Công Việc Của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế Là Gì?

Trong thương mại quốc tế, mỗi giao dịch xuất – nhập khẩu không chỉ là việc chuyển hàng hóa mà còn là quá trình luân chuyển tiền tệ giữa các quốc gia. Ở trung tâm của chuỗi giao dịch đó, Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế chính là người đảm bảo dòng tiền được luân chuyển an toàn, đúng quy định và đúng thời hạn. Vậy cụ thể Công việc của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế là gì, họ làm những gì mỗi ngày và cần trang bị kỹ năng ra sao để thành công trong lĩnh vực đầy tính chuyên môn này?

>>>>> Xem thêm: Các Vị Trí Công Việc Trong Ngành Xuất Nhập Khẩu

1. Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế là ai?

Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế là vị trí chuyên trách quản lý các phương thức thanh toán trong thương mại quốc tế giữa người mua – người bán – ngân hàng. Họ đảm bảo tiền về đúng hạn, chứng từ phù hợp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và thương mại. Trong ngân hàng, chuyên viên thanh toán quốc tế đứng giữa khách hàng doanh nghiệp và hệ thống ngân hàng đại lý; trong doanh nghiệp, họ là cầu nối giữa bộ phận bán hàng/mua hàng, kế toán, và ngân hàng để “tiền–hàng–chứng từ” khớp nhau.

Giá trị cốt lõi của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế:

• Biến điều khoản hợp đồng/Incoterms thành quy trình thanh toán an toàn.
• Dùng bộ tiêu chuẩn (UCP 600, ISBP) để soát sai sót chứng từ.
• Chọn phương thức thanh toán phù hợp để cân bằng rủi ro–chi phí–tốc độ.

2. Công việc hằng ngày của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế (trong ngân hàng & doanh nghiệp)

2.1 Trong ngân hàng thương mại

Tư vấn phương thức thanh toán: phân tích hồ sơ khách hàng, thị trường, rủi ro đối tác để tư vấn L/C sight, L/C usance/UPAS, nhờ thu (D/P, D/A) hay T/T trả trước/sau.

Mở – thông báo – sửa đổi L/C: rà soát đơn đề nghị mở L/C, soạn điều khoản (latest shipment, presentation period, UCP/ISBP áp dụng…), trao đổi với ngân hàng đối tác, phát hành/sửa đổi L/C trên hệ thống Swift.

Kiểm tra bộ chứng từ xuất trình: đối chiếu Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, chứng từ kiểm định, bảo hiểm… so với điều khoản L/C/nhờ thu; lập báo cáo sai biệt (discrepancy) nếu có.

Xử lý thanh toán & bù trừ: khi chứng từ “clean”, thực hiện thanh toán/chiết khấu; nếu “discrepant”, xin chấp nhận từ Applicant; theo dõi reimbursing bank/confirming bank.

Quản trị rủi ro & tuân thủ: kiểm tra cấm vận, KYC/AML, hạn mức tín dụng; ghi nhận, lưu trữ hồ sơ theo chuẩn nội bộ và pháp luật.

Chăm sóc khách hàng & báo cáo: hướng dẫn khách chuẩn bị chứng từ đúng chuẩn, giải thích phí, thông báo trạng thái, tổng hợp số liệu doanh số TTQT.

2.2 Trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu/logistics

Lập kế hoạch thanh toán theo hợp đồng: thống nhất Incoterms, điều kiện giao hàng, milestone thanh toán (đặt cọc/balance, sight/usance), dự trù dòng tiền và phí ngân hàng.

Làm việc với ngân hàng: chuẩn bị hồ sơ mở L/C/tu chỉnh L/C, nộp chứng từ nhờ thu, chuyển tiền T/T; theo dõi xác nhận swift MT.

Soát chứng từ trước xuất trình: phối hợp sales/logistics/doc để hạn chế sai sót (mô tả hàng, số lượng, ngày giao hàng, ký/đóng dấu, “shipper/consignee/notify” khớp).

Theo dõi tiền về – đối chiếu kế toán: check tài khoản, phí phát sinh; xử lý chậm trễ (overdue usance, discrepant handling).

Phối hợp vận tải & bảo hiểm: đảm bảo chứng từ vận tải, bảo hiểm, kiểm định phù hợp điều kiện thanh toán.

Làm báo cáo & cải tiến quy trình: tổng kết chi phí, thời gian quay vòng tiền, tỷ lệ sai biệt để cải thiện.

Như vậy, dù ở ngân hàng hay doanh nghiệp, Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế đều xoay quanh 3 trụ cột: Tư vấn – Soát xét – Thực thi thanh toán.

3. Phương thức thanh toán chính mà Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế xử lý

Tín dụng chứng từ (L/C):

L/C sight, usance, UPAS, transferable, back-to-back, standby…

Ưu điểm an toàn cao nếu chứng từ “clean”; phù hợp lô hàng mới, rủi ro quốc gia, trị giá lớn.

Nhờ thu chứng từ (D/P, D/A):

Ngân hàng thu hộ, rủi ro cao hơn L/C vì không cam kết thanh toán; phí thấp hơn.

Chuyển tiền T/T (advance/post-shipment):

Nhanh, chi phí thấp, rủi ro thuộc bên trả sau; dùng khi quan hệ tin cậy hoặc trị giá nhỏ.

Bảo lãnh ngân hàng, bao thanh toán xuất khẩu, chiết khấu chứng từ:

Công cụ bổ trợ để tối ưu dòng tiền và bảo vệ nghĩa vụ hợp đồng.

Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế phải nắm tiêu chuẩn UCP 600, ISBP và cách “dịch” điều khoản hợp đồng/Incoterms sang yêu cầu chứng từ cụ thể.

4. Kỹ năng & kiến thức cốt lõi của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế

Hiểu sâu chuẩn mực TTQT: UCP 600, ISBP, URR, URC, URDG (đối với bảo lãnh).

Incoterms 2020: điểm chuyển giao rủi ro, chứng từ bắt buộc theo từng điều kiện (FOB, CIF, CFR, DAP…).

Đọc – soát chứng từ: hóa đơn, packing list, vận đơn (B/L, AWB), C/O, chứng thư bảo hiểm/kiểm định; phát hiện sai sót thường gặp.

Tiếng Anh thương mại & email chuyên nghiệp: mô tả hàng, điều khoản thanh toán, giải thích discrepancy.

Phân tích rủi ro & đàm phán: cân bằng an toàn–chi phí–tốc độ; đề xuất phương án thanh toán có lợi.

Công cụ & hệ thống: Swift/EB, Excel (Pivot, XLOOKUP), ERP/Kế toán; quản trị dữ liệu chính xác.

Tư duy chi tiết – kỷ luật quy trình: chỉ một sai lệch nhỏ có thể khiến bộ chứng từ bị từ chối.

5. KPI & thước đo hiệu quả cho Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế

• Tỷ lệ bộ chứng từ “clean” ngay lần xuất trình đầu tiên.
• Thời gian hoàn tất giao dịch: từ nhận chứng từ đến giải ngân/nhận tiền.
• Tần suất lỗi – loại lỗi: sai mô tả, ngày tàu, số lượng, sai tên hàng/đơn vị tính, thiếu ký/đóng dấu.
• Chi phí tài chính & phí ngân hàng trên mỗi giao dịch (tối ưu hóa).
• Sự hài lòng của khách hàng nội bộ/khách hàng doanh nghiệp.
• KPI tốt phản ánh năng lực cốt lõi mà một Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế cần có: chính xác – nhanh – an toàn.

6. Quy trình mẫu: Từ mở L/C đến nhận tiền (góc nhìn thực hành)

• Đàm phán hợp đồng & Incoterms: chốt điều khoản thanh toán, yêu cầu chứng từ.
• Mở L/C & thông báo: người mua nộp hồ sơ, ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng thông báo chuyển cho người bán.
• Chuẩn bị hàng & chứng từ: người bán sản xuất/giao hàng, nhận vận đơn, làm C/O/bảo hiểm/kiểm định.
• Xuất trình bộ chứng từ: nộp cho ngân hàng chỉ định/đàm phán; kiểm tra “clean/discrepant”.
• Thanh toán/chiết khấu: nếu “clean” — thanh toán theo sight/usance; nếu “discrepant” — xin chấp nhận/thỏa thuận giảm trừ.
• Đối chiếu tiền về & lưu hồ sơ: kế toán hạch toán, TTQT lưu chứng từ, tổng kết chi phí & thời gian.

Ở mỗi bước, Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế đóng vai trò “nhạc trưởng chứng từ”, giữ cho dòng tiền trôi chảy.

7. Những sai sót thường gặp & cách phòng tránh

• Không khớp tên/địa chỉ, mô tả hàng quá khác biệt so với L/C/hợp đồng. → Dùng “mô tả chung” vừa đủ, đối chiếu từng ký tự.
• Ngày giao hàng, hạn xuất trình, thời gian hiệu lực bị lệch. → Lập checklist timeline, cài nhắc hạn.
• Sai số lượng/đơn vị tính/điều kiện giá. → Dùng bảng đối chiếu giữa Invoice – PL – B/L.
• Thiếu/nhầm ký, sai dấu hoặc thiếu chứng từ bắt buộc. → Quy trình 4 mắt, template chuẩn; tập huấn cho bộ phận chứng từ.
• Không đọc kỹ UCP/ISBP và điều khoản L/C đặc biệt. → Đọc toàn bộ L/C; gạch đầu dòng điều kiện “đinh”.

Một Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế giỏi luôn xây dựng bộ checklist và mẫu biểu chuẩn, giúp đội ngũ hạn chế sai phạm.

Công Việc Của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế Là Gì?

8. Nơi làm việc & con đường thăng tiến của Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế

Ngân hàng thương mại: phòng Trade Finance/TTQT; tuyến phát hành L/C, nhờ thu, bảo lãnh, chiết khấu.

Doanh nghiệp XNK/Logistics: phòng Kế toán – TTQT/Trade Finance, phối hợp sales – chứng từ – vận tải – ngân hàng.

Forwarder/hãng tàu: hỗ trợ khách hàng kiểm chứng từ, đề xuất phương thức thanh toán phù hợp.

Lộ trình nghề nghiệp:Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế (Officer) → Senior Officer → Supervisor/Team Lead → Trade Finance Manager → Head of Trade Finance/Corporate Banking (ngân hàng) hoặc Finance/Commercial Manager (doanh nghiệp).

Hướng phát triển ngang: tín dụng doanh nghiệp, quan hệ khách hàng, quản trị rủi ro, tư vấn xuất nhập khẩu.

9. Tố chất phù hợp với nghề Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế

• Tỉ mỉ và kỷ luật: đọc – soát – đối chiếu nhiều văn bản, số liệu.
• Bình tĩnh xử lý rủi ro: chậm tàu, thất lạc chứng từ, discrepant, chậm thanh toán.
• Giao tiếp rõ ràng: viết email chuẩn, trình bày logic, thuyết phục đối tác.
• Tinh thần học hỏi liên tục: cập nhật quy định ngân hàng, chuẩn mực quốc tế, Incoterms mới.
• Tư duy dịch vụ: cân lợi ích đôi bên, giải quyết vấn đề thay vì đẩy trách nhiệm.

10. Câu hỏi thường gặp về Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế

Hỏi: Người mới học gì để vào nghề Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế?
Đáp: Bắt đầu với UCP 600 – ISBP – Incoterms 2020, nắm các phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/P, D/A); luyện tiếng Anh thương mại và Excel.

Hỏi: Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế chỉ có ở ngân hàng không?
Đáp: Không. Doanh nghiệp XNK, forwarder, hãng tàu… đều cần nhân viên thanh toán quốc tế để làm việc với ngân hàng và soát chứng từ.

Hỏi: Nghề này áp lực không?
Đáp: Có deadline, rủi ro chứng từ và tiền hàng; bù lại, bạn phát triển tư duy tài chính–thương mại và có cơ hội thăng tiến rõ ràng.

Hỏi: L/C có phải lúc nào cũng an toàn nhất?
Đáp: L/C an toàn tương đối nếu chứng từ “clean” và ngân hàng uy tín. Tuy nhiên, chi phí cao và quy trình chặt chẽ; tùy rủi ro mà chọn phương thức phù hợp.

Hỏi: Cần kỹ năng mềm gì?
Đáp: Giao tiếp, đàm phán, quản lý thời gian, làm việc nhóm, tư duy giải pháp.

11. Mẫu JD rút gọn – Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế (Doanh nghiệp)

Nhiệm vụ chính:

• Tư vấn phương thức thanh toán phù hợp theo hợp đồng/Incoterms.
• Chuẩn bị hồ sơ mở/tu chỉnh L/C; theo dõi nhờ thu/T/T; đối chiếu Swift.
• Soát bộ chứng từ xuất/nhập; phối hợp logistics/chứng từ để hạn chế discrepancy.
• Theo dõi tiền về – đối chiếu kế toán; tổng hợp chi phí – thời gian.
• Lưu trữ hồ sơ, báo cáo định kỳ; đề xuất cải tiến quy trình.

Yêu cầu:

• Kiến thức UCP 600 – ISBP – Incoterms 2020; hiểu phương thức thanh toán.
• Tiếng Anh thương mại tốt; Excel/ERP cơ bản; cẩn thận, trung thực.
• Ưu tiên có trải nghiệm làm việc với ngân hàng/TTQT.

Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế là mắt xích bảo đảm dòng tiền và chứng từ vận hành chuẩn trong thương mại toàn cầu. Từ việc chọn phương thức thanh toán, mở – kiểm tra – sửa đổi L/C, soát chứng từ, đến xử lý thanh toán và quản trị rủi ro, vai trò này đòi hỏi kiến thức tiêu chuẩn quốc tế, tư duy chi tiết và giao tiếp xuất sắc. Dù bạn chọn lộ trình trong ngân hàng hay doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc xây nền tảng UCP 600 – ISBP – Incoterms 2020, luyện tiếng Anh thương mại và kỹ năng Excel/Swift sẽ giúp bạn bứt tốc.

Nếu bạn đang cân nhắc trở thành Chuyên Viên Thanh Toán Quốc Tế, hãy bắt đầu bằng một lộ trình học bài bản, và có thể tham gia khóa học thanh toán quốc tế chuyên sâu tại Trung tâm Lê Ánh để thực hành trên các bộ chứng từ mẫu và rèn luyện khả năng phân tích rủi ro. Khi làm chủ được “tiền–hàng–chứng từ”, bạn sẽ thấy đây là một nghề đáng làm – đáng học – đáng thăng tiến trong hệ sinh thái xuất nhập khẩu ngày nay.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học tra mã HS chuyên sâu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM