Packinglist là gì? Lập packing list cần chú ý những gì?

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Thầy Đào Văn Kiên - Giám Đốc Công ty MTL Logistics tại Hà Nội, chuyên gia trong lĩnh vực Logistics, giảng viên Khóa học Xuất nhập khẩu tại trung tâm Lê Ánh cơ sở Hà Nội.

Với bất kì bộ chứng từ nào, làm thủ tục hải quan, làm thanh toán, bảo hiểm, bạn cũng cần kèm theo packing list. Vậy packing list là gì? Tại sao packing list lại quan trọng như vậy? Khi lập packing list cần chú ý những gì?

>>>>> Xem thêm: Các loại hình xuất nhập khẩu

1. Packing list là gì?

Packing list hay Phiếu đóng gói hàng hóa là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Packing list dùng để thể hiện chi tiết lô hàng được đóng như thế nào: có bao nhiêu kiện, mỗi kiện gồm những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước và quy cách đóng gói ra sao.

Phân Loại packing list

Packing list thường có 3 loại:

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

2. Chức năng của packing list

Như tên gọi cho thấy, Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

+ Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container20’DC chẳng hạn;

+ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;

+ Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;

+ Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Từ việc hiểu được Packing List là gì, bạn có thể hiểu được các loại hàng cũng như số lượng, cách đóng gói để tìm được thời gian bốc xếp dỡ hàng để trong kho một cách phù hợp. Dễ dàng theo dõi, kiểm soát các mặt hàng cho người mua hoặc công ty logistic hợp tác làm việc.

3. Packing List Gồm Những Thông Tin Gì?

Những thông tin không thể thiếu trên packing list:

• Ngày và số packing list

• Thông tin người bán (seller): tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người bán hoặc người gửi hàng.

• Thông tin người mua (buyer): tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người mua hoặc người nhận hàng.

• Thông tin chi tiết hàng hóa: Tên hàng, số lượng hàng, số kiện hàng, kích thước hàng, trọng lượng tĩnh của hàng (next weight), trọng lượng toàn bộ của hàng (gross weight).

• Tổng các đơn vị: số lượng, trọng lượng, số kiện hàng.

• Thông tin khác: số container, số seal, hàng nào được đóng vào container nào.

4. Khi lập packing list cần chú ý những gì?

Với chức năng của packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packinglist phải đảm bảo cac yếu tố sau:

- Số và ngày lập

- Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng

- Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng

- Dĩ nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer

Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu 

5. Những Sai Sót Khi Lập Packing List

● Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C

● Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C

● Thông tin liên quan các bên không đầy đủ và chính xác

● Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng

● Mô tả hàng hóa trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ trong Bộ chứng từ

Chú ý: Khi làm invoice và packing list, thông thường sử dụng excel để làm các chứng từ này để thuận tiện cho việc tính toán. Tuy nhiên, khi làm việc trên excel thường có một lỗi hay mắc phải đó là làm tròn số của excel. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì việc làm tròn số được quy định như sau:

“Trường hợp số lượng thực tế của hàng hóa có số ký tự vượt quá 02 số sau dấu thập phân; trị giá hóa đơn có số ký tự vượt quá 04 số sau dấu thập phân; đơn giá hóa đơn có số ký tự vượt quá 06 số sau dấu thập phân, người khai hải quan thực hiện làm tròn số theo quy định để thực hiện khai báo. Số lượng, trị giá hóa đơn và đơn giá hóa đơn thực tế khai báo tại tiêu chí “Mô tả hàng hóa”.

TẢI VỀ MẪU PACKING LIST TẠI ĐÂY

Packing list là một chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Mong rằng các bài viết về chứng từ xuất nhập khẩu được chia sẻ bời đội ngũ chuyên gia tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hữu ích cho bạn khi làm và học xuât nhập khẩu.

Để tìm hiểu sâu hơn hoặc được tư vấn về các chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo thêm khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở Thành phố Hồ chí minh và Hà Nội hoặc liên hệ theo số hotline: 0904.84.8855/0966 199 878 và truy cập ngay vào website: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/ Ngoài các Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Hà Nội, Khóa Học Xuất Nhập Khẩu TPHCM, hiện trung tâm đào tạo các khóa học xuất nhập khẩu tại Đã Nẵng, Hải phòng, Quảng Ninh...

Để được hỗ trợ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu - logistics bạn có thể tham gia group sau: https://www.facebook.com/groups/giadinhxuatnhapkhaulogistics.

Đây là Group cộng đồng, quy tụ số lượng lớn những người làm nghề, cùng chia sẻ, hướng dẫn nhau về kiến thức, kinh nghiệm thực tế. Group này cũng có sự hỗ trợ chuyên môn của các giảng viên tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.

Trung tâm Xuất nhập khẩu là một trong những trung tâm uy tín hàng đầu tại Việt Nam về đào tạo về xuất nhập khẩu. học kế toán trưởng

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.