Bộ Chứng Từ Làm Thủ Tục Hải Quan Đầy Đủ Gồm Những Gì?

Có rất nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề bộ chứng từ làm thủ tục hải quan mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị gồm những gì? Vì vậy, chúng tôi sẽ tổng hợp những chứng từ để làm thủ tục hải quan một cách rõ ràng, đầy đủ trong bài viết dưới đây.

>>>> Xem thêm: Triển Khai Hệ Thống Thông Quan Điện Tử - Ecus6

1. Bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu

Để hiểu rõ về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, chúng ta cần hiểu về các loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu:

- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là chứng từ dùng để kê khai các thông tin về hàng hóa, vận tải, thuế,...về việc xuất khẩu/nhập khẩu với cơ quan hải quan.

Chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai tờ khai hải quan đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán (thông thường là bên gửi hàng) lập để thể hiện thông tin về giao dịch mua bán và yêu cầu người mua thanh toán đúng số tiền theo quy định.

- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Packing list (phiếu đóng gói) là chứng từ thể hiện danh sách chi tiết các mặt hàng được xuất khẩu đi trong 1 chuyến hàng.

Packing list được lập sau khi thực hiện hoàn tất thủ tục đóng gói hàng hóa, liệt kê tất cả những loại hàng được đóng gói trong từng kiện hàng (hộp, container, thùng, hòm,...) và toàn bộ lô hàng được giao.

- Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn là đơn vận tải - thông tin vận chuyển chuyến hàng (thường hay gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,…), là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

Ngoài ra vận đơn còn được coi là một hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người xuất khẩu, nhập khẩu.

Trên đây là những chứng từ bắt buộc phải có trong bất kỳ một hoạt động mua bán xuất nhập khẩu nào, ngoài ra còn có những chứng từ khác có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại như sau:

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.

- Giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu (nếu có)

- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

- Thư tín dụng (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.

- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí

2. Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị các chứng từ sau:

- Tờ khai hải quan xuất khẩu: để có tờ khai hải quan in ra và bộ cho cơ quan hải quan, doanh nghiệp cần truyền tờ khai hải quan trên phần mềm để hải quan phân luồng kiểm tra.

- Sales contract;

- Packing list: 01 bản chụp;

- Booking confirmation: 01 bản chụp (PDF);

- Hóa đơn thương mại: 01 bản chụp;

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác: 01 bản chụp;

- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu (nếu có): 01 bản chính;

- Giấy phép xuất khẩu: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu;

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có): 01 bản chính hoặc bản chụp (nếu không yêu cầu bản chính);
Người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên, trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện: ĐKKD, Giấy phép ngành nghề đặc biệt: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

- Hợp đồng ủy thác (nếu có): 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa.

3. Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan xuất khẩu

- Tờ khai hải quan nhập khẩu;

- Packing list: 01 bản chụp;

- Hóa đơn thương mại: 01 bản chụp;

Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;
• Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán, người khai hải quan khai trị giá hải quan theo quy định.

- Thông báo hàng đến;

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác: 01 bản chụp;

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hóa thay vận đơn;

- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu (nếu có): 01 bản chính;

- Giấy phép nhập khẩu: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu;

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có): 01 bản chính hoặc bản chụp (nếu không yêu cầu bản chính);

Người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên, trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện: Nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;- Tờ khai trị giá (nếu có): Bản điện tử hoặc 02 bản chính tờ khai giấy;

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (nếu có);

- Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi (nếu có): 01 bản chụp và xuất trình bản chính.

- Hợp đồng ủy thác (nếu có): 01 bản chụp.

>>> Để được đào tạo ở vị trí nhân viên chứng từ xem tại bài viết: Khóa Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics Chuyên Sâu

XNK Lê Ánh là đơn vị đi đầu trong đào tạo Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu online, bạn có thể tham khảo chi tiết khóa học tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu,... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM