Hóa Đơn Chiếu Lệ - Proforma Invoice Là Gì?

Nếu làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì chắc hẳn chúng ta đã từng nghe đến Proforma Invoice. Sự khác biệt của Proforma Invoice là một loại hóa đơn cụ thể hơn chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định.

Hãy cùng tìm hiểu hóa đơn Proforma Invoice là gì, hóa đơn này được xuất khi nào và sự khác biệt với loại hóa đơn khác trong bài viết dưới đây của Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh.

1. Tìm hiểu khái niệm hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì?

Proforma Invoice (PI) hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ có thể được coi là phiên bản tạm thời (bản nháp) của hóa đơn chính thức. Nội dung trên PI vẫn có thể giống nội dung trên hóa đơn thương mại thông thường nhưng không được dùng để thanh toán.

2. Hóa đơn chiếu lệ phát hành khi nào?

Trong quá trình mua bán, người bán không bị bắt buộc phải lập hóa đơn chiếu lệ. Do đó, không có quy định cụ thể về thời điểm hóa đơn này sẽ được phát hành.

Tuy nhiên, để làm cho các điều khoản của giao dịch rõ ràng hơn và đạt được thỏa thuận càng sớm càng tốt, người mua và người bán sẽ lập PI trước để tham khảo. Từ PI này, hai bên có thể lựa chọn xử lý, chỉnh sửa để tạo điều kiện giao nhận hàng hóa thuận lợi hơn.

3. Những trường hợp cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ (PI)

Các trường hợp sau đây có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ (PI):

- Bên xuất khẩu phải xuất trình cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa. Khi đó, hàng hóa vẫn chưa được giao.

- Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và khu vực.

- PI có thể được phát hành khi thông tin cần thiết chưa hoàn thành hoặc Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Khi cả hai bên có đầy đủ thông tin về lô hàng, người mua cho rằng không có vấn đề gì với các điều khoản và hàng đã được đóng gói hoặc vận chuyển, nhà xuất khẩu có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng.

4. Proforma Invoice có giá trị thanh toán không? Phân biệt với Commercial Invoice

Hóa đơn chiếu lệ không có giá trị thanh toán và không được coi là chứng từ để nhận tiền vì đây là bản nháp ban đầu của hóa đơn.

Mặc dù không có giá trị thanh toán nhưng một hóa đơn chiếu lệ chứa đầy đủ các thông tin của một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Dựa vào mẫu này, người mua và người bán cũng có thể phần nào xác định được thông tin giao dịch giao dịch: Tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng,...

So sánh Proforma Invoice với Commercial Invoice

Giống

Cả Proforma Invoice và Commercial Invoice đều chỉ định giá và đặc điểm của một mặt hàng. Thông thường PI được sử dụng khi gửi thông tin bán hàng, báo giá hoặc xin các thủ tục nhập khẩu.

Khác

- Hóa đơn chiếu lệ được nhà xuất khẩu phát hành trước khi hàng hóa được gửi đi. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được phát hành khi hàng hóa đã được đóng gói hoặc hàng hóa đã được chuyển đi.

- Nội dung cơ bản của hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại là giống nhau. Nhưng hóa đơn thương mại là hóa đơn chính thức, có tính chất pháp luật nên mọi thông tin trong đó gần như là tuyệt đối và sẽ không bị thay đổi. Đối với hóa đơn chiếu lệ, thông tin có thể được chỉnh sửa cho đến khi cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu đều đồng ý.

- Hóa đơn chiếu lệ là một cam kết giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu để đồng ý về một thỏa thuận. Trong khi đó, hóa đơn thương mại là chứng từ chính thức xác nhận các giao dịch kinh doanh, mua bán. Người mua và người bán đều bị ràng buộc với nhau.

- Về mặt kế toán, hóa đơn thương mại sẽ được sử dụng cho việc hạch toán của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không thể làm điều này.

5. Tham khảo mẫu Proforma Invoice

Để lập được hóa đơn chiếu lệ đầy đủ thông tin về đơn hàng, các bạn tham khảo mẫu dưới đây.

6. Tìm hiểu nội dung của Proforma Invoice

Các nội dung cơ bản cần có trong hóa đơn chiếu lệ gồm có:

- Thông tin của người bán và người mua như tên, địa chỉ, số điện thoại và những thông tin này cần lấy từ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thông tin thời gian, mã số của hóa đơn chiếu lệ để thuận tiện cho các bên tra cứu và lưu hồ sơ.

- Các thông tin liên quan đến việc thanh toán như điều kiện thanh toán, quy trình gửi tiền hay thông tin về thời điểm chuyển tiền,...

- Để chuyển tiền, chi tiết ngân hàng của người nhận được yêu cầu.

- Địa chỉ cảng xếp hàng, cảng trả hàng cụ thể.

- Thời gian giao hàng dự kiến ​​hoặc thỏa thuận giữa các bên.

- Các thông tin liên quan đến sản phẩm như thông tin đơn hàng, số lượng sản phẩm, thông tin giá đơn hàng, tổng số tiền thanh toán...

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ là gì và cách sử dụng chứng từ này trong giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ đó giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM