Hồ Sơ Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch Trung Quốc Gồm Những Gì?

Bạn đang muốn nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam theo đường chính ngạch nhưng chưa rõ cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Việc hiểu đúng và đầy đủ về hồ sơ thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi làm tờ khai, tránh tình trạng hàng bị ách tắc tại cửa khẩu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z các loại chứng từ cần thiết trong quá trình nhập khẩu chính ngạch hàng hóa từ Trung Quốc.

>>>> Xem thêm: Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate) Là Gì?

1. Nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc là gì?

Nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua hợp đồng thương mại quốc tế hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, khai báo hải quan theo quy định của pháp luật Việt Nam, và được thực hiện qua cửa khẩu chính thức giữa hai quốc gia (thường là đường bộ, đường biển hoặc đường sắt).

Hình thức này được pháp luật bảo vệ, giúp doanh nghiệp:

Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn hợp lệ.

Được đưa chi phí hàng nhập vào giá vốn hợp pháp

Có quyền khiếu nại, bảo vệ lợi ích khi xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp thông qua hợp đồng đã ký.

Không gặp rủi ro pháp lý như tịch thu, xử phạt do vi phạm các quy định về buôn lậu, trốn thuế.

2. Bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc gồm những gì?

Tùy loại hàng hóa, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng (Incoterms), bộ hồ sơ có thể linh hoạt. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ cơ bản sẽ gồm:

1. Bộ chứng từ từ phía Trung Quốc (người bán)

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Xác nhận giá trị giao dịch.

Packing List (Phiếu đóng gói): Thông tin quy cách, số lượng, trọng lượng, cách đóng gói hàng hóa.

Contract (Hợp đồng mua bán): Thể hiện điều kiện giao dịch, thanh toán, giao nhận.

Bill of Lading / Vận đơn (nếu đi đường biển) hoặc Vận đơn đường bộ/đường sắt: Chứng minh quyền sở hữu và thông tin vận chuyển.

Giấy chứng nhận xuất xứ – C/O Form E (nếu có): Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo FTA ASEAN – Trung Quốc.

Giấy phép xuất khẩu (nếu là hàng có điều kiện).

2. Hồ sơ chuẩn bị tại Việt Nam (người nhập khẩu):

Tờ khai hải quan điện tử: Lập và truyền qua hệ thống VNACCS.

Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục phải xin phép).

Kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, y tế...

Hợp đồng vận chuyển / hóa đơn vận chuyển nội địa (nếu dùng forwarder).

Chữ ký số và tài khoản khai hải quan: Phục vụ khai báo trên VNACCS và cổng một cửa quốc gia (VNSW).

3. Một số lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ

C/O Form E phải được cấp đúng mẫu, có dấu đỏ, không gạch xóa thì mới được ưu đãi thuế.

Nếu Invoice và Contract không khớp nhau về điều kiện giao hàng hoặc đơn giá, rất dễ bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình và kiểm tra sau thông quan.

Đối với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, y tế, linh kiện điện tử… cần chuẩn bị giấy kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan.

Hàng về qua cửa khẩu biên giới phía Bắc (như Hữu Nghị, Tân Thanh...) thường phải kiểm tra thực tế gắt hơn, cần đặc biệt lưu ý về chất lượng chứng từ.

4. Quy trình khai báo hải quan hàng nhập từ Trung Quốc

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong quá trình nhập khẩu chính ngạch hàng hóa vào Việt Nam, nhằm đảm bảo hàng hóa tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về thuế, kiểm tra chất lượng, và các yêu cầu chuyên ngành nếu có.

Dưới đây là quy trình khai báo hải quan thực tế cho hàng nhập khẩu từ Trung Quốc:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu

Doanh nghiệp cần thu thập và kiểm tra kỹ các chứng từ từ phía nhà cung cấp Trung Quốc và các chứng từ nội bộ tại Việt Nam, gồm:

• Hợp đồng thương mại (Contract)
  
  
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
  
  
• Phiếu đóng gói (Packing List)
  
  
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc bản xác nhận vận chuyển đường bộ)
  
  
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
  
  
• Giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
  
  
• Tài khoản khai hải quan và chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan
  

Lưu ý: Trước khi tiến hành khai báo, nên rà soát kỹ thông tin giữa các chứng từ phải trùng khớp, tránh sai lệch về số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, mã HS…

Bước 2: Khai tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS

• Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kết nối VNACCS (ECUS5, FPT.TQDT…) để lập tờ khai hải quan.
  
  
• Nhập đầy đủ thông tin về:
  
  
• Mã HS code
  
  
• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, trị giá FOB/CIF
  
  
• Điều kiện giao hàng (theo Incoterms)
  
  
• Mã loại hình (A11, A12, E11… tùy trường hợp)
  
  
• Mã cảng đến/cửa khẩu

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống VNACCS sẽ phân luồng:

Bước 3: Nộp hồ sơ giấy và thực hiện kiểm tra (nếu bị luồng đỏ/vàng)

Chuẩn bị bản in của bộ hồ sơ gốc để nộp cho cán bộ hải quan:

Tờ khai hải quan

Invoice, Packing List, Vận đơn, C/O, Giấy phép (nếu có)

Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu, yêu cầu bổ sung nếu cần, có thể yêu cầu mở container kiểm tra thực tế (với luồng đỏ).

Trong trường hợp kiểm tra chuyên ngành chưa xong (kiểm dịch, an toàn thực phẩm…), phải nộp Giấy đăng ký kiểm tra và cam kết bảo quản hàng hóa để được mang hàng về bảo quản (nếu đủ điều kiện).

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí hải quan

Các khoản phải nộp bao gồm:

• Thuế nhập khẩu (dựa theo mã HS và C/O nếu có)
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): thường là 8% hoặc 10%
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Hình thức nộp: qua cổng ngân hàng điện tử kết nối với hệ thống Hải quan hoặc ủy quyền cho đại lý hải quan nộp thay.

Bước 5: Thông quan và lấy hàng

Sau khi tờ khai được hệ thống thông quan (đầy đủ thuế, hồ sơ hợp lệ), doanh nghiệp có thể làm thủ tục nhận hàng tại kho cảng, ICD hoặc cửa khẩu.

Đối với hàng vận chuyển nội địa tiếp theo, cần chuẩn bị phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc vận đơn nội địa nếu có kiểm tra sau thông quan.

Bước 6: Lưu hồ sơ và thực hiện hậu kiểm (nếu có)

Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ nhập khẩu tối thiểu 5 năm.

Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan bất kỳ lúc nào, đặc biệt với các doanh nghiệp mới, hoặc có dấu hiệu rủi ro cao.

Quy trình khai báo hải quan hàng nhập từ Trung Quốc không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu đúng, làm đúng ngay từ bước lập chứng từ và khai báo. Nếu khai sai mã HS, sai trị giá hay thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể bị phạt, chậm thông quan hoặc bị truy thu thuế.

Như vậy, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng bộ hồ sơ khi nhập khẩu chính ngạch hàng hóa từ Trung Quốc là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, và tránh các rủi ro về pháp lý. Trong giai đoạn xuất nhập khẩu ngày càng chịu nhiều tác động bởi chính sách thương mại và quy định mới, doanh nghiệp càng cần nắm chắc thủ tục để chủ động hơn trong hoạt động logistics và tài chính.

Nếu bạn là người mới bắt đầu kinh doanh nhập khẩu, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có phòng XNK riêng, bạn nên cân nhắc tham gia khóa học thực hành nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc tại Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Khóa học không chỉ dạy lý thuyết mà còn hướng dẫn làm hồ sơ thực tế theo từng loại hàng, từng cửa khẩu, và các lỗi thường gặp khi khai báo.

Xem chi tiết khóa học tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/
Hotline tư vấn: 0966 199 878