Sai Sót Khi Kiểm Tra Nhu Cầu Đặt Hàng Và Cách Khắc Phục

Hãy tưởng tượng một kịch bản quen thuộc: nhà kho của bạn chật cứng những thùng hàng tồn đọng, bám bụi, chiếm dụng vốn và không gian. Trong khi đó, trên kệ trưng bày, sản phẩm bán chạy nhất lại cháy hàng, khách hỏi mua không có, nhân viên bán hàng chỉ biết lắc đầu xin lỗi.

Đây không phải là sự xui rủi. Đây là hệ quả tất yếu của một trong những sai sót nghiêm trọng và phổ biến nhất trong quy trình mua hàng: Xác định sai nhu cầu đặt hàng.

Việc đặt hàng "theo cảm tính", dựa trên ước lượng mơ hồ hay kinh nghiệm lỗi thời là một "căn bệnh thầm lặng" đang âm thầm bào mòn lợi nhuận của vô số doanh nghiệp. Nó gây ra lãng phí, làm mất lòng khách hàng và bóp nghẹt dòng tiền.

Bài viết này sẽ đưa ra nguyên nhân gây ra sai sót khi kiểm tra nhu cầu đặt hàng & cách khắc phục để xây dựng một quy trình mua hàng thông minh và hiệu quả.

>>>> Xem thêm: Cách Đánh Giá Và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Hiệu Quả

1. Biểu Hiện Của Việc Việc Xác Định Sai Nhu Cầu

Làm sao để biết doanh nghiệp của bạn có đang mắc phải sai lầm này không? Hãy xem xét các biểu hiện rõ ràng dưới đây:

1.1 Tồn Kho Quá Mức 

Đây là biểu hiện rõ ràng nhất. Bạn đặt hàng nhiều hơn nhu cầu thực tế. Hàng hóa không bán được, nằm im trong kho và gây ra một chuỗi chi phí tốn kém:

Chi phí chôn vốn: Tiền của bạn bị "đóng băng" trong đống hàng tồn, không thể dùng để đầu tư, marketing hay trả lương.

Chi phí lưu kho: Tiền thuê mặt bằng, điện, nước, bảo hiểm, nhân viên quản lý kho...

Rủi ro hỏng hóc, lỗi thời: Sản phẩm công nghệ có thể trở nên lạc hậu, hàng tiêu dùng có thể hết hạn, hàng thời trang có thể qua mùa.

1.2 Hết Hàng Đột Ngột - "Cú Đấm" Vào Doanh Thu và Uy Tín

Ngược lại với tồn kho, việc đặt hàng quá ít dẫn đến tình trạng "cháy hàng" (stockout) vào đúng lúc khách cần nhất. Hậu quả cũng nặng nề không kém:

Mất doanh thu trực tiếp: Bạn không có hàng để bán, mất đi một khoản lợi nhuận đáng lẽ thuộc về mình.

Mất khách hàng: Khách hàng thất vọng sẽ tìm đến đối thủ cạnh tranh. Tệ hơn, bạn có thể mất họ mãi mãi.

Tổn hại uy tín thương hiệu: Một công ty thường xuyên hết hàng sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không đáng tin cậy.

1.3 Chi Phí Vận Hành Tăng Vọt

Khi nhận ra sắp hết hàng, bạn cuống cuồng đặt hàng gấp. Điều này dẫn đến việc phải trả thêm chi phí vận chuyển hỏa tốc, chi phí làm thêm giờ cho nhân viên,... Tương tự, tồn kho quá nhiều cũng làm tăng chi phí bảo quản và quản lý. Tất cả đều ăn mòn lợi nhuận của bạn.

1.4 Dòng Tiền Bị "Nghẹt Thở"

Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp. Khi vốn bị chôn trong hàng tồn kho, dòng tiền sẽ yếu đi, khiến công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ đúng hạn, đầu tư cho các cơ hội mới và đối phó với những biến động bất ngờ của thị trường.

2. Nguyên Nhân Gây Ra Sai Sót Khi Kiểm Tra Nhu Cầu Đặt Hàng

Hiểu rõ nguyên nhân là bước đầu tiên để khắc phục. Hầu hết các sai sót trong việc xác định nhu cầu đều bắt nguồn từ 5 lý do chính sau:

2.1 Phụ Thuộc Vào "Cảm Tính" và Kinh Nghiệm Cá Nhân

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc có quy trình lỏng lẻo. Quyết định đặt hàng dựa trên câu nói "Tôi nghĩ là sắp tới mặt hàng này sẽ bán chạy" của một cá nhân nào đó, mà không có bất kỳ dữ liệu nào chứng minh. Kinh nghiệm là quý báu, nhưng kinh nghiệm không được cập nhật và kiểm chứng bằng số liệu rất dễ dẫn đến sai lầm.

2.2 Thiếu Hệ Thống Theo Dõi và Phân Tích Dữ Liệu 

Bạn không thể dự báo tương lai nếu không hiểu rõ quá khứ. Việc không lưu trữ và phân tích dữ liệu bán hàng (sản phẩm nào bán chạy nhất? vào thời điểm nào? số lượng bao nhiêu?) cũng giống như lái xe trong đêm mà không bật đèn. Mọi quyết định đều trở nên mò mẫm và đầy rủi ro.

2.3 Giao Tiếp "Tắc Nghẽn" Giữa Các Phòng Ban

Phòng Marketing chuẩn bị tung một chiến dịch khuyến mãi lớn cho sản phẩm A, nhưng lại "quên" không báo cho phòng Mua hàng. Kết quả? Quảng cáo chạy rầm rộ, khách hàng kéo đến nhưng hàng trong kho không đủ bán. Sự thiếu liên kết giữa các bộ phận Sales - Marketing - Mua hàng - Kho vận là một trong những nguyên nhân chính gây ra sự mất cân đối cung - cầu.

2.4 Bỏ Qua Yếu Tố Mùa Vụ và Xu Hướng Thị Trường

Nhu cầu của thị trường luôn biến động. Bạn không thể đặt hàng kem với số lượng như nhau cho mùa hè và mùa đông. Việc không phân tích các yếu tố mùa vụ, các dịp lễ Tết, các xu hướng mới nổi hay động thái của đối thủ cạnh tranh sẽ khiến dự báo của bạn trở nên thiếu chính xác.

2.5 Quy Trình Đề Xuất Mua Hàng Thủ Công, Rời Rạc:

Các yêu cầu mua hàng được gửi qua email, tin nhắn Zalo, hay thậm chí là "nói miệng". Quy trình này không có sự kiểm soát, dễ thất lạc thông tin, không có người phê duyệt chịu trách nhiệm, dẫn đến tình trạng đặt hàng trùng lặp hoặc đặt hàng theo yêu cầu không hợp lý.

3. Cách Khắc Phục Tình Trạng Sai Sót Khi Kiểm Tra Nhu Cầu Đặt Hàng

Khắc phục sai sót này đòi hỏi một sự thay đổi mang tính hệ thống, chuyển từ "cảm tính" sang "dữ liệu". Dưới đây là cách khắc phục 5 bước bạn có thể áp dụng.

3.1 Xây Dựng Hệ Thống Dựa Trên Nền Tảng Dữ Liệu

Hãy để con số lên tiếng.

Thu thập dữ liệu: Bắt đầu ghi nhận và lưu trữ lịch sử bán hàng một cách có hệ thống qua phần mềm bán hàng (POS), file Excel hoặc các phần mềm quản lý chuyên dụng.

Phân tích và dự báo: Sử dụng chính dữ liệu đó để dự báo. Các phương pháp đơn giản mà hiệu quả bao gồm:

Trung bình trượt (Moving Average): Lấy doanh số trung bình của 3 tháng gần nhất để dự báo cho tháng tiếp theo.

So sánh cùng kỳ: Dự báo doanh số tháng 10 năm nay dựa trên số liệu thực tế của tháng 10 năm ngoái, có điều chỉnh theo tốc độ tăng trưởng.

3.2 Áp Dụng Các Phương Pháp Quản Lý Tồn Kho Khoa Học

Thiết lập Định mức Tồn kho Tối thiểu - Tối đa (Min - Max): Với mỗi mặt hàng, hãy xác định một mức tồn kho an toàn (Min) và một mức tồn kho lý tưởng (Max). Khi lượng hàng trong kho chạm mức Min, hệ thống sẽ tự động kích hoạt yêu cầu đặt hàng để bổ sung cho đến mức Max.

Ví dụ: Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm:

• Nhóm A: Các mặt hàng giá trị cao, chiếm 70-80% tổng giá trị tồn kho nhưng chỉ chiếm 10-20% số lượng. Đây là nhóm cần được kiểm soát chặt chẽ nhất.
• Nhóm B: Các mặt hàng giá trị trung bình.
• Nhóm C: Các mặt hàng giá trị thấp nhưng số lượng lớn.

3.3 Chuẩn Hóa Quy Trình Đề Xuất Mua Hàng

Loại bỏ hoàn toàn việc yêu cầu mua hàng qua "lời nói".

Tạo một biểu mẫu (form) duy nhất: Xây dựng một "Phiếu đề xuất mua hàng" chuẩn, trong đó ghi rõ tên hàng, số lượng, lý do đề xuất, thời gian cần hàng...

Thiết lập luồng phê duyệt rõ ràng: Mọi phiếu đề xuất phải được trưởng bộ phận liên quan xem xét và phê duyệt trước khi chuyển đến phòng Mua hàng. Điều này đảm bảo mọi yêu cầu đều hợp lý và nằm trong kế hoạch.

3.4 Trao Đổi Nội Bộ Thường Xuyên

Tổ chức các cuộc họp S&OP (Sales and Operations Planning): Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, tổ chức cuộc họp giữa các trưởng bộ phận Sales, Marketing, Mua hàng và Kho vận. Đây là nơi mọi người cùng chia sẻ kế hoạch, thống nhất mục tiêu và đưa ra dự báo chung.

Sử dụng công cụ quản lý chung: Dùng các phần mềm quản lý dự án hoặc các kênh giao tiếp tập trung để mọi thông tin quan trọng được chia sẻ một cách minh bạch và nhanh chóng.

3.5 Từng Bước Tận Dụng Công Nghệ

Công nghệ là trợ thủ đắc lực nhất. Hãy bắt đầu từ những gì đơn giản nhất như phần mềm bán hàng có chức năng quản lý kho, tiến tới các phần mềm quản lý tồn kho chuyên dụng hoặc các hệ thống ERP khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn.

Việc xác định chính xác nhu cầu đặt hàng không phải là một công việc đơn giản, nhưng nó là nền tảng của một chuỗi cung ứng khỏe mạnh và một doanh nghiệp có lợi nhuận bền vững. Bằng cách chuyển đổi tư duy từ "đoán" sang "tính", từ "cảm tính" sang "dữ liệu", bạn đang thực hiện một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai của chính công ty mình.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng việc rà soát lại quy trình hiện tại, áp dụng những thay đổi nhỏ nhất để từng bước xây dựng một cỗ máy mua hàng thông minh, chính xác và hiệu quả. 

Để trở thành nhân viên mua hàng xuất sắc, bạn không chỉ cần các kỹ năng xác định nhu cầu đặt hàng mà còn cần rất nhiều các kiến thức, nghiệp vụ mua hàng khác, tất cả sẽ được hướng dẫn trong khóa học mua hàng quốc tế tại Trung tâm Lê Ánh

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM