Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Khi Nào Cần Giám Định Hàng Hóa

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động kiểm tra, xác định tình trạng thực tế của lô hàng (về số lượng, chất lượng, quy cách, bao bì, tổn thất...) so với hợp đồng mua bán hoặc các tiêu chuẩn đã cam kết. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết về giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là gì? Quy trình thực hiện ra sao và khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng dịch vụ này?

>>>> Xem thêm: Thông tư 33/2014/TT–BNNPTNT Về Trình Tự, Thủ Tục Kiểm Dịch Thực Vật Xuất Nhập Khẩu

1. Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Trong thương mại quốc tế, khoảng cách địa lý giữa người mua và người bán luôn tiềm ẩn những rủi ro khôn lường. Bạn đặt mua hàng loại A nhưng nhận về hàng loại B? Hàng hóa về đến cảng bị móp méo, hư hỏng nhưng hãng tàu chối bỏ trách nhiệm? Lúc này, "trọng tài" duy nhất có tiếng nói pháp lý để bảo vệ bạn chính là hoạt động giám định hàng hóa xuất nhập khẩu.

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu (Cargo Inspection) là hoạt động thương mại do một bên thứ b độc lập (Công ty giám định) thực hiện. Đơn vị này sẽ tiến hành kiểm tra, xác định tình trạng thực tế của lô hàng (về số lượng, chất lượng, quy cách, bao bì, tổn thất...) so với hợp đồng mua bán hoặc các tiêu chuẩn đã cam kết.

Kết quả của quá trình này là Chứng thư giám định (Certificate of Inspection) do bên công ty giám định cấp. Đây là văn bản có giá trị pháp lý, được dùng làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp, thanh toán L/C hoặc làm thủ tục hải quan.

Định nghĩa theo Luật Thương mại 2005

"Theo Điều 254 Luật Thương mại 2005, dịch vụ giám định là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định thực hiện các công việc kiểm tra, xác định tình trạng thực tế của hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng."

Tóm lại: Nếu Hợp đồng ngoại thương là lời hứa, thì Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là sự kiểm chứng xem lời hứa đó có được thực hiện đúng hay không.

2. Tại Sao Cần Phải Giám Định Hàng Hóa?

Rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này để tiết kiệm chi phí, nhưng lại phải trả giá đắt khi sự cố xảy ra. Dưới đây là 3 vai trò "sống còn" của việc giám định:

• Bảo vệ quyền lợi trong thanh toán (L/C): Ngân hàng chỉ chấp nhận giải ngân tiền cho người bán khi có chứng thư giám định xác nhận hàng đã được giao đúng số lượng, chất lượng lên tàu.
• Căn cứ pháp lý để khiếu nại (Claim): Khi hàng về đến cảng bị vỡ nát, ướt hỏng, bạn không thể chỉ chụp ảnh bằng điện thoại rồi bắt đền hãng tàu hay bảo hiểm. Họ chỉ chấp nhận bồi thường khi có biên bản giám định độc lập xác định rõ: Hàng hỏng bao nhiêu %? Nguyên nhân do đâu?
• Yêu cầu bắt buộc của Hải quan: Với một số mặt hàng đặc thù (như máy móc cũ, phế liệu, hàng hóa rủi ro cao), Hải quan yêu cầu phải có kết quả giám định mới cho phép thông quan.

3. Khi Nào Cần Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu?

Không phải lô hàng nào cũng cần giám định. Dựa trên kinh nghiệm thực tế và quy định pháp luật, bạn cần tiến hành giám định hàng hóa xuất nhập khẩu trong các trường hợp sau:

3.1. Giám định bắt buộc (Theo quy định nhà nước)

Đây là trường hợp bạn không có quyền lựa chọn, bắt buộc phải làm để thông quan:

• Nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng: Theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, thiết bị cũ phải được giám định để chứng minh tuổi đời không quá 10 năm và sản xuất theo tiêu chuẩn G7/Hàn Quốc.
• Nhập khẩu phế liệu làm nguyên liệu sản xuất: Phải giám định tạp chất để đảm bảo không vi phạm quy định môi trường.
• Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành: Một số mặt hàng cần giám định để xác định mã HS (HS Code) chính xác, tránh việc khai báo sai thuế suất.

3.2. Giám định tự nguyện (Theo nhu cầu thương mại)

Trường hợp này thường xuất phát từ sự lo ngại rủi ro của chủ hàng:

Khi hàng hóa bị tổn thất tại cảng đến: Thùng container bị móp, seal bị cắt, hàng bị ướt hoặc vỡ. Cần giám định ngay tại cảng (Port) hoặc kho (Warehouse) để quy trách nhiệm cho bên vận chuyển hoặc bảo hiểm.

Tranh chấp về số lượng/chất lượng: Người mua nhận thấy hàng thực tế khác xa so với mẫu (Sample) đã duyệt hoặc thiếu hụt trọng lượng nghiêm trọng.

Yêu cầu của thư tín dụng (L/C): Hợp đồng quy định phải có chứng thư giám định của một công ty uy tín (như SGS, Intertek, Vinacontrol...) thì mới được thanh toán.

Giám định mớn nước (Draft Survey): Thường dùng cho hàng rời (như than, quặng, gạo) chở bằng tàu chuyến để xác định khối lượng hàng thông qua việc đo mực nước thay đổi của tàu.

4. Các Loại Hình Giám Định Hàng Hóa Phổ Biến

Tùy vào mục đích, giám định hàng hóa xuất nhập khẩu được chia thành nhiều loại hình cụ thể:

5. Quy Trình Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Chi Tiết

Để hoạt động giám định hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình 5 bước chuẩn sau đây:

Bước 1: Đăng ký giám định

Chủ hàng (hoặc người được ủy quyền) gửi Giấy yêu cầu giám định đến công ty giám định. Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List.
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Giấy báo hàng đến (nếu nhập khẩu).
• Mô tả yêu cầu cụ thể: Cần giám định cái gì? (Số lượng, chất lượng hay tổn thất?).

Bước 2: Lên phương án và thời gian

Công ty giám định sẽ tiếp nhận hồ sơ, xác định địa điểm (tại cảng, tại kho hay trên tàu) và cử giám định viên (Surveyor) đến hiện trường. Hai bên thống nhất thời gian cụ thể.

Bước 3: Tiến hành giám định hiện trường

Đây là bước quan trọng nhất.

Giám định viên sẽ trực tiếp kiểm tra hàng hóa, chụp ảnh hiện trường, lấy mẫu (nếu cần phân tích trong phòng thí nghiệm).

Lưu ý: Chủ hàng nên cử người đại diện có mặt cùng giám định viên để chứng kiến và ký xác nhận vào biên bản hiện trường (Field Report).

Bước 4: Cấp chứng thư giám định tạm thời (nếu cần)

Trong một số trường hợp gấp, công ty giám định có thể cấp thông báo kết quả sơ bộ để chủ hàng kịp làm thủ tục hải quan hoặc giải phóng hàng.

Bước 5: Phát hành Chứng thư giám định (Certificate)

Sau khi tổng hợp kết quả (và kết quả phân tích phòng Lab nếu có), công ty giám định sẽ phát hành Chứng thư giám định chính thức. Đây là văn bản cuối cùng có giá trị pháp lý.

Hoạt động giám định số lượng & chất lượng hàng hóa của bên thứ ba

6. Ai Là Người Trả Phí Giám Định?

Đây là câu hỏi gây tranh cãi nhiều nhất. Theo nguyên tắc của Incoterms và Luật Thương mại:

Nguyên tắc chung: Bên nào yêu cầu giám định thì bên đó chịu phí.

Nếu người mua muốn kiểm tra hàng trước khi nhận: Người mua trả tiền.

Nếu ngân hàng yêu cầu giám định để thanh toán L/C: Người yêu cầu mở L/C (người mua) trả tiền (trừ khi có thỏa thuận khác).

Trường hợp phát sinh lỗi:

• Nếu kết quả giám định cho thấy hàng ĐÚNG hợp đồng: Bên yêu cầu giám định chịu phí.
• Nếu kết quả giám định cho thấy hàng SAI hợp đồng (kém chất lượng, thiếu số lượng): Người bán (Seller) phải chịu phí giám định và bồi thường thiệt hại (tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng).

7. Những Lưu Ý "Xương Máu" Khi Giám Định Hàng Hóa

Dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng, dưới đây là các lỗi mà doanh nghiệp thường gặp phải:

Chọn sai đơn vị giám định: Không phải công ty giám định nào cũng có chức năng giám định máy móc cũ hoặc phế liệu.

Hãy kiểm tra xem họ có tên trong danh sách chỉ định của Bộ Công Thương/Bộ KHCN hay không.

Yêu cầu chung chung: Trong giấy yêu cầu, đừng ghi chung chung là "giám định hàng hóa". Hãy ghi rõ: "Giám định tình trạng móp méo vỏ thùng", "Giám định hàm lượng đạm trong thịt đông lạnh". Yêu cầu càng chi tiết, kết quả càng có giá trị bảo vệ bạn.

Giữ nguyên hiện trạng: Khi thấy hàng bị hỏng, tuyệt đối không được tự ý dỡ hàng, sửa chữa trước khi giám định viên đến. Việc làm thay đổi hiện trường sẽ khiến chứng thư giám định bị từ chối bởi công ty bảo hiểm.

Giám định đồng bộ: Nếu lô hàng của bạn là một dây chuyền thiết bị tháo rời nhập về nhiều đợt, hãy yêu cầu "Giám định đồng bộ" để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu cho toàn bộ dây chuyền thay vì tính thuế linh kiện lẻ tẻ.

Như vậy, Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là "lá chắn" bảo vệ quyền lợi kinh tế của doanh nghiệp trước các rủi ro thương mại toàn cầu. Hiểu đúng giám định hàng hóa là gì và biết vận dụng nó đúng thời điểm sẽ giúp bạn tránh được những tổn thất hàng tỷ đồng.

Đừng đợi đến khi "mất bò mới lo làm chuồng". Hãy đưa điều khoản về giám định vào hợp đồng ngoại thương ngay từ đầu để chủ động kiểm soát chất lượng hàng hóa của mình.

Tóm tắt bài viết:

Giám định là gì? Là bên thứ 3 kiểm tra hàng hóa độc lập.

Khi nào cần? Khi nhập máy cũ, khi hàng bị hỏng, khi thanh toán L/C, hoặc khi có tranh chấp.

Kết quả là gì? Là Chứng thư giám định (có giá trị pháp lý).

Ai trả tiền? Thường là người yêu cầu, nhưng nếu hàng lỗi thì người bán phải chịu.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM