Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không - 8 Bước Chi Tiết

Nhập khẩu bằng đường hàng không hiện nay đang là hình thức được lựa chọn rất nhiều bởi tính nhanh chóng, an toàn. Để biết được chi tiết quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không, các bước thực hiện, những lưu ý khi nhập khẩu bằng đường air, bài viết dưới đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm bắt chính xác thông tin về hình thức nhập khẩu này.

1. Đặc điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Với nhiều ưu điểm vượt trội, vận chuyển bằng đường hàng không đang là một trong những phương thức vận tải quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế cùng với phương thức vận chuyển bằng đường biển, đường bộ.

Những đặc điểm nổi bật của vận chuyển bằng đường hàng không.
- Tốc độ nhanh chóng: phù hợp với hàng hóa giá trị cao, cần nhận gấp, dược phẩm, vacxin, tài liệu, hàng mẫu, hàng hóa tươi sống, hàng dễ bị hư hỏng, …
- Độ an toàn cao: hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không hạn chế được mất mát, hư hỏng do tính nghiêm ngặt trong quy trình vận hành, vận chuyển.
- Độ phủ sóng rộng rãi: có rất nhiều nơi khó thực hiện vận chuyển bằng đường biển, đường bộ, nhưng các chuyến bay quốc tế giúp hàng hóa có thể được vận chuyển tới hầu hết các quốc gia trên thế giới.
- Chi phí cao: ngoài những ưu điểm trên thì vận chuyển bằng đường hàng không có nhược điểm là chi phí vận chuyển cao hơn so với vận chuyển bằng đường biển, đường bộ. Điều này đặc biệt đúng với hàng hóa có trọng lượng nặng hoặc kích thước lớn.
- Hạn chế về kích thước và trọng lượng: Do giới hạn về không gian và tải trọng của máy bay, các loại hàng hóa quá khổ hoặc quá nặng thường không phù hợp với phương thức vận chuyển này.

2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Quy trình chung nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm 8 bước thực hiện sau:

Bước 1 : Ký hợp đồng ngoại thương
Bước 2 : Xin giấy phép (nếu có )
Bước 3 : Xác nhận thanh toán (nếu có)
Bước 4 : Xác nhận lô hàng
Bước 5 : Nhận chứng từ nhà xuất khẩu, công ty Forwarder
Bước 6 : Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Bước 7: Khai hải quan điện tử, thực hiện kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và làm thủ tục thông quan.
Bước 8: Thanh lý hải quan và làm thủ tục nhận hàng

>> Xem thêm: Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không: Từ A Đến Z

Bước 1 : Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương

Hai bên người bán và người mua đàm phán, thương lượng, ký kết hợp đồng ngoại thương, có điều khoản thống nhất vận chuyển khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Hợp đồng phải đảm bảo có 6 điều khoản bắt buộc : Tên Hàng, Chất Lượng, Số Lượng, Giá, Thanh Toán

Bước 2 : Xin giấy phép (nếu có) và kiểm tra chính sách mặt hàng

Sau khi ký hợp đồng, cần phải kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa, xác định hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hay không, hàng nhập khẩu có phải xin giấy phép hay chịu sự quản lý của cơ quan nào không.

Cần căn cứ vào các quy định sau của pháp luật để kiểm tra:

+ Nghị định số 69/2018/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương
+ Các văn bản khác có liên quan của cơ quan quản lý mặt hàng đó
Nếu mặt hàng nằm trong danh mục hoặc chịu quản lý của Nhà Nước cần xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Nếu hàng hóa nhập khẩu không nằm trong các chính sách trên thì tiến hành nhập khẩu bình thường.

Ở Việt Nam, một số mặt hàng thuộc quản lý đặc biệt của Nhà nước bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu do tính chất quan trọng, nhạy cảm hoặc nguy hiểm của chúng. Dưới đây là một số loại hàng hóa tiêu biểu thuộc danh mục này:

- Thiết bị thu phát sóng, thu sóng điện tử.
- Dược phẩm, các dụng cụ, hóa chất sử dụng trong y tế
- Vật liệu nổ công nghiệp, tiền chất thuốc nổ
- Các loại hạt giống, thực vật hoang dã, thuốc bảo vệ động thực vật.
- Thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thủy sản tươi sống
- Trang thiết bị y tế, hóa mỹ phẩm
- Sản phẩm văn hóa, nghệ thuật, truyền thông như tem bưu chính, sách báo, phim ảnh, băng đĩa, và các sản phẩm văn hóa khác cần có giấy phép từ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Bước 3 : Xác Nhận Thanh Toán

Trong hợp đồng hai bên đã ký kết, điều khoản thanh toán có yêu cầu :
+ Đặt cọc hay trả trước (thanh toán TT) cần tiến hành kiểm tra xem nhà nhập khẩu đã chuyển thanh toán khoản đặt cọc, trả trước chưa.
+ Thanh toán theo hình thức L/C cần phải làm thủ tục mở L/C.

Bước 4 : Xác Nhận Lô Hàng

Xác định điều kiện Incoterm trên Hợp đồng nhập khẩu để tiến hành các bước tiếp theo

+ Điều kiện EXW: Người xuất khẩu chỉ xuất trình hàng hóa tại kho, việc nhận hàng tại kho, vận chuyển hàng ra sân bay và làm thủ tục hải quan ở đầu xuất khẩu thực hiện xuất hàng, đều do bên nhà nhập khẩu thực hiện.

Vì vậy, người nhập khẩu cần thuê Forwarder để thực hiện các công việc trên. Khi hàng đến sân bay Việt Nam các thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng, vận chuyển hàng hóa về kho người nhập khẩu sẽ tùy theo hợp đồng giữa người mua và Forwarder xem ai là người thực hiện.

+ Nếu theo điều kiện nhóm F: Người nhập khẩu thuê phương tiện vận tải, nhà xuất khẩu làm tất cả các thủ tục cần thiết để đưa hàng lên phương tiện vận tải mà nhà nhập khẩu chỉ định. Nhà nhập khẩu sẽ thuê Forwarder lấy booking để đưa cho nhà xuất khẩu.

+ Với điều kiện nhóm C: Người bán thuê phương tiện vận tải và làm tất cả các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng tới sân bay đến. Người mua làm thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng tại kho sân bay

+ Điều kiện nhóm D: Người bán làm tất cả các thủ tục để đưa hàng tới nơi đến theo quy định. Người mua chỉ làm thủ tục hải quan (trừ điều kiện DDP).

>> Xem nhiều: Incoterms Là Gì? Cách Vận Dụng Incoterms Trong Thực Tế

Bước 5 : Nhận chứng từ của nhà xuất khẩu, công ty Forwarder

Người mua sẽ nhận bộ chứng từ của người bán qua Email (invoice, packing list, bill), chứng từ gốc ( C/O, Phyto, Fumi, …) theo lô hàng
Người mua nhận “Thông Báo Hàng Đến và debit note “ từ Forwarder

>> Xem nhiều: Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu PDF Đầy Đủ, Kèm Cách Đọc Chi Tiết

Bước 6 : Lấy lệnh giao hàng D/O

Người mua chuẩn bị Giấy giới thiệu đi lên công ty Forwarder (công ty phát hành thông báo hàng đến) để đóng các khoản phí như trên Debit Note và nhận lệnh giao hàng D/O.
Hiện nay đa số các Forwarder phát hành D/O điện tử qua Email. Người mua cần đăng kí email nhận D/O, chuyển khoản các khoản phí và Forwarder sẽ gửi D/O qua email mà người mua đã đăng ký trước đó.

Bước 7 : Khai hải quan điện tử, kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và làm thủ tục thông quan hàng hóa.

Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ của nhà bán (hợp đồng ngoại thương, giấy phép (nếu có), booking, invoice, packing list) người mua tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm Ecus 5.

Nếu mặt hàng có kiểm tra chuyên ngành thì người mua phải đăng ký kiểm tra chuyên ngành ở cơ quan quản lý (kiểm dịch, an toàn vệ sinh thực phẩm, hợp quy, kiểm định, đăng kiểm…). Sau khi đăng ký và hoàn thành kiểm tra chuyên ngành người mua sẽ được cấp chứng thư. Cần bổ sung chứng thư cho Hải quan thì tờ khai mới được thông quan.

Sau khi khai báo với hải quan trên phần mềm Ecus, doanh nghiệp sẽ được hải quan phân luồng tờ khai. Có 3 luồng tờ khai:

- Luồng Xanh : Hải Quan miễn kiểm tra hồ sơ, chứng từ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa trạng thái tờ khai lúc này là đã thông quan.
- Luồng Vàng : Hải Quan kiểm tra hồ sơ giấy, được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hàng hóa khai báo trên tờ khai phù hợp với chứng từ. Sau khi kiểm tra hồ sơ giấy đã chính xác Hải quan bấm thông quan tờ khai.
- Luồng Đỏ : Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy và cả kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để hải quan kiểm tra xem hàng hóa thực tế có phù hợp với chứng từ và đúng như khai báo không. Nếu hải quan kiểm tra đã hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa đã chính xác hải quan bấm thông quan tờ khai.

Để khai báo hải quan một cách chính xác, hạn chế gặp phải tờ khai bị phân luồng vàng, luồng đỏ bạn có thể tham gia khóa học Khai báo hải quan chuyên sâu của trung tâm Lê Ánh để được đào tạo chi tiết và hỗ trợ nghiệp vụ tốt nhất.

Bước 8 : Thanh lý hải quan và làm thủ tục nhận hàng
Sau khi đã có tờ khai Thông quan và D/O thì người mua tới kho sân bay đóng các khoản phí, làm thủ tục nhận hàng , sắp xếp xe để đưa về kho.

Sau khi đã nhận hàng về kho tất cả bộ chứng từ của lô hàng hóa cần được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Ví sau này nếu có phát sinh, khiếu nại sẽ có chứng từ để đối chiếu, phục vụ kiểm tra của các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, hải quan…

3. Những lưu ý về quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không

Để việc vận chuyển nhập khẩu được thuận lợi, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra nhanh chóng, nên phía xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ, kiểm tra chuyên ngành liên quan và hạn chế tối đa sai sót. Điều này giúp tránh khỏi những rắc rối trong quá trình thông quan và ngăn ngừa việc phát sinh phí lưu kho không cần thiết.
- Kiểm tra quy định nhập khẩu: Mỗi quốc gia có những quy định riêng về nhập khẩu, đặc biệt là đối với các mặt hàng nhạy cảm hoặc thuộc quản lý đặc biệt của các cơ quan chức năng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các quy định này để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị rắc rối trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
- Lựa chọn hãng hàng không và dịch vụ vận chuyển uy tín: Việc chọn một hãng hàng không và dịch vụ vận chuyển uy tín sẽ đảm bảo hàng hóa được xử lý an toàn và đúng thời gian. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
- Quản lý chi phí: Vận chuyển bằng đường hàng không thường có chi phí cao hơn so với các phương thức khác. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng các khoản chi phí liên quan để tối ưu hóa ngân sách.
- Bảo hiểm hàng hóa: Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp nên xem xét mua bảo hiểm hàng hóa.

4. Các loại phí của nhà nhập khẩu bằng đường hàng không

Trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, đầu nhập khẩu sẽ có các khoản phí phát sinh sau:

- AFR - Cước vận chuyển hàng Air, phí này được tính theo Chargeable weight.
- Document Fee là phí lệnh giao hàng, tính theo SET.
- THC - Terminal Handling Charge: Phí làm hàng tại sân bay
Ngoài ra còn có các loại phụ phí khác:

- Storage charge - Phí lưu kho nếu lấy hàng sau 3 ngày, tính từ ngày ATA, tính theo VND/kg/ngày hoặc VND/lần (mức tối thiểu).
- Labour charge - Phí lao vụ là loại phí phụ thu khi lấy hàng, tính theo VND/kg/ngày hoặc VND/lần (mức tối thiểu).

Trên đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã thông tin tới bạn chi tiết 8 bước về quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không, những lưu ý và các loại chi phí phát sinh trong nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Hy vọng những thông tin trên giúp bạn nắm vững nghiệp vụ, hữu ích cho công việc của bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM