Đàm phán về chất lượng sản phẩm trong hợp đồng ngoại thương

Trong hợp đồng ngoại thương, điều khoản về chất lượng sản phẩm luôn được nhà nhập khẩu đặc biệt lưu ý và đàm phán để đảm bảo yêu cầu về chất lượng sản phẩm cho hàng hóa. Đồng thời, chất lượng sản phẩm sẽ đi liền với điều khoản về giá cả nên khi đàm phán về điều khoản này cả 2 bên đều cần đặc biệt lưu ý.

Bài viết dưới đây giảng viên khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại XNK Lê Ánh sẽ hướng dẫn Đàm phán về chất lượng sản phẩm trong hợp đồng ngoại thương

Cách đàm phán về chất lượng sản phẩm trong hợp đồng ngoại thương

Chất lượng sản phẩm luôn luôn đi đôi với giá, cho nên một sự thay đổi bất kỳ về yêu cầu chất lượng cũng dẫn đến một sự thay đổi về giá.

Khi đàm phán chất lượng sản phẩm trong hợp đồng ngoại thương thì phải đưa ra được các tiêu chí rõ ràng( kích thước, cân nặng, màu sắc, thành phần cấu tạo...),

Mô tả chi tiết và đúng chất lượng hàng hoá là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó, đồng thờ buộc người bán phải giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng. Nếu mô tả không kỹ, thiếu chi tiết có thể sẽ dẫn đến thiệt thòi cho một trong hai bên.

Đối với những hàng hóa phức tạp hoặc không lượng hóa được thành các tiêu chí rõ ràng thì phải có mẫu xác nhận để làm tiêu chí cho hợp đồng.

Phương pháp này được dùng khi mua bán những hàng hoá mà phảm chất, chất lượng của nó khó mô tả thành lời, thậm chí qua hình ảnh cũng khó xác định chất lượng của nó; chẳng hạn như sản phẩm thời trang, đồ trang sức bằng vàng-bạc có những đường nét trang trí cầu kỳ, đồ mỹ nghệ khảm xà cừ hoặc những nét trạm trổ tinh vi hoặc một số loại quần áo may sẵn, hoặc một số thiết bị phức tạp.

+ Mẫu hợp đồng phải có sự xác nhận của khách hàng, mỗi hợp đồng phải có ít nhất hai mẫu (một khách hàng giữ, một doanh nghiệp giữ) học hành chính nhân sự

+ Mẫu phải là vật đặc trưng cho hàng hoá và không được thay đổi theo thời gian.

+ Mẫu được coi như một phụ kiện của hợp đồng, không được tách rời hợp đồng, do đó mẫu không được tính vào giá trị của hợp đồng ( trừ khi mẫu là vật có giá trị cao)

+ Người chấp nhận mẫu phải là người có chuyên môn, kỹ thuật cao, am hiểu về kỹ thuật, về tính năng của hàng hoá ( thường là phó giám đốc kỹ thuật hoặc trưởng phòng kỹ thuật)

The quality will be as approved sample.

Nhiều ngành hàng, khách hàng sẽ yêu cầu doanh nghiệp ban cung cấp bảo hành/bảo đảm cho sản phẩm khi đến tay khách hàng. Vì vậy doạnh nghiệp phải tính toán hợp lý để đưa ra chính sách bảo hành thích hợp.

We ensure the quality of products within two months from the date of shipment. We will not cover any damage caused by buyer or third party.

Thông thường trong buôn bán quốc tế người ta thường chọn một trong những cách sau đây để thể hiện chất lượng của hàng hoá trong hợp đồng ngoại thưong.

- Chất lượng được giao như mẫu: Trong hợp đồng sử dụng cụm từ  as the sample hoặc  as  agreed samples

- Xác định theo hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá: Phương pháp này thường dùng với những hợp đồng mua bán nông sản, hàng rời như xi măng, hoá chất. Phân bón, khoáng sản. dùng phương pháp này cần phải làm nổi bật những yêu cầu sau:

+ Chất hữu ích (chỉ tiêu chính): cần phải quy định mức tối thiểu phải đạt là bao nhiêu.

+ chất vô ích (chỉ tiêu phụ) : Phải quy định mức tối đa cho phép

Ví dụ: Chất lượng trong một hợp đồng xuất khẩu cà phê được quy định như sau:

Quality: Grade 2 – Black and broken beans 5.0% Max.

- Moisture                       13.0 % Max

- Ad mixture                      1.0% Max

- Mould (hạt mục)               0.2% Max

- Small beans below screen size 13 (5.0mm) not to exceed 10%

Khi xác định chất lượng hàng hoá theo phương pháp này cần chú ý đến các yêu cầu của đối tác và xem xét khả năng có thể thoả mãn hay không để điều chỉnh, nếu thấy cần thiết. Nếu không cẩn thận có thể sẽ bị tổn thất khi thực hiện hợp đồng.

Ví dụ: trong một hợp đồng xuất khẩu gạo 25% tấm ( 40% hạt nguyên ) cho Ân độ phần quy định chất lượng ghi như sau:

Moisture                12.0% Max

Broken                   25.0% Max

Foreign matter       0.5%  Max

Red kernel             4.0% Max

Damage kernel      2.0%  Max

Immature kernel    1.0% Max

Whole grain:          40% Min

Khi xác định chất lượng gạo doanh nghiệp đã không hiểu các tiêu chuẩn đánh giá gạo, nếu gạo đạt chỉ tiêu là 40% hạt nguyên là  loại gạo 15% tấm chứ không phải là loại 25 % tấm. Khi giao hàng bạn hàng Ân độ căn cứ vào tiêu chí này mà từ chối nhận hàng và buộc phía Việt nam phải giao loại 40% hạt nguyên tối thiểu, tức là loại 15% tấm. Tất nhiên phía Việt nam không thể chở gạo quay lại Việt nam để thay bằng loại khác, để bạn hàng nhận gạo và thanh toán phía Việt nam phải giảm giá, thương vụ này bị lỗ vốn.

- Xác định chất lượng theo hiện trạng thực tế của hàng hoá: Có nghĩa là hàng hoá thế nào thì bán thế. Theo phương pháp này người bán không chịu trách nhiệm về chất lượng hàng đã giao. Trong hợp đồng thường dùng cụm từ: as it is hoặc as it sale

Xác định chất lượng theo phương pháp này thường dược áp dụng cho các hợp đồng mua bán đồ cũ, đồ phế thải, phế liệu, phế phẩm v.v.v Đối với những hợp đồng có những chi tiết, linh kiện rời đi kèm phải quy định rõ trong hợp đồng hoặc phải đính kèm hợp đồng các bản vẽ cataloge để tránh bất lợi cho người mua.

Các doanh nghiệp Việt nam thường mua máy móc thiết bị hoặc một số hàng hoá đã qua sử dụng, nếu không chú ý đến điều khoản này có thể sẽ nhận phải lô hàng quá kém về chất lượng hoặc thiết bị không đồng bộ mà người bán sẽ phủ nhận trách nhiệm của mình

- Xác định chất lượng hàng hoá dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật hoặc cataloge

Phương pháp này thường áp dụng trong các hợp đồng mua bán máy móc thiết bị có nhiều chi tiết lắp ráp

- Xác định chất lượng theo các tiêu chuẩn sẵn có trong thực tế

có thể ghi theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo tiêu chuẩn của nước người bán hoặc theo tiêu chuẩn của nước người mua cũng có thể ghi theo tiêu chuẩn của đơn chào hàng đã được 2 bên thống nhất hoặc ghi theo ký hiệu đã được đăng ký quốc tế.

Ví dụ:

Hàng hoá là màng nhựa BOPP trong suốt chưa in màu, chưa in chữ, chưa gia cố, chưa được hỗ trợ bằng các vật liệu khác dùng để sản xuất bao bì sản phẩm thì ghi: Export Standard, as per approved samples.

Hàng hoá là bột nhựa PVC đăng ký theo tiêu chuẩn quốc tế với các chủng loại:

+ Dùng để sản xuất các khớp nối, các sản phẩm tạo ra từ khuôn cứng, khuôn thổi, khuôn phun cứng, được ghi theo ký hiệu MVP- 58/K-58

+ Dùng để sản xuất ống nhựa bọc dây cáp điện làm tấm cứng được ghi theo ký hiệu : MVP-66/K-66

+ Dùng để sản xuất các tấm mềm, bọc dây cáp mềm, vải giả da được ghi theo ký hiệu MVP – 71/K- 71

- Xác định chất lượng dựa vào sự xem trước và đồng ý

Phương pháp này được áp dụng với những hợp đồng mua bán các loại hàng hoá sau khi được trưng bày tại hội chợ, triển lãm hoặc một số hoá chất, hợp chất khác.

Ví dụ: Chất lượng hàng là hương liệu tổng hợp dùng để sản xuất kem đánh răng có tên hàng là: SPEARMINT TP 4472

Commodity: Spearmint TP 4472

Quality: as per previous shipment, the same as approved specification.

Ngoài các phương pháp nêu trên người ta còn sử dụng một phương pháp khác như: Dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng, dựa vào phẩm chất tiêu thụ tốt trên thị trường lúc ký hợp đồng … những phương pháp này không phổ biến do vậy chúng ta không đề cập ở đây.

Xem thêm:

• Đàm phán thông tin công ty, thông tin sản phẩm, nhà máy trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về quy cách đóng gói trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về phương thức thanh toán trong Hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về điều kiện và thời gian giao hàng trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về Thời hạn thanh toán (Time of payment) trong hợp đồng ngoại thương

Mong rằng chia sẻ trong bài viết này hữu ích với bạn. Bài viết được cố vấn bởi giảng viên Nguyễn Huy Hòa, thầy đã có gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hiện đang giảng dạy tại XNK Lê Ánh.

>>>>> Bài viết tham khảo: khóa học xuất nhập khẩu thực tế ở hà nội

Xuất nhập khẩu Lê Ánh - đơn vị đào tạo thực tế, chuyên sâu về xuất nhập khẩu.

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học xuất nhập khẩu logistics tại trung tâm XNK Lê Ánh.

Chúc bạn thành công!