Công Việc Và Thu Nhập Của Nghề Purchasing Officer Như Thế Nào?

Hiện tại các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu hóa chuỗi cung ứng và kiểm soát chi phí vận hành, vai trò của Purchasing Officer (Nhân viên thu mua) trở nên ngày càng quan trọng và không thể thiếu. Không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm nhà cung cấp và đặt hàng, công việc của một Purchasing Officer còn liên quan mật thiết đến chiến lược mua hàng, quản lý rủi ro trong cung ứng và đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.

Vậy cụ thể, một nhân viên thu mua sẽ làm những gì mỗi ngày? Mức lương và đãi ngộ ra sao? Và đâu là cơ hội phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và cập nhật nhất về nghề Purchasing Officer – một trong những vị trí hậu cần chiến lược nhưng ít khi được “lộ diện” trong guồng quay vận hành của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Khóa Học PURCHASING (Mua Hàng Thực Chiến)

1. Nghề Purchasing Officer Là Gì?

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) chính là người "chìa khóa" đảm bảo mọi nguyên liệu, vật tư mà công ty cần luôn sẵn sàng và đầy đủ cho quá trình sản xuất. Họ không chỉ là người tìm kiếm nguồn cung ứng, mà còn là nhà chiến lược giúp công ty duy trì hoạt động suôn sẻ với nguồn nguyên liệu chất lượng, giá cả hợp lý và giao hàng đúng hẹn.

Trong thế giới kinh doanh, việc tìm được nguồn cung tốt, giá cạnh tranh, đúng tiến độ, và đặc biệt là uy tín, tin cậy chính là mục tiêu mà bất kỳ công ty nào cũng mong muốn đội ngũ mua hàng đạt được. Nhân viên mua hàng không chỉ chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng hàng hóa, mà còn phải xử lý thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng, và đàm phán giá cả sao cho có lợi nhất cho doanh nghiệp. Họ có thể trực tiếp thực hiện những công việc này hoặc phối hợp cùng đội ngũ mua hàng để đảm bảo mọi quy trình diễn ra hiệu quả.

2. Công Việc Của Purchasing Officer

Đối với các doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, vị trí của nhân viên mua hàng vô cùng quan trọng, đây là bộ phận sẽ phụ trách cung ứng nguồn hàng, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp với những công việc đặc thù như sau:

2.1 Đưa ra tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm

Đặt ra quy tắc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm là một yếu tố cốt lõi trong quản lý mua hàng của mỗi doanh nghiệp.

Việc này không chỉ giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được mua có chất lượng cao mà còn giúp cân đối giữa giá cả và ngân sách công ty. Quy trình lựa chọn rõ ràng còn tạo ra sự minh bạch và nhất quán trong việc ra quyết định, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả công việc của bộ phận mua sắm.

Các quy tắc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm thường bao gồm một số yếu tố quan trọng sau:

Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mà công ty yêu cầu. Điều này có thể được kiểm tra thông qua chứng nhận, đánh giá của các khách hàng trước, hoặc kiểm tra trực tiếp từ bộ phận kiểm tra chất lượng của công ty.

Giá cả và ngân sách: Mức giá phải hợp lý, phù hợp với ngân sách được duyệt cho từng loại sản phẩm. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đảm bảo tiết kiệm chi phí mà vẫn không làm giảm chất lượng sản phẩm.

Khả năng cung cấp và tính linh hoạt: Nhà cung cấp cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu về số lượng, thời gian giao hàng, và các điều kiện linh hoạt khi có thay đổi về đơn hàng hoặc khối lượng sản phẩm.

Uy tín và kinh nghiệm: Lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm lâu năm trong ngành giúp giảm thiểu rủi ro và tạo sự tin tưởng cho công ty trong suốt quá trình hợp tác.

Dịch vụ hậu mãi: Nhà cung cấp phải cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, bao gồm bảo hành, đổi trả, và các dịch vụ kỹ thuật liên quan nếu có vấn đề với sản phẩm.

Tính bền vững và trách nhiệm xã hội: Các nhà cung cấp có cam kết về phát triển bền vững, bảo vệ môi trường và có chính sách trách nhiệm xã hội rõ ràng sẽ tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Quy tắc lựa chọn này giúp không chỉ bảo vệ quyền lợi của công ty mà còn nâng cao sự hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong quá trình mua sắm. Việc thực hiện các quy tắc này một cách nghiêm túc sẽ đảm bảo các quyết định mua hàng là sáng suốt, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu và tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

2.2 Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Nước Ngoài – Nhiệm Vụ Cốt Lõi Của Purchasing Officer

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa, việc tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp quốc tế là một phần không thể thiếu trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Với vai trò là một Purchasing Officer, bạn không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn nhà cung cấp nội địa, mà còn cần chủ động mở rộng mạng lưới đối tác nước ngoài để tối ưu chi phí, chất lượng và thời gian giao hàng.

Để quá trình tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài đạt hiệu quả cao, bạn nên thực hiện các bước sau:

Bước 1. Lập danh sách nhà cung cấp uy tín

Bắt đầu bằng việc nghiên cứu và tổng hợp thông tin từ các nguồn tin cậy như: hội chợ quốc tế, các nền tảng B2B (Alibaba, Global Sources, Made-in-China…), báo cáo ngành nghề hoặc từ mạng lưới quan hệ doanh nghiệp. Từ đó, tạo một cơ sở dữ liệu các nhà cung cấp tiềm năng để phục vụ việc đánh giá và lựa chọn sau này.

Bước 2. Xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn

Dựa trên yêu cầu và định hướng mua hàng của công ty, bạn cần xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp như: chứng nhận chất lượng, năng lực sản xuất, khả năng xuất khẩu, thời gian giao hàng, mức giá cạnh tranh, chính sách bảo hành – đổi trả… Bộ tiêu chuẩn này giúp bạn có căn cứ khách quan trong việc so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Bước 3. Trình duyệt thông tin nhà cung cấp

Sau khi sơ tuyển và đánh giá các ứng viên, bạn cần tổng hợp hồ sơ chi tiết của từng nhà cung cấp (bao gồm báo giá, profile doanh nghiệp, hợp đồng mẫu, chính sách hậu mãi,…) để đệ trình cấp trên xem xét và phê duyệt. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy trình mua sắm nội bộ.

Bước 4. Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp

Tất cả thông tin về nhà cung cấp cần được lưu trữ có hệ thống theo chuẩn của doanh nghiệp, bao gồm cả các lần giao dịch trước đó, hợp đồng đã ký kết, lịch sử chất lượng và các phản hồi từ bộ phận liên quan. Việc lưu trữ đầy đủ giúp dễ dàng truy xuất khi cần đánh giá lại hoặc tái ký hợp đồng.

Bước 5. Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

Công việc không kết thúc sau khi lựa chọn. Purchasing Officer cần theo dõi liên tục hiệu quả thực tế của nhà cung cấp trong quá trình hợp tác: sản phẩm có đạt chất lượng không, tiến độ giao hàng có đúng hẹn không, khả năng phản hồi và xử lý sự cố như thế nào... Những đánh giá này là cơ sở để duy trì, cải thiện hoặc thay thế nhà cung cấp trong tương lai.

Việc tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp nước ngoài là một quy trình dài hạn, đòi hỏi sự kiên nhẫn, kỹ năng tổ chức tốt và kiến thức về thương mại quốc tế. Một nhân viên thu mua chuyên nghiệp cần không ngừng cập nhật thị trường và xây dựng quan hệ đối tác chiến lược để tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

2.3. Liên hệ và đàm phán – Khi kỹ năng giao tiếp tạo ra giá trị

Một trong những “chiến trường” sôi động nhất của nhân viên thu mua chính là bàn đàm phán. Việc liên hệ và thương lượng với nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở chuyện mặc cả giá cả. Đó là quá trình đôi bên cùng xây dựng giá trị, trong đó người mua phải vừa đảm bảo mua được nguyên vật liệu, thành phẩm với mức giá hợp lý, vừa giữ vững chất lượng và tiến độ giao hàng theo nhu cầu sản xuất của công ty.

Quan trọng hơn, mỗi cuộc đàm phán thành công còn mở ra mối quan hệ hợp tác lâu dài – nơi mà nhà cung cấp không chỉ đơn thuần “giao hàng”, mà còn trở thành một phần trong chuỗi giá trị ổn định và bền vững của doanh nghiệp. Một Purchasing Officer giỏi không chỉ là người biết đàm phán giá tốt, mà còn là người giữ được cam kết và tạo niềm tin nơi đối tác.

2.4. Kiểm tra và đánh giá – Bài toán về chất lượng và niềm tin

Sau khi ký hợp đồng, câu chuyện không kết thúc. Bởi đôi khi “trên giấy tờ thì hoàn hảo”, nhưng thực tế lại phát sinh những vấn đề không ngờ tới: chậm giao hàng, sản phẩm lỗi, phản hồi chậm trễ… Vì vậy, việc kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp trong suốt quá trình cung ứng là nhiệm vụ không thể xem nhẹ.

Bạn cần theo dõi các chỉ số: tỷ lệ hàng lỗi, thời gian giao hàng thực tế, khả năng phối hợp khi xử lý sự cố... Từ đó, đưa ra các đánh giá định kỳ để quyết định duy trì, cải thiện hoặc thay thế nhà cung cấp. Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro gián đoạn sản xuất và tăng khả năng phản ứng linh hoạt khi thị trường biến động.

Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ là công cụ để Purchasing Officer kiểm soát chất lượng cung ứng, và quan trọng hơn, để tạo áp lực tích cực giúp nhà cung cấp ngày càng hoàn thiện hơn trong hợp tác lâu dài.

3. Các Kỹ Năng Cần Thiết Của Một Purchasing Officer

Để đảm nhận tốt vai trò của một Purchasing Officer (Nhân viên thu mua), ngoài kiến thức chuyên môn, bạn cần trang bị một loạt kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên sâu nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc cũng như góp phần nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể:

3.1 Kỹ năng phân tích và tư duy logic

Đây là nền tảng quan trọng giúp bạn đánh giá và so sánh các nhà cung cấp một cách chính xác. Từ việc phân tích báo giá, chi phí vận chuyển, đến xác định tổng giá trị mua hàng, kỹ năng này cho phép bạn đưa ra các quyết định mua sắm mang tính chiến lược và có lợi cho công ty.

3.2. Kỹ năng đàm phán và thương lượng

Purchasing Officer thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Do đó, kỹ năng đàm phán là công cụ giúp bạn đạt được các điều khoản mua hàng tối ưu, từ giá cả, thời gian giao hàng đến các điều kiện thanh toán và bảo hành – nhằm tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp mà vẫn giữ được mối quan hệ hợp tác bền vững.

3.3. Khả năng tư duy chiến lược

Công việc thu mua không chỉ là “đặt hàng” mà còn là một phần trong chiến lược vận hành của doanh nghiệp. Tư duy hệ thống giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể – từ nhu cầu nội bộ, chuỗi cung ứng đến khả năng đáp ứng của thị trường – để đưa ra kế hoạch mua hàng phù hợp cả trước mắt lẫn dài hạn.

3.4. Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và hiệu suất hoạt động của công ty. Do đó, khả năng sắp xếp công việc, theo dõi đơn hàng, đảm bảo tiến độ giao nhận là kỹ năng không thể thiếu với một nhân viên thu mua chuyên nghiệp.

3.5. Kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực mua hàng

Việc từng làm trong vai trò nhân viên thu mua hoặc đại lý mua hàng sẽ giúp bạn có cái nhìn sát với thực tế hơn về chu trình mua hàng, quy trình đặt hàng – nhận hàng – kiểm tra – thanh toán. Đồng thời, bạn sẽ quen thuộc với các hệ thống phần mềm quản lý mua hàng (như SAP, Oracle hoặc ERP nội bộ), giúp nâng cao hiệu quả công việc.

3.6. Kiến thức chuyên sâu về tìm nguồn cung ứng

Bạn cần nắm rõ các bước tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, hiểu rõ quy trình đánh giá rủi ro, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng loại hàng hóa/dịch vụ. Ngoài ra, khả năng duy trì mối quan hệ tốt với đối tác cũng là điểm cộng lớn.

Khi kết hợp nhuần nhuyễn các kỹ năng này, một Purchasing Officer không chỉ là người thực hiện đơn hàng, mà còn là người hoạch định chiến lược cung ứng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang hướng đến vị trí này, hãy bắt đầu bằng việc rèn luyện từng kỹ năng một cách bài bản và thực tế nhất.

4. Nhu Cầu Tuyển Dụng Purchasing Officer

Nhân viên mua hàng (purchasing) là vị trí nhận được rất nhiều sự quan tâm của người lao động bởi đây là vị trí có nhu cầu tuyển dụng lớn & mức thu nhập rất hấp dẫn.

Purchasing Officer (Nhân viên thu mua) đang dần trở thành mắt xích chiến lược trong guồng quay vận hành của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tại Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng vị trí này đang tăng mạnh mẽ, đặc biệt tại các doanh nghiệp sản xuất, xuất nhập khẩu, FDI và doanh nghiệp thương mại.

Vai trò chiến lược – sức hút không hề nhỏ

Purchasing Officer không chỉ là người "mua hàng", mà là người giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí – đảm bảo chất lượng – tối ưu tiến độ. Với khả năng thương lượng, phân tích thị trường và kiểm soát rủi ro trong chuỗi cung ứng, nhân viên thu mua thực sự ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sản xuất.

Trong các ngành như: cơ khí – điện tử, dệt may, FMCG, logistics, và xây dựng, vị trí này thậm chí có thể quyết định sự thành – bại của cả một dự án hoặc kỳ sản xuất.

Mức lương và cơ hội nghề nghiệp của vị trí nhân viên thu mua

Mức lương của nhân viên thu mua có sự chênh lệch tùy vào ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và khả năng ngoại ngữ. Trung bình:

Sinh viên mới ra trường có thể nhận mức lương khởi điểm khoảng 8 – 10 triệu đồng/tháng nếu có kiến thức cơ bản về sourcing và sử dụng thành thạo Excel hoặc phần mềm ERP.

Với 2 – 5 năm kinh nghiệm, đặc biệt biết đàm phán với đối tác nước ngoài, mức lương có thể đạt 12 – 18 triệu đồng/tháng.

Những Purchasing Officer cấp cao, có chuyên môn về chiến lược mua hàng, quản lý dự án sourcing quốc tế hoặc từng làm tại các tập đoàn đa quốc gia, mức thu nhập có thể lên đến 20 – 30 triệu đồng/tháng, chưa kể thưởng KPI.

Ngoại ngữ và kiến thức logistics – tấm vé vàng để bứt tốc

Khi mua hàng không còn gói gọn trong phạm vi nội địa, khả năng ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung) và hiểu biết về ngành logistics – vận chuyển quốc tế sẽ giúp bạn mở ra rất nhiều cánh cửa: từ đàm phán với nhà cung cấp nước ngoài đến việc làm trong môi trường đa quốc gia, hoặc chuyển tiếp lên các vị trí cao hơn như Purchasing Manager, Procurement Executive, hoặc Supply Chain Planner.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM