Phiếu Cân Hàng Air Là Gì? Cách Đọc Phiếu Cân Hàng Air
Phiếu cân hàng air là một chứng từ quan trọng trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Bạn cần kê khai, kiểm tra kỹ các thông tin trên phiếu cân hàng air (Shipper’s Letter of Instruction) để tính đúng cước phí vận chuyển, tránh nhầm lẫn, sai sót dẫn đến bị phạt tiền và quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ bị chậm trễ. Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ cung cấp đầy đủ về cách đọc phiếu cân hàng air và có những lưu ý cụ thể về loại phiếu này qua bài viết dưới đây.
1. Phiếu cân hàng air là gì?
Phiếu cân hàng Air trong vận tải đường hàng không hay còn gọi với tên Shipper’s Letter of Instruction (Tờ khai gửi hàng) được thực hiện để kê khai chi tiết về lô hàng hóa, về cân nặng, chủng loại,, số vận đơn… để bên vận chuyển có thể quản lý và sắp xếp vận chuyển lô hàng trên máy bay cho phù hợp nhất.
Nếu lần đầu bạn thực hiện quy trình kê khai phiếu cân hàng air, và chưa nắm rõ về cách đọc, cách khai Shipper’s Letter of Instruction này, bạn có thể đến sân bay, vào phòng thương vụ của kho để xin mẫu phiếu cân hàng air và tự điền thông tin cần thiết. Sau đó nhân viên kho sẽ kiểm tra xác nhận hàng hóa thực tế với phiếu cân hàng air và làm thủ tục thông quan hàng hóa.
>> Xem thêm: Vận đơn hàng không - Air waybill (AWB)
Những thông tin trên phiếu cân hàng air?
Mỗi kho hàng không sẽ có mẫu phiếu khác nhau, tuy nhiên đều có những thông tin chung cần thiết như sau:
+ Tên người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee): ghi rõ thông tin liên hệ chi tiết đảm bảo hàng hóa được gửi và nhận đúng người, đúng địa chỉ.
+ Mã vận đơn AWB (Airway Bill Number): Số hiệu của vận đơn hàng không, giúp người gửi và người nhận theo dõi cho từng lô hàng trong quá trình vận chuyển, đây là một trong những thông tin quan trọng trên phiếu cân hàng air
+ Điểm khởi hành và điểm đến (Airport of Departure và Airport of Destination): Sân bay đi và đến của lô hàng
+ Thông tin về chuyến bay, thời gian khởi hành và số hiệu chuyến được thể hiện chi tiết trên phiếu cân hàng air, giúp theo dõi lô hàng theo hành trình.
+ Số lượng kiện hàng (Number of Packages): tổng số lượng kiện hàng trong lô hàng giúp kiểm soát được số lượng hàng hóa trên chuyến bay.
+ Trọng lượng hàng hóa (Gross Weight): Trọng lượng của từng lô hàng, trọng lượng của tổng lô hàng, đảm bảo tính toán tải trọng chính xác cho máy bay.
+Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight): Trọng lượng được dùng để tính phí vận chuyển hàng air cho người gửi được thể hiện trong phiếu cân hàng air và doanh nghiệp cần xác định chính xác trọng lượng tính cước này.
+ Kích thước kiện (Dimensions): Chiều Dài x Rộng x Cao của các kiện hàng, phục vụ cho việc xếp dỡ và sắp xếp trong khoang hàng.
+Loại hàng hóa (Description of goods) bạn cần ghi thông tin chi tiết về hàng hóa của mình gửi trên phiếu cân hàng Air (tên hàng hóa, phân loại, đặc tính hàng hóa có nếu có như dễ vỡ, dễ hỏng, nguy hiểm…) cách hàng được đóng gói (thùng carton, kiện gỗ, pallet, v.v.) để bên vận chuyển có cách thức vận chuyển hàng hóa phù hợp với kiện hàng của bạn
+ Ngày/chữ ký (Date/Signature) trên phiếu cân hàng Air là phần thông tin ngày giờ, mà người gửi hàng sẽ ghi lại ngày thực hiện khai báo lô hàng và người tiếp nhận xác nhận nhận lô hàng, các bên ký tên để xác nhận thông tin.
Điền đầy đủ các thông tin này trên phiếu cân hàng air giúp kê khai đúng thông tin hàng hóa để tính phí vận chuyển chính xác, và đảm bảo an toàn cho chuyến bay và hỗ trợ quy trình vận chuyển, kiểm tra hàng hóa một cách chính xác.
>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu
Mẫu phiếu cân hàng air tại kho SCSC
2. Các bên liên quan đến phiếu cân hàng air
Cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận liên quan đến việc khai báo, cân, kiểm đếm hàng hóa trên phiếu cân hàng air như: Người gửi hàng, hãng hàng không, nhân viên kho bãi và đội ngũ quản lý chuyến bay.
- Người gửi hàng (Shipper): chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa được gửi, về số lượng, kích thước, chủng loại hàng hóa, những lưu ý đặc biệt đi kèm về xếp dỡ hàng hóa.
Đảm bảo đóng gói chuẩn xác, an toàn, cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết để lập phiếu cân hàng air.
- Hãng hàng không (Airline): chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa, cần kiểm tra và xác nhận tính xác thực của thông tin trên phiếu cân hàng air khi tiếp nhận phiếu và hàng, từ đó sắp xếp hàng hóa hợp lý để đảm bảo vận chuyển hàng hóa an toàn tới điểm đích.
- Nhân viên kho bãi (Warehouse Staff): Thực hiện công tác kiểm tra, cân đo, đối chiếu kiểm tra hàng hóa thực tế với thông tin trên phiếu cân hàng air. Từ đó đảm bảo việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho phù hợp với thông tin trên phiếu.
Mỗi bên đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ, chính xác thông tin trên phiếu cân hàng air và phối hợp, đảm bảo quy trình vận tải hàng không diễn ra an toàn, chính xác và hiệu quả.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin trên Tờ khai gửi hàng (Shipper’s Letter of Instruction) chính xác với thực tế hàng hóa, để tránh bị sửa đổi, bổ sung, dẫn đến các khoản phí phạt, chậm trễ gửi hàng
>> Xem thêm: Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không: Từ A Đến Z
Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không - 8 Bước Chi Tiết
3. Những lỗi sai phổ biến khi khai báo phiếu cân hàng air
Khi có những sai sót thông tin trên phiếu cân hàng air, doanh nghiệp không những bị phạt tiền mà còn có thể cản trở quá trình thông quan hàng hóa, gây chậm trễ quá trình vận chuyển hàng hóa. Một trong những sai lầm phổ biến gồm:
- Trọng lượng thực tế hàng hóa khác với trọng lượng khai báo trên phiếu cân hàng air.
Nếu thay đổi cân nặng ảnh hưởng trực tiếp tới tiền thuế phải nộp thì doanh nghiệp cần phải khai báo sửa đổi về trọng lượng hàng hóa cho khớp. Người gửi hàng cần làm phiếu điều chỉnh hoặc bổ sung trên tờ khai theo quy định. Doanh nghiệp có thể mất thêm phí sửa đổi cân nặng đối với trường hợp này.
- Sai thông tin chuyến bay, ngày giờ bay: một số trường hợp người gửi khai báo nhầm mã chuyến bay hoặc ngày khởi hành hoặc điểm đến, giờ khởi hành chuyến bay trên phiếu cân hàng air, gây chậm trễ trong việc xếp dỡ và giao nhận hàng hóa .
- Không tuân thủ quy định đóng gói: người gửi khai báo không đúng hoặc không đầy đủ về tình trạng đóng gói, nhất là với hàng hóa dễ vỡ hoặc yêu cầu đóng gói đặc biệt dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hỏng hóc, hư hại trong quá trình vận chuyển bằng đường air.
Để phòng tránh, giảm thiểu những sai sót trên phiếu cân hàng air, doanh nghiệp trước khi gửi hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi nộp phiếu cân hàng air.
Phối hợp chặt chẽ với nhân viên kho bãi và hãng hàng không để đảm bảo các mục khai báo đã chuẩn xác với thực tế hàng hóa.
Sử dụng các công cụ đo lường và cân chính xác để đảm bảo số liệu thực tế khớp với thông tin khai báo, tránh những rủi ro, sai sót có thể làm delay hoặc bị phạt tiền với lô hàng hóa của mình.
>> Xem thêm: Khóa học Khai báo hải quan
4. Quy trình khai báo thông tin trên phiếu cân hàng Air
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình khai thông tin phiếu cân hàng air , dưới đây là tóm tắt các bước thực hiện xuất khẩu hàng Air tại kho TCS để bạn hình dung rõ hơn:
- Trước tiên người gửi hàng chủ động làm việc với nhà xe để đặt lịch giao hàng linh hoạt tại kho TCS.
- Cân hàng: Sau khi nhận hàng, người gửi đưa hàng vào bàn cân để kiểm tra trọng lượng tổng (Gross Weight) và các thông số khác.
- Xác định khu vực hãng bay: Dựa trên thông tin hãng bay, di chuyển hàng đến khu vực quy định của hãng để hàng ở đó.
- Dán Talon: Gắn tem Talon lên kiện hàng với đầy đủ thông tin như nơi đi, nơi đến, số kiện, số kg, số MAWB, số HAWB,...
- Lập tờ khai gửi hàng: Hoàn thiện tờ phiếu cân hàng air với đầy đủ 3 liên theo quy định, bao gồm liên trắng, liên hồng và liên xanh.
- Các bên ký tờ cân: Lấy thông tin chuyến bay và số hiệu chuyến từ nhân viên kho để ký xác nhận trên tờ phiếu cân hàng air.
- Thanh toán phí: người gửi đến quầy thương vụ để thanh toán các chi phí liên quan.
- Thanh lý tờ khai: Sau khi hoàn tất đóng phí, tiếp tục làm thủ tục thanh lý tờ khai hải quan.
- Kiểm tra hàng hóa: Gặp nhân viên tổ kho để ký tên và yêu cầu xuất hàng vào cân trước khi soi hàng.
- Hoàn tất quy trình: Nộp tờ cân gốc cho đại lý hãng bay để đánh bill, hoàn thành toàn bộ quy trình làm hàng xuất air.
Quy trình này cần được thực hiện cẩn thận và phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, chính xác và an toàn.
>> Xem thêm:
Phiếu cân hàng air là một tài liệu quan trọng trong vận tải hàng không. Đọc hiểu rõ phiếu cân hàng air giúp bạn kiểm tra thông tin chính xác mà còn giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quy trình vận chuyển và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Hy vọng bài viết trên đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn nắm bắt đầy đủ về phiếu cân hàng air và cách đọc phiếu một cách chi tiết. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên sâu về logistics và vận tải hàng không, đừng ngần ngại tham gia các khóa học thực tế để trang bị thêm kinh nghiệm thực tế, áp dụng trực tiếp vào công việc.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
