SOF Là Gì? Tìm Hiểu Về Statement of Facts Trong Hợp Đồng

SOF là gì? Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, việc ghi nhận chính xác quá trình xếp dỡ hàng hóa SOF là yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định và tránh các tranh chấp không đáng có. Hãy cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu chi tiết về SOF (Statement of Facts), nội dung, vai trò trong hợp đồng qua bài viết sau đây.

1. SOF là gì?

SOF (Statement of Facts) hay “nhật ký làm hàng”, “ biên bản làm hàng” trong hợp đồng là bản ghi chép lại toàn bộ các sự kiện và hoạt động xảy ra trong quá trình tàu nhận hàng và dỡ hàng tại cảng.

Đây là tài liệu quan trọng trong hợp đồng vận tải biển, thường được sử dụng để ghi lại chi tiết thời gian và quá trình thực hiện các công việc liên quan đến xếp dỡ hàng hóa.

Đây là một phần quan trọng trong hợp đồng vận tải biển, đóng vai trò ghi nhận chính xác thời gian, sự kiện và tình hình thực tế của quá trình xếp dỡ hàng hóa. SOF được xem là cơ sở để các bên tham gia hợp đồng, bao gồm chủ tàu, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, và các bên liên quan, sử dụng để theo dõi và xác định tiến độ công việc, từ đó tính toán chi phí và trách nhiệm liên quan.

>> Xem thêm: Các Loại Phụ Phí Trong Vận Tải Đường Biển

2. Nội dung chính của SOF (Statement of Facts)

Thời gian tàu đến cảng:

SOF (Statement of Facts) ghi nhận chính xác thời điểm tàu đến cảng, ngày và giờ tàu đến cảng
và sẵn sàng cho việc xếp dỡ hàng hóa. Thời gian này rất quan trọng để xác định thời điểm bắt đầu tính phí lưu tàu (demurrage) hoặc phí thưởng (dispatch).

Thời gian bắt đầu và kết thúc xếp/dỡ hàng hóa:

Các mốc thời gian khi quá trình xếp hoặc dỡ hàng hóa bắt đầu và hoàn thành tại cảng đều được ghi nhận chi tiết trên SOF. Giúp theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa và tính toán thời gian thực hiện hợp đồng. Nếu quá trình bị kéo dài do thời tiết xấu, thiếu nhân công hay các yếu tố khác, thời gian này cũng sẽ được ghi nhận đầy đủ.

Sự cố và chậm trễ phát sinh:

Mọi sự cố, trì hoãn hay gián đoạn trong quá trình xếp dỡ hàng hóa đều phải được ghi vào SOF. Ví dụ như yếu tố như thời tiết xấu, tàu chờ đợi vì lý do kỹ thuật, hoặc thiếu phương tiện xếp dỡ tại cảng. Các sự kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán phí lưu tàu (nếu thời gian vượt quá thời hạn cho phép) hoặc các tranh chấp sau này về trách nhiệm.

Ví dụ: SOF ghi lại việc mưa lớn khiến việc xếp hàng bị dừng lại trong 12 giờ. Thông tin này quan trọng cho doanh nghiệp trong việc tính toán thời gian xếp dỡ và quyết định liệu có phải trả phí lưu tàu hay không.

Hoạt động hỗ trợ khác:

Bên cạnh việc ghi lại thời gian xếp dỡ, SOF cũng ghi lại chi tiết các hoạt động hỗ trợ như kiểm tra hải quan, xếp hàng vào kho, bốc dỡ hàng từ kho ra tàu, và các công việc liên quan khác. Mỗi hoạt động đều được ghi lại để đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quy trình vận chuyển.

Các yếu tố khác trong quá trình vận chuyển:

SOF cũng có thể ghi lại thông tin về điều kiện thời tiết tại cảng, tình trạng tàu khi đến và đi, hoặc bất kỳ sự kiện nào có thể ảnh hưởng đến quá trình xếp dỡ hàng.

Chữ ký, xác nhận của các bên liên quan

SOF phải có đủ chữ ký của các bên liên quan ở cảng xếp/dỡ để khi xảy ra tranh chấp SOF mới có hiệu lực pháp lý. Bao gồm chữ ký của đại diện của đại lý tàu biển tại cảng, của đại diện của cảng. Ghi rõ thời gian và ngày ký biên bản.

Trong trường hợp thời tiết xấu phải được chứng minh bằng các tài liệu liên quan từ sổ sách ghi chép của đại lý, thuyền trưởng.

>> Xem nhiều: Nên học xuất nhập khẩu ở đâu

3. Vai trò của SOF trong hợp đồng vận tải biển

Xác nhận hoạt động xếp dỡ:

SOF giúp xác nhận quá trình xếp dỡ hàng hóa đã diễn ra theo đúng quy định của hợp đồng, ghi nhận những sự kiện thực tế xảy ra. Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo rằng các bên tham gia thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong việc xếp và dỡ hàng.

Cơ sở tính phí lưu tàu và phí thưởng:

SOF (Statement of Facts) đóng vai trò xác định chi phí phát sinh như phí lưu tàu (demurrage) khi việc xếp dỡ kéo dài hơn thời gian quy định, hoặc phí thưởng (dispatch) khi hoàn thành công việc sớm hơn. Dựa trên thời gian được ghi chép, các bên có thể tính toán chính xác khoản phí phải trả hoặc nhận được.

Giải quyết tranh chấp:

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về thời gian, tiến độ hoặc tổn thất hàng hóa, SOF là bằng chứng rõ ràng và hợp lệ. Tài liệu này ghi lại chi tiết các sự kiện quan trọng và giúp các bên làm rõ trách nhiệm, từ đó giải quyết các xung đột pháp lý hoặc thương mại. Tuy nhiên có một lưu ý là SOF cần có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan để có giá trị pháp lý.

Công cụ quản lý và kiểm soát tiến độ:

SOF cũng là công cụ hữu ích để chủ tàu và các bên liên quan theo dõi, quản lý tiến độ công việc. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, các bên có thể phản ứng kịp thời và điều chỉnh kế hoạch để giảm thiểu tác động xấu đến quá trình vận chuyển.

SOF là tài liệu pháp lý và tài chính quan trọng trong vận tải biển. Tất cả các sự kiện được ghi lại chi tiết, rõ ràng trong SOF giúp bảo đảm minh bạch, chính xác và hiệu quả cho toàn bộ quá trình xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa, đồng thời đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng.

>> Xem thêm: Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển

Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển (Chi Tiết A - Z)

Hy vọng qua bài viết trên của Xuất nhập khẩu Lê Ánh, bạn đã hiểu rõ hơn về SOF (Statement of Facts) trong hợp đồng vận tải biển, về nội dung cần có, vai trò, ý nghĩa của SOF giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo quyền lợi và theo sát được tiến độ vận chuyển hàng hóa.

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học xuất nhập khẩu logistics tại trung tâm XNK Lê Ánh.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM