Cách Lập Kế Hoạch Khai Báo Hải Quan Tối Ưu Thời Gian
Việc khai báo hải quan là bước quan trọng trong chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng thực tế thường phát sinh tình trạng chậm trễ, sai sót hoặc bị chuyển luồng kiểm tra.
Lập một kế hoạch khai báo hải quan hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro về thủ tục và thuế mà còn đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng.
Bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bước thiết lập kế hoạch khai báo tối ưu, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến phân luồng tờ khai, nhằm giúp doanh nghiệp vận hành xuất nhập khẩu hiệu quả và đúng pháp luật.
I. Tại sao lập kế hoạch khai báo hải quan quan trọng với doanh nghiệp?
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, thường có tâm lý “nước đến chân mới nhảy”, chỉ bắt đầu chuẩn bị hồ sơ khi hàng đã về đến cảng hoặc sắp đến ngày xuất. Cách làm bị động này dễ phát sinh rủi ro.
Việc lập kế hoạch khai báo hải quan một cách chủ động mang lại nhiều lợi ích thực tế, xứng đáng với công sức chuẩn bị ban đầu.
Thứ nhất, tối ưu thời gian thông quan. Khi có kế hoạch, chứng từ và thông tin cần thiết đã được chuẩn bị sẵn. Ngay khi có giấy báo hàng đến (Arrival Notice) hoặc khi hàng sẵn sàng để xuất, doanh nghiệp có thể truyền tờ khai kịp thời. Điều này giúp tránh sai sót do áp lực thời gian, rút ngắn thời gian chờ tại cảng và đưa hàng vào sản xuất/giao khách đúng tiến độ.
Thứ hai, tiết kiệm và kiểm soát chi phí. Một kế hoạch rõ ràng giúp dự trù các khoản thuế (thuế nhập khẩu, VAT, thuế TTĐB…) và phí (phí hạ tầng cảng biển, phí hãng tàu, phí kiểm tra chuyên ngành…). Quan trọng hơn, chuẩn bị kỹ giúp hạn chế vi phạm dẫn tới xử phạt, và đặc biệt là các chi phí phát sinh như lưu container (DEM), lưu bãi (DET), lưu kho ngoại quan.
Thứ ba, nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín. Chủ động trong khâu chứng từ và thủ tục giúp hình ảnh doanh nghiệp tích cực hơn với đối tác, khách hàng và cơ quan hải quan. Lịch sử tuân thủ tốt còn hỗ trợ xác suất phân luồng thuận lợi trong các lần khai báo sau.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi mở tờ khai
Đây là giai đoạn có ảnh hưởng lớn đến kết quả thông quan. Chuẩn bị càng đầy đủ, quá trình thực hiện càng thuận lợi. Giai đoạn này nên bắt đầu ngay sau khi ký hợp đồng ngoại thương và có lịch trình vận chuyển dự kiến.
1. Kiểm tra và tập hợp bộ chứng từ gốc: Bộ chứng từ là căn cứ pháp lý trung tâm của lô hàng, mọi thông tin trên tờ khai đều dựa vào thông tin trên chứng từ.
Cần bảo đảm tính đồng bộ và hợp lệ của các giấy tờ sau:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Kiểm tra điều khoản thanh toán, giao hàng, thông tin người mua/bán.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thống nhất với hợp đồng và Packing List. Đơn giá, tổng tiền, Incoterms, phương thức thanh toán phải rõ.
Phiếu đóng gói (Packing List): Ghi chi tiết số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số kiện, thể tích. Dữ liệu này quan trọng cho kiểm hóa và kế hoạch dỡ hàng.
Vận đơn (Bill of Lading/AWB): Kiểm tra Shipper, Consignee, Notify Party; đối chiếu với giấy phép (nếu có).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Là căn cứ xem lô hàng có được ưu đãi thuế hay không. Kiểm tra form C/O phù hợp FTA (ví dụ: E, D, AK…). Rà soát kỹ từng ô để tránh bị bác C/O dẫn tới áp thuế thông thường.
Giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu/chứng nhận khác (nếu có): Giấy phép nhập khẩu, công bố sản phẩm, kiểm dịch, CQ, hun trùng…
2. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng: Đây là nghiệp vụ cốt lõi. Áp sai mã HS có thể dẫn đến áp sai thuế suất, sai chính sách quản lý, bị truy thu và xử phạt.
Nghiên cứu sản phẩm: Tên thương mại/kỹ thuật, chất liệu/thành phần, công dụng, quy cách.
Tra cứu biểu thuế: Dùng biểu thuế mới nhất và đối chiếu theo 6 quy tắc phân loại của WCO.
Tham khảo nguồn tin cậy: Quyết định phân loại trước, cơ sở dữ liệu mã HS của hải quan, hoặc tư vấn từ các đơn vị dịch vụ.
Kiểm tra chính sách: Sau khi có mã dự kiến, kiểm tra diện cấm, có điều kiện, và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (chất lượng, ATTP, kiểm dịch…).
3. Phối hợp với các bên liên quan.
Nhà cung cấp/Shipper: Yêu cầu bản nháp chứng từ để kiểm trước khi phát hành bản chính. Thống nhất thời điểm gửi chứng từ gốc.
Forwarder/Logistics: Cung cấp đầy đủ thông tin lô hàng, theo dõi lịch trình, nhận Arrival Notice sớm. Đây cũng là đầu mối hỗ trợ thủ tục tại cảng.
Giai đoạn 2: Tiến hành khai báo chính xác và hiệu quả
Khi đã chuẩn bị đầy đủ và có giấy báo hàng đến, tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS.
1. Lên tờ khai nháp và rà soát chéo
Sử dụng phần mềm khai báo điện tử (ECUS, FPT.TQDT…), nhập liệu từ bộ chứng từ vào tờ khai nháp.
Nên áp dụng nguyên tắc “bốn mắt”: một người nhập, một người kiểm. Điểm cần kiểm kỹ gồm:
- Mã loại hình (A11, E31, B11…).
- Thông tin đơn vị XNK, đối tác.
- Phương tiện vận tải, địa điểm lưu kho.
- Mô tả hàng hóa, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính.
- Trị giá tính thuế, các khoản điều chỉnh cộng/trừ.
- Số container, số seal.
2. Truyền tờ khai chính thức và theo dõi phân luồng
Sau khi kiểm xong, ký số và truyền chính thức. Hệ thống trả kết quả phân luồng:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng; nộp thuế (nếu có) là có thể làm thủ tục lấy hàng.
Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ; nộp bộ chứng từ để hải quan đối chiếu, nếu hợp lệ sẽ thông quan.
Luồng đỏ: Vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng. Cần phối hợp kiểm hóa với cảng và hải quan; Packing List chính xác giúp rút ngắn thời gian.
Khám phá chương trình đào tạo khai báo hải quan tại Lê Ánh, được thiết kế với kiến thức thực tiễn, cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp học viên tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết tại đây: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-khai-bao-hai-quan.html
3. Hoàn thành nghĩa vụ thuế và các khoản phí
Doanh nghiệp nộp đủ thuế trước khi thông quan (trừ trường hợp được ân hạn theo quy định). Hiện cơ quan hải quan hỗ trợ nộp thuế điện tử và thông quan 24/7 qua cổng thanh toán, thuận tiện trong mọi khung giờ.
Giai đoạn 3: Hoàn tất thủ tục sau thông quan và lưu trữ
Nhiều đơn vị dừng ở bước lấy hàng. Tuy nhiên, một kế hoạch đầy đủ cần gồm cả các công việc sau thông quan để bảo đảm tuân thủ và sẵn sàng cho hậu kiểm.
1. Hoàn thiện thủ tục lấy hàng.
- In Mã vạch phương tiện chứa hàng trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
- Xuống cảng/kho CFS xuất trình mã vạch, lệnh giao hàng (D/O) và hoàn thiện thủ tục nhận hàng.
- Điều phối vận tải nội địa đưa hàng về kho đúng tiến độ.
2. Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hải quan. Đây là yêu cầu bắt buộc.
Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Mục đích: Xuất trình khi kiểm tra sau thông quan, thanh tra.
Phương thức lưu trữ: Bản giấy hoặc điện tử; nên tổ chức theo lô/tháng/quý để tra cứu nhanh.
3. Rà soát và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lô hàng, rà soát quy trình: điểm cần cải thiện, rủi ro phát sinh, phương án rút ngắn thời gian lần sau.
>>>> Xem thêm:
- Sai Sót Khi Chọn Mã Loại Hình Và Cách Khắc Phục
- Nguyên Nhân Sai Lệch Dữ Liệu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
- Sai Lầm Khi Phân Biệt C/O Ưu Đãi Và C/O Không Ưu Đãi
- EPE Là Gì? Toàn Cảnh Về Doanh Nghiệp Chế Xuất Tại Việt Nam
- Những Lỗi Phổ Biến Khi Lập Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
II. Các sai lầm thường gặp khi khai báo hải quan và cách phòng tránh
Sai lầm 1: Áp sai mã HS
-> Đây là lỗi phổ biến và rủi ro cao.
Nguyên nhân thường do chưa hiểu rõ sản phẩm hoặc tra cứu chưa đầy đủ.
Cách phòng tránh: Đầu tư nghiên cứu sản phẩm, đọc kỹ chú giải biểu thuế. Nếu còn vướng, có thể thực hiện thủ tục xác định trước mã số để có căn cứ chính thức.
Sai lầm 2: Khai báo trị giá hải quan thấp
Một số trường hợp khai thấp hơn thực tế để giảm thuế sẽ bị tham vấn, bác bỏ trị giá và ấn định thuế, kèm xử lý theo quy định.
Cách phòng tránh: Khai đúng trị giá giao dịch; chuẩn bị chứng từ chứng minh (chuyển tiền, catalogue…) để giải trình khi tham vấn.
Sai lầm 3: Không kiểm tra C/O ưu đãi
C/O có thể bị bác do sai lệch nhỏ (ngày, thông tin, chữ ký…).
Cách phòng tránh: Đề nghị Shipper gửi bản nháp C/O để kiểm trước khi phát hành; nắm rõ quy định C/O của từng FTA.
Sai lầm 4: Chậm cung cấp chứng từ
Chứng từ về chậm hơn hàng dễ làm phát sinh DEM/DET.
Cách phòng tránh: Quy định rõ thời hạn gửi chứng từ trong hợp đồng; cân nhắc vận đơn điện tử (Telex Release) để chủ động giải phóng hàng.
Lưu ý có căn cứ: Chính sách mặt hàng, phương thức quản lý rủi ro và phân luồng luôn được điều chỉnh định kỳ theo Luật Hải quan và các nghị định/Thông tư hướng dẫn (ví dụ Nghị định 08/2015 và các lần sửa đổi). Doanh nghiệp cần cập nhật văn bản mới để bảo đảm phù hợp.
Lập kế hoạch khai báo hải quan không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và cách làm việc có hệ thống. Tiếp cận theo ba giai đoạn (Chuẩn bị – Thực thi – Hoàn tất & lưu trữ) giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát quy trình thông quan, biến thủ tục thành một mắt xích hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Đầu tư công sức ở khâu lập kế hoạch sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và củng cố uy tín khi làm việc với đối tác và cơ quan quản lý.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa học Thanh toán Quốc tế chuyên sâu
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (C/O)
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
