PIC Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Vai Trò Và Tầm Quan Trọng

PIC là gì trong ngành xuất nhập khẩu? Nhiều người làm trong ngành xuất nhập khẩu nhưng cũng chưa hiểu hết về PIC. Bài viết sau đây, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ thông tin chi tiết tới bạn về PIC là gì, vai trò và tầm quan trọng của PIC trong xuất nhập khẩu?

1. PIC là gì trong ngành xuất nhập khẩu?

PIC trong xuất nhập khẩu là người đóng vai trò khác nhau tùy vào từng giai đoạn trong quy trình xuất nhập khẩu. Đôi khi, PIC (Person In Contract) họ đảm nhiệm vai trò kết nối giữa các bên liên quan, giúp thông tin được truyền đạt thông suốt. Trong những trường hợp khác, PIC lại là (Person In Charge) họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo mọi quy trình diễn ra chính xác và hiệu quả.

PIC có thể là: nhân viên (Staff), quản lý (Deputy Manager, Deputy Director, Director, Head), chủ doanh nghiệp (Owner) thuộc các phòng, ban (Dept., Div.), là nhân viên mua hàng (Purchasing, Procurement, Sourcing, Import)
nhân viên kinh doanh (Sales, Commercial, Marketing, Export).

2. Vai trò và trách nhiệm của PIC trong xuất nhập khẩu

PIC sẽ tham gia vào rất nhiều công đoạn trong quy trình xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, đưa ra các quyết định trong các khâu khác nhau của xuất nhập khẩu.

Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu, giảm thiểu chi phí và thời gian, làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, bắt nhịp nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường đề ra.

Nhiệm vụ chính PIC trong xuất nhập khẩu:

- Quản lý, giám sát quy trình xuất nhập khẩu:

PIC có nhiệm vụ giám sát toàn bộ quy trình từ đặt hàng, chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa, thông quan đến giao nhận hàng hóa. Đảm bảo tất cả chứng từ, quy trình đều được thực hiện đúng các tiêu chuẩn thông lệ quốc tế, ra quyết định, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng để đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đặt ra.

Ngoài ra PIC cần phải luôn tối ưu các quy trình, hoạt động trong quá trình xuất nhập khẩu, để nâng cao hiệu quả hoạt động giao thương hàng hóa, hạn chế rủi ro với mức thấp nhất.

- Liên lạc và phối hợp:

PIC (Person In Contract) có nhiệm vụ làm đầu mối liên hệ giữa các bên liên quan: nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan hải quan và các đơn vị vận tải, các phòng ban bộ phận khác nhau trong công ty. Đảm bảo các bên phối hợp hoạt động nhịp nhàng, giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, hiệu quả, giúp cho lô hàng đến đúng hẹn.

- Quản lý chứng từ và thủ tục hải quan:

PIC thực hiện việc chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ cần thiết như invoice, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, packing list,... giúp cho quá trình thông quan hàng hóa nhanh chóng, thuận lợi nhất.

- Quản lý rủi ro:

Giải quyết nhanh chóng những rủi ro phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu như lỗi chứng từ, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, hỏng hóc, mất mát hàng hóa, vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan…

PIC cần phải đánh giá, nhận diện được ác rủi ro tiềm ẩn trong quá trình xuất nhập khẩu từ lúc mua hàng tới khi hàng hóa được đưa về kho. Từ đó đưa ra các giải pháp hạn chế rủi ro và cách xử lý hiệu quả, nhanh chóng nếu rủi ro xảy ra.

- Lập báo cáo với cấp trên

>> Xem thêm: Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Công Việc Và Mức Lương Ra Sao?

3. Kiến thức và kỹ năng cần có của một PIC xuất nhập khẩu

Không những PIC cần có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng về ngành xuất nhập khẩu, logistics để có thể giám sát, quản lý cả quy trình mà cần có những kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện tốt vai trò của mình.

- Kiến thức chuyên môn:

PIC phải là người có hiểu biết sâu rộng về quy trình xuất nhập khẩu, luật pháp quốc tế và các hiệp định thương mại như: Incoterms, bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, khách hàng nước ngoài, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, quy trình thông quan hải quan,... Nắm rõ các thông tư, nghị định pháp luật liên quan về xuất nhập khẩu, pháp luật hải quan… để áp dụng đúng.

- Kỹ năng giao tiếp:

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng của PIC, do phải làm việc với rất nhiều với các bộ phận liên quan, nên PIC cần có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả với các bên liên quan. Có khả năng kết nối với các bên để tạo thành một thể thống nhất giúp cho quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

- Khả năng về ngoại ngữ:

Làm việc trong ngành xuất nhập khẩu sẽ thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài, PIC sẽ phải sử dụng thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh thương mại để có thể giao thương với quốc gia khác.

- Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức:

Sắp xếp công việc hợp lý để đảm bảo tiến độ và hiệu quả, đảm bảo cho lô hàng xuất nhập khẩu thuận lợi, hàng hóa vận chuyển đúng tiến độ thời hạn đã đề ra.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề:

Nhanh nhạy trong việc nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa rủi ro cho lô hàng.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu và logistics thực tế cho người mới bắt đầu

4. Các câu hỏi thường gặp về PIC trong xuất nhập khẩu

- PIC là một cá nhân hay là một nhóm người?

Tùy thuộc vào loại hình, quy mô công ty mà PIC có thể là một cá nhân hay một nhóm người. Ở một công ty xuất nhập khẩu lớn, PIC thường là cả một nhóm người, từng người phụ trách từng mảng chứng từ, thủ tục hải quan, chăm sóc khách hàng và sales logistics… Trong khi đó, ở công ty nhỏ, một người PIC duy nhất sẽ phải làm tất cả các công việc trên, theo dõi cả quy trình xuất nhập khẩu.

- PIC có quyền quyết định trong việc lựa chọn đối tác vận tải và forwarder không?

PIC thường không là người quyết định cuối cùng trong việc lựa chọn đối tác vận tải và FWD mà có vai trò đánh giá năng lực, giá cả với đối tác từ đó lập báo cáo, đưa ra đề xuất với cấp trên để cấp trên lựa chọn.

- PIC có nhiệm vụ theo dõi và đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình xuất nhập khẩu không?

PIC phối hợp với nhà cung cấp, khách hàng và đơn vị vận chuyển để kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu, đồng thời giải quyết các khiếu nại liên quan đến chất lượng hàng hóa nếu có vấn đề phát sinh. Là người chịu trách nhiệm theo dõi và đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình XNK.

- PIC có trách nhiệm làm thủ tục hải quan không?

Tùy vào quy mô công ty, PIC kiêm luôn vai trò khai báo hải quan để tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu đối với công ty nhỏ. Trong khi đó, ở các công ty lớn, PIC chỉ giám sát và kiểm tra quá trình thông quan, còn Forwarder hoặc nhân viên khai báo hải quan sẽ trực tiếp làm thủ tục.

Trên đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã thông tin chi tiết tới bạn về PIC là gì trong xuất nhập khẩu, nhiệm vụ, vai trò, yêu cầu kiến thức, kỹ năng của PIC. Hy vọng bạn đã nắm rõ về PIC trong xuất nhập khẩu, có cái nhìn toàn diện và đầy đủ nhất về PIC, nếu bạn quan tâm tới các kiến thức khác về ngành xuất nhập khẩu hãy tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế của Lê Ánh để nhanh chóng nắm bắt các kiến thức hữu ích về ngành.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM