6 Lỗi Thường Gặp Khi Tra Mã HS Và Cách Khắc Phục

Việc xác định mã HS chính xác là bước vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi sai phổ biến. Những sai lầm này không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến những chi phí không đáng có. Bài viết này Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ chỉ ra 6 lỗi thường gặp nhất khi tra mã HS và đưa ra những hướng khắc phục hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và tránh rủi ro.

1. Mã HS là gì?

Mã HS (Harmonized System) hay HS Code là hệ thống mã số tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng để phân loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Nó đóng vai trò như một "ngôn ngữ chung" giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp trên toàn thế giới dễ dàng xác định mặt hàng, từ đó áp dụng đúng các chính sách liên quan như thuế, quy định xuất nhập khẩu và kiểm soát thương mại.

Ở Việt Nam, mã HS thường gồm 8 chữ số, được sử dụng trong tờ khai hải quan, giúp việc khai báo hải quan trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

>> Xem thêm: HS code là gì? Cách tra mã HS code chính xác nhất

2. 6 Lỗi thường gặp khi tra mã HS và cách khắc phục

2.1 Không nắm rõ đặc tính sản phẩm

- Đây là lỗi phổ biến nhất trong quá trình phân loại HS Code. Khi thiếu thông tin chi tiết về thành phần, cấu tạo, mục đích sử dụng hoặc thông số kỹ thuật, việc lựa chọn mã thường mang tính cảm tính hoặc dựa vào mô tả sơ sài từ nhà cung cấp.

→ Kết quả là mã HS dễ bị sai, dẫn đến kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí thuế ngoài dự kiến, thậm chí bị xử phạt vì khai báo sai.

• Cách khắc phục lỗi “Không nắm rõ đặc tính sản phẩm” khi tra mã HS

Để tránh rủi ro, điều quan trọng nhất là chuẩn hóa thông tin sản phẩm trước khi tra mã. Một số kinh nghiệm thực tế có thể áp dụng:

- Yêu cầu thông tin kỹ thuật từ nhà sản xuất/bộ phận kỹ thuật: bao gồm thành phần, công dụng, kích thước, chứng chỉ, tài liệu kỹ thuật.

- Đảm bảo sự thống nhất trên chứng từ: tên hàng, mã model, mô tả sản phẩm phải đồng nhất giữa invoice, packing list, C/O và tờ khai hải quan.

- Xác định công dụng chính: nhiều sản phẩm có cùng chất liệu nhưng khác mục đích sử dụng thì mã HS cũng sẽ khác. Ví dụ: nhựa làm ống dẫn nước và nhựa làm ống bọc dây điện không cùng mã HS.

- Xây dựng bộ hồ sơ mô tả sản phẩm (product sheet): tập hợp thông tin chuẩn cho những mặt hàng nhập khẩu thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và làm căn cứ vững chắc khi cần giải trình.

→ Đa số sai sót trong phân loại HS bắt nguồn từ mô tả sản phẩm chưa đầy đủ. Khi chuẩn hóa được mô tả ngay từ đầu, doanh nghiệp đã loại bỏ được phần lớn rủi ro và tạo lợi thế trong quá trình làm việc với hải quan.

2.2 Hiểu sai đặc tính chủ yếu của sản phẩm hỗn hợp

- Một trong những khó khăn lớn nhất khi phân loại HS Code là xử lý các sản phẩm hỗn hợp hoặc bộ sản phẩm đi kèm nhiều chi tiết. Nhiều người thường chọn mã dựa trên thành phần có giá trị cao nhất hoặc dựa vào vật liệu chính, dẫn đến sai mã. Trên thực tế, HS Code không chỉ dựa vào chất liệu mà còn phải xét đến công dụng chính và đặc tính chủ yếu của sản phẩm.

- Sai sót này thường xảy ra với các sản phẩm kết hợp nhiều chất liệu; hoặc một thiết bị vừa có chức năng A, vừa có chức năng B…

• Cách khắc phục lỗi “Hiểu sai đặc tính chủ yếu của sản phẩm hỗn hợp” khi tra mã HS

Để xử lý chính xác, cần tập trung vào công dụng chính của sản phẩm thay vì chỉ nhìn vào vật liệu hoặc thành phần. Một số kinh nghiệm:

- Khi phân loại hàng hỗn hợp, chọn mã dựa trên đặc tính tạo nên “bản chất chính” của sản phẩm. Ví dụ, một chiếc ghế bằng nhựa có khung kim loại thì mã HS vẫn xếp vào nhóm đồ nội thất nhựa, vì công dụng chính là đồ nhựa.

- Đối chiếu với các chú giải chương để xác định nhóm hàng mà luật định hướng rõ ràng.

- Tham khảo kết quả phân loại đã công bố: từ cơ quan hải quan hoặc cơ sở dữ liệu quốc tế để có căn cứ đối chiếu.

- Phân tích nhu cầu sử dụng thực tế: trong thương mại quốc tế, cách sử dụng cuối cùng của sản phẩm mới là yếu tố quyết định, không phải vật liệu tạo nên nó.

>> Tham khảo: Khóa Học Tra Cứu Mã HS Và Tính Thuế Xuất Nhập Khẩu

2.3 Lỗi 3: Chọn mã HS theo thói quen hoặc mức thuế thấp

Nhiều doanh nghiệp hoặc nhân viên khai báo hải quan thường lựa chọn mã HS theo “thói quen”, tức là dùng lại mã đã từng khai trước đó, hoặc tìm mã có mức thuế thấp hơn để tối ưu chi phí. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro rất lớn vì mỗi lô hàng có thể có sự khác biệt về đặc tính kỹ thuật, nguồn gốc hoặc mục đích sử dụng.

Sai mã HS không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với việc truy thu thuế, phạt chậm nộp, mà còn làm mất uy tín với hải quan. Một số trường hợp còn bị coi là cố tình gian lận thương mại, dẫn đến xử phạt nặng.

• Cách khắc phục

- Tuân thủ đầy đủ quy tắc phân loại: Mỗi sản phẩm phải được phân tích và áp mã theo quy định cụ thể, không dựa vào cảm tính hay mã đã quen dùng.

- Đối chiếu chú giải chương và phân nhóm: Các chú giải là căn cứ pháp lý quan trọng để loại trừ những nhóm hàng không phù hợp.

- So sánh nhiều nguồn tham khảo: không chỉ dựa vào một mã HS sẵn có, mà cần đối chiếu từ nhiều cơ sở dữ liệu (VNACCS, WCO, rulings của hải quan).

- Kiểm tra rủi ro thuế trước khi khai báo: Nếu có từ 2–3 mã HS khả thi, nên tính thử mức thuế tương ứng để đánh giá tác động, nhưng cuối cùng vẫn phải chọn mã đúng nhất về mặt pháp lý, không phải mã thấp nhất.

2.4 Lỗi 4: Không tận dụng công cụ và tài liệu hỗ trợ khi tra mã HS

Nhiều doanh nghiệp và nhân sự XNK chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân hoặc thông tin từ nhà cung cấp khi phân loại hàng hóa. Điều này dẫn đến việc bỏ qua các công cụ và tài liệu chính thống như: hệ thống VNACCS/VCIS, biểu thuế điện tử, chú giải HS của WCO, hay cơ sở dữ liệu các kết quả phân loại đã công bố của Tổng cục Hải quan.

• Khi không sử dụng những nguồn hỗ trợ này, người tra mã dễ rơi vào tình trạng:

- Áp mã theo “cảm tính”, thiếu căn cứ pháp lý khi giải trình.

- Chọn nhầm mã tương tự, dẫn đến sai thuế suất hoặc vướng thủ tục kiểm tra sau thông quan.

- Tốn nhiều thời gian tranh cãi với hải quan do thiếu chứng cứ rõ ràng.

• Cách khắc phục

- Sử dụng cơ sở dữ liệu chính thức: thường xuyên tra cứu trên hệ thống VNACCS và website của Tổng cục Hải quan, nơi cập nhật biểu thuế và kết quả phân loại.

- Tham khảo chú giải HS, đây là nguồn hướng dẫn chi tiết của WCO, giúp hiểu đúng bản chất từng nhóm hàng và loại trừ các trường hợp dễ nhầm lẫn.

- Khai thác kết quả phân loại đã công bố: tìm các quyết định phân loại trước đó cho mặt hàng tương tự để làm căn cứ khi lựa chọn mã.

- Kết hợp công cụ tra cứu đa nguồn: ngoài hệ thống hải quan, có thể tham khảo cơ sở dữ liệu quốc tế, phần mềm chuyên ngành hoặc các rulings từ hải quan nước ngoài để đối chiếu.

2.5 Lỗi 5: Không lưu lại căn cứ và lập luận khi chọn mã HS

√ Một trong những lỗi thường gặp là sau khi chọn được mã HS thì chỉ khai báo trên tờ khai mà không ghi nhận lại quá trình lập luận và căn cứ. Điều này tưởng chừng không quan trọng nhưng lại gây ra rủi ro lớn khi xảy ra kiểm tra sau thông quan hoặc khi Hải quan yêu cầu giải trình.

√ Việc “không có hồ sơ chứng minh” khiến doanh nghiệp lúng túng, dễ bị coi là khai báo thiếu căn cứ, thậm chí bị áp lại mã khác với thuế suất cao hơn. Đây là một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị truy thu thuế hàng trăm triệu đồng dù trước đó đã thông quan.

• Cách khắc phục

+ Lập “hồ sơ phân loại” cho từng sản phẩm: bao gồm mô tả chi tiết, hình ảnh, catalog, tài liệu kỹ thuật, và kết quả tra cứu mã HS từ các nguồn chính thống.

+ Ghi rõ lập luận áp dụng GRI và chú giải chương: trình bày rõ tại sao chọn mã này thay vì mã khác, viện dẫn quy tắc và chú giải liên quan.

+ Đính kèm căn cứ pháp lý và tham khảo: như kết quả phân loại công bố, quyết định của hải quan, hoặc rulings quốc tế để tăng tính thuyết phục.

+ Lưu trữ hồ sơ lâu dài: không chỉ phục vụ cho lần khai báo hiện tại mà còn làm tiền lệ cho những lô hàng sau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh lặp lại sai sót.

>> Xem thêm: Tại Sao Tra Cứu Mã HS Là Kỹ Năng Quan Trọng Trong Xuất Nhập Khẩu?

2.6 Lỗi 6: Thông tin không nhất quán giữa chứng từ

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ XNK bị hải quan “soi” kỹ là sự không đồng nhất thông tin trên các chứng từ: invoice, packing list, hợp đồng, C/O, catalog kỹ thuật và tờ khai hải quan. Chỉ cần mô tả hàng hóa, mã HS, hoặc thậm chí mã model không khớp nhau, hồ sơ đã bị đánh dấu rủi ro.

- Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng: trên invoice mô tả chung chung, trong khi trên packing list lại ghi chi tiết hơn, còn trên tờ khai lại dùng cách gọi khác. Sự thiếu thống nhất này khiến hải quan nghi ngờ về tính chính xác của mã HS, dẫn tới yêu cầu bổ sung hồ sơ, giám định hoặc thậm chí áp lại mã HS có thuế suất cao hơn.

• Cách khắc phục tra mã HS bị lỗi khih thông tin không nhất quán giữa chứng từ

- Chuẩn hóa mô tả sản phẩm: Xây dựng mẫu mô tả chuẩn cho từng loại hàng, áp dụng đồng nhất trên tất cả chứng từ.

- Kiểm tra chéo trước khi nộp hồ sơ: Trước khi khai báo, cần rà soát lại invoice, packing list, C/O và tờ khai để đảm bảo thông tin thống nhất.

- Sử dụng “bộ hồ sơ sản phẩm chuẩn”: gồm mô tả kỹ thuật, catalog, hình ảnh và mã HS đã xác định, làm tài liệu tham chiếu cho mọi lô hàng.

- Phối hợp giữa các bộ phận: kế toán, logistics, mua hàng và khai báo hải quan cần trao đổi thông tin ngay từ đầu để tránh sai lệch trong quá trình phát hành chứng từ.

Sai sót trong tra cứu mã HS chủ yếu xuất phát từ việc thiếu thông tin sản phẩm, áp dụng sai quy tắc và thiếu căn cứ giải trình. 6 lỗi thường gặp khi tra mã HS và cách khắc phục trên chính là những “bẫy” doanh nghiệp cần tránh.

Giải pháp nằm ở việc chuẩn hóa mô tả hàng hóa, áp dụng đúng quy định, tận dụng công cụ tra cứu chính thống và lưu giữ hồ sơ phân loại minh bạch. Hoặc tham gia các khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu, thực tế của các trung tâm đào tạo uy tín. Khi làm tốt những điều này, doanh nghiệp vừa giảm rủi ro về thuế, vừa nâng cao hiệu quả thông quan và tính chuyên nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM