Hồ Sơ Xuất Khẩu Chính Ngạch Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Hồ sơ xuất khẩu chính ngạch cần chuẩn bị những gì? Đây là câu hỏi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trả lời rõ ràng trước khi đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu chi tiết về quy trình chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu chính ngạch qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ xuất khẩu chính ngạch cần những gì?

1.1 Chứng từ bắt buộc cần có trong bộ hồ sơ xuất khẩu chính ngạch gồm:

- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract): là thỏa thuận của 2 bên trong việc mua bán hàng hóa về giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

- Hóa đơn thương mại (Invoice): Xác định trị giá hàng hóa, điều kiện thanh toán và thông tin người bán, người mua. Đây là chứng từ do người bán lập để thể hiện thông tin về giao dịch mua bán và yêu cầu người mua thanh toán đúng số tiền theo quy định.

- Phiếu đóng gói (Packing list): Thể hiện danh sách chi tiết các mặt hàng được xuất khẩu đi trong 1 chuyến hàng. Bao gồm các thông tin về số lượng, trọng lượng, kích thước, bao bì hàng hóa. Mỗi hóa đơn thương mại sẽ đi kèm packing list.

- Booking confirmation: đây là chứng từ xác nhận giữ chỗ của hãng tàu/ forwarder cho nhà xuất khẩu trên 1 chuyến tàu/chuyến bay. Booking confirmation thể hiện thông tin kho nhận hàng xuất, chuyến tàu/ chuyến bay, thời gian xuất phát, điểm đích của 1 lô hàng và là một trong những chứng từ quan trọng để lên tờ khai xuất khẩu.

- Tờ khai Hải quan xuất khẩu: Tờ khai hải quan là một chứng từ quan trọng dùng để khai báo các thông tin liên quan đến hàng hóa, phương tiện vận chuyển, thuế và các yếu tố khác khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa với cơ quan hải quan do chủ hàng hoặc chủ phương tiện kê khai.

- Vận đơn (Bill of Lading): được coi là một hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người xuất khẩu, nhập khẩu.

Đây là văn bản đi kèm với hàng hóa được vận chuyển và phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của bên vận chuyển, thông tin người gửi hàng và người nhận hàng.

1.2 Một số chứng từ có theo từng trường hợp

Ngoài ra, với một số mặt hàng, yêu cầu riêng; chúng ta sẽ cần có thêm một số các chứng từ khác kèm theo như:

- Giấy phép Xuất khẩu: là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa ra khỏi lãnh thổ của nước đó, đây là chứng từ được cấp trước khi hợp đồng xuất khẩu đầu tiên được ký.

- Giấy kiểm dịch thực vật xuất khẩu (Phytosanitary certificate): nhằm xác nhận cho kiện hàng xuất nhập khẩu đã thực hiện quy trình kiểm dịch hay chưa. Được áp dụng cho 1 số loại sản phẩm có nguồn gốc từ thực vật

- Giấy kiểm dịch động vật xuất khẩu: là quá trình của việc lấy mẫu để kiểm tra xét nghiệm xem động vật, hoặc sản phẩm nguồn gốc động vật xem có đạt tiêu chuẩn theo quy định hay không. Một số hàng hóa thuộc diện hàng hóa phải làm kiểm dịch động vật theo quy định cần có chứng nhận kiểm dịch động vật để được thông quan.

- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin (C/O)

- Chứng nhận Hun trùng (Fumigation Certificate)

- Giấy chứng nhận khối lượng/ số lượng/ chất lượng (Certificate of Weight/ Quantity/ Quality)

- Giấy bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy): Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, là bằng chứng cho thấy hàng hóa đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường khi có tổn thất xảy ra theo quy định.

- Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (Material Safety Data Sheet - MSDS)

Đây là chứng từ chứa các dữ liệu liên quan đến thuộc tính của của một số loại hóa chất, chỉ dẫn cho người vận chuyển hoặc những người làm việc tiếp xúc gần với loại hóa chất đó, chủ động thực hiện các quy trình an toàn hoặc xử lý hàng hóa khi gặp sự cố.

>> Xem thêm: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt

2. Các Bước Chuẩn Bị Hồ Sơ Xuất Khẩu Chính Ngạch

- Xác định loại hàng hóa và mã HS

+ Để tránh sai sót trong quá trình khai báo hải quan, doanh nghiệp cần phân loại chính xác mã HS của hàng hóa.

+ Mã HS đúng không chỉ giúp xác định mức thuế mà còn ảnh hưởng đến việc kiểm tra chuyên ngành và quy trình thông quan. Do đó, việc tham khảo và đối chiếu với biểu thuế xuất nhập khẩu là rất quan trọng.

- Soạn thảo và ký hợp đồng ngoại thương

Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp liên hệ, đàm phán với đối tác quốc tế để xây dựng hợp đồng rõ ràng, chi tiết các điều khoản và rõ ràng về các yêu cầu pháp lý của cả hai bên. Hợp đồng cần tuân thủ đúng quy định của các hiệp định thương mại mà cả hai quốc gia đang áp dụng để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong giao dịch.

- Thu thập chứng từ cần thiết

+ Tùy theo loại sản phẩm và yêu cầu của thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ bắt buộc, cũng như những chứng từ cần thiết tùy theo đặc điểm của sản phẩm và thị trường xuất khẩu yêu cầu.

+ Cần đảm bảo sự chính xác và đồng nhất của các chứng từ trong bộ chứng từ để quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi.

- Khai báo hải quan

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị trên, doanh nghiệp đăng ký tài khoản, sử dụng hệ thống VNACCS để khai báo hải quan. Việc này yêu cầu thông tin chi tiết về mã HS, trị giá hàng hóa, mức thuế, và các chứng từ liên quan. Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả thông tin khai báo chính xác, đầy đủ để tránh bị phân luồng vàng, đỏ và gây chậm trễ trong quá trình thông quan.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

3. Những Rủi Ro Và Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Xuất Khẩu Chính Ngạch

3.1 Những rủi ro khi hồ sơ xuất khẩu không đầy đủ

• Trì hoãn thông quan: Thiếu chứng từ hoặc sai sót có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cửa khẩu, làm trì hoãn việc thông quan.
• Mất quyền lợi thuế quan: Không cung cấp đủ hoặc sai chứng từ xuất xứ có thể khiến doanh nghiệp không được hưởng ưu đãi thuế quan.
• Phạt hành chính: Sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến phạt hành chính và gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp.

3.2 Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu chính ngạch

Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

- Trước khi nộp hồ sơ xuất khẩu, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, packing list và C/O đều chính xác, hợp pháp và có chữ ký của các bên liên quan.

- Chứng từ không hợp lệ có thể gây trì hoãn quá trình thông quan hoặc bị từ chối tại cửa khẩu.

Lưu trữ chứng từ cẩn thận

Hồ sơ xuất khẩu cần được lưu trữ đầy đủ và an toàn trong thời gian tối thiểu 5 năm để phục vụ việc hoàn thuế hoặc kiểm tra hậu kiểm và bảo vệ quyền lợi khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan.

Đảm bảo tính nhất quán giữa các chứng từ

Các thông tin trên các chứng từ phải khớp nhau về trị giá, mô tả hàng hóa và điều kiện giao hàng… Sự bất đồng giữa các chứng từ có thể dẫn đến vấn đề khi khai báo hải quan, ảnh hưởng đến việc thông quan và quá trình xin ưu đãi thuế quan, kéo dài thời gian thông quan hàng hóa.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu chính ngạch và áp dụng các kiến thức vào thực tế, có thể tìm hiểu và tham gia khóa học Xuất Nhập Khẩu Chính Ngạch tại các trung tâm uy tín để bạn nắm vững các kỹ năng và quy trình cần thiết.

Khóa học sẽ trang bị cho bạn kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về quy trình xuất khẩu, chuẩn bị hồ sơ, kỹ năng đàm phán, và xử lý các tình huống thực tế trong ngành xuất nhập khẩu.

Bài viết trên đây Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn nắm rõ về Hồ sơ xuất khẩu chính ngạch cần chuẩn bị những gì? Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ. Hy vọng bài viết trên đã giúp ích cho công việc của bạn, nếu có thắc mắc gì thêm hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM