Procurement Là Gì? Phân Biệt Procurement, Sourcing, Purchasing

Hiện nay các doanh nghiệp trên thế giới đã có sự phân chia rõ ràng nhiệm vụ của vị trí Procurement, Sourcing và Purchasing. Tuy nhiên ở Việt Nam, công việc của các vị trí này còn chồng chéo, mơ hồ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ procurement là gì và phân biệt được về 3 khái niệm này.

>>>> Xem thêm: 10+ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Thu Mua, Cách Trả Lời Ấn Tượng

1. Procurement là gì?

Procurement là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng. Đối tượng của hoạt động “Procurement” ở đây có thể là các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần cho quá trình sản xuất thành phẩm, hoặc trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, hoặc là những hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động của công ty.

Quy trình Procurement bao gồm các hoạt động:

- Lên kế hoạch mua hàng (Planning),

- Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing),

- Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection),

- Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation),

- Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management),

- Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management),

- Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues).

Như vậy, hiểu một cách đơn giản procurement là mua sắm hoặc thu mua, là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và mua sắm các hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình cần thiết cho hoạt động của một tổ chức. Quá trình này bao gồm tất cả các giai đoạn từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, nhận hàng, thanh toán và cuối cùng là đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.

Các doanh nghiệp lớn hiện nay thường sẽ có bộ phận Procurement tiến hành toàn bộ quá trình mua một lô hàng.

2. Sourcing

Sourcing là vị trí công việc hiện nay nhận được rất nhiều sự quan tâm. Do chiến tranh thương mại Mỹ - Trung, các doanh nghiệp nước ngoài tìm đến Việt Nam để mở văn phòng về Sourcing rất nhiều hoặc tuyển dụng nhân sự làm Sourcing. Vì vậy, nếu bạn có ý định làm mảng này cũng cần hiểu rất rõ về Sourcing là gì?

Sourcing chính là khâu đầu tiên trong chuỗi procurement, sourcing là những hoạt động đầu vào bao gồm tìm kiếm và đánh giá hiệu quả nhà cung ứng để tiến tới thỏa thuận, ký kết hợp đồng.

Sourcing hướng đến mục tiêu làm thế nào để chọn được đúng nguồn hàng với những tiêu chí theo kế hoạch mua hàng đưa ra như chi phí, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm và tính chiến lược trong việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

Việc tìm kiếm nhà cung ứng mang tính chiến lược rất cao, người làm sourcing luôn ở trong tâm thế làm sao để cân bằng giữa chi phí và chất lượng sản phẩm cũng như lợi ích của doanh nghiệp, chi tiêu cho nguyên vật liệu càng ít, thì tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp càng tốt. Tiết kiệm chi phí là điều quan trọng, nhưng nếu chỉ quan tâm về giá thì sẽ rất dễ bỏ quên chất lượng của sản phẩm.

Công việc chủ yếu của Sourcing như sau:

- Yêu cầu báo giá cho các sản phẩm doanh nghiệp phát sinh nhu cầu

- Thu thập thông tin về nhà cung cấp

- Cập nhật thông tin nhà cung cấp lên hệ thống quản lý nhà cung cấp (hoặc file lưu trữ của công ty)

- Phân tích rủi ro nhà cung cấp

- Đàm phán và thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán và các điều khoản khác trong hợp đồng ngoại thương.

- Xác định số lượng đặt hàng tối thiểu (Minimum order quantity - MOQ), số lượng đóng gói tiêu chuẩn (standard packing size), tiêu chuẩn chất lượng,…

3. Purchasing

Nếu như Sourcing nằm trong khâu đầu tiên của procurement thì purchasing là khâu cuối cùng. Purchasing đơn giản là hoạt động thuần túy mua một loại hàng hoá và dịch vụ nào đó, nhận hàng và thanh toán – do đó purchasing giới hạn trong chức năng giao dịch là chủ yếu. Hoạt động purchasing hiệu quả là hoạt động đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện.

Quy trình thông thường của purchasing bao gồm:

- Nhận yêu cầu mua hàng

- Tạo và phân phối đơn đặt hàng

- Nhận sản phẩm /dịch vụ

- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm / dịch vụ đã nhận

- Thu xếp thanh toán cho nhà cung cấp

4. Phân biệt Procurement, Purchasing và Sourcing

Procurement, Purchasing và Sourcing rất dễ khiến chúng ta bị lân lộn, nhưng ba thuật ngữ này có những điểm khác biệt rất rõ ràng để phân biệt như sau:

Procurement (Quản lý mua sắm): Bao quát hơn Purchasing và Sourcing, bao gồm toàn bộ quá trình mua sắm từ đầu đến cuối, từ việc xác định nhu cầu đến đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và giá trị.

Sourcing (Tìm nguồn cung ứng): Tập trung vào việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo cung ứng ổn định và lâu dài, thường liên quan đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.

Purchasing (Mua hàng): Tập trung vào hoạt động mua hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu đã được xác định, thường liên quan đến các giao dịch đơn lẻ hoặc ngắn hạn.

Như vậy, procurement là khái niệm chung nhất và toàn diện nhất, bao trùm lên Purchasing và Sourcing, và tất cả đều là những hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào quy mô và tính chất của từng doanh nghiệp, từng ngành hàng mà purchasing, sourcing hay procurement không có sự tách biệt, chúng thường được gộp chung lại và được hiểu là hoạt động mua hàng.

Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng mua hàng của các doanh nghiệp ở Việt Nam, xuất nhập khẩu Lê Ánh đã tổ chức khóa học mua hàng quốc tế, dạy toàn bộ nghiệp vụ của procurement, purchasing và sourcing.

Bạn có thể tìm hiểu về khóa học này tại: Khóa học mua hàng quốc tế thực chiến

XNK Lê Ánh là đơn vị đi đầu trong đào tạo Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu online, bạn có thể tham khảo chi tiết khóa học tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu,... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM