Cách In Tờ Khai Hải Quan Đúng Định Dạng

Mặc dù thủ tục hải quan hiện nay đã được thực hiện hoàn toàn điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, nhưng trong nhiều tình huống thực tế doanh nghiệp vẫn cần in tờ khai hải quan đúng định dạng để lưu hồ sơ, làm việc với ngân hàng hoặc xuất trình khi đối tác yêu cầu.

Việc in sai định dạng có thể khiến chứng từ bị từ chối, gây chậm trễ trong giao dịch.

Bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách in tờ khai hải quan chuẩn, đảm bảo chứng từ giấy đầy đủ và hợp lệ khi cần sử dụng.

1. Tầm quan trọng của việc in tờ khai hải quan đúng định dạng

Trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan không đơn thuần là tờ giấy ghi nhận thông tin hàng hóa. Đây được xem là “chứng minh thư” của một lô hàng, là chứng từ pháp lý cốt lõi phản ánh toàn bộ quá trình khai báo và chấp thuận của cơ quan hải quan. Do đó, việc sở hữu một bản in tờ khai hải quan đúng định dạng, hợp lệ mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng, tác động trực tiếp đến nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.

Giá trị pháp lý và cơ sở hạch toán kế toán

Sau khi lô hàng được thông quan, bản in tờ khai hải quan trở thành một trong những chứng từ gốc có giá trị pháp lý cao nhất trong bộ hồ sơ. Vai trò của tài liệu này thể hiện rõ qua các nghiệp vụ sau:

Hạch toán kế toán: Đây là cơ sở không thể thay thế để bộ phận kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho, các khoản thuế phải nộp (thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt...) và các chi phí liên quan. Mọi số liệu trên tờ khai đều phải khớp với hóa đơn thương mại và các chứng từ khác để đảm bảo tính minh bạch, chính xác của sổ sách kế toán.

Thủ tục hoàn thuế GTGT: Đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc các trường hợp được hoàn thuế khác, tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ đề nghị hoàn thuế. Cơ quan thuế sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai với hệ thống của cơ quan hải quan để xác minh tính hợp lệ của yêu cầu.

Kiểm tra sau thông quan: Khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp, bộ hồ sơ hải quan hoàn chỉnh, trong đó có bản in tờ khai hợp lệ, là yêu cầu tiên quyết. Một bản in rõ ràng, đúng chuẩn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Cơ sở làm việc với các bên liên quan

Bản in tờ khai hải quan không chỉ phục vụ mục đích nội bộ mà còn là chứng từ quan trọng khi làm việc với các đối tác và cơ quan bên ngoài:

Ngân hàng: Trong các giao dịch thanh toán quốc tế như Tín dụng thư (L/C) hoặc Chuyển tiền bằng điện (T/T), ngân hàng thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bản sao tờ khai hải quan đã thông quan để hoàn tất thủ tục thanh toán, giải tỏa bảo lãnh.

Hãng vận tải và kho hàng: Để nhận hàng tại cảng biển hoặc kho hàng không (CFS), doanh nghiệp cần xuất trình Lệnh giao hàng (D/O) cùng với tờ khai hải quan đã được thông quan và đóng thuế đầy đủ.

Cơ quan chuyên ngành: Đối với các mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bản in tờ khai là tài liệu cần thiết để làm thủ tục kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy...

Nghĩa vụ lưu trữ chứng từ theo quy định

Pháp luật Việt Nam có quy định rất rõ ràng về việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải bảo quản và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ hải quan cho mỗi lô hàng.

Trích dẫn: Theo Khoản 5 Điều 1 của Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 11 của Thông tư 38/2015/TT-BTC), người khai hải quan phải lưu trữ hồ sơ hải quan trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Hồ sơ này bao gồm tờ khai hải quan điện tử và các chứng từ khác thuộc hồ sơ hải quan. Việc in và lưu trữ bản cứng giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và đối chiếu khi cần thiết.

2. Quy định hiện hành về việc sử dụng và in tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan điện tử có cần phải in không?

Về nguyên tắc, kể từ khi hệ thống VNACCS/VCIS được triển khai, dữ liệu trên hệ thống điện tử của cơ quan hải quan được xem là dữ liệu gốc và có giá trị pháp lý đầy đủ. Tuy nhiên, thực tế yêu cầu một cách tiếp cận linh hoạt hơn:

Về phía cơ quan hải quan: Người khai hải quan không bắt buộc phải in và nộp tờ khai giấy khi làm thủ tục tại chi cục. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra thông tin trực tiếp trên hệ thống.

Trích dẫn: Điều 3 của Thông tư 39/2018/TT-BTC đã nêu rõ, người khai hải quan không phải nộp tờ khai hải quan giấy khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (trừ một số trường hợp đặc biệt như hàng miễn thuế, hàng quản lý bằng hồ sơ giấy...).

Về phía doanh nghiệp và các bên thứ ba: Bản in tờ khai hải quan là chứng từ không thể thiếu cho các nghiệp vụ kế toán, thanh toán ngân hàng, và làm việc với các đối tác.

Do đó, câu trả lời thực tế là: Việc in tờ khai hải quan là cần thiết và gần như bắt buộc để phục vụ các hoạt động nghiệp vụ sau thông quan.

Thế nào là một bản in tờ khai hải quan hợp lệ?

Không phải bất kỳ bản in nào có chứa thông tin tờ khai đều được coi là hợp lệ. Một bản in chuẩn mực, được chấp nhận rộng rãi phải là bản được xuất ra trực tiếp từ chức năng in của phần mềm khai báo hải quan (ví dụ: ECUS (Thái Sơn), FPT...) sau khi tờ khai đã được cấp số và thông quan.

Một bản in hợp lệ phải thể hiện đầy đủ các tiêu chí sau:

• Thông tin định danh: Số tờ khai, ngày đăng ký, mã loại hình, tên chi cục hải quan.
• Thông tin người xuất/nhập khẩu: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
• Kết quả phân luồng: Thể hiện rõ kết quả phân luồng cuối cùng (Luồng Xanh, Luồng Vàng, hoặc Luồng Đỏ).
• Mã vạch của cơ quan hải quan: Đây là yếu tố quan trọng nhất, là dấu hiệu nhận biết một bản in hợp lệ. Mã vạch này chứa thông tin đã được mã hóa của tờ khai, giúp xác thực nhanh chóng và chính xác.
• Xác nhận thông quan: Phải có dòng chữ ghi nhận trạng thái thông quan và ngày giờ được hệ thống ghi nhận. Ví dụ: "Thông quan" hoặc "Hàng hóa đã được thông quan".
• Định dạng chuẩn: Toàn bộ thông tin được trình bày gọn gàng, đúng khuôn mẫu quy định của Tổng cục Hải quan, không bị xô lệch, mất chữ.

Các hình thức như chụp ảnh màn hình (screenshot) rồi in ra, hoặc sao chép thông tin từ phần mềm sang Word/Excel để tự định dạng đều hoàn toàn không hợp lệ và sẽ bị từ chối khi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế và các bên liên quan khác.

>>>>> Xem thêm: 

• EPE Là Gì? Toàn Cảnh Về Doanh Nghiệp Chế Xuất Tại Việt Nam
• Logistics xanh là gì
• Những Lỗi Phổ Biến Khi Lập Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
• GATT Là Gì? Vai Trò Của GATT Trong Thương Mại Quốc Tế

3. Hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai hải quan (Ví dụ trên phần mềm ECUS5)

Đây là nội dung trọng tâm, hướng dẫn từng bước cụ thể để bạn có thể tự tin thực hiện nghiệp vụ. Chúng tôi sẽ minh họa dựa trên phần mềm khai báo hải quan phổ biến ECUS5 của Công ty Thái Sơn. Quy trình trên các phần mềm khác (FPT, Softech…) về cơ bản cũng tương tự.

Bước 1: Đăng nhập và tìm tờ khai cần in

Khởi động phần mềm ECUS5.

Từ giao diện chính, bạn tìm đến mục "Tờ khai hải quan" trên thanh menu, sau đó chọn "Doanh nghiệp đăng ký tờ khai".. Một cửa sổ danh sách tờ khai sẽ hiện ra.

Sử dụng bộ lọc để tìm nhanh bằng tiêu chí:

• Số tờ khai nếu nhớ chính xác.
• Ngày đăng ký hoặc một khoảng thời gian.
• Trạng thái tờ khai: chọn Đã thông quan để chỉ hiện các tờ khai đã hoàn tất thủ tục.

Bước 2: Lấy kết quả xử lý và thông tin tờ khai

Đây là bước quan trọng, nhiều người thường bỏ qua khiến bản in bị thiếu thông tin. Trước khi in, cần đảm bảo rằng phần mềm trên máy tính đã cập nhật trạng thái mới nhất của tờ khai từ hệ thống của Cục Hải quan.

Chọn tờ khai: Nhấn chuột để chọn (bôi đen) đúng dòng tờ khai bạn muốn in trong danh sách.

Nhấn nút Lấy kết quả phân luồng/phản hồi từ HQ.

Phần mềm sẽ kết nối với hệ thống Hải quan và cập nhật trạng thái cuối cùng (kết quả phân luồng, thông báo nộp thuế, quyết định thông quan…). Quá trình này chỉ mất vài giây.

Bước 3: Thực hiện lệnh in và chọn mẫu in

Sau khi có kết quả thông quan, bạn tiến hành lệnh in.

Chọn chức năng in: Vẫn ở tờ khai đã chọn, nhấn biểu tượng máy in trên thanh công cụ hoặc chuột phải → In tờ khai.

Một hộp thoại mẫu in hiện ra. Đây là điểm quan trọng:

Phải chọn mẫu chuẩn: In tờ khai nhập khẩu/xuất khẩu (Quyết định thông quan). Mẫu này đầy đủ nhất, có cả mã vạch và xác nhận thông quan.

Không chọn nhầm các mẫu khác như In danh sách hàng hóa, In bản nháp… vì không có giá trị pháp lý sau thông quan.

Bước 4: Thiết lập máy in và xem trước (Print Preview)

Để đảm bảo bản in hoàn chỉnh, bạn cần kiểm tra cài đặt máy in:

- Chọn đúng máy in đang sử dụng.

- Thiết lập: Nhấn vào nút Properties hoặc Page Setup, và kiểm tra:

• Khổ giấy: A4
• Chiều giấy: Dọc (Portrait)

- Luôn dùng chức năng Print Preview (xem trước khi in). Thao tác này cho phép kiểm tra bố cục, chữ có bị tràn lề/mất dòng, mã vạch hiển thị đầy đủ hay không.

Bước 5: In và kiểm tra bản cứng

Sau khi nhấn Print, máy in sẽ xuất bản giấy. Hãy dành thời gian kiểm tra lại:

Mã vạch rõ nét, không bị đứt gãy.

Dòng chữ “THÔNG QUAN” và ngày giờ hiển thị đầy đủ.

Thông tin không bị mờ nhòe, mất chữ ở lề trang.

👉 Nếu mọi thứ đạt yêu cầu, nghiệp vụ in tờ khai đã hoàn tất.

Ghi chú: Tùy phiên bản phần mềm, giao diện hoặc tên nút có thể khác đôi chút, nhưng quy trình cơ bản vẫn không thay đổi.

Khám phá chương trình đào tạo khai báo hải quan tại Lê Ánh, được thiết kế với kiến thức thực tiễn, cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp học viên tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết tại đây: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-khai-bao-hai-quan.html

4. Các lỗi thường gặp khi in tờ khai và cách khắc phục

Trong quá trình in, một số lỗi kỹ thuật là điều khó tránh. Dưới đây là 4 lỗi phổ biến và cách xử lý:

Lỗi 1: Bản in không có mã vạch hoặc mã vạch hiển thị lỗi font

Biểu hiện: tại vị trí mã vạch chỉ hiện ký tự lạ, ô vuông, hoặc khoảng trắng.

Nguyên nhân: máy tính thiếu bộ font chữ chuyên dụng VNACCS.

Cách khắc phục:

• Cài đặt lại bộ font VNACCS.
• Liên hệ nhà cung cấp phần mềm (Thái Sơn, FPT…) để lấy file cài font.
• Hoặc tải trên website Tổng cục Hải quan/diễn đàn XNK uy tín.
• Sau khi cài font, khởi động lại phần mềm và in lại.

Lỗi 2: Tờ khai bị tràn lề, mất thông tin cạnh trang

Biểu hiện: nội dung bên phải hoặc dưới bị cắt mất.

Nguyên nhân: thiết lập khổ giấy hoặc lề không đúng.

Cách khắc phục:

• Vào cài đặt máy in (Properties) → chỉnh lại khổ giấy A4.
• Chọn chế độ Fit to Page hoặc Scale to Fit.
• Nếu chưa được, tăng khoảng cách margin thủ công.

Lỗi 3: In ra chỉ có thông tin khai báo, thiếu kết quả phân luồng/thông quan

Biểu hiện: có thông tin hàng hóa nhưng không có kết quả phân luồng, không có mã vạch.

Nguyên nhân: chưa thực hiện Bước 2 (lấy kết quả phản hồi từ HQ).

Cách khắc phục: quay lại Bước 2, lấy kết quả phân luồng, rồi in lại.

Lỗi 4: Máy in không hoạt động hoặc in ra giấy trắng

Biểu hiện: lệnh in gửi đi nhưng máy không in, hoặc chỉ in giấy trắng.

Nguyên nhân: lỗi kết nối cáp USB, máy hết mực, kẹt giấy, hoặc driver lỗi.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra dây cáp, nguồn điện, hộp mực, khay giấy.
• Thử khởi động lại máy in và máy tính.
• Gỡ và cài lại driver từ website chính hãng (HP, Canon, Brother…).

đã giúp bạn hiểu rõ về.

In tờ khai hải quan điện tử tuy chỉ là thao tác cuối trong quy trình khai báo nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện hồ sơ, đảm bảo tính pháp lý và tạo thuận lợi cho nghiệp vụ sau thông quan.

Hy vọng qua bài viết về Cách In Tờ Khai Hải Quan Đúng Định Dạng trên Xuất nhập khẩu Lê Ánh giúp bạn nắm vững được toàn bộ quy trình và các điểm cần lưu ý. Hãy luôn ghi nhớ 3 bước cốt lõi để có một bản in hoàn hảo: 1. Lấy kết quả phản hồi từ Hải quan -> 2. Chọn đúng mẫu "In Quyết định thông quan" -> 3. Luôn kiểm tra bản xem trước (Print Preview).

Việc tuân thủ đúng các bước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh được các rủi ro về định dạng.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan , Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, Khóa Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics, Khóa Học Tra Cứu Mã HS Và Tính Thuế Xuất Nhập Khẩu...hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM