10+ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Thu Mua, Cách Trả Lời Ấn Tượng

Nhân viên thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho công ty. Trong thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, vị trí nhân viên thu mua được tuyển dụng rất nhiều với mức thu nhập hấp dẫn. Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ cung cấp tới bạn Top 10+ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp nhất và gợi ý cách trả lời ấn tượng, giúp bạn dễ dàng vượt qua vòng phỏng vấn.

1. Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua là người chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu của công ty luôn đầy đủ, đảm bảo chất lượng. Ngoài ra nhân viên thu mua phải đàm phán để mua với mức giá phù hợp nhất từ các đơn vị uy tín, tạo sức cạnh tranh về giá thành, chất lượng sản phẩm cho công ty, tạo lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường.

>> Xem thêm: Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Mua Hàng Xuất Nhập Khẩu

1.1 Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng quốc tế

Nhìn chung, nhân viên thu mua sẽ thực hiện nhiệm vụ trong suốt quá trình từ khi lập kế hoạch tới khi nguyên vật liệu đã về kho. Cụ thể:

- Lập kế hoạch mua hàng: lên kế hoạch chi tiết về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả…

- Tìm kiếm, so sánh và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.

- Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương.

- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa về tới công ty: lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu (invoice, packing list,...), hỗ trợ thông quan hàng hóa, hỗ trợ các bên xử lý các vấn đề phát sinh xảy ra.

- Theo dõi hàng tồn kho.

- Hỗ trợ thanh toán tiền hàng, lưu trữ hồ sơ.

- Đánh giá lại nhà cung cấp, tạo mối quan hệ với những nhà cung cấp phù hợp.

1.2 Yêu cầu kỹ năng với nhân viên thu mua

Đòi hỏi kiến thức về quy trình mua hàng, kỹ năng đàm phán, quản lý chuỗi cung ứng và khả năng làm việc dưới áp lực.

Ngoài những kiến thức về mua hàng quốc tế, nhân viên thu mua cần có các kỹ năng sau để làm việc hiệu quả và phát triển trong nghề.

- Kỹ năng tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp.

- Kỹ năng đàm phán.

- Kỹ năng sắp xếp quản lý thời gian, xử lý vấn đề nhanh gọn.

- Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

>> Xem thêm: Cách Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Nước Ngoài

Kỹ năng xin giá dịch vụ và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

2. Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp nhất

2.1 Nhóm câu hỏi về thông tin cá nhân và kinh nghiệm

- Câu hỏi 1: Bạn hãy giới thiệu về bản thân mình

Gợi ý trả lời: Những thông tin sơ lược về tên, tuổi, gia đình… đã có trong CV bạn nên nói lướt qua, hãy tập trung vào các thông tin liên quan như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thu mua, những đóng góp nổi bật của bạn đối với công ty cũ và những kỹ năng nổi bật phù hợp với vị trí thu mua.

Ví dụ: Tôi đã có 2 năm kinh nghiệm làm nhân viên thu mua cho công ty sản xuất đồ nội thất. Tôi phụ trách tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu gỗ, đánh giá về chất lượng, lựa chọn và đàm phán giá cả để chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, đạt được mức chi phí tối ưu nhất cho công ty. Nhờ đó, tôi đã giúp công ty tiết kiệm được 15% chi phí nguyên liệu trong năm đó.

- Câu hỏi 2: Bạn đã từng làm việc ở công ty nào? Tại sao bạn lại nghỉ công việc trước đây?

Gợi ý trả lời: Hãy trả lời ngắn gọn về công ty bạn đã làm, và trình bày lý do nghỉ việc theo một cách tích cực nhất như muốn tìm cơ hội mới để phát triển hơn, được trao dồi kinh nghiệm hơn hoặc muốn đối diện với những thử thách lớn hơn trong công việc.

2.2 Nhóm câu hỏi về kiến thức chuyên môn

- Câu hỏi 3: Theo bạn nhân viên thu mua sẽ phải làm những gì?

Câu hỏi này để đánh giá xem bạn có đang hiểu đúng về công việc bạn sẽ làm.

Gợi ý trả lời: Mô tả chi tiết các công việc của một nhân viên mua hàng quốc tế theo mục 1.2 “Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng quốc tế” đã đề cập tới ở trên. Thực hiện tất cả các việc từ: Lập kế hoạch thu mua, tìm kiếm nhà cung cấp,... tới khi hàng hóa đã về kho.

- Câu hỏi 4: Bạn tìm kiếm nhà cung cấp bằng những cách nào?

Gợi ý trả lời: Hãy liệt kê cách kênh để tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, chất lượng nhất như:

+ Tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên thông tin sản phẩm, từ đó tìm trên các công cụ tìm kiếm, kết hợp sử dụng nhiều từ khóa tìm kiếm khác nhau như “bán buôn”, “bán buôn bán phá giá”, “xưởng sản xuất”, … cùng với ngành hàng, sản phẩm của công ty bạn đang làm.

+ Tìm trên các website chuyên sỉ nước ngoài, ví dụ: Taobao, Amazon, eBay, Etsy, …

+ Tìm qua danh mục các nhà cung cấp trực tuyến, ví dụ: ThomasNet , Maker’s Row, MFG , Kompass…

+ Thông qua hội chợ, triển lãm và tạp chí thương mại để tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài: luôn cập nhật thông tin về các sự kiện hội chợ, triển lãm về ngành hàng của bạn.

+ Tận dụng nguồn hàng qua giới thiệu, qua mạng lưới quan hệ cá nhân.

- Câu hỏi 5: Làm sao bạn biết được giá sản phẩm của nhà cung cấp hợp lý hay không?

Gợi ý: Để biết giá sản phẩm của nhà cung cấp có hợp lý hay không, tôi thường phân tích dựa trên các yếu tố sau:

So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để nắm được mặt bằng giá chung trên thị trường hiện tại.

Nghiên cứu giá thị trường qua các trang thương mại điện tử và báo cáo giá cả từ các nhà cung cấp, nếu có sẽ chênh lệch nhau một chút, nếu bên nào báo giá chênh lệch hơn nhiều, cần xem xét họ có những ưu điểm nào hơn (về chất lượng, chính sách hỗ trợ,...) để cân đối.

Phân tích cấu trúc giá (chi phí nguyên vật liệu, sản xuất, vận chuyển…) để xem giá có hợp lý không.

Xem xét lịch sử giá đã mua ở các thời điểm trước với trường hợp đã từng mua sản phẩm đó trước đây.

Đối chiếu, tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp hoặc chuyên gia trong ngành để đảm bảo đánh mức giá phù hợp, chính xác.

>> Xem thêm: Khóa học mua hàng quốc tế chuyên sâu

2.3 Nhóm câu hỏi về kỹ năng, tình huống thực tế

- Câu hỏi 6: Tiêu chí nào để bạn đánh giá đó là nhà cung cấp tiềm năng của bạn?

Gợi ý: Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các câu hỏi:

• Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
• Đâu là nhà cung cấp có tổng số điểm đánh giá cao nhất (về giá cảm chất lượng, tiến độ giao hàng, quy mô công ty, chính sách hỗ trợ, hậu mãi…)?
• Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt
  nhất?
• Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn? Vì sao?

- Câu hỏi 7: Hãy kể về một tình huống khó khăn trong công việc thu mua và cách bạn giải quyết?

Gợi ý: Lựa chọn một tình huống cụ thể, nổi bật nhất trong khi làm việc của mình, mô tả ngắn gọn vấn đề, các bước đã thực hiện để giải quyết và kết quả đạt được, nhấn mạnh vào kỹ năng giải quyết vấn đề và bạn đã học hỏi được những gì từ kinh nghiệm đó.

Ví dụ: “Khi nhập khẩu nguyên liệu từ Indonesia về Việt Nam, lô hàng được bên nhà cung cấp thông báo sẽ bị giao trễ hẹn do nhà cung cấp gặp vướng mắc trong quá trình sản xuất. Tôi đã ngay lập tức liên hệ với nhà cung cấp dự phòng để đàm phán, mua nguyên vật liệu ở nhà cung cấp dự phòng đó thay thế để không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của công ty.

Khi tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp tôi luôn chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, tốt nhất, nhưng vẫn dự phòng 1-2 nhà cung cấp có thể thay thế khi có những rủi ro xảy ra. Nhờ đó, công ty vẫn kịp tiến độ, đủ nguyên liệu sản xuất để giao hàng cho khách hàng.

2.4 Nhóm câu hỏi về thái độ với công việc và định hướng nghề nghiệp

Câu hỏi 8: Theo bạn, kỹ năng nào cần thiết đối với nhân viên thu mua? Tầm quan trọng của sự cẩn thận trong công việc mua hàng như thế nào?

Gợi ý trả lời: Theo tôi, nhân viên thu mua cần có các kỹ năng sau:

+ Đàm phán và thương lượng để đạt giá tốt và điều kiện mua hàng có lợi.

+ Kỹ năng tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng và uy tín.

+ Kỹ năng quản lý đơn hàng và thời gian để đảm bảo hàng hóa được nhận đúng hạn, tránh gián đoạn sản xuất.

+ Giải quyết vấn đề nhanh chóng khi phát sinh sự cố như giao hàng chậm hoặc hàng lỗi.

Sự cẩn thận trong công việc mua hàng rất quan trọng giúp cho tôi tránh những sai sót về hợp đồng và chứng từ giúp ngăn ngừa tranh chấp pháp lý.

Việc rà soát kỹ càng các khâu sẽ đảm bảo chất lượng hàng hóa phù hợp nhất với yêu cầu công ty, giảm thiểu rủi ro tài chính và chi phí phát sinh.

Ví dụ: Khi làm việc với một nhà cung cấp bên Hàn Quốc, tôi đã rà soát tỉ mỉ và phát hiện sự khác biệt trong điều kiện thanh toán giữa hợp đồng và hóa đơn. Nếu không cẩn thận kiểm tra, công ty có thể bị mất thêm phí chuyển đổi ngoại tệ. Tôi đã làm việc lại với nhà cung cấp và yêu cầu sửa đổi, giúp công ty tiết kiệm được chi phí phát sinh.

- Câu hỏi 9: Bạn có kế hoạch phát triển bản thân trong lĩnh vực thu mua như thế nào trong 5 năm tới?

Gợi ý: Trả lời với thái độ cầu tiến, chia sẻ về những dự định sắp tới của bạn về việc cập nhật kiến thức mới, nâng cao kiến thức chuyên môn về mua hàng quốc tế bằng cách tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu, các buổi workshop, hội thảo về tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, kết nối với những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, nói về mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai ngắn hạn và trong 5 năm tiếp theo: trở thành chuyên viên mua hàng xuất sắc, phát triển lên trưởng phòng mua hàng.

- Câu hỏi 10: Bạn mong muốn gì ở công ty chúng tôi nếu bạn được nhận vào làm vị trí thu mua?

Gợi ý: Trả lời với thái độ đầy thiện trí, muốn có cơ hội và gắn bó lâu dài với công ty.

Nếu được nhận vào vị trí thu mua tại công ty, tôi mong muốn: Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và học hỏi từ đồng nghiệp giàu kinh nghiệm. Được trao quyền chủ động trong công việc để tối ưu chi phí mua hàng. Từ đó phát triển sự nghiệp và gắn bó lâu dài với công ty mình.

- Câu hỏi 11: Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?

Gợi ý: Hãy trả lời với sự hào hứng muốn được gia nhập vào công ty vị trí nhân viên mua hàng, mong muốn được hòa nhập, đồng hành cùng phát triển công ty.

Ví dụ: Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn. Tôi có một số câu hỏi muốn tìm hiểu thêm về công ty mình như:

Công ty đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thu mua dựa trên tiêu chí nào?

Những thách thức lớn nhất mà phòng thu mua đang đối mặt là gì và công ty kỳ vọng nhân viên mới sẽ đóng góp ra sao?

Công ty có chính sách đào tạo hoặc phát triển kỹ năng cho nhân viên thu mua không?...

Hãy tìm hiểu thật kỹ lưỡng về công ty, sản phẩm của công ty mà bạn sẽ đi phỏng vấn vị trí nhân viên thu mua, chuẩn bị những kiến thức chuyên ngành về mua hàng quốc tế, những câu hỏi phỏng vấn thường gặp để bạn tự tin phỏng vấn. Khi phỏng vấn hãy luôn giữ thái độ cởi mở, thái độ chuyên nghiệp, cầu tiến trong công việc sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt nhất đối với nhà tuyển dụng.

Trên đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã cung cấp chi tiết tới bạn 10+ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua và gợi ý cách trả lời ấn tượng nhất. Hy vọng đã giúp bạn chuẩn bị hành trang kỹ càng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, dễ dàng vượt qua vòng phỏng vấn, trúng tuyển vào công ty bạn mong muốn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM