Sai Sót Khi Chọn Mã Loại Hình Và Cách Khắc Phục
Việc lựa chọn mã loại hình xuất nhập khẩu chính xác là bước quan trọng trong quá trình khai báo hải quan.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp và nhân sự XNK vẫn mắc phải những sai sót khi chọn mã loại hình phổ biến, dẫn đến hệ quả nghiêm trọng như chậm thông quan, bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính.
Bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ chia sẻ những lỗi thường gặp khi chọn mã loại hình và hướng dẫn cách xử lý, khắc phục hiệu quả theo đúng quy định hiện hành.
1. Tầm Quan Trọng Của Việc Áp Đúng Mã Loại Hình Trong Tờ Khai Hải Quan
Mã loại hình không chỉ là một mã số kỹ thuật. Về bản chất, đây là yếu tố quan trọng trong tờ khai hải quan, quyết định cách thức xử lý lô hàng của cơ quan chức năng.
Mỗi mã loại hình tương ứng với một mục đích xuất nhập khẩu cụ thể, từ đó ảnh hưởng đến chính sách quản lý, chính sách thuế và thủ tục hải quan áp dụng.
Vai trò trong việc định hình chính sách quản lý
Mỗi mã loại hình gắn với một chế độ quản lý hàng hóa riêng.
Ví dụ:
- Hàng hóa nhập khẩu theo loại hình A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng) sẽ được quản lý theo chế độ thông thường và phải nộp đầy đủ các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB nếu có).
- Hàng hóa nhập khẩu theo loại hình E31 (Nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ được miễn thuế nhập khẩu, nhưng phải chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan và thực hiện báo cáo quyết toán theo năm tài chính.
- Việc chọn sai mã loại hình (ví dụ từ A11 sang E31 hoặc ngược lại) sẽ làm thay đổi bản chất quản lý của lô hàng, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và trách nhiệm giải trình sau này.
>>>>> Tìm hiểu: Mã loại hình xuất nhập khẩu
Ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách thuế
Đây là tác động rõ ràng và quan trọng nhất. Hệ thống VNACCS được lập trình tự động để áp dụng các chính sách thuế ưu đãi (miễn thuế, hoàn thuế, không thu thuế) dựa trên mã loại hình đã khai báo.
Ví dụ: Doanh nghiệp chế xuất nhập máy móc tạo tài sản cố định, nếu khai đúng mã E13, lô hàng sẽ được miễn thuế. Tuy nhiên, nếu khai nhầm sang A12 (Nhập kinh doanh của doanh nghiệp FDI), hệ thống sẽ tự động tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT, khiến doanh nghiệp phải nộp khoản thuế không cần thiết và sau đó phải làm thủ tục hoàn thuế phức tạp.
Cơ sở để phân luồng tờ khai và kiểm tra sau thông quan
Mã loại hình là một trong những tiêu chí quan trọng để hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ). Mã loại hình có độ rủi ro cao hoặc không phù hợp với lịch sử hoạt động của doanh nghiệp có thể khiến tờ khai bị chuyển sang luồng Vàng hoặc Đỏ để kiểm tra chi tiết. Sau khi hàng đã thông quan, mã loại hình là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan, đối chiếu giữa mục đích nhập khẩu đã khai báo và thực tế sử dụng hàng hóa.
Khám phá chương trình đào tạo báo cáo quyết toán hải quan tại Lê Ánh, được thiết kế bởi chuyên gia làm nghề trên 15 năm kinh nghiệm, hướng dẫn thực hành thực tế lên BCQT cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp học viên tối ưu hóa quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu, xây dụng định mức, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết tại đây: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-bao-cao-quyet-toan-hai-quan-chuyen-sau.html
2. Các Sai Sót Phổ Biến Khi Chọn Mã Loại Hình
Dưới đây là những cặp mã loại hình mà doanh nghiệp và nhân viên xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn. Việc hiểu rõ bản chất của từng loại mã sẽ giúp phòng tránh sai sót hiệu quả.
a. Nhầm lẫn giữa A11 (Nhập kinh doanh) và A12 (Nhập kinh doanh của DNCX)
Nhiều người cho rằng mọi hoạt động nhập hàng để bán đều thuộc mã A11. Tuy nhiên, A12 chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) nhập hàng theo quyền nhập khẩu để bán trực tiếp tại Việt Nam mà không qua sản xuất.
Tình huống thực tế:
Công ty A (100% vốn Việt Nam) nhập khẩu mỹ phẩm để bán → sử dụng A11 là đúng.
Công ty B (100% vốn Hàn Quốc) có quyền nhập khẩu, nhập mỹ phẩm để bán trực tiếp → phải dùng A12. Nếu khai A11 là sai mục đích.
Hậu quả: Mặc dù chính sách thuế có thể tương tự, việc khai sai có thể dẫn đến yêu cầu giải trình và sửa đổi tờ khai, ảnh hưởng đến chỉ số tuân thủ của doanh nghiệp.
b. Nhầm lẫn giữa E31 (Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu) và E62 (Nhập nguyên liệu gia công)
Đây là lỗi nghiêm trọng, đặc biệt phổ biến ở doanh nghiệp sản xuất, liên quan đến quyền sở hữu nguyên liệu.
E31: Doanh nghiệp Việt Nam tự bỏ tiền ra nhập khẩu nguyên liệu, sở hữu nguyên liệu đó và dùng để sản xuất, xuất khẩu sản phẩm.
E62: Doanh nghiệp Việt Nam nhận nguyên liệu từ đối tác nước ngoài, không phải trả tiền, chỉ gia công và nhận phí gia công, quyền sở hữu thuộc về bên nước ngoài.
Hậu quả: Sai sót này làm thay đổi hoàn toàn bản chất hợp đồng (mua bán ↔ gia công), ảnh hưởng đến báo cáo quyết toán (mẫu 15/BCQT-NVL/GSQL) và có thể dẫn đến bị ấn định thuế và xử phạt khi kiểm tra sau thông quan.
c. Nhầm lẫn giữa G11 (Tạm nhập - Tái xuất) và các loại hình khác
G11 chỉ áp dụng cho hàng tạm nhập có mục đích cụ thể và thời hạn tái xuất rõ ràng (hội chợ, triển lãm, giới thiệu sản phẩm, máy móc thi công dự án, tàu bay, du thuyền...). Nhiều doanh nghiệp lạm dụng mã này cho các mục đích khác.
Tình huống thực tế:
Công ty nhập hàng để sửa chữa, bảo hành rồi xuất trả → đúng ra phải dùng G13 (Tạm nhập miễn thuế) nhưng lại khai G11.
Hoặc nhập hàng về để bán nhưng chưa chắc chắn → khai G11 để "né" thuế → đây là hành vi gian lận.
Hậu quả: Khai sai G11 sẽ bị xử phạt, bị truy thu thuế nhập khẩu và thuế GTGT nếu không tái xuất đúng hạn hoặc sử dụng sai mục đích.
d. Nhầm lẫn giữa H11 (Hàng nhập khẩu khác) và các mã chuyên dụng
H11 thường bị lạm dụng khi không biết khai mã nào. Thực tế, mã này chỉ áp dụng cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh, không phải quà biếu/tặng (ví dụ hàng mẫu không thanh toán).
Tình huống thực tế:
Doanh nghiệp nhận hàng mẫu từ nhà cung cấp để nghiên cứu phát triển sản phẩm, có giá trị thương mại nhưng không thanh toán. Đáng lẽ phải dùng G12 (Tạm nhập miễn thuế) hoặc khai phi mậu dịch nếu tiêu hủy, nhưng lại khai H11.
Hậu quả: Lạm dụng H11 thường xuyên sẽ khiến doanh nghiệp bị giám sát chặt chẽ hơn, tăng khả năng bị kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra sau thông quan.
3. Hậu Quả Pháp Lý Và Tài Chính Khi Khai Sai Mã Loại Hình
Khai sai mã loại hình không phải là lỗi nhỏ. Tùy vào thời điểm phát hiện và mức độ sai sót, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với một số hậu quả pháp lý và tài chính.
Trước khi thông quan:
Từ chối tiếp nhận tờ khai: Hệ thống hoặc công chức hải quan có thể từ chối tờ khai và yêu cầu khai báo lại. Quá trình này có thể làm lỡ lịch giao hàng và phát sinh chi phí lưu kho.
Chuyển luồng kiểm tra: Tờ khai có thể bị chuyển sang luồng Vàng hoặc Đỏ để kiểm tra chi tiết. Việc này không chỉ tốn thời gian và chi phí mà còn có thể gây hư hỏng, thất lạc hàng hóa.
Sau khi thông quan:
Xử phạt vi phạm hành chính: Hành vi khai sai mã loại hình có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Mức phạt có thể từ 1.000.000 VNĐ đến hàng chục triệu đồng.
Truy thu và phạt chậm nộp thuế: Nếu sai mã loại hình dẫn đến việc hưởng sai chính sách miễn/giảm thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.
Ảnh hưởng đến uy tín và xếp hạng tuân thủ: Vi phạm nhiều lần sẽ làm giảm điểm tuân thủ, khiến các lô hàng sau này của doanh nghiệp có tỷ lệ kiểm tra cao hơn.
>>>> Xem thêm:
- Nguyên Nhân Sai Lệch Dữ Liệu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
- Sai Lầm Khi Phân Biệt C/O Ưu Đãi Và C/O Không Ưu Đãi
- EPE Là Gì? Toàn Cảnh Về Doanh Nghiệp Chế Xuất Tại Việt Nam
- Logistics xanh là gì
- Những Lỗi Phổ Biến Khi Lập Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
4. Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Khắc Phục Sai Sót Mã Loại Hình
Khi đã phát hiện sai sót, điều quan trọng nhất là phải bình tĩnh, chủ động và xử lý một cách có hệ thống. Quy trình khắc phục sẽ khác nhau tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót: trước hay sau khi hàng hóa đã được thông quan.
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót TRƯỚC KHI THÔNG QUAN
Đây là trường hợp xử lý đơn giản nhất. Khi tờ khai vẫn còn ở trạng thái "Chờ duyệt" hoặc đang ở Luồng Vàng/Đỏ nhưng chưa được quyết định thông quan.
Bước 1: Sử dụng nghiệp vụ IDA/AMA trên phần mềm khai báo:
Truy cập phần mềm khai báo hải quan (ECUS, E-Customs...).
Tìm đến tờ khai cần sửa, sử dụng chức năng "Khai báo sửa đổi/bổ sung" (nghiệp vụ IDA, sau đó là AMA).
Tại màn hình khai sửa, chọn đúng chỉ tiêu "Mã loại hình" và cập nhật lại mã chính xác. Các thông tin liên quan (ví dụ: các chỉ tiêu về giấy phép, thuế suất...) cũng cần được rà soát và điều chỉnh tương ứng nếu có.
Bước 2: Gửi tờ khai sửa đổi lên hệ thống VNACCS:
Sau khi đã chỉnh sửa xong, tiến hành ghi lại và gửi tờ khai sửa đổi lên hệ thống của hải quan. Hệ thống sẽ cấp một số khai báo sửa đổi mới.
Bước 3: Chuẩn bị công văn giải trình và nộp cho cơ quan hải quan:
Soạn một công văn giải trình gửi Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai.
Nội dung công văn cần nêu rõ: Tên công ty, số tờ khai ban đầu, số tờ khai sửa đổi, lý do sai sót (nhân viên mới nhập nhầm, sơ suất...), và cam kết không tái phạm.
Đính kèm tờ khai ban đầu và tờ khai đã sửa đổi, nộp cho công chức hải quan đang xử lý hồ sơ để được xem xét, chấp nhận và tiếp tục quy trình thông quan.
Trường hợp 2: Phát hiện sai sót SAU KHI THÔNG QUAN
Đây là trường hợp phức tạp hơn, đòi hỏi thủ tục chặt chẽ và được quy định là "khai bổ sung sau thông quan".
Bước 1: Tự kiểm tra và xác định nội dung cần sửa đổi:
Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, C/O...) để xác định chính xác mã loại hình đúng.
Tính toán lại nghĩa vụ thuế (nếu có thay đổi) giữa mã loại hình sai và mã loại hình đúng.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ khai bổ sung sau thông quan:
Mẫu 03/KBS/GSQL (Phụ lục I, Thông tư 39/2018/TT-BTC): Đây là mẫu "Đề nghị khai báo bổ sung hồ sơ hải quan". Điền đầy đủ thông tin về tờ khai, nội dung đã khai, nội dung đề nghị sửa đổi (ghi rõ từ mã loại hình A sang mã B).
Công văn giải trình chi tiết: Nêu rõ lý do sai sót, thời điểm phát hiện, và đề nghị được sửa đổi. Công văn này cần sự chân thành và thể hiện tinh thần hợp tác.
Các chứng từ liên quan chứng minh cho việc sửa đổi:
- Tờ khai hải quan đã thông quan (bản in).
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Các giấy tờ khác chứng minh mục đích sử dụng thực tế của lô hàng (ví dụ: hợp đồng gia công, quyết định tham gia hội chợ...).
Bước 3: Nộp hồ sơ và làm việc với Chi cục Hải quan:
Nộp bộ hồ sơ trên cho Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai (bộ phận phúc tập hoặc bộ phận kiểm tra sau thông quan, tùy cơ cấu của từng chi cục).
Cơ quan hải quan sẽ xem xét hồ sơ. Nếu việc sửa đổi làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo để nộp bổ sung thuế và tiền phạt chậm nộp (nếu có). Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, hải quan sẽ chấp nhận việc khai bổ sung. Nếu việc sửa đổi làm giảm số thuế, hải quan sẽ kiểm tra kỹ hơn trước khi ra quyết định và hướng dẫn thủ tục hoàn thuế.
5. Bí Quyết Chọn Đúng Mã Loại Hình Ngay Từ Đầu
Để tránh những rắc rối và chi phí không đáng có, việc trang bị kiến thức và xây dựng một quy trình làm việc cẩn trọng là điều tối quan trọng.
1. Nắm vững bản chất của giao dịch:
Trước khi đặt tay vào khai báo, hãy tự trả lời các câu hỏi sau:
- Mục đích cuối cùng của việc nhập/xuất lô hàng này là gì (để bán, để sản xuất, để gia công, để làm tài sản cố định, để tham gia triển lãm...)?
- Quyền sở hữu hàng hóa/nguyên vật liệu thuộc về ai (doanh nghiệp Việt Nam hay đối tác nước ngoài)?
- Có thanh toán cho lô hàng này không?
- Hàng hóa sau khi nhập có được tiêu thụ tại Việt Nam hay sẽ được tái xuất?
Chỉ khi trả lời rõ ràng các câu hỏi này, bạn mới có cơ sở vững chắc để chọn mã loại hình.
2. Thường xuyên cập nhật Bảng mã loại hình:
Luôn tham chiếu Bảng mã loại hình và hướng dẫn sử dụng được ban hành bởi Tổng cục Hải quan (văn bản hiện hành là Quyết định 1357/QĐ-TCHQ ngày 18/05/2021). Lưu ý theo dõi các văn bản cập nhật, sửa đổi, bổ sung có thể được ban hành trong tương lai. Đánh dấu hoặc ghi chú lại những mã thường sử dụng và những mã dễ nhầm lẫn để tham khảo nhanh.
3. Xây dựng quy trình kiểm tra chéo (Double-check):
Trong doanh nghiệp, nên thiết lập một quy trình kiểm tra chéo. Nhân viên khai báo sau khi chọn mã loại hình nên có một trưởng nhóm hoặc một đồng nghiệp khác có kinh nghiệm hơn rà soát lại. Nguyên tắc "bốn mắt" luôn hiệu quả hơn "hai mắt", đặc biệt là với các lô hàng phức tạp hoặc có giá trị lớn.
4. Đừng ngần ngại tham vấn chuyên gia:
Nếu gặp một giao dịch mới, phức tạp và không chắc chắn về mã loại hình, đừng khai báo theo cảm tính. Hãy chủ động:
Tham vấn các công ty dịch vụ hải quan, logistics: Họ có kinh nghiệm xử lý đa dạng các loại hình và có thể đưa ra tư vấn chính xác.
Hỏi trực tiếp cơ quan hải quan: Doanh nghiệp có quyền gửi công văn hỏi Chi cục Hải quan nơi dự kiến mở tờ khai để được hướng dẫn. Việc có văn bản trả lời của hải quan sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc cho việc khai báo sau này.
Việc chọn đúng mã loại hình là yếu tố then chốt trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng mã loại hình không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chiến lược bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa học Thanh toán Quốc tế chuyên sâu
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu chuyên sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (C/O)
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
Từ khóa: mã loại hình; mã loại hình xuất nhập khẩu; bảng mã loại hình; bảng mã loại hình xuất nhập khẩu; các mã loại hình xuất nhập khẩu; mã loại hình nhập khẩu; mã loại hình tạm nhập tái xuất; bảng mã loại hình xuất nhập khẩu; mã loại hình sản xuất xuất khẩu; mã loại hình trên tờ khai hải quan; các mã loại hình tờ khai.
