Thách Thức Khi Khởi Nghiệp Xuất Nhập Khẩu và Cách Chuẩn Bị

7 thách thức lớn nhất khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu từ vốn, tìm kiếm khách hàng đến rủi ro pháp lý là gì, cách chuẩn bị ra sao? Cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu chi tiết và tự tin bắt đầu khởi nghiệp.

Bạn đam mê kinh doanh quốc tế và muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng còn lo âu trước những thách thức, rủi ro tiềm ẩn?

Thành công trong ngành xuất nhập khẩu không chỉ phụ thuộc vào nhạy bén kinh doanh, mà còn đến từ khả năng quản trị rủi ro và hiểu rõ những thách thức khi khởi nghiệp.

1. 7 thách thức khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu

Không giống như kinh doanh trong nước, khi bước chân vào lĩnh vực XNK, bạn sẽ phải đối mặt với các vấn đề phức tạp hơn bởi sự khác biệt địa lý, văn hóa, tập quán, pháp luật.... Việc nhận diện và hiểu rõ chúng chính là bước đầu tiên để xây dựng một chiến lược kinh doanh bền vững.

1.1 Thách thức về vốn và quản lý dòng tiền khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu

Trong xuất nhập khẩu, câu hỏi quan trọng không chỉ là “Bạn cần bao nhiêu vốn?”, mà còn là “Bạn sẽ quản lý dòng tiền như thế nào?”. Vốn không chỉ là con số, mà là dòng chảy của doanh nghiệp.

− Vốn cố định ban đầu: Đây là khoản chi phí để “tạo dựng” doanh nghiệp, bao gồm: phí thành lập, thuê văn phòng, trang thiết bị cơ bản, và lương cho đội ngũ nhân sự nòng cốt.

− Vốn lưu động: Đây mới là thách thức lớn nhất. Nó bao gồm: tiền đặt cọc cho nhà cung cấp (thường 30–50%), toàn bộ chi phí logistics cho một lô hàng (cước vận tải quốc tế, phí local charges), các loại thuế (nhập khẩu, VAT), và các chi phí thông quan khác.

− Rủi ro khi bị tồn đọng vốn: Dòng tiền có thể bị kẹt tại nhiều khâu: hàng tồn kho chưa bán được, khách hàng công nợ kéo dài, hoặc khoản phải thu khó đòi. Một lô hàng bị ách tắc tại cảng cũng đồng nghĩa với một khoản vốn lớn đang bị “đóng băng”.

− Chi phí phát sinh bất ngờ: Các khoản phí DEM/DET (lưu container tại cảng hoặc bãi của hãng tàu) có thể lên tới hàng chục triệu đồng nếu thủ tục giải phóng hàng chậm trễ. Bên cạnh đó còn có chi phí lưu kho, kiểm hóa, xử lý sự cố chứng từ… Những chi phí này có thể ăn mòn toàn bộ lợi nhuận dự kiến nếu không được quản lý cẩn thận.

1.2 Thách Thức Tìm Kiếm Và Chọn Lọc Đối Tác Quốc Tế

Trên thị trường quốc tế, thiếu thông tin về đối tác là rủi ro lớn, có thể dẫn đến mất vốn và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

– Tìm kiếm nguồn hàng (Đối với người khởi nghiệp nhập khẩu):

Các sàn B2B như Alibaba, Global Sources, Made-in-China là công cụ hữu ích, nhưng cũng chứa hàng ngàn nhà cung cấp khác nhau.

Vấn đề là: làm sao phân biệt nhà máy sản xuất thực sự và công ty thương mại nhỏ, và đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng như cam kết?

– Tìm kiếm khách hàng (Với nhà khởi nghiệp xuất khẩu):

Tìm người mua trên thị trường quốc tế còn khó hơn. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng nước ngoài tiếp cận qua các kênh:

• Tham gia hội chợ triển lãm quốc tế (Trade Fair) – chi phí cao nhưng hiệu quả.
• Xây dựng hồ sơ trên các nền tảng B2B.
• Đầu tư vào marketing online để khách hàng tự tìm đến doanh nghiệp.

– Rủi ro lừa đảo và thẩm định đối tác:

Giao dịch quốc tế ngày càng phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kỹ năng thẩm định (due diligence). Một số biện pháp quan trọng:

• Yêu cầu giấy phép đăng ký kinh doanh và các chứng chỉ chất lượng (ISO, CE…).
• Thực hiện video call để tham quan nhà xưởng.
• Yêu cầu gửi hàng mẫu.
• Thuê bên thứ ba như SGS, Bureau Veritas kiểm tra hàng hóa trước khi xuất xưởng (pre-shipment inspection).

1.3 Thách Thức về Pháp Lý và Thủ Tục Hải Quan

Trong xuất nhập khẩu, một sai sót giấy tờ nhỏ có thể khiến lô hàng bị ách tắc, phát sinh chi phí hoặc mất quyền ưu đãi thuế quan.

+ HS Code và thuế quan: Áp sai mã HS Code có thể làm mức thuế thay đổi đáng kể, dẫn đến truy thu và phạt nặng.

+ Chính sách mặt hàng: Mỗi quốc gia và loại hàng đều có quy định riêng. Cần kiểm tra xem hàng có thuộc danh mục cấm, yêu cầu giấy phép chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hay công bố hợp quy không.

+ Bộ chứng từ & C/O: Invoice, Packing List, Bill of Lading/Airway Bill phải chính xác và khớp nhau. Sai sót trên C/O có thể làm mất ưu đãi thuế từ các FTA.

+ Rào cản phi thuế quan: Bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, vệ sinh…

Ví dụ xuất khẩu vào Mỹ phải tuân thủ FDA, vào EU cần chứng nhận CE. Đây là những rào cản khó nhìn nhưng ảnh hưởng lớn đến thông quan.

>> Xem thêm: Khoá học xuất nhập khẩu thực tế

1.4 Thách Thức về Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Khi Khởi Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Trong xuất nhập khẩu, logistics và quản lý chuỗi cung ứng quyết định hiệu quả vận hành. Một gián đoạn nhỏ có thể ảnh hưởng lớn đến kế hoạch kinh doanh.

♦ Biến động giá cước vận tải: Giá cước tàu biển và hàng không thay đổi liên tục theo tuần, thậm chí theo ngày, phụ thuộc mùa cao điểm, nhiên liệu và tình hình kinh tế – chính trị. Không dự báo được xu hướng giá có thể dẫn đến báo giá sai cho khách hàng.

♦ Lựa chọn Forwarder (FWD) uy tín: Forwarder không chỉ đặt tàu mà còn tư vấn tối ưu chi phí, lựa chọn tuyến đường hợp lý và xử lý sự cố phát sinh. Một FWD uy tín giúp đảm bảo hàng hóa vận chuyển thông suốt.

♦ Gián đoạn chuỗi cung ứng: Rủi ro luôn hiện hữu, như đình công cảng, bão biển hay xung đột chính trị gây tắc nghẽn kênh đào Suez. Những sự cố này có thể làm lô hàng trễ hạn, gây thiệt hại về chi phí và uy tín.

♦ Tracking và quản lý thời gian: Kiểm soát lịch trình lô hàng là bắt buộc: hàng đến cảng khi nào, hạn miễn phí lưu container, các mốc thời gian quan trọng… Việc không nắm chắc các mốc này sẽ phát sinh chi phí không đáng có.

1.5 Thách Thức Về Thanh Toán Quốc Tế Và Rủi Ro Tỷ Giá

Thanh toán quốc tế là bài toán quan trọng trong xuất nhập khẩu, đặc biệt khi hai bên cách nhau nửa vòng trái đất.

Lựa chọn phương thức thanh toán: T/T, L/C, D/P hay D/A đều có mức độ rủi ro khác nhau cho người bán và người mua.

+ Rủi ro T/T: Thanh toán trước 100% có thể dẫn đến không nhận được hàng hoặc hàng không đúng chất lượng. Thanh toán sau lại tiềm ẩn nguy cơ mất công nợ.

+ Phức tạp của L/C: L/C an toàn nhưng yêu cầu chứng từ hoàn hảo. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

+ Biến động tỷ giá: Giao dịch thường dùng USD, thay đổi 1–2% tỷ giá USD/VND có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận nếu không có biện pháp phòng ngừa (hedging).

1.6 Thách Thức về Ngôn Ngữ và Rào Cản Văn Hóa

• Kinh doanh quốc tế không chỉ là mua và bán, đó là xây dựng mối quan hệ giữa người với người từ những nền văn hóa khác nhau.

• Tiếng Anh là ngôn ngữ chung, nhưng phong cách giao tiếp thì khác. Người Đức có thể đi thẳng vào vấn đề, người Nhật lại ưa thích sự vòng vo, ý nhị. Việc không hiểu được "ẩn ý" trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm tai hại.

• Văn hóa kinh doanh: Mỗi quốc gia có những quy tắc bất thành văn. Hiểu biết về các ngày lễ lớn, thói quen tặng quà, cách xưng hô, và những điều cấm kỵ của đối tác sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm và sự tôn trọng.

• Trong nhiều nền văn hóa, đặc biệt là ở châu Á, sự tin tưởng cá nhân và mối quan hệ đôi khi còn quan trọng hơn cả điều khoản hợp đồng.

1.7 Thách Thức về Năng Lực Cạnh Tranh và Xây Dựng Thương Hiệu Khi Mới Khởi Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Làm sao để sản phẩm của bạn không bị chìm nghỉm giữa vô vàn đối thủ từ khắp nơi trên thế giới?

- Bạn không thể bán tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người. Hãy chọn một thị trường ngách, một sản phẩm mà bạn có lợi thế.

+ Xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững (USP): Bạn sẽ cạnh tranh bằng gì? Giá rẻ? Chất lượng vượt trội? Thiết kế độc đáo? Hay dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp? Lợi thế cạnh tranh về giá thường không bền vững.

+ Marketing quốc tế: Có một sản phẩm tốt là chưa đủ, bạn phải làm cho thế giới biết đến nó. Điều này đòi hỏi bạn phải đầu tư vào việc xây dựng một website chuyên nghiệp (ít nhất là song ngữ Anh-Việt), tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) cho thị trường mục tiêu, và hiện diện trên các nền tảng phù hợp.

Nhận diện và hiểu rõ 7 thách thức lớn khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu là bước quan trọng để bạn chuẩn bị vững vàng, giảm rủi ro và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

>> Xem thêm: Khóa học khởi nghiệp xuất nhập khẩu thực chiến

2. Lộ Trình 5 Bước Chuẩn Bị Thực Chiến Khởi Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Hiểu thách thức để chuẩn bị, không phải để chùn bước. Dưới đây là 5 bước thực tế giúp giảm rủi ro và tăng cơ hội thành công:

♦ Bước 1: Trang bị nền tảng kiến thức vững chắc

• Học nghiệp vụ ngoại thương: Incoterms, thanh toán quốc tế.
• Nắm thủ tục hải quan: tra cứu biểu thuế, mã HS, quy trình thông quan.
• Hiểu logistics: vai trò forwarder, hãng tàu, vận tải nội địa.
• Nguồn học: khóa học thực tế, sách chuyên ngành, workshop, cộng đồng XNK.

♦ Bước 2: Nghiên cứu và lựa chọn thị trường/sản phẩm “ngách”

• Tập trung vào thế mạnh bản thân hoặc vùng sản xuất.
• Sử dụng công cụ nghiên cứu: Google Trends, Trademap, báo cáo ngành, dữ liệu hải quan.
• Khuyến nghị: chọn 1-2 sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu để dễ kiểm soát và chuyên sâu.

♦ Bước 3: Xây dựng kế hoạch kinh doanh và dự trù tài chính

• Xác định sản phẩm, thị trường, đối thủ, chiến lược marketing & bán hàng.
• Lập bảng dự trù chi phí chi tiết: giá vốn, vận chuyển, bảo hiểm, thuế, chi phí rủi ro.
• Tính toán lợi nhuận và điểm hòa vốn.

♦ Bước 4: Xây dựng mạng lưới đối tác tin cậy

• Forwarder uy tín: tối thiểu 2-3 đơn vị để xử lý logistics.
• Ngân hàng: chuyên viên thanh toán quốc tế tư vấn L/C, T/T dày dày kinh nghiệm, uy tín.
• Cố vấn/mentor tốt, có tâm, có tầm để học hỏi kinh nghiệm thực chiến.
• Tìm kiếm các cơ hội kinh doanh xuất nhập khẩu khi tham gia các hiệp hội ngành hàng, sự kiện networking, LinkedIn.

♦ Bước 5: Bắt đầu với quy mô nhỏ để thử nghiệm

• Nhập/xuất lô hàng nhỏ (LCL) thay vì container nguyên, giảm rủi ro vốn.
• Làm dịch vụ ủy thác XNK hoặc sales cho công ty khác để tích lũy kinh nghiệm.
• Ghi chép, học từ sai lầm và cải thiện quy trình cho các lô hàng tiếp theo.

>> Xem thêm: Lộ Trình Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Từ A - Z

Khởi nghiệp xuất nhập khẩu là hành trình nhiều thử thách, đòi hỏi kiến thức thực tế, quản trị rủi ro tốt và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây không phải con đường dễ dàng, nhưng cũng không phải điều bất khả thi. Khi bạn nhận diện đúng rủi ro, thách thức khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu và xây dựng lộ trình rõ ràng về kiến thức, tài chính và đối tác, việc phát triển một doanh nghiệp XNK bền vững hoàn toàn nằm trong tầm tay.

Nếu bạn muốn được hướng dẫn bài bản từ đầu, tới việc lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, tránh sai lầm thực tế và rút ngắn thời gian xây dựng mô hình kinh doanh, hãy tham gia khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu tại Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh.

Khóa học được giảng dạy bởi các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, giúp bạn nắm chắc quy trình, hiểu thị trường, xây nền tảng vững vàng để bắt đầu đúng hướng.

Nếu bạn muốn khởi nghiệp xuất nhập khẩu nông sản một cách hiệu quả, hãy tham gia Khóa học Khởi nghiệp Xuất nhập khẩu tại Lê Ánh, nơi cung cấp lộ trình thực chiến, kiến thức chuyên sâu và hướng dẫn chi tiết từng bước từ lựa chọn sản phẩm, xây dựng nguồn hàng đến quản lý logistics quốc tế, giúp bạn tự tin đưa sản phẩm Việt ra thị trường toàn cầu.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học tra mã HS chuyên sâu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM