Cách Lập Kế Hoạch Mua Hàng Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và chuỗi cung ứng quốc tế ngày càng phổ biến, việc lập một kế hoạch mua hàng quốc tế bài bản giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí, giảm rủi ro và đảm bảo nguồn cung ổn định. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để bạn biết cách lập kế hoạch mua hàng quốc tế cho doanh nghiệp hiệu quả — từ xác định nhu cầu đến quản lý rủi ro.

>>>> Xem thêm: Sai Sót Khi Kiểm Tra Nhu Cầu Đặt Hàng Và Cách Khắc Phục

1. Hiểu bản chất mua hàng quốc tế & vai trò kế hoạch

1.1. Mua hàng quốc tế là gì?

Mua hàng quốc tế là quá trình doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu, sản phẩm hay dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài qua biên giới quốc gia, chịu tác động của yếu tố như vận tải quốc tế, thuế nhập khẩu, quy định pháp lý, hải quan…
kienthucxuatnhapkhau

1.2. Vai trò của kế hoạch mua hàng quốc tế

Giúp doanh nghiệp dự báo được nhu cầu nhập khẩu, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho lớn không cần thiết.

Cho phép chuẩn hoá quy trình, giảm lãng phí trong tìm kiếm, đàm phán, kiểm tra và vận chuyển.

Tạo cơ hội đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp (vì doanh nghiệp có định hướng rõ ràng).

Giảm rủi ro từ biến động tỷ giá, chi phí vận chuyển, thay đổi quy định hải quan.

Hỗ trợ việc quản lý hiệu quả nhiều đối tác, nhiều đơn hàng quốc tế cùng lúc.

2. Các bước lập kế hoạch mua hàng quốc tế

Bước 1: Xác định nhu cầu nhập khẩu

Thu thập nhu cầu từ các phòng ban (sản xuất, bán hàng, R&D…) — về loại hàng hoá, số lượng, chất lượng, chủng loại, tiêu chuẩn.

Dự báo xu hướng thị trường, lượng tiêu thụ trong kỳ tới để tránh đặt hàng quá dư hay thiếu hụt.

Phân loại hàng nhập khẩu theo mức độ ưu tiên (khẩn cấp / định kỳ / dự phòng).

Ở bước này doanh nghiệp cần làm rõ thời điểm mong muốn có hàng, nguồn vốn dành cho nhập khẩu, và mức chấp nhận sai số khi dự báo.

Bước 2: Lập ngân sách và dự toán chi phí

Liệt kê các thành phần chi phí:

• Giá FOB / EXW / CIF / CIP… từ nhà cung cấp
• Chi phí vận chuyển quốc tế (cước tàu, cước hàng không, phụ phí)
• Chi phí bảo hiểm, kiểm định, đóng gói, lưu kho chuyển tiếp
• Thuế nhập khẩu, VAT, lệ phí hải quan, chi phí làm giấy tờ
• Chi phí phát sinh, rủi ro biến động giá nhiên liệu, phí bến cảng

Dự trù nguồn vốn, xác định hạn mức chi mua hàng quốc tế, kế hoạch trả tiền (cash flow).

Dự phòng một tỷ lệ % nhất định cho phát sinh không lường trước (như chậm trễ, đổi đơn hàng…).

Bước 3: Nghiên cứu & lựa chọn nhà cung cấp quốc tế

Tìm nguồn cung qua các kênh: triển lãm quốc tế, nền tảng B2B (Alibaba, Global Sources…), hội nghị ngành, kết nối qua tham tán thương mại.

Yêu cầu nhà cung cấp gửi hồ sơ năng lực, chứng nhận chất lượng, thông số kỹ thuật mẫu hàng.

Yêu cầu ít nhất 2–3 báo giá để so sánh về giá, điều khoản giao hàng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán.

Đánh giá rủi ro từ quốc gia nhà cung cấp: ổn định chính trị, hạ tầng vận tải, quy định xuất nhập khẩu, chất lượng quốc gia.

Thẩm tra thực tế (nếu có thể): audit xưởng, kiểm tra quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng mẫu.

Bước 4: So sánh & đàm phán điều khoản hợp đồng

So sánh chi tiết các báo giá: giá gốc + chi phí vận chuyển + chi phí nhập khẩu + thời gian giao hàng.

Đàm phán các điều kiện Incoterms (FOB, CIF, DAP, DDP…) để phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Thỏa thuận điều khoản thanh toán (L/C, T/T, TT in advance, D/P, D/A…) sao cho cân đối rủi ro và lợi ích.

Cam kết về thời gian giao hàng, trách nhiệm về chất lượng, bảo hành, chi phí sửa hàng lỗi, hỗ trợ sau nhập khẩu.

Ký hợp đồng ngoại thương rõ ràng: mô tả hàng hoá, số lượng, thời gian giao, phương thức thanh toán, điều khoản xử lý tranh chấp, điều kiện bất khả kháng.

Bước 5: Theo dõi & quản lý đơn hàng

Theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng từ phía nhà cung cấp — có điểm kiểm soát trung gian (milestones).

Yêu cầu báo cáo định kỳ, hình ảnh tiến độ, thông tin thay đổi nếu có.

Kiểm tra chất lượng đầu vào hoặc mẫu trung gian trước khi hàng cuối lô được chuyển.

Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu (invoice, packing list, CE/CO nếu có, giấy chứng nhận, giấy phép nhập khẩu nếu mặt hàng yêu cầu).

Bước 6: Nhận hàng, kiểm tra & thanh toán

Khi hàng tới cảng/ cửa khẩu nội địa, tiến hành thủ tục thông quan, trả thuế, nhận lô hàng.

Kiểm tra thực tế: số lượng, mẫu mã, chất lượng, đóng gói. So sánh với hợp đồng & mẫu đã duyệt.

Ghi nhận sai lệch, khiếu nại nếu hàng bị lỗi hoặc thiếu, phối hợp nhà cung cấp sửa chữa/ đổi trả nếu có điều khoản HĐ.

Thanh toán theo điều khoản hợp đồng sau khi đã nghiệm thu hoặc theo các mốc thanh toán thỏa thuận.

Lưu trữ hồ sơ chứng từ nhập khẩu để làm căn cứ kiểm tra, thuế và đối chiếu sau này.

Bước 7: Đánh giá kết quả & cải thiện

So sánh thực tế với dự toán: chi phí thực tế vs chi phí dự kiến, tốc độ giao hàng, chất lượng hàng nhận.

Thu thập phản hồi từ các bộ phận nội bộ (sản xuất, kho, bán hàng) về mức độ phù hợp.

Xếp loại nhà cung cấp (tốt – đủ – cần cải thiện) dựa trên đánh giá định kỳ.

Rút kinh nghiệm cho lần nhập tiếp: điều chỉnh dự toán, cải thiện kênh lựa chọn nhà cung cấp, tối ưu điều khoản hợp đồng, quản lý rủi ro tốt hơn.

3. Những lưu ý quan trọng & mẹo thực tế

3.1. Quản lý rủi ro

Theo dõi biến động tỷ giá ngoại tệ — cân nhắc dùng công cụ hedging nếu giá trị đơn hàng lớn.

Chọn Incoterms phù hợp để phân chia trách nhiệm về vận chuyển, bảo hiểm, rủi ro hư hỏng.

Dự phòng nhà cung cấp thay thế để tránh phụ thuộc một nguồn duy nhất.

Theo dõi quy định pháp lý & hải quan ở cả hai bên nhập – xuất, cập nhật chính sách mới.

Lên kịch bản ứng phó với chậm giao hàng, lỗi chất lượng, biến động vận tải (ví dụ đóng kho trung gian, đổi tàu).

3.2. Thời điểm đặt hàng & tồn kho thông minh

Ưu tiên đặt hàng sớm với các mặt hàng có thời gian sản xuất/giao hàng dài.

Tận dụng mùa thấp điểm để nhập trước nếu chi phí vận chuyển rẻ hơn và không ảnh hưởng quá lớn đến vốn lưu động.

Xác định mức tồn tối thiểu & mức tồn tối đa để tránh tồn kho quá lâu ảnh hưởng dòng vốn.

3.3. Sử dụng công cụ & phần mềm hỗ trợ

Dùng phần mềm quản lý mua hàng, hệ thống ERP, hệ thống SRM (Supplier Relationship Management) để theo dõi đơn hàng, báo giá, hợp đồng, lịch sử nhà cung cấp.

Sử dụng công cụ so sánh giá tự động, công cụ theo dõi giá quốc tế, chi phí vận tải.

Ứng dụng công nghệ số để giao tiếp, cập nhật tiến độ, nhận báo cáo từ nhà cung cấp nhanh chóng.

3.4. Phối hợp khéo giữa các phòng ban

Mua hàng phải phối hợp chặt với sản xuất, kế hoạch, kho, kế toán để hiểu rõ nhu cầu, khả năng lưu kho, dòng vốn và xử lý phát sinh.

Tạo kênh phản hồi từ các bộ phận sử dụng hàng nhập khẩu để có đánh giá thực tế về chất lượng, công dụng.

Giao tiếp minh bạch với nhà cung cấp: công bố kế hoạch, mục tiêu dài hạn để nhà cung cấp chủ động sắp xếp nguồn lực.

Như vậy, Lập kế hoạch mua hàng quốc tế là cam kết chiến lược, không đơn thuần là công việc hậu cần. Một kế hoạch chi tiết, linh hoạt và có sự phối hợp chặt giữa các bộ phận sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó biến động quốc tế, tối ưu chi phí và nguồn lực.

Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị mở rộng hoạt động nhập khẩu hoặc mới bước vào lĩnh vực mua hàng quốc tế, hãy bắt đầu bằng việc xây dựng một kế hoạch rõ ràng theo các bước trên — thực hiện kiểm tra & điều chỉnh sau mỗi lần nhập để hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM