp đồng là cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết tranh chấp nếu có. Đừng bỏ qua bước này chỉ vì sự tin tưởng ban đầu. Cẩn thận trong các thủ tục giấy tờ sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro tài chính không đáng có trong tương lai.
Bước 7: Xác Nhận Đặt Dịch Vụ (Booking Confirmation)
Sau khi đã hoàn tất các bước trên và lựa chọn được nhà cung cấp cuối cùng, hãy gửi email xác nhận đặt dịch vụ (Booking Confirmation). Email này cần ghi rõ lại các thông tin của lô hàng và các điều khoản giá cả đã được hai bên thống nhất.
Việc này nhằm mục đích xác nhận lại một lần cuối, tránh những hiểu lầm hoặc sai sót trước khi Forwarder tiến hành lấy booking từ hãng tàu. Sau khi nhận được xác nhận của bạn, Forwarder sẽ tiến hành các bước tiếp theo của quy trình và cập nhật tình hình lô hàng cho bạn. Giữ lại email này làm bằng chứng cho các thỏa thuận đã chốt.
III. 5 Bí Quyết Vàng Để Đàm Phán Được Giá Cước Tốt Nhất
Đàm phán giá cước là một nghệ thuật đòi hỏi sự khéo léo và chuẩn bị kỹ lưỡng. Để có được mức giá tốt nhất, bạn cần nắm vững 5 bí quyết sau đây, được đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến của các chuyên gia hàng đầu.
- Xin đúng đơn vị có thế mạnh: Hãy tìm hiểu và chỉ hỏi giá các Forwarder có thế mạnh về tuyến đường hoặc loại hàng mà bạn cần vận chuyển. Một Forwarder chuyên tuyến Mỹ sẽ khó có thể cho bạn giá tốt đi Nhật và ngược lại.
- Nhấn mạnh vào khối lượng và tần suất: Các Forwarder và hãng tàu luôn ưu tiên khách hàng có lượng hàng đều đặn. Hãy cho họ thấy tiềm năng hợp tác lâu dài bằng cách cung cấp dự báo sản lượng hàng hóa theo tháng hoặc quý.
- Xây dựng mối quan hệ tốt: Tại Việt Nam, yếu tố quan hệ cá nhân rất quan trọng. Việc xây dựng mối quan hệ tốt, tin cậy với nhân viên sales của Forwarder sẽ giúp bạn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình và mức giá ưu đãi hơn.
- Hỏi giá vào thời điểm thích hợp: Giá cước vận tải biển thay đổi liên tục, thậm chí theo tuần. Không nên xin giá quá xa ngày tàu chạy. Thời điểm tốt nhất để hỏi giá là khoảng 1-2 tuần trước ngày dự kiến xuất hàng.
- Hiểu về khái niệm "Achieve Cost": Đây là một thuật ngữ quan trọng, chỉ mức giá tốt nhất có thể đạt được dựa trên việc phân tích và kết hợp các yếu tố đầu vào. Bạn cần hiểu rõ cấu trúc chi phí để biết có thể đàm phán giảm ở khoản mục nào.
IV. Cách Đọc Hiểu và Phân Tích Báo Giá Vận Chuyển Quốc Tế
Một báo giá từ Forwarder thường bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Để phân tích chính xác, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng loại phí. Dưới đây là bảng phân tích các thành phần chính trong một báo giá hàng FCL (hàng nguyên container) và LCL (hàng lẻ).
| Hạng Mục Chi Phí | Mô Tả | Lưu Ý Khi So Sánh |
|---|---|---|
| Ocean Freight (O/F) | Cước vận tải đường biển từ cảng đi đến cảng đến. | Hỏi rõ đã bao gồm các phụ phí như BAF, CAF, LSS chưa. So sánh giá của các hãng tàu khác nhau. |
| THC (Terminal Handling Charge) | Phí xếp dỡ tại cảng (cả đầu xuất và đầu nhập). | Phí này thường là phí cố định theo cảng và hãng tàu, khó đàm phán. |
| Bill of Lading/AWB Fee | Phí phát hành vận đơn. | Kiểm tra xem phí này có hợp lý không, thường là một khoản phí nhỏ. |
| Seal Fee | Phí niêm phong chì cho container. | Chỉ áp dụng cho hàng FCL. |
| AMS/ENS/AFR Fee | Phí khai báo an ninh cho các tuyến đi Mỹ, Châu Âu, Nhật... | Đây là phí bắt buộc, cần kiểm tra xem Forwarder có khai báo đúng hạn không. |
| Handling Fee | Phí dịch vụ của Forwarder. | Đây là khoản phí có thể đàm phán dựa trên mối quan hệ và khối lượng hàng. |
V. Những Sai Lầm "Chết Người" Khi Làm Việc Với Forwarder
Trong quá trình làm việc với các công ty giao nhận, nhiều nhân viên xuất nhập khẩu, đặc biệt là người mới vào nghề, thường mắc phải những sai lầm có thể gây tốn kém chi phí và thời gian. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất cần tránh:
- Chỉ tập trung vào giá rẻ: Lựa chọn một Forwarder chỉ vì giá rẻ mà không xem xét đến chất lượng dịch vụ, uy tín và khả năng xử lý sự cố là một sai lầm lớn. Giá rẻ có thể đi kèm với lịch tàu không ổn định, dịch vụ khách hàng kém và phát sinh nhiều chi phí ẩn.
- Không kiểm tra kỹ Booking Confirmation: Sau khi chốt giá, Forwarder sẽ gửi Booking Confirmation. Nhiều người không kiểm tra lại các thông tin trên đó như tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy (ETD), dẫn đến sai sót khi làm chứng từ.
- Cung cấp thông tin sai lệch: Việc khai báo sai trọng lượng, thể tích hoặc tên hàng có thể dẫn đến việc bị phạt, phải điều chỉnh lại cước hoặc thậm chí hàng bị từ chối vận chuyển.
- Không mua bảo hiểm hàng hóa: Nhiều doanh nghiệp chủ quan bỏ qua việc mua bảo hiểm để tiết kiệm chi phí. Đây là một rủi ro cực lớn, vì nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp sẽ phải chịu toàn bộ tổn thất.
Những kỹ năng và kiến thức này được đội ngũ chuyên gia tại Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh chia sẻ chi tiết trong các khóa học. Ngoài mảng đào tạo, XNK Lê Ánh cũng là đơn vị cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu - Logistics uy tín. phần mềm quản lý nhân sự
Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác, làm việc với các doanh nghiệp có nhu cầu thuê dịch vụ. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết qua hotline: 0904 848 855 hoặc 0966 199 878.
VI. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Nên chọn Forwarder lớn hay Forwarder nhỏ?
Không có câu trả lời tuyệt đối. Forwarder lớn (multinational) thường có mạng lưới rộng, quy trình chuyên nghiệp và giá tốt trên các tuyến chính. Tuy nhiên, Forwarder nhỏ (local) lại có thể linh hoạt hơn, chăm sóc khách hàng kỹ hơn và có giá tốt trên các thị trường ngách. Lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô và tuyến đường vận chuyển của bạn.
2. Co-loader là gì và khi nào nên sử dụng dịch vụ của họ?
Co-loader là công ty chuyên gom hàng lẻ (LCL) từ nhiều Forwarder khác để đóng thành một container nguyên và gửi đi. Bạn nên làm việc với Forwarder có dịch vụ gom hàng trực tiếp (direct console) hoặc làm việc với các Co-loader lớn để có giá cước hàng lẻ tốt và lịch trình ổn định hơn.
3. Làm sao để kiểm tra một Forwarder có uy tín hay không?
Bạn có thể kiểm tra thông tin đăng ký kinh doanh của công ty, tìm kiếm đánh giá trên các diễn đàn logistics, hỏi ý kiến từ những người có kinh nghiệm trong ngành. Ngoài ra, cách làm việc chuyên nghiệp, báo giá rõ ràng, tư vấn nhiệt tình cũng là những dấu hiệu của một Forwarder uy tín.
4. Các loại phụ phí (surcharges) nào thường gặp trong vận tải biển?
Các phụ phí phổ biến bao gồm: LSS (Low Sulphur Surcharge - phụ phí giảm thải lưu huỳnh), BAF (Bunker Adjustment Factor - phụ phí biến động giá nhiên liệu), PSS (Peak Season Surcharge - phụ phí mùa cao điểm), CIC (Container Imbalance Charge - phụ phí mất cân bằng vỏ container)... Việc hiểu rõ các phụ phí này sẽ được đề cập trong nội dung của Khóa học xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu.
5. Tại sao cần học xuất nhập khẩu bài bản thay vì tự mày mò?
Việc tự mày mò có thể khiến bạn mất nhiều thời gian, học kiến thức không hệ thống và dễ mắc phải những sai lầm tốn kém trong công việc thực tế. Tham gia các khóa học xuất nhập khẩu logistics tại trung tâm uy tín như Lê Ánh giúp bạn có nền tảng vững chắc, được học từ kinh nghiệm của chuyên gia và có cơ hội kết nối với cộng đồng làm nghề.
XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - ĐÀO TẠO THỰC CHIẾN
Đừng để những thiếu sót về kỹ năng làm việc với Forwarder cản trở sự nghiệp của bạn. Với đội ngũ 100% giảng viên là Giám đốc, Trưởng phòng XNK trên 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đào tạo đến khi bạn thành thạo nghiệp vụ và tự tin làm được việc.
Liên hệ tư vấn khóa học phù hợp: 0904.84.8855
Lưu ý: Các quy định về Hải quan và Thuế XNK có thể thay đổi. Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, học viên cần cập nhật văn bản mới nhất hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia khi áp dụng vào thực tế. Chúc bạn thành công!
