Lần Đầu Xuất Khẩu Hàng Hóa Cần Làm Gì? Quy Trình Chi Tiết
Lần đầu xuất khẩu hàng hóa cần làm gì? Tìm hiểu quy trình xuất khẩu, chứng từ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp xuất khẩu thuận lợi qua bài viết dưới đây của Xuất nhập khẩu Lê Ánh.
Lần đầu xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện chuẩn xác 7 bước cốt lõi bao gồm: (1) Kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS, (2) Đàm phán hợp đồng ngoại thương, (3) Chuẩn bị hàng hóa và Booking vận tải, (4) Lập bộ chứng từ xuất khẩu, (5) Khai báo hải quan điện tử trên VNACCS/VCIS, (6) Giao hàng cho hãng tàu, và (7) Hoàn tất thanh toán, lưu trữ hồ sơ. Việc nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu chi phí logistics, hạn chế rủi ro kẹt hàng tại cảng và đảm bảo an toàn thanh toán quốc tế.
Lần đầu tiên đưa sản phẩm Việt Nam vươn ra biển lớn là một cột mốc đáng tự hào nhưng cũng đầy thách thức. Từ những rào cản về thủ tục hải quan, rủi ro trong thanh toán quốc tế, cho đến các tiêu chuẩn khắt khe của thị trường đích, mọi sai sót nhỏ đều có thể phải trả giá bằng rất nhiều tiền lưu bãi, lưu container, thậm chí là mất trắng lô hàng.
1. Doanh Nghiệp Cần Gì Để Được Xuất Khẩu?
- Trước khi đi vào quy trình nghiệp vụ, rào cản đầu tiên doanh nghiệp thường thắc mắc là: "Tôi có cần xin Giấy phép xuất khẩu không?".
→ Câu trả lời là: Hầu hết hàng hóa thông thường không cần giấy phép xuất khẩu riêng biệt. Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, các doanh nghiệp có Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) đều có quyền xuất nhập khẩu các mặt hàng không thuộc danh mục cấm, bất kể ngành nghề ghi trong ĐKKD là gì.
- Tuy nhiên, bạn bắt buộc phải kiểm tra xem sản phẩm của mình rơi vào nhóm nào trong 3 nhóm sau:
• Hàng hóa cấm xuất khẩu: Bao gồm vũ khí, di vật, cổ vật, động vật hoang dã quý hiếm, gỗ tròn, gỗ xẻ tự nhiên từ rừng trong nước... (Căn cứ theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP).
• Hàng hóa xuất khẩu có điều kiện (Cần giấy phép chuyên ngành): Các mặt hàng như khoáng sản, tiền chất thuốc nổ, một số loại hóa chất, giống cây trồng... Bạn phải xin giấy phép từ các Bộ, Ban, Ngành liên quan (Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn...) trước khi mở tờ khai hải quan.
• Hàng hóa thông thường: Có thể tự do xuất khẩu, chỉ cần làm thủ tục hải quan thông thường.
Để các nghiệp vụ diễn ra trơn tru, chữ ký số (Token) của doanh nghiệp phải được đăng ký tài khoản trên Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Đây là điều kiện bắt buộc để truyền tờ khai điện tử.
2. Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Chi Tiết (7 Bước Chuẩn Quốc Tế)
Dưới đây là quy trình 7 bước áp dụng cho cả hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) và hàng air (đường hàng không).
- Bước 1: Tra cứu Mã HS và Kiểm tra Chính sách mặt hàng
- Mã HS (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa được chuẩn hóa quốc tế. Việc áp đúng mã HS quyết định 90% tính hợp pháp của lô hàng, giúp bạn xác định:
- Thuế suất xuất khẩu (hiện nay đa số hàng hóa Việt Nam xuất khẩu có thuế 0% để khuyến khích thương mại, trừ số ít tài nguyên khoáng sản, phế liệu).
- Chính sách quản lý chuyên ngành (Có cần kiểm dịch thực vật, hun trùng, hay xin giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS không).
∗ Lưu ý cho người mới: Đừng tự ý áp mã HS theo cảm tính. Hãy dựa vào 6 Quy tắc chú giải biểu thuế, đọc kỹ tài liệu kỹ thuật của sản phẩm. Nếu lô hàng giá trị lớn và tính chất phức tạp, hãy làm thủ tục Xác định trước mã số hải quan (Xin công văn hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan) trước khi xuất hàng.
- Bước 2: Đàm phán và Ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hợp đồng thương mại quốc tế là tấm khiên pháp lý bảo vệ bạn. Trong lần đầu xuất khẩu, có 2 điểm bạn phải chốt chặt chẽ:
- Điều kiện giao hàng (Incoterms 2020): Là người bán (mới), bạn nên ưu tiên các điều kiện xuất khẩu tại nước sở tại như FCA, FOB (Giao hàng lên tàu) hoặc bán giá CFR, CIF (Bao gồm cước phí và bảo hiểm) nếu bạn có khả năng book cước vận tải biển giá tốt.
- Hạn chế bán DDP hay DAP (Giao hàng tận nơi tại nước người mua) vì bạn sẽ không kiểm soát được rủi ro hải quan tại nước ngoài.
- Phương thức thanh toán: * T/T (Telegraphic Transfer): Yêu cầu khách hàng đặt cọc trước (Advance payment) ít nhất 30-50%. Phần còn lại thanh toán khi có bản scan Vận đơn (Copy B/L). Tuyệt đối không giao bản gốc chứng từ khi chưa nhận đủ 100% tiền.
- L/C (Letter of Credit - Tín dụng thư): Đây là phương thức an toàn nhất nhưng phức tạp nhất. Ngân hàng sẽ đứng ra bảo lãnh thanh toán. Tuy nhiên, bộ chứng từ của bạn phải "sạch" (Clean), không được sai lệch dù chỉ một dấu chấm, dấu phẩy so với yêu cầu của L/C.
- Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và Booking phương tiện vận tải
- Dựa vào tiến độ giao hàng trên hợp đồng, bạn tiến hành sản xuất, đóng gói và đặt chỗ (Booking) với hãng tàu hoặc công ty Forwarder.
- Đóng gói chuẩn xuất khẩu: Hàng hóa phải được chèn lót kỹ lưỡng. Đặc biệt, nếu sử dụng pallet gỗ, bao bì bằng gỗ, bạn bắt buộc phải làm thủ tục Hun trùng (Fumigation) và đóng dấu ISPM 15. Nếu quên bước này, hàng đến cảng đích sẽ bị từ chối nhập cảnh và buộc tiêu hủy với chi phí khổng lồ.
- Lấy Booking Note: Liên hệ với hãng vận tải để lấy Lệnh cấp vỏ container (đối với hàng FCL) hoặc Thông báo giao hàng (đối với hàng LCL). Khi lựa chọn đối tác logistics hoặc các dịch vụ hỗ trợ tư vấn thủ tục, hãy ưu tiên những đơn vị được đánh giá rất cao về chất lượng từ cộng đồng chuyên gia để đảm bảo an toàn cho lô hàng đầu tay.
- Bước 4: Chuẩn bị Bộ chứng từ xuất khẩu (Export Documents)
- Một bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn thường bao gồm:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị lô hàng, thông tin người mua, người bán, phương thức thanh toán.
+ Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight), số khối (CBM).
+ Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Biên lai giao hàng do người chuyên chở cấp. Đây là chứng từ quan trọng nhất, đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Giúp người mua được giảm thuế nhập khẩu tại nước họ (ví dụ C/O Form E cho Trung Quốc, Form EUR.1 cho châu Âu theo EVFTA).
+ Các chứng từ chuyên ngành khác: Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) đối với nông sản, Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) đối với thực phẩm...
- Bước 5: Khai báo Hải quan xuất khẩu
- Hiện nay, 100% doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5/VNACCS.
- Dữ liệu khai báo sẽ được hệ thống phân luồng tự động:
+ Luồng Xanh: Chúc mừng bạn, lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế. Bạn chỉ cần in tờ khai mã vạch để thanh lý mang hàng qua khu vực giám sát hải quan.
+ Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List...). Bạn cần chuẩn bị hồ sơ giấy hoặc truyền đính kèm file lên hệ thống V5.
+ Luồng Đỏ: Mức độ kiểm tra nghiêm ngặt nhất. Hải quan vừa kiểm tra chứng từ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi (kiểm hóa). Việc này tốn thêm chi phí nâng hạ container và chi phí nhân công cắt chì, mở thùng.
→ Hãy khai báo cẩn thận, trung thực, đặc biệt là trọng lượng và tên hàng. Mọi sự sai lệch giữa thực tế và tờ khai đều dẫn đến rủi ro bị phạt hành chính và chuyển luồng đỏ.
- Bước 6: Giao hàng cho đơn vị vận tải (Hạ bãi / Vào cảng)
- Sau khi thông quan, bạn tiến hành kéo container hàng hóa ra cảng (hoặc giao đến kho CFS nếu là hàng lẻ) trước thời hạn Cut-off time (Thời gian cắt máng) do hãng tàu quy định.
- Khai báo trọng lượng tổng (VGM - Verified Gross Mass) gửi cho hãng tàu.
- Gửi chi tiết làm vận đơn (SI - Shipping Instructions) để hãng tàu phát hành B/L nháp (Draft B/L). Kiểm tra thật kỹ Draft B/L trước khi xác nhận (Confirm) để tránh sai sót.
- Nộp phí hạ tầng cảng biển, thanh lý tờ khai hải quan để hàng được xếp lên tàu.
- Bước 7: Quyết toán thanh toán và Lưu trữ hồ sơ
Hàng lên tàu chưa phải là kết thúc.
- Gửi bộ chứng từ: Tập hợp bộ chứng từ hoàn chỉnh gửi cho người mua theo đúng thỏa thuận thanh toán (qua ngân hàng nếu dùng L/C, hoặc gửi chuyển phát nhanh DHL/FedEx nếu dùng T/T).
- Lưu trữ hồ sơ: Theo Luật Kế toán và Luật Hải quan, toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Cơ quan hải quan có quyền thực hiện Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp bất cứ lúc nào trong khoảng thời gian này.
- Việc thiếu hụt chứng từ gốc sẽ dẫn đến các khung hình phạt rất nặng.
3. Rủi Ro Trong Lần Đầu Xuất Khẩu Hàng Hóa Cần Tránh
√ Lừa đảo thương mại (Scam): Việc tìm kiếm khách hàng qua Internet tiềm ẩn rủi ro lớn. Tuyệt đối cảnh giác với các đối tác từ những thị trường có tỷ lệ lừa đảo cao (như một số quốc gia Tây Phi) yêu cầu bạn phải đóng "phí hợp thức hóa hợp đồng", "phí luật sư" trước khi họ chuyển tiền.
√ Sai sót trong thư tín dụng (L/C): Bộ phận lập chứng từ (Docs) không đọc kỹ các điều khoản L/C, dẫn đến việc xuất trình chứng từ có sai sót (Discrepancies).
√ Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán, bạn sẽ bị người mua ép giá, hoặc hàng nằm tại cảng đích chờ giải quyết phát sinh hàng ngàn đô la phí lưu bãi (Demurrage & Detention).
√ Bỏ qua rủi ro tỷ giá: Hợp đồng kéo dài vài tháng có thể khiến tỷ giá hối đoái biến động mạnh. Hãy làm việc với ngân hàng về các công cụ phòng ngừa rủi ro tỷ giá (Hợp đồng kỳ hạn, quyền chọn) để chốt biên độ lợi nhuận.
4. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) - Tối Ưu Giải Đáp Nhanh
- Cá nhân có tự xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài được không?
Cá nhân không có tư cách pháp nhân doanh nghiệp vẫn có thể gửi hàng ra nước ngoài dưới dạng quà biếu tặng, hàng phi mậu dịch (số lượng ít, không nhằm mục đích thương mại). Nếu muốn xuất khẩu lô hàng thương mại lớn, cá nhân bắt buộc phải thành lập doanh nghiệp hoặc thông qua một công ty xuất nhập khẩu ủy thác.
- Mức phạt khi khai sai mã HS Code là bao nhiêu?
Nếu việc khai sai mã HS làm thay đổi số tiền thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10% đến 20% số tiền thuế khai thiếu, hoặc phạt tiền từ 1 - 3 triệu đồng nếu không ảnh hưởng đến số thuế (theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP).
- Người mới bắt đầu có nên tự làm thủ tục hải quan không?
Lời khuyên chân thành là KHÔNG. Trong những lô hàng đầu tiên, bạn nên thuê một đại lý hải quan (Customs Broker) hoặc Forwarder uy tín. Chi phí dịch vụ cho một tờ khai chỉ dao động vài trăm nghìn đến hơn một triệu đồng, nhưng họ sẽ giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xử lý các sự cố phát sinh tại chi cục hải quan một cách nhanh chóng, tránh rủi ro trễ chuyến tàu.
Xuất khẩu hàng hóa là một quy trình mang tính kỷ luật và chính xác cao độ. Nếu bạn muốn thành thạo kiến thức nghiệp vụ XNK thực tế, nhanh chóng hãy tham gia các khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn cùng chuyên gia tại các trung tâm uy tín để học hỏi cả kiến thức lẫn kinh nghiệm từ chuyên gia.
Lần đầu xuất khẩu hàng hóa có thể khiến nhiều doanh nghiệp bỡ ngỡ vì liên quan đến nhiều bước và thủ tục khác nhau. Tuy nhiên, nếu nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và lựa chọn đối tác logistics phù hợp, việc xuất khẩu sẽ trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ lần đầu xuất khẩu hàng hóa cần làm gì để chuẩn bị tốt cho những lô hàng xuất khẩu đầu tiên.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hotline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
