Cách Đánh Giá Lại Nhà Cung Cấp Định Kỳ Trong Doanh Nghiệp

Trong kinh doanh, nhà cung cấp là mắt xích quan trọng quyết định chất lượng và tiến độ sản phẩm, dịch vụ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn về cách đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí và đảm bảo chuỗi cung ứng bền vững.

>>>> Xem thêm: Cách Lập Kế Hoạch Mua Hàng Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp

1. Vì sao cần đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ?

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp không chỉ cần sản phẩm, dịch vụ chất lượng mà còn cần chuỗi cung ứng ổn định, minh bạch và linh hoạt. Một nhà cung cấp từng đáp ứng tốt ở thời điểm ký hợp đồng chưa chắc đã duy trì phong độ trong suốt quá trình hợp tác. Chính vì vậy, việc đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Đảm bảo chi phí hợp lý và hiệu quả.

Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc chọn lọc đối tác tốt nhất.

2. Khái niệm đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ

Đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ là quá trình doanh nghiệp tiến hành rà soát, phân tích và đo lường năng lực của các nhà cung cấp theo chu kỳ (hàng quý, hàng năm hoặc theo giai đoạn hợp đồng).

Khác với việc đánh giá ban đầu trước khi hợp tác, hoạt động này tập trung vào:

Hiệu quả thực tế trong quá trình cung cấp.

Mức độ tuân thủ hợp đồng và cam kết dịch vụ.

Khả năng cải thiện, đổi mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

3. Tại sao cần đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ?

3.1. Kiểm soát chất lượng

Thực tế cho thấy có những nhà cung cấp ban đầu giao hàng rất đúng hạn, sản phẩm đạt chuẩn, nhưng sau một thời gian lại xảy ra tình trạng chậm tiến độ, chất lượng không ổn định. Việc đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và kịp thời điều chỉnh.

3.2. Tối ưu chi phí

Giá nguyên vật liệu, dịch vụ có thể biến động. Một nhà cung cấp không điều chỉnh theo xu hướng thị trường hoặc đưa ra chi phí quá cao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp.

3.3. Đáp ứng quy định và tiêu chuẩn

Nhiều ngành nghề yêu cầu chứng nhận an toàn, môi trường, xã hội (ví dụ: ISO, ESG, tuân thủ pháp luật). Đánh giá định kỳ giúp đảm bảo nhà cung cấp vẫn duy trì đủ điều kiện hợp pháp.

3.4. Củng cố quan hệ đối tác

Đánh giá không chỉ là “chấm điểm”, mà còn là cơ hội trao đổi hai chiều, giúp doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng cải thiện, hợp tác bền vững.

4. Quy trình đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ

4.1. Xác định tiêu chí đánh giá

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí cụ thể, rõ ràng. Một số tiêu chí phổ biến:

Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: độ bền, tính chính xác, tỉ lệ lỗi.

Thời gian giao hàng: đúng hẹn, linh hoạt xử lý đơn gấp.

Chi phí và chính sách giá: minh bạch, cạnh tranh, điều chỉnh hợp lý.

Dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kỹ thuật: khả năng phản hồi, xử lý sự cố.

Uy tín và tuân thủ pháp luật: hồ sơ pháp lý, cam kết về môi trường – xã hội.

Năng lực đổi mới: khả năng áp dụng công nghệ, cải tiến quy trình.

Doanh nghiệp có thể chấm điểm theo thang (ví dụ 1 – 5 điểm) để dễ so sánh.

4.2. Thu thập dữ liệu

Nguồn dữ liệu có thể từ:

Báo cáo giao hàng, tỷ lệ hàng lỗi.

Hóa đơn, hợp đồng, lịch sử thanh toán.

Phản hồi của các phòng ban nội bộ (mua hàng, sản xuất, kế toán).

Ý kiến khách hàng cuối cùng (nếu nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm bán ra).

4.3. Phân tích và so sánh

Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp tổng hợp và phân tích:

So sánh với tiêu chuẩn đã đặt ra.

So sánh với các nhà cung cấp khác.

Đánh giá xu hướng thay đổi (tốt lên hay giảm sút theo thời gian).

4.4. Xếp hạng và đưa ra quyết định

Nhóm A: Nhà cung cấp xuất sắc – tiếp tục hợp tác, có thể tăng đơn hàng.

Nhóm B: Nhà cung cấp đạt yêu cầu – duy trì hợp tác, cần cải thiện một số điểm.

Nhóm C: Nhà cung cấp yếu kém – xem xét thay thế hoặc cắt giảm hợp đồng.

4.5. Trao đổi và cải thiện

Thay vì chỉ gửi báo cáo, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi họp, trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp. Điều này vừa minh bạch, vừa thể hiện tinh thần hợp tác để cùng phát triển.

5. Các phương pháp đánh giá lại nhà cung cấp

5.1. Đánh giá qua KPI

Doanh nghiệp thiết lập bộ KPI cho nhà cung cấp (ví dụ: tỷ lệ giao hàng đúng hạn > 95%, hàng lỗi < 2%). Mỗi kỳ sẽ dựa trên KPI này để đo lường.

5.2. Khảo sát nội bộ

Thu thập ý kiến từ các bộ phận trực tiếp làm việc với nhà cung cấp để có góc nhìn thực tế và khách quan.

5.3. Audit trực tiếp

Doanh nghiệp cử đội ngũ đến kiểm tra quy trình sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp. Đây là cách hiệu quả trong ngành sản xuất, xây dựng, yêu cầu kỹ thuật cao.

5.4. So sánh thị trường

Theo dõi giá và dịch vụ từ các đối thủ khác để biết nhà cung cấp hiện tại còn đủ cạnh tranh hay không.

6. Những sai lầm thường gặp khi đánh giá lại nhà cung cấp

Đánh giá chỉ dựa trên giá cả: Bỏ qua chất lượng, dịch vụ sẽ dẫn đến rủi ro dài hạn.

Thiếu tiêu chí rõ ràng: Đánh giá cảm tính, không có số liệu cụ thể.

Không tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan: Dễ dẫn đến đánh giá phiến diện.

Chỉ đánh giá một lần/năm: Không kịp thời phát hiện thay đổi trong quá trình cung ứng.

7. Kinh nghiệm để đánh giá hiệu quả hơn

Đặt lịch định kỳ rõ ràng: Ví dụ hàng quý, 6 tháng hoặc theo hợp đồng.

Chuẩn hóa biểu mẫu đánh giá: Dùng Excel, phần mềm ERP, hoặc hệ thống quản lý nhà cung cấp (SRM).

Kết hợp nhiều phương pháp: Vừa KPI, vừa khảo sát, vừa audit.

Minh bạch với nhà cung cấp: Chia sẻ tiêu chí ngay từ đầu để họ chủ động cải thiện.

Luôn có phương án thay thế: Tránh phụ thuộc 100% vào một đối tác.

8. Lợi ích dài hạn của việc đánh giá định kỳ

Ổn định chuỗi cung ứng: Giảm rủi ro gián đoạn sản xuất.

Tối ưu chi phí vận hành: Chọn được đối tác chi phí – chất lượng tốt nhất.

Gia tăng uy tín doanh nghiệp: Đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng luôn đạt chuẩn.

Phát triển bền vững: Doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng nâng cao năng lực, đáp ứng tiêu chuẩn toàn cầu.

Như vậy, đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ không chỉ là hoạt động kiểm soát nội bộ, mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Một quy trình đánh giá khoa học, minh bạch và công bằng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được đối tác tốt nhất, xây dựng chuỗi cung ứng bền vững và sẵn sàng thích ứng với mọi biến động thị trường.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình chuẩn, hãy bắt đầu từ việc thiết lập bộ tiêu chí cơ bản, áp dụng thử trong 6 tháng và điều chỉnh dần. Kinh nghiệm cho thấy, doanh nghiệp nào quản trị tốt nhà cung cấp, doanh nghiệp đó luôn vững vàng trước biến động.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM