PO (Purchase Order) Là Gì? Nội Dung, Quy Trình Và Cách Lập PO

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi ThS. Phạm Mai Anh - Thạc sĩ Kinh tế Đối ngoại Trường Đại học Ngoại Thương, Trưởng Phòng BSC & Xuất Nhập Khẩu tại Công Ty AB Inbev, Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu thực tế; Khóa học Purchasing & Sale xuất khẩu chuyên sâu tại Trung tâm Lê Ánh.

Thuật ngữ Po được viết tắt để sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau, được hiểu như Đơn đặt hàng, hoặc Payoneer (dùng trong thanh toán) hoặc hợp đồng mua bán,…

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ Po được dùng phổ biến nhất với từ viết tắt của Purchase order, hay đơn đặt hàng là chứng từ phục vụ quá trình mua bán hàng hóa quốc tế.

>>>> Xem thêm: Hợp Đồng Ngoại Thương - Cách Lập Và Mẫu Chi Tiết

Bài viết dưới đây, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu về Po (Purchase order) là gì? Po được sử dụng như thế nào? Những thông tin cần biết về Po trong bài viết dưới đây.

1. Po (Purchase order) là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order, nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là chứng từ do bên mua lập và gửi cho bên bán nhằm xác định cụ thể nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo những điều kiện đã được hai bên trao đổi.

Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam cần nhập 5.000 linh kiện từ nhà cung cấp Trung Quốc. Sau quá trình gửi RFQ, nhận báo giá, đánh giá supplier và đàm phán, hai bên thống nhất đơn giá 2 USD/sản phẩm, giao hàng theo FOB Shanghai và thanh toán T/T.

Bộ phận Purchasing có thể phát hành PO ghi rõ tên linh kiện, mã sản phẩm, Specification, số lượng 5.000 chiếc, đơn giá 2 USD, tổng giá trị 10.000 USD, điều kiện FOB Shanghai, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán cùng các yêu cầu về đóng gói, chứng từ.

Khi nhà cung cấp tiếp nhận và xác nhận PO, đây trở thành một tài liệu quan trọng để hai bên triển khai đơn hàng theo các điều kiện đã thống nhất.

Ở góc độ quản trị, PO cũng tạo ra “điểm kiểm soát” giữa nhu cầu mua và khoản tiền doanh nghiệp sẽ phải chi. Bộ phận Mua hàng có căn cứ theo dõi supplier; Kho biết hàng nào dự kiến nhập; Kế toán có cơ sở kiểm tra Invoice và thanh toán; bộ phận sử dụng có thể đối chiếu hàng nhận với yêu cầu ban đầu.

2. PO Thường Được Phát Hành Khi Nào?

Để hiểu đúng Purchase Order, nên đặt PO vào toàn bộ quy trình Purchasing thay vì xem đây là một chứng từ độc lập.
Một quy trình mua hàng cơ bản có thể hình dung như sau:

Nhu cầu mua → Purchase Requisition (PR) → Tìm nhà cung cấp → RFQ → Nhận báo giá → So sánh & đánh giá → Đàm phán → Phê duyệt → Phát hành PO → Nhà cung cấp xác nhận → Theo dõi giao hàng → Nhận hàng → Đối chiếu chứng từ → Thanh toán

PO vì thế thường xuất hiện sau khi các điều kiện mua quan trọng đã được thống nhất và doanh nghiệp hoàn tất các bước phê duyệt nội bộ cần thiết.

Ví dụ, bộ phận Sản xuất yêu cầu mua 10 tấn nguyên liệu. Purchasing chưa nên phát hành PO ngay sau khi nhận yêu cầu. Người phụ trách còn phải xác định Specification, thời điểm cần hàng, tìm supplier, lấy báo giá, so sánh tổng chi phí, đàm phán và hoàn thành quy trình phê duyệt theo quy định của doanh nghiệp.

Chỉ sau đó PO mới được phát hành cho nhà cung cấp được lựa chọn.
Quy trình Purchasing thực tế cũng thường đặt bước lập và kiểm tra PO sau quá trình tìm kiếm, đánh giá, đàm phán nhà cung cấp và trước giai đoạn theo dõi tiến độ đơn hàng.

3. Một Purchase Order Cần Có Những Nội Dung Gì?

Không có một mẫu PO duy nhất áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Mẫu đơn đặt hàng có thể thay đổi tùy hệ thống quản trị, mặt hàng, thị trường và quy trình Purchasing.

Tuy nhiên, một PO sử dụng trong mua hàng quốc tế thường cần thể hiện đủ thông tin để nhà cung cấp biết ai đang mua – mua gì – mua bao nhiêu – giá nào – giao khi nào – giao ở đâu – thanh toán thế nào.

Thông tin nhận diện PO và các bên

Phần đầu PO thường có PO Number và PO Date. Số PO nên được quản lý theo hệ thống để doanh nghiệp dễ tìm kiếm, theo dõi và đối chiếu.

Tiếp theo là thông tin Buyer và Seller như tên doanh nghiệp, địa chỉ, người liên hệ, email, điện thoại và các thông tin nhận diện cần thiết.

Thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất của Purchase Order. Tùy mặt hàng, PO có thể thể hiện: Item Code/Product Code – Description – Specification – Quantity – Unit – Unit Price – Amount.

Mô tả càng cụ thể thì nguy cơ hiểu sai càng thấp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp chỉ ghi: “Plastic bottle – 10,000 pcs”
thì nhà cung cấp vẫn có thể chưa đủ căn cứ để sản xuất đúng yêu cầu.

PO nên thể hiện thêm các thông số quan trọng như dung tích, vật liệu, màu sắc, kích thước, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu in ấn hoặc mã bản vẽ nếu có.

Điều kiện thương mại

PO mua hàng quốc tế thường cần thể hiện rõ Currency, Payment Terms, Delivery Date, Place of Delivery và điều kiện Incoterms nếu giao dịch sử dụng Incoterms.

Thay vì chỉ ghi “FOB”, nên thể hiện địa điểm đi kèm và phiên bản áp dụng, chẳng hạn: FOB Shanghai, Incoterms® 2020. Cách ghi cụ thể làm rõ địa điểm gắn với điều kiện thương mại và hạn chế tranh luận khi thực hiện đơn hàng.

Các yêu cầu bổ sung

Tùy đặc thù hàng hóa, PO có thể bổ sung quy định về bao bì, nhãn mác, kiểm định chất lượng, chứng từ phải cung cấp, bảo hành, xử lý hàng lỗi, giao hàng từng phần hoặc những yêu cầu riêng đã được hai bên thống nhất.

Một cấu trúc PO cơ bản có thể trình bày như sau:

»» Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

3. PO Được Sử Dụng Để Làm Gì?

Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì Po là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.

Vậy cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu các lý do tại sao các công ty thường sử dụng chứng từ Purchase order trong hoạt động mua bán quốc tế.

Có thể liệt kê những lý do chính sau đây:

- Đơn đặt hàng là chứng từ truyển tải về mong muốn của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán;

- PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.

- PO cũng được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;

- PO (đã ký kết) sẽ bảo về người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;

- PO quy chuẩn hóa quy trình mua hàng một cách hợp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

Vì thế Po (Purchase order) là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.

4. PO Có Phải Là Hợp Đồng Mua Bán Không?

Đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý vì PO và hợp đồng không nên được mặc định là một.

PO trước hết là đơn đặt hàng do bên mua phát hành, thể hiện đề nghị mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều kiện cụ thể. Hợp đồng lại là thỏa thuận xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên theo pháp luật áp dụng.

Trong thực tế thương mại, PO có thể tham gia vào quá trình hình thành thỏa thuận ràng buộc khi bên bán chấp nhận PO hoặc thực hiện theo đơn đặt hàng. Tuy nhiên, không nên kết luận rằng cứ PO có chữ ký hai bên thì trong mọi trường hợp đương nhiên thay thế hoàn toàn hợp đồng mua bán.

Cần xem xét đồng thời nội dung PO, hình thức chấp nhận của nhà cung cấp, các Terms & Conditions được dẫn chiếu, thỏa thuận đã có giữa hai bên và pháp luật điều chỉnh giao dịch.

Doanh nghiệp có thể gặp một số mô hình:

Mô hình 1: Có hợp đồng khung + PO từng lần

Hai bên ký Framework Agreement/Master Agreement để quy định các nguyên tắc chung. Mỗi lần mua hàng, Buyer phát hành PO xác định số lượng, giá, thời gian giao của từng đơn.

Mô hình 2: Sales Contract cho từng giao dịch

Hai bên ký hợp đồng ngoại thương riêng cho từng lô hàng. PO có thể được sử dụng như chứng từ đặt hàng và quản lý nội bộ.

Mô hình 3: Giao dịch chủ yếu dựa trên PO + Terms & Conditions

Một số doanh nghiệp vận hành đơn hàng thông qua PO và bộ điều khoản mua hàng tiêu chuẩn. Giá trị ràng buộc khi đó cần được đánh giá dựa trên toàn bộ cấu trúc giao dịch và luật áp dụng.

Vì vậy, khi làm Purchasing quốc tế, câu hỏi đúng không nên chỉ là “PO có phải hợp đồng không?” mà nên là:
“Giao dịch này được hình thành và ràng buộc dựa trên những chứng từ, điều khoản và cơ chế chấp nhận nào?”

5. Phân Biệt PO, PR, Quotation, PI Và Sales Contract

Người mới làm Purchasing thường nhầm các chứng từ này vì chúng xuất hiện khá gần nhau trong quy trình mua hàng.

Điểm dễ nhầm nhất là PO và PI.

PO đi từ Buyer → Seller, thể hiện yêu cầu đặt mua.

PI thường đi theo chiều Seller → Buyer, thể hiện thông tin hàng hóa, giá và các điều kiện giao dịch mà seller đưa ra/xác nhận theo quá trình trao đổi.

Hai chứng từ có thể chứa nhiều trường dữ liệu giống nhau nhưng khác chủ thể phát hành và vai trò trong quy trình giao dịch.

6. Ví Dụ Một PO Mua Hàng Quốc Tế

Giả sử Công ty ABC Việt Nam đặt mua linh kiện từ XYZ Manufacturing tại Trung Quốc. Sau khi hai bên đàm phán, PO có thể thể hiện các dữ liệu chính:

Trước khi gửi PO, Purchasing cần kiểm tra lại các thông tin trên với báo giá cuối cùng và nội dung đã đàm phán.

Nếu supplier báo giá USD 2/PCS theo FOB Shanghai nhưng PO lại ghi CIF Hai Phong, tổng giá trị và trách nhiệm vận chuyển của seller đã thay đổi. Đây là lỗi thương mại chứ không đơn thuần là lỗi trình bày chứng từ.

Trên đây là giải thích chi tiết Thuật ngữ Po là gì và những kiến thức cần biết về Po (Purchase order). Mong rằng bài viết của Xuất nhập khẩu Lê Ánh hữu ích với bạn.

>>>>> Bài viết tham khảo: khóa học xuất nhập khẩu thực tế ở hà nội

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

• Khóa học Khai báo Hải quan
• Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
• Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
• Khóa học Thanh toán Quốc tế
• Khóa học Mua hàng Thực chiến
• Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
• Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
• Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
• Khóa học Tra mã HS
• Khóa học Sale Logistics
• Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
• Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM